Αρχείο Old Mail στο Outlook και κρατήστε το αρχείο PST Small

Καθώς ο σωρός των μηνυμάτων που διατηρείτε στο Outlook μεγαλώνει, έτσι, συνήθως, ο χρόνος που χρειάζεται το Outlook για να κάνει ό, τι θέλετε να κάνει. Το όριο μεγέθους αρχείου PST δημιουργείται . (Το αρχείο PST ή "Προσωπικά αρχεία" , φυσικά, είναι όπου το Outlook διατηρεί όλα τα δεδομένα σας, συμπεριλαμβανομένων των ημερολογίων , των επαφών και των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.)

Ένα μικρό αρχείο PST είναι ένα γρήγορο αρχείο PST

Είτε έτσι είτε αλλιώς, πληρώνει για να κρατήσει το μέγεθος του κύριου αρχείου PST σας μικρό και διαχειρίσιμο. Μπορείτε να κάνετε το Outlook κάποιες από αυτές χρησιμοποιώντας το AutoArchive . Ή μπορείτε να διαιρέσετε τα μηνύματά σας ανάμεσα σε περισσότερα αρχεία PST, τα οποία μπορεί να είναι ανώδυνα και γρήγορα.

Αρχείο Old Mail στο Outlook και κρατήστε το αρχείο PST Small

Για να δημιουργήσετε ένα αρχείο παλιών μηνυμάτων στο Outlook ξεχωριστά από το αρχείο PST που χρησιμοποιείτε καθημερινά:

1. • Στο Outlook 2007:
     1. Επιλέξτε Αρχείο | Διαχείριση αρχείων δεδομένων από το μενού στο Outlook.
   • Στο Outlook 2016:
     1. Κάντε κλικ στο Αρχείο .
     2. Μεταβείτε στην κατηγορία Πληροφορίες .
     3. Κάντε κλικ στις Ρυθμίσεις λογαριασμού .
     4. Επιλέξτε Ρυθμίσεις λογαριασμού ... από το μενού που εμφανίζεται.
     5. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχείο δεδομένων .
2. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη:
   • Στο Outlook 2016:
     1. Εισαγάγετε το όνομα του αρχείου κάτω από το Όνομα αρχείου:.
     2. Επιλέξτε την επιθυμητή μορφή στην περιοχή Αποθήκευση ως τύπου :; συνήθως, επιλέξτε το αρχείο δεδομένων του Outlook .
   • Στο Outlook 2007:
     1. Επιλέξτε την επιθυμητή μορφή. Εάν δεν χρειάζεται να έχετε άμεση πρόσβαση στα δεδομένα με το Outlook 2002 ή το νωρίτερο, είναι ασφαλές να επισημάνετε το αρχείο του Office Outlook Personal Folders (.pst) .
     2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
     3. Εισαγάγετε το επιθυμητό όνομα αρχείου.
        • Τα ετήσια αρχεία λειτουργούν καλά και η ονομασία του αρχείου PST μετά το έτος έχει νόημα. Φυσικά, μπορείτε να επιλέξετε μηνιαία αρχεία αν έχετε πολλά μεγάλα μηνύματα για να τα αντιμετωπίσετε ή ένα άλλο πρόγραμμα. Απλά βεβαιωθείτε ότι τα μεγέθη των αρχείων PST που προκύπτουν είναι κάπου περίπου 1-2 GB. Τα μεγαλύτερα αρχεία τείνουν να είναι λιγότερο αποτελεσματικά.
     4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
     5. Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα αρχείου αρχείου PST κάτω από το όνομα:.
        • Και πάλι, έχει νόημα να ονομάζετε το αρχείο σας μετά από το περιεχόμενό του (ένα ταχυδρομείο αξίας ενός έτους στην περίπτωσή μου).

1. Προαιρετικά, προστατεύστε την πρόσβαση με έναν κωδικό πρόσβασης .
2. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
3. Τώρα πατήστε Κλείσιμο .

Μετακίνηση αλληλογραφίας στο αρχείο

Για να συμπληρώσετε το αρχείο που δημιουργήθηκε πρόσφατα PST:

• Σύρετε και αποθέστε ολόκληρους φακέλους στον ριζικό φάκελο που εμφανίζεται πρόσφατα κάτω από τους φακέλους αλληλογραφίας .
  • Αυτό είναι χρήσιμο αν έχετε ήδη ένα φάκελο "Αρχείο" που περιέχει, ας πούμε, όλα τα μηνύματα του περασμένου έτους. Απλά ρίξτε το στο αρχείο PST.
• Εναλλακτικά, για να αρχειοθετήσετε μεμονωμένα στοιχεία:
  1. Κάντε κλικ στο ριζικό φάκελο που ονομάζεται μετά από το αρχείο PST του αρχείου σας κάτω από τους φακέλους αλληλογραφίας με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
  2. Επιλέξτε Νέο φάκελο ... από το μενού.
  3. Πληκτρολογήστε το όνομα του επιθυμητού φακέλου.
  4. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Τα στοιχεία αλληλογραφίας και ταχυδρομείου κάτω από το στοιχείο Φάκελος περιέχει: εάν θέλετε να αρχειοθετήσετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Για την αρχειοθέτηση άλλων στοιχείων, επιλέξτε την κατάλληλη κατηγορία.
  5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
  6. Σύρετε και αποθέστε μεμονωμένα ή ομάδες μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον πρόσφατα δημιουργημένο φάκελο.
• Για να μετακινήσετε όλα τα μηνύματα που προηγούνται μιας συγκεκριμένης ημερομηνίας σε ένα φάκελο (ή σε ένθετους φακέλους):
  1. • Στο Outlook 2016:
       1. Κάντε κλικ στο Αρχείο .
       2. Μεταβείτε στην κατηγορία Πληροφορίες .
       3. Κάντε κλικ στην επιλογή Εργαλεία εκκαθάρισης .
       4. Επιλέξτε Αρχείο ... από το μενού που εμφανίστηκε.
     • Στο Outlook 2007:
       1. Επιλέξτε Αρχείο | Αρχείο ... από το μενού του Outlook.
  2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Αρχείο για αυτό το φάκελο και όλους τους υποφακέλους: έχει επιλεγεί.
  3. Επισημάνετε τον επιθυμητό φάκελο.
  4. Καθορίστε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ημερομηνίας πριν από τα οποία (για παράδειγμα, φέτος την 1η Ιανουαρίου) θέλετε να μετακινηθείτε κάτω από αντικείμενα αρχείου παλαιότερα από: __ .
  5. Χρησιμοποιήστε το κουμπί Αναζήτηση ... για να επιλέξετε το αρχείο αρχείου PST που δημιουργήθηκε παραπάνω.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

• Προαιρετικά, συμπιέσετε το ζωντανό αρχείο PST για να διεκδικήσετε αμέσως ελεύθερο χώρο αμέσως.

Κλείστε το αρχείο αρχείου PST

Αφού έχετε αρχειοθετήσει όλα τα στοιχεία, μπορείτε να κλείσετε το αρχείο PST στο Outlook:

1. Κάντε κλικ στο ριζικό φάκελο του αρχείου σας PST κάτω από τους φακέλους αλληλογραφίας με το δεξί κουμπί του ποντικιού.
2. Επιλέξτε Κλείσιμο "___" από το μενού.

Ανοίξτε την αλληλογραφία από αρχείο αρχείου κλειστού αρχείου

Για να ανακτήσετε μηνύματα από αρχείο αρχείου PST που έχετε κλείσει:

1. • Στο Outlook 2016:
     1. Κάντε κλικ στο Αρχείο .
     2. Επιλέξτε Άνοιγμα & Εξαγωγή .
     3. Κάντε κλικ στην επιλογή Άνοιγμα αρχείου δεδομένων του Outlook .
   • Στο Outlook 2007:
     1. Επιλέξτε Αρχείο | Άνοιγμα | Αρχείο δεδομένων Outlook ... από το μενού του Outlook.
2. Επισημάνετε το αρχείο αρχείου PST που θέλετε.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα .

Το αρχείο PST και οι φάκελοί του θα εμφανιστούν στους φακέλους αλληλογραφίας , έτοιμοι για δράση.