Μπορείτε να δημιουργήσετε ομάδες επαφών στο Outlook, ώστε η αποστολή ενός μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα παραληπτών είναι πολύ ευκολότερη.
Mail πολλά άτομα με ευκολία στο Outlook
Όταν μόλις γίνετε μια νέα γιαγιά, υπογράψατε μια σύμβαση με μια μεγάλη ετικέτα ή βρήκατε μια αρχαία χαρακτική που προσπαθεί να φυτέψει ένα δέντρο, δεν θέλετε να πείτε όσο το δυνατόν περισσότερους ανθρώπους;
Αποστέλλοντας το μήνυμα, αυτό είναι που οι λίστες αλληλογραφίας είναι για. Στο Outlook , οι κατάλογοι αυτοί (αρκετά κατάλληλα) ονομάζονται ομάδες επαφών ή "λίστα διανομής". Χρησιμοποιώντας μια τέτοια λίστα διανομής του Outlook, μπορείτε να στείλετε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε μια ομάδα ανθρώπων με ευκολία.
Πρώτον, ας μάθουμε πώς να δημιουργήσουμε μια λίστα αλληλογραφίας στο Outlook-εύκολα (αυτό είναι αυτονόητο).
Τρόπος ρύθμισης μιας λίστας διανομής στο Outlook
Για να ορίσετε μια ομάδα επαφών στο Outlook για ηλεκτρονικό ταχυδρομείο λίστας:
- Βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική κορδέλα είναι ενεργή και επεκταθεί στο Outlook.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Νέα στοιχεία .
- Επιλέξτε Περισσότερα στοιχεία > Ομάδα επαφών από το μενού που εμφανίστηκε.
- Συμβουλές : Μπορείτε επίσης να πατήσετε Ctrl + Shift + L.
- Στην ενότητα " Άτομα του Outlook", κάντε κλικ στην επιλογή Νέα ομάδα επαφών ή Νέα στοιχεία > Ομάδα επαφών στην κορδέλα Αρχική σελίδα .
- Πληκτρολογήστε το όνομα της λίστας διανομής στην ενότητα Όνομα:.
- Το όνομα της λίστας είναι αυτό που θα χρησιμοποιήσετε για την αντιμετώπιση μηνυμάτων στη λίστα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο στην κορδέλα της Ομάδας Επαφής .
- Συμβουλή : Μπορείτε να προσθέσετε μέλη στη νέα ομάδα αμέσως, φυσικά. δείτε παρακάτω.
Προσθέστε μέλη σε μια ομάδα επαφών Outlok
Για να προσθέσετε άτομα που βρίσκονται ήδη στις επαφές σας σε μια λίστα διανομής στο Outlook:
- Κάντε διπλό κλικ στην ομάδα ατόμων του Outlook αν δεν είναι ήδη ανοιχτό.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών στην καρτέλα κορδέλα ομάδας επαφών .
- Επιλέξτε Από τις επαφές του Outlook από το μενού.
- Χρησιμοποιήστε την αναζήτηση για να βρείτε την επιθυμητή καταχώρηση ή καταχωρήσεις βιβλίου διευθύνσεων και βεβαιωθείτε ότι επισημαίνονται όλες οι επαφές που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα.
- Συμβουλή : Μπορείτε να αναζητήσετε όχι μόνο ονόματα και διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αλλά και άλλα κριτήρια για να προσθέσετε ταυτόχρονα πολλούς παραλήπτες.
- Κάντε κλικ στο στοιχείο Μέλη -> .
Για να προσθέσετε παραλήπτες που δεν βρίσκονται ακόμη στο βιβλίο διευθύνσεων του Outlook σε μια ομάδα επαφών:
- Κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη μελών > Νέα επαφή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην κορδέλα της ομάδας επαφών .
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για την επαφή στην ενότητα Προβολή ονόματος:.
- Συμβουλή : Αν έχετε μόνο μια διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, για παράδειγμα, ή κάτι σαν "Αποδέκτης ενημερωτικού δελτίου".
- Πληκτρολογήστε τη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θέλετε να προσθέσετε στην ομάδα στην περιοχή Ηλεκτρονική διεύθυνση:.
- Εάν θέλετε να διακόψετε το Outlook από την προσθήκη της νέας διεύθυνσης ως μεμονωμένης επαφής στο βιβλίο διευθύνσεων, βεβαιωθείτε ότι δεν έχει επιλεγεί η επιλογή Add to Contacts .
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Σε κάθε περίπτωση, κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση & Κλείσιμο για να αποθηκεύσετε τις αλλαγές στη λίστα διανομής.
Ορίστε μια λίστα διανομής στο Outlook 2003 και το 2007
Για να δημιουργήσετε μια λίστα αλληλογραφίας στο Outlook 2007:
- Επιλέξτε Αρχείο > Νέα > Λίστα διανομής από το μενού.
- Συμβουλή : Μπορείτε επίσης να πατήσετε Ctrl + Shift + L (πιστεύω ότι).
- Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε στο Όνομα:.
- Το όνομα της λίστας είναι αυτό που θα χρησιμοποιήσετε για την αντιμετώπιση μηνυμάτων στη λίστα.
- Τώρα, μπορείτε να προσθέσετε αμέσως νέα μέλη χρησιμοποιώντας τα κουμπιά Add New ... και Select Members ....
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση και κλείσιμο .
Πώς να κάνετε κοινή χρήση μιας ομάδας επαφών στο Outlook
Αφού δημιουργήσετε μια λίστα διανομής στο Outlook, άλλοι δεν χρειάζεται να δημιουργήσουν την ίδια ομάδα από μόνοι τους. Αντ 'αυτού, μπορείτε να μοιραστείτε οποιαδήποτε ομάδα επαφών στέλνοντας τα περιεχόμενά της για χρήση από άλλους.
Για να μοιραστείτε μια ομάδα επαφών του Outlook μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Μεταβείτε στο στοιχείο "Άτομα στο Outlook".
- Βρείτε και κάντε διπλό κλικ στην ομάδα που θέλετε να μοιραστείτε.
- Επιλέξτε Προώθηση ομάδας > Ως επαφή του Outlook από την ομάδα " Ενέργειες " στην καρτέλα "Κορδέλα ομάδας επαφών ".
- Συμβουλή : Η μορφή επικοινωνίας του Outlook επιτρέπει σε άλλους χρήστες που χρησιμοποιούν το Outlook να εισάγουν την ομάδα πολύ εύκολα (βλ. Παρακάτω).
- Σημείωση : Μπορείτε επίσης να επιλέξετε In Internet Format (vCard) . Αυτό θα επισυνάψει τα ονόματα και τις διευθύνσεις των μελών του ομίλου σε απλό αρχείο κειμένου, όχι σε μορφή vCard. Τα άτομα που δεν χρησιμοποιούν το Outlook ενδέχεται να εξακολουθούν να είναι σε θέση να αποσπάσουν τις διευθύνσεις και να ανοικοδομήσουν την ομάδα, αλλά δεν θα είναι μια απλή διαδικασία.
- Αντιγράψτε το μήνυμα στο άτομο με το οποίο μοιράζεστε τη λίστα.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Αποστολή
Για να εισαγάγετε μια ομάδα επαφών του Outlook που έχετε μοιραστεί μαζί σας μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Ανοίξτε το μήνυμα που περιέχει το συνημμένο αρχείο επαφών του Outlook για την ομάδα.
- Κάντε κλικ στο τρίγωνο προς τα κάτω δίπλα στο συνημμένο στοιχείο του Outlook .
- Επιλέξτε Άνοιγμα από το μενού που εμφανίστηκε.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αρχείο στο παράθυρο ομάδας που άνοιξε.
- Βεβαιωθείτε ότι βρίσκεστε στο φύλλο πληροφοριών .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Μετακίνηση σε φάκελο .
- Επιλέξτε Copy to Folder ... από το μενού που εμφανίστηκε.
- Τώρα βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει το φάκελο " Επαφές ".
- Συμβουλή : Μπορείτε να επιλέξετε οποιονδήποτε φάκελο βιβλίου διευθύνσεων, φυσικά.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Τώρα μπορείτε να κλείσετε το παράθυρο ομάδας και να διαγράψετε το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που το περιέλαβε, αν θέλετε.
Αποστείλετε τη λίστα σας από το Outlook
Με τη λίστα διανομής στη θέση σας και έτοιμη, μπορείτε να ξεκινήσετε την αποστολή μηνυμάτων στα μέλη της .
Κατηγορίες ως λίστες διανομής
Αν βρείτε τις λίστες διανομής του Outlook λίγο ασταθείς, αστείες και διαχωρισμένες από την κύρια λίστα επαφών σας, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τις κατηγορίες επαφών για να διαμορφώσετε κομψούς καταλόγους αλληλογραφίας .
Καλύτερο Outlook Email Marketing
Για πιο εξελιγμένη αλληλογραφία λίστας που επιτρέπει τη διεύθυνση του κάθε παραλήπτη στο πεδίο Προς: και στο προσωπικό του μήνυμα, μπορείτε να μεταβείτε σε ένα πρόσθετο μάρκετινγκ ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που ενσωματώνεται στο Outlook. Η ενσωματωμένη λειτουργία συγχώνευσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου του Outlook είναι μια άλλη, αν και αδέξια, επιλογή στο Outlook 2002 και το Outlook 2003.