Παραμείνετε παραγωγικοί με την εντολή του Outlook να αρχειοθετεί μηνύματα για εσάς
Το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορεί να γεμίσει γρήγορα τα εισερχόμενα του Outlook, αφήνοντάς σας να μαστίζεται από μάζες μηνυμάτων και φακέλων που συνεχίζουν να μεγαλώνουν . Παραμείνετε παραγωγικοί κρατώντας το φωτισμό του φακέλου εισερχομένων και καθαρό. Φυσικά, μπορείτε να αρχειοθετήσετε με μη αυτόματο τρόπο κάθε μήνυμα που φτάνει, αλλά μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε το AutoArchive και να αφήσετε το Outlook να κάνει τη δουλειά να μετακινεί παλαιότερα μηνύματα σε ένα αρχείο για εσάς.
Αρχείο αλληλογραφίας Αυτόματη χρήση του AutoArchive του Outlook
Το χαρακτηριστικό AutoArchive ενσωματώνεται στην έκδοση των Windows του Outlook (δεν είναι στην έκδοση Mac). Για να ενεργοποιήσετε τη δυνατότητα αυτόματης αρχειοθέτησης στα Outlook 2016, 2013 και 2010 για τα Windows:
- Κάντε κλικ στο File > Options > Advanced .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Ρυθμίσεις αυτόματης αρχειοθέτησης στην επιλογή Αυτόματη αρχειοθέτηση .
- Στο πλαίσιο " Εκτέλεση αυτόματης αρχειοθέτησης" κάθε ημ. Ημερών, καθορίστε πόσο συχνά θα τρέχετε το AutoArchive.
- Επιλέξτε οποιεσδήποτε άλλες επιλογές. Για παράδειγμα, μπορείτε να καθοδηγήσετε το Outlook να διαγράψει παλιά αντικείμενα αντί να τα αρχειοθετήσει.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Εάν δεν καθορίσετε διαφορετική ώρα, το Outlook εφαρμόζει μια τυπική περίοδο γήρανσης στα μηνύματα του Outlook. Για τα εισερχόμενά σας, η περίοδος γήρανσης είναι έξι μήνες, για τα στοιχεία που αποστέλλονται και διαγράφονται, είναι δύο μήνες και για τα outbox η περίοδος γήρανσης είναι τρεις μήνες. Όταν τα μηνύματα φτάσουν στην καθορισμένη περίοδο γήρανσης, επισημαίνονται για αρχειοθέτηση κατά την επόμενη συνεδρία AutoArchive.
Αφού ενεργοποιήσετε το AutoArchive, βεβαιωθείτε ότι έχετε ορίσει στο επίπεδο του φακέλου τι συνιστά το παλιό μήνυμα και πώς πρέπει να αντιμετωπίζεται.
- Κάντε δεξί κλικ στο φάκελο και κάντε κλικ στην επιλογή Ιδιότητες .
- Στην καρτέλα Αυτόματη αρχειοθέτηση , επιλέξτε τις επιλογές που θέλετε.
Επίσης, μπορείτε να αρχειοθετήσετε αντικείμενα με μη αυτόματο τρόπο, εάν το κύριο αρχείο του Outlook σας μεγαλώνει.