Ορίστε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου στο Outlook

Ορίστε μια απόκριση διακοπών εκτός γραφείου στο Outlook και το πρόγραμμα θα απαντήσει σε κάθε νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που λαμβάνετε ενώ βρίσκεστε μακριά.

Λαμβάνοντας το email σας μαζί σας είναι εύκολο? Αυτό που είναι δύσκολο είναι να το αφήνεις πίσω

Όπου κι αν πάτε, η λήψη όλων των email σας μαζί σας σε ένα μικρό, εύχρηστο πακέτο είναι εύκολη. Το αφήνοντάς το πίσω σε έναν μεγάλο, ογκώδη υπολογιστή είναι το σκληρό και συχνά το λογικό πράγμα που πρέπει να κάνουμε.

Εάν επιθυμείτε τη λογική, το Outlook είναι εδώ για να βοηθήσει: ενώ παίρνετε διακοπές από τον καθημερινό κατακλυσμό email, το Outlook θα απαντήσει αυτόματα στα εισερχόμενα μηνύματα - παίρνοντας αυτό το βάρος από τους ώμους σας, ακόμα και μετά την επιστροφή σας.

Φυσικά, το Outlook δεν θα μπορούσε ποτέ να ανταποκριθεί με έναν συνεκτικό, συνετό και συνοπτικό τρόπο, όπως θα μπορούσατε προσωπικά, αλλά θα ανταποκριθεί με επιμέλεια, επιτρέποντας στους αποστολείς να γνωρίζουν ότι είστε εκτός γραφείου, ίσως όταν θα επιστρέψετε και αν πρέπει να ακολουθήσουν - (αν εξακολουθούν να ισχύουν) ή να τις κατευθύνετε σε άλλη επαφή για θέματα που απαιτούν πιο άμεση ανταπόκριση.

Ορίστε μια εξ αποστάσεως υπηρεσία Auto-Reply από το Outlook για λογαριασμό POP και IMAP

Για να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση στο Outlook για λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου IMAP ή POP (για Exchange, δείτε παρακάτω παρακάτω), ρυθμίστε πρώτα το μήνυμα που χρησιμοποιήθηκε για την απάντηση:

  1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα (κάντε κλικ στην επιλογή Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ) στο Outlook.
  2. Εισαγάγετε το επιθυμητό θέμα και μήνυμα για την αυτόματη απάντησή σας από το γραφείο.
    • Εάν είναι εφικτό και σχετικό, συμπεριλάβετε όταν οι χρήστες αλληλογραφίας μπορούν να περιμένουν μια προσωπική απάντηση ή αν πρέπει να αναμένουν κάποια απάντηση. Αυτό μπορεί να είναι κάποια στιγμή μετά την επιστροφή σας.
    • Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τους παραλήπτες Cc: και Bcc: για να λάβετε ένα αντίγραφο κάθε αυτόματης απάντησης.
    • Εάν ρυθμίσετε την αυτόματη απάντηση του Outlook Out of Office που θα σταλεί σε απάντηση σε όλα τα εισερχόμενα μηνύματα (αντί μόνο για μηνύματα από επιλεγμένες επαφές), λάβετε υπόψη ότι η αποκάλυψη πάρα πολλών πληροφοριών ελεύθερα παρουσιάζει κίνδυνο .
  3. Κάντε κλικ στην επιλογή ΑρχείοΑΡΧΕΙΟ ).
  4. Επιλέξτε Αποθήκευση ως στο φύλλο που εμφανίζεται.
  5. Βεβαιωθείτε ότι το Πρότυπο του Outlook έχει επιλεγεί στην επιλογή Αποθήκευση ως τύπου:.
  6. Προαιρετικά, πληκτρολογήστε ένα όνομα προτύπου κάτω από το Όνομα αρχείου: (Το Outlook έχει επιλέξει το θέμα του προτύπου από προεπιλογή).
  7. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .

Συνεχίστε να δημιουργείτε τον κανόνα αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου στο Outlook:

  1. Κάντε κλικ στην επιλογή ΑρχείοΑρχείο ) στην προβολή Αλληλογραφία του Outlook.
  2. Βεβαιωθείτε ότι η κατηγορία Πληροφορίες είναι ανοιχτή.
  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων κάτω από τις πληροφορίες λογαριασμού .
  4. Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις .
  5. Τώρα βεβαιωθείτε ότι ο λογαριασμός για τον οποίο θέλετε να δημιουργήσετε την απάντηση διακοπών έχει επιλεγεί στην περιοχή Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν το φάκελο :.
    • Μπορείτε να εφαρμόσετε τον κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς σας εύκολα. βλ. παρακάτω, βήμα 21.
  6. Κάντε κλικ στο Νέο κανόνα ...
  7. Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας Εφαρμογή στα μηνύματα που λαμβάνω έχει επιλεγεί στην περιοχή Έναρξη από ένα κενό κανόνα .
  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
  9. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει το όνομά μου στο πλαίσιο Το στο πλαίσιο Βήμα 1: Επιλέξτε συνθήκες .
    • Μπορείτε να αφήσετε όλα τα πλαίσια ανεξέλεγκτα και να κάνετε την απάντηση αυτόματης απάντησης του Outlook εκτός λειτουργίας σε όλες τις εισερχόμενες αλληλογραφίες ή μπορείτε να ελέγξετε Πού το όνομά μου είναι στο πλαίσιο Προς ή στο κουτί για να συμπεριλάβετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου τα οποία δεν είστε παρά ένας παραλήπτης Κελσίου:
  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
  11. Βεβαιωθείτε ότι η απάντηση χρησιμοποιώντας ένα συγκεκριμένο πρότυπο ελέγχεται σύμφωνα με το Βήμα 1: Επιλέξτε ενέργεια (ες) .
  12. Κάντε κλικ σε ένα συγκεκριμένο πρότυπο στο Βήμα 2: Επεξεργαστείτε την περιγραφή του κανόνα (κάντε κλικ σε μια υπογραμμισμένη τιμή) .
  1. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Πρότυπα χρηστών στο Σύστημα αρχείων στην ενότητα Look In:.
  2. Επισημάνετε το πρότυπο που δημιουργήθηκε πριν.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα .
  4. Τώρα κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
  5. Βεβαιωθείτε ότι εκτός εάν είναι μια αυτόματη απάντηση ελέγχεται στο Βήμα 1: Επιλέξτε εξαίρεση (αν είναι απαραίτητο) .
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Επόμενο> .
  7. Πληκτρολογήστε το επιθυμητό όνομα για το φίλτρο αυτόματης απάντησης στο Βήμα 1: Καθορίστε ένα όνομα για αυτόν τον κανόνα .
  8. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Ενεργοποίηση αυτού του κανόνα ελέγχεται για να ενεργοποιήσετε τον ανταποκριτή διακοπών ταυτόχρονα. μπορείτε να καταργήσετε την επιλογή Ενεργοποιήστε αυτόν τον κανόνα , βεβαίως, και να ενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση μόνο όταν χρειάζεται.
    • Για να ενεργοποιήσετε το φίλτρο ανά πάσα στιγμή, ανοίξτε το παράθυρο Κανόνες και ειδοποιήσεις όπως παραπάνω και βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας απόκρισης διακοπών ελέγχεται στην καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
  9. Προαιρετικά, ενεργοποιήστε τη δημιουργία αυτού του κανόνα σε όλους τους λογαριασμούς .
    • Λάβετε υπόψη, ωστόσο, ότι τα φίλτρα ενδέχεται να μην λειτουργούν με ορισμένους τύπους λογαριασμών (για τους οποίους το Outlook δεν θα τα δημιουργήσει ακόμη και με αυτό το πλαίσιο επιλεγμένο).
  10. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .
  11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Απενεργοποιήστε έναν κανόνα απόκρισης διακοπών του Outlook

Για να απενεργοποιήσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου που έχετε ρυθμίσει (και ενεργοποιηθεί) στο Outlook:

  1. Επιλέξτε ΑρχείοΑΡΧΕΙΟ ) στην προβολή αλληλογραφίας του Outlook.
  2. Μεταβείτε στην κατηγορία Πληροφορίες .
  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Διαχείριση κανόνων και ειδοποιήσεων (δίπλα από τους κανόνες και τις ειδοποιήσεις ).
  4. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει την καρτέλα Κανόνες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου .
  5. Επιλέξτε το λογαριασμό για τον οποίο θέλετε να απενεργοποιήσετε την αυτόματη απάντηση που έχει επιλεγεί στην περιοχή Εφαρμογή αλλαγών σε αυτόν το φάκελο: ( Θα χρειαστεί να απενεργοποιήσετε την απόκριση διακοπών για κάθε λογαριασμό χωριστά.)
  6. Βεβαιωθείτε ότι ο κανόνας αυτόματης απάντησης που έχετε δημιουργήσει για να ενεργοποιήσετε την απάντηση δεν έχει επιλεγεί στη λίστα κανόνων.
  7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Μια εναλλακτική λύση: Πρόσθετα για άτομα με αναπηρία από διακοπές

Αντί να ρυθμίσετε χειροκίνητα έναν κανόνα στο Outlook, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα εργαλείο όπως το Email Responder (FreeBusy) ή το Auto Reply Manager. Αυτά τα εργαλεία συνήθως είναι επίσης έξυπνα για την αποστολή μόνο των απαραίτητων εκτός γραφείου απαντήσεων.

Να λάβετε υπόψη ότι το ίδιο το Outlook θα στείλει μόνο μια αυτόματη απάντηση σε κάθε διεύθυνση μία φορά ανά συνεδρία. μια δεύτερη αυτόματη απάντηση μπορεί να σταλεί μόνο αφού το Outlook κλείσει και ανοίξει ξανά. Επίσης, το Outlook δεν θα απαντήσει αυτόματα σε έναν αποστολέα με δύο διαφορετικά μηνύματα.

Δημιουργήστε ένα Auto-Απάντηση διακοπών εκτός γραφείου στο Outlook για έναν λογαριασμό Exchange

Εάν χρησιμοποιείτε το Outlook με έναν λογαριασμό Exchange, μπορείτε να ρυθμίσετε μια αυτόματη απάντηση εκτός γραφείου απευθείας στο διακομιστή:

  1. Κάντε κλικ στο ΑΡΧΕΙΟ στο κύριο παράθυρο του Outlook.
  2. Ανοίξτε την κατηγορία Πληροφορίες .
  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αυτόματες απαντήσεις .
  4. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Αποστολή αυτόματων απαντήσεων .
  5. Για να ξεκινήσει και να σταματήσει αυτόματα ο αυτόματος ανταποκριτής:
    1. Βεβαιωθείτε ότι στέλνετε μόνο κατά τη διάρκεια αυτού του χρονικού εύρους: είναι επιλεγμένο.
    2. Επιλέξτε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα για την εκκίνηση του αυτόματου ανταποκριτή κάτω από την ώρα έναρξης:.
    3. Επιλέξτε την επιθυμητή ημερομηνία και ώρα λήξης κάτω από την ώρα λήξης:.
  6. Εισαγάγετε το μήνυμα της αυτόματης απάντησης εκτός γραφείου στην περιοχή Μέσα στον οργανισμό μου .
    • Αυτό το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα σταλεί σε άτομα στην εταιρεία σας.
  7. Για να στέλνετε αυτόματες απαντήσεις σε άτομα εκτός της επιχείρησής σας:
    1. Ανοίξτε την καρτέλα Εκτός της οργάνωσής μου .
    2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε ελέγξει την αυτόματη απάντηση σε άτομα εκτός της επιχείρησής σας, εάν είστε εντάξει με τους κινδύνους που σχετίζονται με την ασφάλεια .
    3. Εισαγάγετε το μήνυμα που στέλνετε σε άτομα εκτός της εταιρείας σας.
  8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Για να διατηρείτε κεντρικά τις απαντήσεις εκτός γραφείου σε έναν διακομιστή Exchange (συμπεριλαμβανομένων των προτύπων που περιλαμβάνουν πεδία που συγχωνεύονται με την υπηρεσία καταλόγου Active Directory), μπορείτε να δοκιμάσετε το Symprex Out-of-Office Manager.

(Δοκιμασμένο με Outlook 2013 και Outlook 2016)