Η χρήση του συνδεδεμένου κειμένου σε πολλαπλά αρχεία MS Word εξοικονομεί χρόνο
Η ενημέρωση του ίδιου κειμένου σε πολλά έγγραφα του Word μπορεί να χρονοβόρα, χρονοβόρα, αν έχετε πολλά έγγραφα για επεξεργασία. Ευτυχώς, το MS Word περιλαμβάνει μια εξαιρετικά εύχρηστη λειτουργία σύνδεσης που μπορεί να κάνει όλη αυτή τη διαδικασία πολύ εύκολη, αλλά πρέπει να προετοιμαστείτε για αυτό.
Αυτός ο τύπος σύνδεσης είναι χρήσιμος εάν το κείμενο είναι το ίδιο σε όλα τα έγγραφα και όταν το κείμενο χρειάζεται να ενημερωθεί, όλο το κείμενο πρέπει να ενημερωθεί . Αυτό είναι ένα πολύ συγκεκριμένο σενάριο, αλλά αυτό που μπορεί να σας εξοικονομήσει χρόνο όταν το χρησιμοποιείτε.
Για παράδειγμα, λέτε ότι έχετε δημιουργήσει 20 έγγραφα του Microsoft Word για εκτύπωση 20 διαφορετικών φύλλων ετικετών διευθύνσεων και κάθε σελίδα έχει δεκάδες ετικέτες. Αν νομίζετε ότι μπορεί να χρειαστεί να ενημερώσετε αυτές τις διευθύνσεις, μπορείτε να αποφύγετε να το κάνετε χειροκίνητα δημιουργώντας ένα ξεχωριστό έγγραφο που αναφέρει τις 20 διευθύνσεις. Στη συνέχεια, απλώς συνδέστε τα 20 έγγραφα με τη μία σελίδα των διευθύνσεων, έτσι ώστε όταν ενημερώσετε μια διεύθυνση εκεί, κάθε έγγραφο που συνδέεται με αυτό θα ενημερωθεί επίσης.
Ένα άλλο παράδειγμα για να βοηθήσετε στην κατανόηση της έννοιας της σύνδεσης των εγγράφων του Word μπορεί να διαπιστωθεί αν έχετε πολλά έγγραφα του Word με το όνομά σας πληκτρολογημένα σε κάθε ένα, αλλά θα παντρευτείτε σύντομα. Αντί να χρειάζεται να επιστρέψετε σε κάθε έγγραφο αργότερα για να αλλάξετε το επώνυμό σας, απλά βάλτε έναν σύνδεσμο σε ένα διαφορετικό έγγραφο και στη συνέχεια, όταν ενημερώσετε το επώνυμό σας εκεί, το όνομά σας θα αλλάξει σε όλα τα άλλα έγγραφα!
Όπως μπορείτε να δείτε, είναι ένας απλός τρόπος να αντικαταστήσετε κείμενο σε πολλά έγγραφα του Word ταυτόχρονα. Και πάλι, όμως, είναι πραγματικά χρήσιμο μόνο αν εισάγετε το ίδιο μπλοκ κειμένου σε όλο το μέρος και το κείμενο θα πρέπει να ενημερωθεί κάποια στιγμή.
Σημείωση: Αυτός ο τύπος συνδέσμου κειμένου δεν είναι ο ίδιος με τους υπερσυνδέσμους που ανοίγουν ιστοσελίδες ή άλλα αρχεία όταν κάνουν κλικ.
Πώς να εισαγάγετε μια σύνδεση κειμένου στο Word
- Σε ένα νέο έγγραφο του Microsoft Word , πληκτρολογήστε το κείμενο στο οποίο πρόκειται να συνδεθείτε από τα άλλα έγγραφα. Μορφοποιήστε το ακριβώς όπως θέλετε να εμφανίζεται σε όλα τα έγγραφα. Για να δανειστείτε από το πρώτο παράδειγμα παραπάνω, αυτό το έγγραφο είναι όπου θα πληκτρολογήσετε τις 20 διαφορετικές διευθύνσεις.
- Αποθηκεύστε το αρχείο για να δημιουργήσετε τη σύνδεση. Δεν έχει σημασία πού το αποθηκεύετε, αλλά βεβαιωθείτε ότι ξέρετε πού βρίσκεται.
- Σημαντικό: Εάν μετακινώντας το αρχείο που περιέχει το κείμενο, θα πρέπει να εισαγάγετε εκ νέου έναν ενημερωμένο σύνδεσμο στο κείμενο σε όλα τα συνδεδεμένα έγγραφα, οπότε είναι καλύτερο να το εξετάσετε πριν επιλέξετε το σημείο αποθήκευσης.
- Επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να συνδεθεί έτσι ώστε να είναι επιλεγμένο.
- Κάντε δεξί κλικ ή πατήστε και κρατήστε πατημένο το επιλεγμένο κείμενο και, στη συνέχεια, επιλέξτε Αντιγραφή από το μενού. Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε το πληκτρολόγιό σας: χρησιμοποιήστε το Ctrl + C σε έναν υπολογιστή ή στην εντολή Command + C σε ένα Mac.
- Από ένα διαφορετικό έγγραφο ή ακόμα και το ίδιο, τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε το συνδεδεμένο κείμενο να μεταβεί. Μπορείτε πάντα να αλλάξετε την τοποθεσία αργότερα, ακριβώς όπως μπορείτε όταν μετακινείτε οποιοδήποτε κείμενο.
- Από την καρτέλα Αρχική σελίδα σε νεότερες εκδόσεις του Word, επιλέξτε το μικρό βέλος κάτω από την επιλογή "Επικόλληση" και, στη συνέχεια, επιλέξτε την επιλογή Επικόλληση ειδικών .... Σε παλαιότερες εκδόσεις, χρησιμοποιήστε το μενού Επεξεργασία για να επιλέξετε το στοιχείο Επικόλληση ειδικών .
- Από το παράθυρο διαλόγου "Επικόλληση ειδικών", επιλέξτε την επιλογή " Επικόλληση σύνδεσης ".
- Στη δεξιά πλευρά αυτής της οθόνης υπάρχουν πολλές επιλογές, αλλά το μορφοποιημένο κείμενο (RTF) είναι αυτό που επικολλά το συνδεδεμένο κείμενο ακριβώς όπως φαίνεται στο πρωτότυπο έγγραφο.
- Επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία όσες φορές θέλετε στο ίδιο έγγραφο ή για κάθε ξεχωριστό έγγραφο που θέλετε να συνδέσετε με το αρχικό κείμενο.