Τρόπος δημιουργίας και χρήσης προτύπων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook

Όταν συνειδητοποιείτε ότι συχνά στέλνετε πολύ παρόμοια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου , μην κάνετε κλικ στην επιλογή Αποστολή αμέσως. Αποθηκεύστε το μήνυμα ως πρότυπο μηνύματος πρώτα στο Outlook και η σύνθεση της επόμενης εβδομάδας θα είναι πολύ πιο γρήγορη ξεκινώντας από αυτό το χαρτοπωλείο (δεν πρέπει να συγχέεται με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, φυσικά ...).

Δημιουργήστε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (για νέα μηνύματα) στο Outlook

Για να αποθηκεύσετε ένα μήνυμα ως πρότυπο για μελλοντικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook:

1. Δημιουργήστε ένα νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Outlook.
   1. Μεταβείτε στο Mail (για παράδειγμα, πατήστε Ctrl-1 ).
   2. Κάντε κλικ στο στοιχείο Νέο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη Νέα ενότητα Κεντρική κορδέλα ή πατήστε Ctrl-N .
2. Εισαγάγετε ένα θέμα, εάν θέλετε να χρησιμοποιήσετε ένα για το πρότυπο μηνύματός σας.
   • Μπορείτε να αποθηκεύσετε ένα πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χωρίς προεπιλεγμένο θέμα στο Outlook, φυσικά.
3. Τώρα εισαγάγετε το κείμενο κειμένου του προτύπου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
   1. Καταργήστε τις υπογραφές αν έχετε ρυθμίσει το Outlook για να προσθέσει αυτόματα μια υπογραφή κατά τη σύνταξη.
4. Κάντε κλικ στο Αρχείο στη γραμμή εργαλείων του μηνύματος.
5. Επιλέξτε Αποθήκευση ως στο φύλλο που εμφανίστηκε.
   1. Στο Outlook 2007 και νωρίτερα, επιλέξτε Αρχείο | Αποθηκεύστε As από το μενού.
   2. Στο Outlook 2010, κάντε κλικ στο κουμπί του Office και επιλέξτε Αποθήκευση ως .
6. Επιλέξτε το πρότυπο του Outlook στην περιοχή Αποθήκευση ως τύπου: στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως .
   • Το Outlook θα επιλέξει αυτόματα το φάκελο "Πρότυπα" για αποθήκευση.
7. Πληκτρολογήστε το όνομα του επιθυμητού προτύπου (αν είναι διαφορετικό από το θέμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου) κάτω από το Όνομα αρχείου:.
8. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .
9. Κλείστε το παράθυρο σύνθεσης email.
10. Εάν σας ζητηθεί:
    1. Κάντε κλικ στο No under Θα αποθηκευτεί ένα σχέδιο αυτού του μηνύματος για εσάς. Θέλετε να το κρατήσετε; .

Φυσικά, μπορείτε επίσης να στείλετε το μήνυμα χρησιμοποιώντας, κατά κάποιο τρόπο, το πρότυπο για πρώτη φορά - αντί να το απορρίψετε.

Σύνθεση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο στο Outlook

Για να γράψετε ένα νέο μήνυμα (δείτε παρακάτω για απαντήσεις) χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο μηνύματος στο Outlook:

1. Μεταβείτε στην επιλογή Αλληλογραφία στο Outlook.
   • Μπορείτε να πατήσετε Ctrl-1 , για παράδειγμα.
2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει και αναπτύξει την κορδέλα Αρχική (ή HOME ).
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στοιχεία στη Νέα ενότητα.
4. Επιλέξτε περισσότερα στοιχεία | Επιλέξτε Μορφή ... από το μενού που εμφανίστηκε.
   1. Στο Outlook 2007, επιλέξτε Εργαλεία | Έντυπα | Επιλέξτε Φόρμα ... από το μενού στα Εισερχόμενα του Outlook.
5. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Πρότυπα χρήστη στο Σύστημα αρχείων με το Look In:.
6. Κάντε διπλό κλικ στο πρότυπο μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε.
7. Διεύθυνση, προσαρμογή και τελικά αποστολή του μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.

Δημιουργήστε ένα απλό πρότυπο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για γρήγορες απαντήσεις στο Outlook

Για να ρυθμίσετε ένα πρότυπο για γρήγορες απαντήσεις στο Outlook:

1. Μεταβείτε στην επιλογή Αλληλογραφία στο Outlook.
2. Βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική κορδέλα είναι ενεργή και επεκταθεί.
3. Επιλέξτε Δημιουργία νέου στην ενότητα " Βήματα ταχείας διαδικασίας ".
   • Μπορείτε επίσης να κάνετε κλικ στο κουμπί Διαχείριση σύντομων βημάτων στην κάτω δεξιά γωνία της ενότητας, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα και επιλέξτε Προσαρμοσμένο .
4. Πληκτρολογήστε ένα σύντομο όνομα για το πρότυπο απάντησής σας στην ενότητα Όνομα:.
   • Για παράδειγμα, για ένα πρότυπο απάντησης με περιγραφή προϊόντος και τιμοκατάλογο, θα μπορούσατε να χρησιμοποιήσετε κάτι σαν "Απάντηση (Τιμές)", για παράδειγμα.
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή ενέργειας κάτω από τις ενέργειες .
6. Επιλέξτε Απάντηση (κάτω από την επιλογή Απάντηση ) από το μενού που εμφανίστηκε.
   • Χρησιμοποιώντας το νέο μήνυμα (αντί για την απάντηση ), μπορείτε να ρυθμίσετε ένα απλό πρότυπο για νέα μηνύματα, καθώς και έναν προεπιλεγμένο παραλήπτη.
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Εμφάνιση επιλογών .
8. Εισαγάγετε το μήνυμα για την απάντησή σας κάτω από το κείμενο:.
   • Συμπεριλάβετε υπογραφή
9. Ενδεχομένως, επιλέξτε Σημασία: Κανονικό, για να αποκλείσετε την απάντησή σας με κανονική σημασία, ανεξάρτητα από το επίπεδο του αρχικού μηνύματος.
10. Προαιρετικά, επιλέξτε Αυτόματη αποστολή μετά από καθυστέρηση 1 λεπτού. .
    • Αυτό σημαίνει ότι δεν θα μπορείτε να επεξεργαστείτε ή ακόμα και να δείτε την απάντηση από προεπιλογή προτού το παραδώσει το Outlook.
    • Για 1 λεπτό, το μήνυμα θα καθίσει στο φάκελο Εξερχόμενα , ωστόσο. μπορείτε να το διαγράψετε από εκεί ή να το ανοίξετε για επεξεργασία για να προλάβετε τη γρήγορη απάντηση.

1. Προαιρετικά, προσθέστε περαιτέρω ενέργειες χρησιμοποιώντας την Προσθήκη ενέργειας .
   • Προσθέστε μια ενέργεια για να μετακινήσετε το αρχικό μήνυμα στο φάκελο αρχειοθέτησης, για παράδειγμα, ή να το κατηγοριοποιήσετε με ένα συγκεκριμένο χρώμα για να εντοπίσετε μηνύματα που έλαβαν μια απάντηση boilerplate.
2. Επίσης, προαιρετικά, επιλέξτε μια συντόμευση πληκτρολογίου για τη δράση κάτω από το πλήκτρο Συντόμευσης: για ακόμα πιο γρήγορη ενέργεια.
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος .

Απάντηση σε ένα ηλεκτρονικό ταχυδρομείο γρήγορα Χρησιμοποιώντας ένα πρότυπο γρήγορης απάντησης στο Outlook

Για να στείλετε μια απάντηση με ένα προκαθορισμένο πρότυπο γρήγορου βήματος :

1. Βεβαιωθείτε ότι το μήνυμα στο οποίο θέλετε να απαντήσετε έχει επιλεγεί στη λίστα μηνυμάτων ή ότι είναι ανοικτό (στο παράθυρο ανάγνωσης του Outlook ή στο δικό του παράθυρο).
2. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει και αναπτύξει την Αρχική κορδέλα (χρησιμοποιώντας τη λίστα μηνυμάτων ή το παράθυρο ανάγνωσης) ή την κορδέλα μηνυμάτων (με το email που ανοίγει στο δικό της παράθυρο).
3. Κάντε κλικ στο βήμα απάντησης που θέλετε στο τμήμα γρήγορων βημάτων .
   • Για να δείτε όλα τα βήματα, κάντε κλικ στο κουμπί Περισσότερα .
   • Εάν ορίσατε μια συντόμευση πληκτρολογίου για τη δράση, μπορείτε επίσης να την πιέσετε, φυσικά.
4. Εάν δεν έχετε ρυθμίσει το γρήγορο βήμα για την αυτόματη παράδοση του μηνύματος, προσαρμόστε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όπως απαιτείται και πατήστε Αποστολή .

(Δοκιμασμένο με Outlook 2013 και Outlook 2016)