Όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι σημαντικά. Ορισμένοι όμως είναι πιο σημαντικοί από τους άλλους και υποδεικνύουν ότι με τις προτεραιότητες των μηνυμάτων email μπορούμε να μας βοηθήσουν να επικοινωνήσουμε καλύτερα.
Προτεραιότητες και μηνύματα
Οι αξίες είναι αυτό που οι ζωές μας περιστρέφονται γύρω μας. Μερικές φορές, κρύβονται πίσω από λόγους, επιχειρήματα και αρχές, αλλά είναι πάντα εκεί - και είμαστε εμείς που τους φέρνουμε στον κόσμο.
Μερικά πράγματα είναι πιο σημαντικά για μένα από άλλα. Προτιμώ την πεζοπορία στην τηλεόραση. Για εσάς, η τηλεόραση μπορεί να είναι πιο σημαντική.
Σε αντίθεση, όλα τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου φαίνεται να είναι ίσα. Φυσικά, δεν είναι. Οποιαδήποτε αλληλογραφία από έναν φίλο είναι πιο σημαντική από είκοσι ενημερωτικά δελτία. Το Spam δεν είναι τόσο πολύτιμο για μένα όσο το σχόλιο από εσάς. Οποιοδήποτε επείγον μήνυμα που απαιτεί άμεση δράση είναι πιο σημαντικό από μια έκρηξη που μπορώ να διαβάσω αργότερα.
Αυτό ισχύει για τα μηνύματα που λαμβάνω. Αλλά τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που γράφω διαφέρουν σημαντικά. Αν γράψω ένα φίλο για να ρωτήσω αν θα ήθελε να με συνοδεύσει με πεζοπορία αυτό είναι πιο σημαντικό από ένα ωραίο site που προωθώ στον εαυτό μου για αργότερα. Το παιχνίδι σκακιού που παίζω μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν είναι ποτέ τόσο σημαντικό όσο ένα τιμολόγιο ή μια απόδειξη.
Το ηλεκτρονικό μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου διαθέτει μια λειτουργία που επιτρέπει την αποστολή αυτής της σημασίας μαζί με το μήνυμα. Δύο πεδία κεφαλίδας μπορούν να περιέχουν πληροφορίες προτεραιότητας. Το μη τυπικό αλλά γενικά χρησιμοποιούμενο X-Priority: πεδίο και το πειραματικό πεδίο Σημασία: header που αναφέρεται στο RFC 2421. Δεν πρέπει να νοιάζεστε για αυτά τα πεδία, όμως.
Επικοινωνία με τη σημασία
Τα περισσότερα προγράμματα-πελάτες ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπουν να ορίσετε την προτεραιότητα μηνύματος όταν συνθέτετε ένα μήνυμα και θα πρέπει να χρησιμοποιήσετε αυτήν τη δυνατότητα. Χρησιμοποιήστε το για να υποδείξετε εάν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι εξαιρετικής σημασίας για εσάς, αλλά νομίζω ότι είναι ακόμη σημαντικότερο (sic!) Να υποδείξετε πότε ένα μήνυμα δεν είναι τόσο σημαντικό.
Ο πελάτης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του παραλήπτη θα υποδείξει με κάποιο τρόπο τη σημασία που έχετε αντιστοιχίσει σε ένα μήνυμα. Τα μηνύματα που έχουν μεγαλύτερη σημασία μπορούν να εμφανίζονται με έντονα γράμματα στα Εισερχόμενα ή να επισημαίνονται με κόκκινο χρώμα, ενώ τα λιγότερο σημαντικά μηνύματα μπορούν να γκριλίζονται ή να μετακινούνται προς τα κάτω στη λίστα, για παράδειγμα.
Αυτές οι πληροφορίες μπορούν να βοηθήσουν τον παραλήπτη να χρησιμοποιεί το email αποτελεσματικότερα. Φυσικά, η σημασία που αποδίδεται σε ένα μήνυμα δεν δείχνει στον παραλήπτη πόσο σημαντικό είναι ένα μήνυμα για αυτήν (και όχι πόσο σημαντικό θα πρέπει να είναι και αυτό), αλλά υποδεικνύει πόσο σημαντικό είναι για τον αποστολέα και αυτό είναι ήδη πολύ.
Η επικοινωνία σχετικά με τη σημασία ενός μηνύματος είναι εξίσου σημαντική με το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, όπως είναι και στην επαφή πρόσωπο με πρόσωπο, και δεν είναι πολύ πιο δύσκολο: ο καθορισμός υψηλού ή - ακόμη πιο σημαντικό - χαμηλής προτεραιότητας όταν στέλνετε ένα μήνυμα είναι όλο αυτό παίρνει.
Πώς να το κάνετε στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας
- Αλλάξτε την προτεραιότητα του μηνύματος στην Eudora
- Αλλάξτε την προτεραιότητα του μηνύματος στο IncrediMail
- Αλλάξτε την προτεραιότητα του μηνύματος στον Mozilla Thunderbird
- Αλλάξτε την προτεραιότητα ενός μηνύματος στο Outlook Express
- Αλλάξτε την προτεραιότητα του μηνύματος στο PocoMail
- Αλλάξτε την προτεραιότητα του μηνύματος στο The Bat!