Ενώ η απώλεια δεδομένων επηρεάζει όλους όσους χρησιμοποιούν έναν υπολογιστή, είναι ιδιαίτερα προβληματικό για όσους χρησιμοποιούν λογισμικό επεξεργασίας κειμένου.
Δεν υπάρχει τίποτα πιο απογοητευτικό από το να χάσετε τα σημαντικά έγγραφα που έχετε ξοδέψει τόσο πολύ χρόνο δημιουργώντας - ειδικά αν είστε σαν οι περισσότεροι χρήστες που δημιουργούν έγγραφα απευθείας στον υπολογιστή και δεν έχουν το πλεονέκτημα ενός χειρόγραφου αντιγράφου.
Παίρνουμε τακτικά ερωτήσεις από χρήστες που πρέπει να ανακτήσουν χαμένα αρχεία και, δυστυχώς, σε αυτό το σημείο είναι πολύ αργά για να βοηθήσουμε, καθώς οι ζημιές έχουν ήδη γίνει. Ο μόνος τρόπος για να ανακτήσετε τα χαμένα αρχεία είναι να τα αποκαταστήσετε από ένα αντίγραφο ασφαλείας και γι 'αυτό είναι τόσο σημαντικό να έχετε ένα σύστημα για την αποφυγή απώλειας δεδομένων.
Εδώ είναι αυτό που προτείνουμε να αποτρέψετε την απώλεια δεδομένων
1. Μην αποθηκεύετε ποτέ τα έγγραφά σας στην ίδια μονάδα δίσκου με το λειτουργικό σας σύστημα
Ενώ οι περισσότεροι επεξεργαστές κειμένου θα αποθηκεύσουν τα αρχεία σας στο φάκελο "Τα έγγραφά μου", αυτό είναι το χειρότερο για αυτούς. Είτε πρόκειται για αποτυχία ιών ή λογισμικού, η πλειονότητα των προβλημάτων του υπολογιστή επηρεάζει το λειτουργικό σύστημα και συχνά η μόνη λύση είναι η αναμόρφωση της μονάδας δίσκου και η επανεγκατάσταση του λειτουργικού συστήματος. Σε μια τέτοια περίπτωση, όλα στο δίσκο θα χαθούν.
Η εγκατάσταση ενός δεύτερου σκληρού δίσκου στον υπολογιστή σας είναι ένας τρόπος σχετικά χαμηλού κόστους για την αντιμετώπιση αυτού του προβλήματος. Ένας δεύτερος εσωτερικός σκληρός δίσκος δεν θα επηρεαστεί εάν το λειτουργικό σύστημα είναι κατεστραμμένο και μπορεί ακόμη και να εγκατασταθεί σε άλλον υπολογιστή αν χρειαστεί να αγοράσετε ένα νέο. Επιπλέον, θα εκπλαγείτε από το πόσο εύκολο είναι να δημιουργηθούν. Εάν είστε σκεπτικοί σχετικά με την εγκατάσταση μιας δεύτερης εσωτερικής μονάδας δίσκου, μια εξαιρετική εναλλακτική λύση είναι να αγοράσετε έναν εξωτερικό σκληρό δίσκο. Μια εξωτερική μονάδα δίσκου μπορεί να συνδεθεί σε οποιονδήποτε υπολογιστή ανά πάσα στιγμή απλά συνδέοντάς την σε θύρα USB ή firewire.
Πολλές εξωτερικές μονάδες έχουν επίσης το πρόσθετο πλεονέκτημα των αντιγράφων ασφαλείας με ένα πάτημα ή / και προγραμματισμένων αντιγράφων ασφαλείας - απλά καθορίζετε τους φακέλους και το λογισμικό θα φροντίσει τα υπόλοιπα. Χρησιμοποιώ τον εξωτερικό σκληρό δίσκο 200GB του Maxtor, ο οποίος όχι μόνο διαθέτει άφθονο χώρο αλλά είναι εύκολο στη χρήση (συγκρίνετε τις τιμές).
Εάν ένας άλλος σκληρός δίσκος δεν είναι μια επιλογή για εσάς, τότε αποθηκεύστε τα αρχεία σας σε σαφώς επισημασμένες δισκέτες, αλλά προσέξτε: οι κατασκευαστές υπολογιστών απομακρύνονται από το να συμπεριλαμβάνουν μονάδες δισκέτας με νέους υπολογιστές, επομένως ενδέχεται να έχετε προβλήματα στο μέλλον για την ανάκτηση δεδομένων από δισκέτες .
2. Δημιουργήστε αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας τακτικά, ανεξάρτητα από το πού αποθηκεύονται
Απλά η αποθήκευση των αρχείων σας σε διαφορετική θέση από το λειτουργικό σας σύστημα δεν είναι αρκετή. πρέπει να δημιουργήσετε τακτικά αντίγραφα ασφαλείας των αρχείων σας και ας το παραδεχτούμε, ακόμα και αν η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας σας υποστεί αποτυχία: τα cds να γρατσουνιστούν, οι σκληροί δίσκοι να σπάσουν και οι δισκέτες να διαγραφούν.
Έχει νόημα να αυξήσετε τις πιθανότητές σας να είστε σε θέση να ανακτήσετε ένα αρχείο έχοντας ένα δεύτερο αντίγραφο ασφαλείας του. αν τα δεδομένα είναι πραγματικά σημαντικά, ίσως θελήσετε ακόμη και να σκεφτείτε για την αποθήκευση ενός εφεδρικού αντιγράφου σε μια θωρακισμένη θόλο.
3. Προσέξτε τα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου
Ακόμα κι αν είστε βέβαιοι ότι δεν περιέχουν ιούς, τα συνημμένα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου μπορεί να σας προκαλέσουν την απώλεια δεδομένων.
Σκεφτείτε το: Εάν λάβετε ένα έγγραφο με το ίδιο όνομα με το ένα στη μονάδα σας και το λογισμικό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει οριστεί για να αποθηκεύσετε συνημμένα στην ίδια θέση, υπάρχει κίνδυνος να αντικαταστήσετε το αρχείο που υπάρχει ήδη εκεί. Αυτό συμβαίνει συχνά όταν συνεργάζεστε σε ένα έγγραφο και το στέλνετε μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Έτσι, βεβαιωθείτε ότι έχετε ρυθμίσει το πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας για να αποθηκεύσετε συνημμένα σε μια μοναδική τοποθεσία ή, για να το εμποδίσετε, βεβαιωθείτε ότι έχετε σκεφτεί δύο φορές πριν αποθηκεύσετε ένα συνημμένο email στον σκληρό σας δίσκο.
4. Προσοχή στο σφάλμα χρήστη
Δεν μας αρέσει να το παραδεχόμαστε, αλλά συχνά σχεδιάζουμε τα δικά μας προβλήματα. Επωφεληθείτε από τις διασφαλίσεις που περιλαμβάνονται στον επεξεργαστή κειμένου σας , όπως οι λειτουργίες εκδόσεων και οι παρακολουθούμενες αλλαγές. Ένας συνηθισμένος τρόπος που χάνουν τα δεδομένα οι χρήστες είναι όταν επεξεργάζονται ένα έγγραφο και διαγράφουν κατά λάθος τμήματα - αφού αποθηκευτεί το έγγραφο, τα τμήματα που έχουν αλλάξει ή διαγραφούν χάνονται, εκτός εάν έχετε ενεργοποιήσει λειτουργίες που θα αποθηκεύουν αλλαγές για εσάς.
Εάν δεν θέλετε να χάσετε τις προηγμένες λειτουργίες, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο F12 πριν αρχίσετε να εργάζεστε για να αποθηκεύσετε το αρχείο με διαφορετικό όνομα.
Δεν είναι τόσο οργανωμένη όσο μερικές από τις άλλες μεθόδους, αλλά είναι ένα χρήσιμο τέχνασμα παρ 'όλα αυτά.
5. Διατηρήστε έντυπα των εγγράφων σας
Παρόλο που δεν σας εμποδίζει να πληκτρολογήσετε και να μορφοποιήσετε ξανά το έγγραφό σας, η κατοχή ενός έντυπου εγγράφου θα διασφαλίσει τουλάχιστον ότι έχετε το περιεχόμενο του αρχείου - και αυτό είναι καλύτερο από το να μην έχετε τίποτα!