Πώς να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε κατηγορίες στο Outlook

Χρησιμοποιήστε κατηγορίες χρωμάτων για να ομαδοποιήσετε σχετικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές, σημειώσεις και ραντεβού

Στο Microsoft Outlook , μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κατηγορίες για να οργανώσετε όλα τα είδη αντικειμένων, όπως μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επαφές και ραντεβού. Αν ορίσετε το ίδιο χρώμα σε μια ομάδα σχετικών αντικειμένων, όπως σημειώσεις, επαφές και μηνύματα, τα διευκολύνετε στην παρακολούθηση. Αν κάποιο από τα στοιχεία σχετίζεται με περισσότερες από μία κατηγορίες, μπορείτε να αντιστοιχίσετε περισσότερα από ένα χρώματα.

Το Outlook συνοδεύεται από μια σειρά από προεπιλεγμένες κατηγορίες χρωμάτων, αλλά είναι εύκολο να προσθέσετε τις δικές σας κατηγορίες ή να αλλάξετε το χρώμα και το όνομα μιας υπάρχουσας ετικέτας. Μπορείτε ακόμη να ορίσετε συντομεύσεις πληκτρολογίου που εφαρμόζουν κατηγορίες σε επισημασμένα στοιχεία.

Προσθέστε μια νέα κατηγορία χρωμάτων στο Outlook

1. Κάντε κλικ στην κατηγοριοποίηση στην ομάδα Ετικέτες στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
2. Επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες από την αναπτυσσόμενη λίστα που εμφανίζεται.
3. Στο πλαίσιο διαλόγου " Κατηγορίες χρωμάτων " που ανοίγει, κάντε κλικ στην επιλογή " Νέο" .
4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για τη νέα κατηγορία χρωμάτων στο πεδίο δίπλα στην επιλογή Όνομα .
5. Χρησιμοποιήστε το αναπτυσσόμενο μενού των χρωμάτων δίπλα στο χρώμα για να επιλέξετε ένα χρώμα για τη νέα κατηγορία.
6. Αν θέλετε να αντιστοιχίσετε μια συντόμευση πληκτρολογίου στη νέα κατηγορία, επιλέξτε τη συντόμευση από το αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στο πλήκτρο συντόμευσης .
7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να αποθηκεύσετε τη νέα κατηγορία χρωμάτων.

Αναζητήστε την ομάδα ετικετών στις καρτέλες Συνάντηση ή Συνάντηση για στοιχεία ημερολογίου. Για μια ανοικτή επαφή ή εργασία, η ομάδα Ετικέτες βρίσκεται στην καρτέλα Επαφή ή Εργασία.

Ορίστε μια κατηγορία χρωμάτων σε ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου

Η εκχώρηση μιας έγχρωμης κατηγορίας σε μεμονωμένα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι χρήσιμη για την οργάνωση των εισερχομένων. Μπορεί να θέλετε να κατηγοριοποιήσετε ανά πελάτη ή έργο. Για να αντιστοιχίσετε μια κατηγορία χρωμάτων σε ένα μήνυμα στα εισερχόμενα του Outlook:

1. Κάντε δεξί κλικ στο μήνυμα στη λίστα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
2. Επιλέξτε Κατηγοριοποίηση .
3. Κάντε κλικ σε μια κατηγορία χρωμάτων για να την εφαρμόσετε στο μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
4. Θα ερωτηθείτε αν θέλετε να αλλάξετε το όνομα της κατηγορίας την πρώτη φορά που την χρησιμοποιείτε. Αν ναι, πληκτρολογήστε το.

Εάν το μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου είναι ανοιχτό, κάντε κλικ στην επιλογή Κατηγοριοποίηση στην ομάδα ετικετών και, στη συνέχεια, επιλέξτε μια κατηγορία χρωμάτων.

Σημείωση: Οι κατηγορίες δεν λειτουργούν για μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σε λογαριασμό IMAP .

Επεξεργασία κατηγοριών στο Outlook

Για να επεξεργαστείτε τη λίστα με τις κατηγορίες χρωμάτων:

1. Κάντε κλικ στην κατηγοριοποίηση στην ομάδα Ετικέτες στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
2. Επιλέξτε Όλες οι κατηγορίες από το μενού.
3. Επισημάνετε την επιθυμητή κατηγορία για να την επιλέξετε. Στη συνέχεια, ακολουθήστε μία από τις παρακάτω ενέργειες:

• Για να αλλάξετε τον τίτλο κατηγορίας, κάντε κλικ στην επιλογή Μετονομασία και πληκτρολογήστε το νέο όνομα στη λίστα Όνομα .
• Για να επιλέξετε διαφορετικό χρώμα, κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο χρώμα και κάντε κλικ στο επιθυμητό χρώμα ή επιλέξτε Καμία .
• Για να αντιστοιχίσετε την κατηγορία μια συντόμευση πληκτρολογίου, κάντε κλικ στη λίστα Πλήκτρων συντομεύσεων και επιλέξτε τον επιθυμητό συνδυασμό πληκτρολογίου.
• Για να καταργήσετε μια κατηγορία από τη λίστα κατηγοριών - όχι από τα στοιχεία που έχει εφαρμοστεί σε προηγούμενο κλικ στο στοιχείο Διαγραφή .