Τρόπος χρήσης των κατηγοριών επαφών ως λίστες διανομής στο Outlook

Μια εναλλακτική λύση για τις ομάδες και τους καταλόγους διανομής

Οι λίστες διανομής του Outlook είναι χρήσιμες για γρήγορη αποστολή σε μια ομάδα ανθρώπων. Είναι επίσης αδύνατο να ψάξουν, δύσκολο να διορθωθούν και λίγο επιπόλαια να εκκινήσουν. Οι κατηγοριοποιημένες επαφές κάνουν για ευέλικτες λίστες διανομής ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας τη συγχώνευση αλληλογραφίας του Outlook

Το Outlook σάς επιτρέπει να ορίσετε οποιουσδήποτε αριθμούς κατηγοριών στις επαφές σας. Στη συνέχεια, μπορείτε να ταξινομήσετε το βιβλίο διευθύνσεών σας κατά κατηγορία και, presto, εδώ είναι η νέα κομψή, ευέλικτη και σταθερή λίστα διανομής.

Χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες επαφών ως λίστες διανομής στο Outlook

Μπορείτε να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής ή αλληλογραφίας με κατηγορίες στο Outlook με τα παρακάτω βήματα.

  1. Ανοίξτε τις Επαφές στο Outlook.
    • Πατήστε Ctrl-3 , για παράδειγμα.
  2. Βεβαιωθείτε ότι επισημαίνονται όλες οι επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη νέα λίστα διανομής .
    • Για να προσθέσετε άτομα που δεν υπάρχουν ακόμα στις επαφές του Outlook , δημιουργήστε τα πρώτα, βεβαίως, χρησιμοποιώντας το Ctrl-N .
    • Μπορείτε να επισημάνετε πολλαπλές καταχωρίσεις κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift-Ctrl ενώ τις επιλέγετε χρησιμοποιώντας το ποντίκι και ένα εύρος κρατώντας πατημένο το πλήκτρο Shift μόνο.
  3. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει και αναπτύξει την Αρχική κορδέλα.
  4. Κάντε κλικ στην κατηγοριοποίηση στην ενότητα Ετικέτες .
  5. Επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες ... από το αναπτυσσόμενο μενού.
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο ... στο παράθυρο " Χρώμα" .
  7. Εισαγάγετε το επιθυμητό όνομα της λίστας διανομής (π.χ. "Φίλοι και Οικογένεια (Λίστα)") στο Όνομα :.
  8. Επιλέξτε Κανένα από το χρώμα: ή, φυσικά, το χρώμα που επιθυμείτε.
  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
  10. Τώρα κάντε ξανά κλικ στο κουμπί OK , αφού έχετε επαληθεύσει ότι η νέα κατηγορία έχει επιλεγεί στο παράθυρο " Χρώμα" .

Για να προσθέσετε νέα μέλη στη λίστα διανομής ανά πάσα στιγμή:

  1. Μεταβείτε στις Επαφές στο Outlook.
  2. Επισημάνετε όλες τις επαφές που θέλετε να προσθέσετε στη λίστα.
  3. Βεβαιωθείτε ότι η εσωτερική κορδέλα έχει επεκταθεί.
  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Κατηγοριοποίηση στην ενότητα Ετικέτες κορδέλας.
  5. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί η κατηγορία της λίστας.
    • Εάν η κατηγορία δεν εμφανίζεται στο μενού:
      1. Επιλέξτε όλες τις κατηγορίες ... από το μενού.
      2. Βεβαιωθείτε ότι η κατηγορία της λίστας είναι επιλεγμένη στη στήλη Όνομα .
      3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Στείλτε ένα μήνυμα στη λίστα διανομής της κατηγορίας σας

Για να συντάξετε ένα νέο μήνυμα ή μια πρόσκληση σε σύσκεψη σε όλα τα μέλη της λίστας διανομής εκτέλεσης κατηγορίας:

  1. Μεταβείτε στις Επαφές στο Outlook.
  2. Κάντε κλικ στην Αναζήτηση επαφών .
    • Μπορείτε επίσης να πατήσετε Ctrl-E .
  3. Βεβαιωθείτε ότι η αναζήτηση κορδέλα έχει επεκταθεί.
  4. Κάντε κλικ στην κατηγοριοποίηση στην ενότητα " Βελτιστοποίηση κορδέλας αναζήτησης ".
  5. Επιλέξτε την κατηγορία που θέλετε από το μενού που εμφανίστηκε.
  6. Ανοίξτε την Αρχική κορδέλα.
  7. Κάντε κλικ στην επιλογή Συγχώνευση αλληλογραφίας στην ενότητα Ενέργειες .
  8. Βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει Όλες οι επαφές στην τρέχουσα προβολή κάτω από τις Επαφές .
  9. Συνήθως, βεβαιωθείτε
    • Οι τύποι επιστολών επιλέγονται με τον τύπο εγγράφου: και
    • Αποστολή ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στην ενότητα Συγχώνευση σε: στην ενότητα " Ενέργειες συγχώνευσης ".
  10. Πληκτρολογήστε το θέμα για το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στη γραμμή Θέμα μηνύματος :.
  11. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
  12. Σύνταξη του κειμένου του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο Word.
    • Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία στην ενότητα Write & Insert Fields της κορδέλας Mailings για να προσαρμόσετε χαιρετισμούς για κάθε παραλήπτη, για παράδειγμα, και να εισαγάγετε ή να χρησιμοποιήσετε άλλα πεδία βιβλίου διευθύνσεων.
    • Τα Αποτελέσματα προεπισκόπησης σάς επιτρέπουν να ελέγξετε τι θα παράγουν τα πεδία και οι κανόνες σας στο κείμενο ηλεκτρονικού ταχυδρομείου κάθε παραλήπτη.
  13. Κάντε κλικ στο Τέλος & Συγχώνευση στην ενότητα Finishing της κορδέλας Mailings .
  14. Επιλέξτε Αποστολή μηνύματος ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ... από το μενού που εμφανίστηκε.
  15. Βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το κατάλληλο πεδίο βιβλίου διευθύνσεων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου (συνήθως μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ) στο στοιχείο Προς: για επιλογές μηνυμάτων .
  1. Επιλέξτε Απλό κείμενο ή HTML (περιλαμβάνει μορφοποίηση) στη μορφή Αλληλογραφία:.
    • Συνήθως είναι προτιμότερο να αποφεύγετε την προσάρτηση για αυτήν την επιλογή. θα παραδώσει το κείμενο του μηνύματος ως συνημμένο Word, το οποίο οι παραλήπτες συνήθως δεν μπορούν να διαβάσουν άμεσα αλλά πρέπει να ανοίξουν ξεχωριστά.
  2. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Όλες είναι επιλεγμένη στην επιλογή Αποστολή αρχείων .
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
  4. Εάν σας ζητηθεί:
    1. Κάντε κλικ στο κουμπί Να επιτρέπεται στο πλαίσιο Ένα πρόγραμμα προσπαθεί να αποκτήσει πρόσβαση στις πληροφορίες διεύθυνσης ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που είναι αποθηκευμένες στο Outlook.

Μπορείτε να κλείσετε και να απορρίψετε ή να αποθηκεύσετε το έγγραφο στο Word όπως θέλετε.

Χρησιμοποιήστε τις κατηγορίες επαφών ως λίστες διανομής στο Outlook 2007

Για να δημιουργήσετε μια λίστα διανομής ή αλληλογραφίας με κατηγορίες στο Outlook 2007:

Για να προσθέσετε νέα μέλη αργότερα, αναθέστε σε αυτά την κατάλληλη κατηγορία ξεχωριστά.

Αποστολή μηνύματος στη λίστα διανομής κατηγοριών σας στο Outlook 2007

Για να συντάξετε ένα νέο μήνυμα ή μια πρόσκληση σε σύσκεψη σε όλα τα μέλη της λίστας διανομής εκτέλεσης κατηγορίας:

(Δοκιμασμένο με το Outlook 2007 και το Outlook 2016)