Τρόπος χρήσης του Outlook: 23 Συμβουλές εξοικονόμησης χρόνου

Αναρωτιέστε πώς να χρησιμοποιήσετε το Outlook πιο αποτελεσματικά; Δοκιμάστε τις παρακάτω συμβουλές και μυστικά.

Πού έχουν πάει όλες οι ώρες; Ώρα να χρησιμοποιήσετε το Outlook γρηγορότερα

Ξοδεύετε αρκετό χρόνο στο Outlook. Καλύτερα να μην το χάνεις.

Αλλάξτε τις προεπιλογές σε αυτό που συνήθως προτιμάτε και χρησιμοποιείτε. να χρησιμοποιήσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου ή δύο ? Ρύθμιση φίλτρων για αυτοματοποίηση. βεβαιωθείτε ότι το ίδιο το Outlook εκτελείται με τη μέγιστη ταχύτητα και ότι ο χρόνος σας στο Outlook θα δαπανηθεί καλά.

Ψάχνετε για περισσότερες συμβουλές και κόλπα;

01 από 23

Μηνύματα αρχείων με ένα κλικ

Όλοι οι φάκελοι εδώ δεν είναι εικονικοί, αλλά οι πιθανότητες είναι ότι αυτές είναι πιο γρήγορες για την κίνηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. StockUnlimited

Κάντε ταχύτερα αυτό που κάνετε τόσο συχνά: μάθετε πώς μπορείτε να ρυθμίσετε το Outlook έτσι ώστε να μπορείτε να αρχειοθετείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε φακέλους που χρησιμοποιούνται συχνά με ένα μόνο κλικ. Περισσότερο "

02 από 23

Εξοικονόμηση συνομιλιών

Τα email σας καθαρίζονται σχεδόν αυτόματα. Flickr / JD Hancock

Γιατί ανεχόμαστε τους φακέλους ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και το μυαλό σας γεμάτο με oodles των μηνυμάτων που αναφέρονται αλλού αλλού; Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε αυτόματα το Outlook για αυτόματη εκκαθάριση: θα μετακινήσει ή θα διαγράψει όλα τα απομακρυσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από μόνο του. Περισσότερο "

03 από 23

Επαναλάβετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Στείλτε ξανά ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook για να επαναχρησιμοποιήσετε το περιεχόμενό του, το θέμα ή τους παραλήπτες του (ή απλά να το στείλετε ξανά) αντί να ξεκινήσετε με μια κενή οθόνη. Περισσότερο "

04 από 23

Κρατήστε τα αρχεία του Outlook μικρά και ευέλικτα

Εάν θέλετε να βεβαιωθείτε ότι το Outlook είναι γρήγορο και γρήγορο, κρατήστε το κύριο μέγεθος αρχείου PST (όπου το Outlook αποθηκεύει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές, ημερολόγια και άλλα): μετακινήστε παλιά αλληλογραφία σε ξεχωριστό αρχείο αρχειοθέτησης, για παράδειγμα. Περισσότερο "

05 από 23

Ρύθμιση μιας αυτόματης απάντησης εκτός λειτουργίας γραφείου

Έχετε το Outlook να απαντήσει εκ μέρους σας, να πείτε να ορίσετε τις προσδοκίες. Αυτό μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο όχι μόνο να προσελκύσει μετά τις διακοπές, αλλά κάθε εργάσιμη ημέρα επίσης. Περισσότερο "

06 από 23

Μετακίνηση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου γρήγορα σε οποιοδήποτε φάκελο

Ακόμα κι αν δεν έχετε ρυθμίσει την κατάθεση ενός φακέλου με ένα κλικ, το Outlook σάς επιτρέπει να μεταφέρετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στους φακέλους πολύ γρήγορα. Μπορείτε να μεταφέρετε μηνύματα χρησιμοποιώντας μόνο το πληκτρολόγιο, για παράδειγμα, ή ένα εύχρηστο κουμπί στην κορδέλα. Περισσότερο "

07 από 23

Δημιουργία και χρήση προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Συνθέτετε παρόμοια μηνύματα ξανά και ξανά; Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να αποθηκεύσετε ένα τέτοιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πρότυπο για μελλοντική χρήση. Θα μπορείτε να στείλετε το ίδιο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου - ή ένα πολύ παρόμοιο - ξανά και ξανά με αξιοζήλευτη ταχύτητα. Περισσότερο "

08 από 23

Αλλάξτε το προεπιλεγμένο πρότυπο και μέγεθος γραμματοσειράς του Outlook

Η γραμματοσειρά που χρησιμοποιεί το Outlook όταν συντάσσετε ένα μήνυμα ή διαβάζετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι υπερβολικά μεγάλο, ψηλό, μικρό, μικρό, μεγάλο ή μπλε; Μάθετε πώς μπορείτε να ορίσετε την ακριβή γραμματοσειρά, το στυλ γραμματοσειράς και το χρώμα που θέλετε να χρησιμοποιήσετε από προεπιλογή για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook. Περισσότερο "

09 από 23

Διαγραφή και σίγαση συνομιλίας

Πρέπει να περάσετε πάρα πολλά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε πάρα πολλές συνομιλίες, και οι δύο εντελώς άσχετες; Το Outlook μπορεί να σας βοηθήσει: να μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να διαγράψετε ολόκληρη τη συνομιλία και να αφαιρέσετε αυτόματα τα μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο ίδιο νήμα. Περισσότερο "

10 από 23

Φιλτράρετε αυτόματα την αλληλογραφία ενός αποστολέα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο

Ξεκινώντας με οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, ρυθμίστε εύκολα ένα φίλτρο του Outlook που μετακινεί αυτόματα όλα τα μελλοντικά μηνύματα από τον ίδιο αποστολέα σε έναν συγκεκριμένο φάκελο . Περισσότερο "

11 από 23

Εύρεση σχετικών μηνυμάτων

Γιατί μιλάμε για αυτό τώρα; Πώς ξεκίνησε η συζήτηση; Τι είπα; Στο Outlook, η εύρεση όλων των σχετικών μηνυμάτων είναι εύκολη. Περισσότερο "

12 από 23

Ορίστε τον προεπιλεγμένο λογαριασμό για νέα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Βεβαιωθείτε ότι τα νέα μηνύματα που συνθέτετε αρχίζουν με την πιο πιθανή Από τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε ήδη επιλέξει στο Outlook. Περισσότερο "

13 από 23

Αναζήτηση μέσα σε ένα μήνυμα

Θέλετε να βρείτε κάτι σε ένα μακρύ, δύσχρηστο email; Μάθετε πώς να χρησιμοποιείτε το Outlook για να αναζητήσετε το κείμενο μέσα σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περισσότερο "

14 από 23

Προγραμματίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα παραδοθούν αργότερα

Μην παραδώσετε αυτό το μήνυμα πριν ... Μπορείτε να ενημερώσετε το Outlook για να στείλετε ένα μήνυμα μόνο την ή μετά από μια συγκεκριμένη ημερομηνία. Περισσότερο "

15 από 23

Επαναφέρετε γρήγορα ένα μήνυμα

Έχετε μόλις διαγράψει ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook που δεν ήταν (ακόμα) προορίζεται να κατευθυνθείτε στο φάκελο " Διαγραμμένα στοιχεία "; Μην ανησυχείς! Εδώ είναι ένας απλός τρόπος για να πάρετε αυτό το email ξανά σε μια στιγμή. Περισσότερο "

16 από 23

Ρύθμιση λιστών διανομής

Δημιουργήστε τις δικές σας λίστες αλληλογραφίας στο Outlook και στείλτε εύκολα μηνύματα σε ομάδες ανθρώπων. Περισσότερο "

17 από 23

Διαγράψτε συνημμένα από μηνύματα

Κρατήστε το μήνυμα, χάστε το μεγάλο του μέγεθος . Μάθετε πώς μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το Outlook για να καταργήσετε τα συνημμένα αρχεία (αφού τα αποθηκεύσετε αλλού) από μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Με αυτόν τον τρόπο, μπορείτε να μειώσετε σημαντικά το μέγεθος του γραμματοκιβωτίου σας. Περισσότερο "

18 από 23

Βρείτε γρήγορα όλα τα μηνύματα από έναν αποστολέα

Το Outlook έχει όλα τα μηνύματα από έναν συγκεκριμένο αποστολέα και θα τα δείξει γρήγορα με αυτή την συμβουλή. Περισσότερο "

19 από 23

Ρυθμίστε ένα φάκελο "Όλες οι αλληλογραφίες"

Δείτε όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (αποστέλλονται, λαμβάνονται, αρχειοθετούνται, αρχειοθετούνται, ...) για λογαριασμό σε μια θέση στο Outlook. Περισσότερο "

20 από 23

Έχετε αποστέλλονται μηνύματα αλληλογραφίας του Outlook μόνο σε εσάς

Όταν είστε ο μοναδικός παραλήπτης, το μήνυμα είναι συνήθως πιο σημαντικό από ότι αν είστε ένας από τους 45 ανθρώπους στη γραμμή Cc: line; Μάθετε εδώ πώς μπορείτε να κάνετε το Outlook να επισημάνει μηνύματα που έχουν μόνο σας στη γραμμή Προς:. Περισσότερο "

21 από 23

Επεξεργασία μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Αντί να προωθήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας ή να κάνετε μια σημείωση αλλού στο Outlook (ή ενδεχομένως έξω από αυτό), μπορείτε απλά να επεξεργαστείτε οποιοδήποτε μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σωστά στη θέση του. Περισσότερο "

22 από 23

Αυτόματα Cc: Όλα τα μηνύματα που στέλνετε

Το Outlook μπορεί να στείλει ένα αντίγραφο από κάθε μήνυμα που συνθέσατε σε άλλη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Περισσότερο "

23 από 23

Αναπτύξτε το Outlook με πρόσθετα εξοικονόμησης χρόνου

Τα πρόσθετα όπως το ClearContext, το Organizer Email Nelson , το Xobni, το Lookeen και το Auto-Mate μπορούν να βελτιώσουν σημαντικά τη ροή εργασίας του Outlook, προσθέτοντας τις σωστές πληροφορίες ακόμη πιο κοντά στις άκρες των δακτύλων σας, φιλτράροντας έξυπνα, αυτοματοποιώντας επαναλαμβανόμενες εργασίες και πολλά άλλα. Περισσότερο "