Πώς να εξομαλύνετε τις συνομιλίες στο Outlook

Το Outlook σάς επιτρέπει να καταργήσετε τα μηνύματα που αναφέρονται πλήρως για να καθαρίσετε ένα νήμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Όχι Όλος ο πλεονασμός είναι καλός

Πρακτικά όλα τα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου παραθέτουν αυτόματα το πλήρες πρωτότυπο μήνυμα στις απαντήσεις. Έτσι, σχεδόν όλες οι συνομιλίες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου περιέχουν σχεδόν όλα τα μηνύματα δύο, τρεις ή περισσότερες φορές: μία φορά στο αρχικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και στη συνέχεια αναφέρθηκαν ξανά και ξανά.

Είναι απαραίτητο; Αν νομίζετε ότι δεν είναι, το Outlook μπορεί να κάνει κάτι σχετικά με αυτή τη σπάταλη διάδοση: δεν θα εμποδίσει την αναφορά των μηνυμάτων. Αντίθετα, θα αφαιρέσει τα αναφερόμενα μηνύματα σε μια συρρίκνωση.

Βελτιώστε τις συνομιλίες στο Outlook

Για να καθαρίσετε τις συνομιλίες στο Outlook και να καταργήσετε τα περιττά μηνύματα:

1. Μεταβείτε στην καρτέλα Αρχική σελίδα στην κύρια κορδέλα παραθύρου του Outlook.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση στην περιοχή Διαγραφή .
3. Επιλέξτε πόσο να καθαρίσετε από το μενού:
   • Clean Up Conversation - αφαιρέστε τα μηνύματα που αναφέρονται πλήρως σε άλλες από την τρέχουσα συνομιλία .
   • Clean Up Folder - αφαιρέστε όλα τα περιττά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από τον τρέχοντα φάκελο.
   • Clean Up Folder & Subfolders - αφαιρέστε πλήρως αναφερόμενα μηνύματα από τους τρέχοντες φακέλους και όλους τους φακέλους κάτω από αυτό στην ιεραρχία φακέλων.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκκαθάριση αν σας ζητηθεί να επιβεβαιώσετε τη δράση σας.

Από προεπιλογή, τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που αναγνωρίζει το Outlook ως πλεονάζοντα θα μεταβούν στο φάκελο " Διαγραμμένα στοιχεία ", αλλά μπορείτε να διαμορφώσετε το Outlook για να τα μετακινήσετε σε ένα φάκελο αρχειοθέτησης, για παράδειγμα. Δες παρακάτω.

Γρήγορα εξομαλύνετε μια συνομιλία στο Outlook με συντόμευση πληκτρολογίου

Για να εξομαλύνετε γρήγορα την τρέχουσα συζήτηση στο Outlook:

1. Πατήστε Alt-Del .
2. Εάν σας ζητηθεί, επιλέξτε Καθαρισμός .

Ρυθμίστε τις επιλογές εκκαθάρισης συνομιλιών στο Outlook

Για να επιλέξετε τον φάκελο στον οποίο το Outlook μετακινεί πλεονάζοντα μηνύματα κατά τον καθαρισμό και να ορίσει άλλες επιλογές εκκαθάρισης:

1. Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο (File) στο Outlook.
2. Τώρα επιλέξτε Επιλογές .
3. Μεταβείτε στην κατηγορία " Αλληλογραφία ".
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αναζήτηση ... κάτω από τα στοιχεία Καθαρισμένα θα μεταβούν σε αυτόν το φάκελο: στην ενότητα Καθαρισμός συνομιλιών .
5. Βρείτε και επισημάνετε τον επιθυμητό φάκελο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
7. Για να ορίσετε άλλες επιλογές καθαρισμού:
   • Με ένα φάκελο προορισμού καθαρισμού διαφορετικό από τα Διαγραμμένα στοιχεία , επιλέξτε Κατά τον καθαρισμό των υποφακέλων, επαναδημιουργήστε την ιεραρχία φακέλων στο φάκελο προορισμού για να αρχειοθετήσετε στοιχεία που διατηρούν τη δομή του φακέλου.
   • Έλεγχος Μην μετακινήσετε μη αναγνωσμένα μηνύματα για να διατηρείτε πάντα τα μη αναγνωσμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (ακόμη και όταν είναι πλήρως αναφερόμενα και περιττά).
   • Επιλέξτε Μην μετακινήσετε τα κατηγοριοποιημένα μηνύματα για να διατηρήσετε τα μηνύματα που έχετε επισημάνει, για να βεβαιωθείτε ότι εξακολουθούν να εμφανίζονται στους φακέλους αναζήτησης, για παράδειγμα.
   • Έλεγχος Μην μετακινήσετε μηνύματα με σημαία για να μην αγγίξετε τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που έχετε επισημάνει για παρακολούθηση.
   • Έλεγχος Μην μετακινείτε μηνύματα με ψηφιακή υπογραφή για να διατηρείτε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που υπογράφονται από τους αποστολείς τους για να επαληθεύσουν την ταυτότητά τους.
   • Έλεγχος Όταν μια απάντηση τροποποιεί ένα μήνυμα, μην μετακινήσετε το πρωτότυπο για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα το πλήρες και μη τροποποιημένο κείμενο για κάθε μήνυμα. Τα ηλεκτρονικά μηνύματα που αναφέρονται πλήρως χωρίς τροποποίηση μετακινούνται κατά την εκκαθάριση.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

(Καθαρισμός συζητήσεων που ελέγχθηκαν με το Outlook 2016)