Dos και Dont της εισαγωγής δεδομένων στο Excel

01 από 08

Επισκόπηση εισαγωγής δεδομένων Excel

Αυτό το σεμινάριο καλύπτει μερικά από τα βασικά DOs και DON'Ts της εισαγωγής δεδομένων σε προγράμματα υπολογιστικών φύλλων όπως το Excel, το Google Spreadsheets και το Open Office Calc.

Η σωστή εισαγωγή δεδομένων για πρώτη φορά μπορεί να αποφύγει αργότερα προβλήματα και να διευκολύνει τη χρήση πολλών εργαλείων και χαρακτηριστικών του Excel, όπως τύποι και γραφήματα.

Τα DOs και τα DON'Ts είναι:

1. Σχεδιάστε το υπολογιστικό σας φύλλο
2. Μην αφήνετε κενές σειρές ή στήλες κατά την εισαγωγή σχετικών δεδομένων
3. Κάνετε συχνά αποθήκευση και αποθηκεύετε σε δύο μέρη
4. Μη χρησιμοποιείτε αριθμούς ως επικεφαλίδες στήλης και μην συμπεριλαμβάνετε μονάδες με τα δεδομένα
5. Χρησιμοποιήστε τις αναφορές κυττάρων και τις ονομαστικές περιοχές σε τύπους
6. Μην αφήνετε τα κελιά που περιέχουν ξεκλείδωτους τύπους
7. Ταξινόμηση των δεδομένων σας

Σχεδιάστε το υπολογιστικό φύλλο σας

Όταν πρόκειται για την εισαγωγή δεδομένων στο Excel, είναι καλή ιδέα να κάνετε λίγο προγραμματισμό προτού αρχίσετε να πληκτρολογείτε.

Γνωρίζοντας τι θα χρησιμοποιηθεί το φύλλο εργασίας, τα δεδομένα που θα περιέχει και τι θα γίνει με αυτά τα δεδομένα θα μπορούσε να επηρεάσει σημαντικά την τελική διάταξη του φύλλου εργασίας.

Ο προγραμματισμός πριν από την πληκτρολόγηση θα μπορούσε να εξοικονομήσει χρόνο αργότερα εάν το υπολογιστικό φύλλο πρέπει να αναδιοργανωθεί για να το καταστήσει αποτελεσματικότερο και πιο εύκολο να εργαστεί.

Σημεία προς εξέταση

• Ποιος είναι ο σκοπός του υπολογιστικού φύλλου;
• Πόσα δεδομένα θα κρατήσει το υπολογιστικό φύλλο;
• Χρειάζονται διαγράμματα;
• Θα εκτυπωθεί το υπολογιστικό φύλλο;

Ποιος είναι ο σκοπός του υπολογιστικού φύλλου;

• Ο σκοπός του υπολογιστικού φύλλου θα βοηθήσει στον προσδιορισμό της θέσης των δεδομένων, καθώς οι πιο σημαντικές πληροφορίες πρέπει να είναι ορατές και εύκολα προσβάσιμες.
• Ποιοι υπολογισμοί απαιτούνται; Οι υπολογισμοί επηρεάζουν τους τύπους και τις λειτουργίες που χρειάζονται και πού βρίσκονται.

Πόσα δεδομένα θα κρατήσει το υπολογιστικό φύλλο;

Η ποσότητα δεδομένων που θα διατηρήσει αρχικά το υπολογιστικό φύλλο και πόσα θα προστεθεί αργότερα θα επηρεάσει τον αριθμό των φύλλων εργασίας που χρησιμοποιήθηκαν.

• Μην εξάπλωση των δεδομένων σας πάρα πολύ, δεδομένου ότι μπορεί να κάνει συγκεκριμένες πληροφορίες δύσκολο να βρεθούν και υπολογισμοί που εκτείνεται σε πολλαπλά φύλλα ή βιβλία εργασίας μπορεί να αρχίσει να επηρεάζει την απόδοση του Excel.
• Για μεγάλα φύλλα εργασίας , είναι μερικές φορές χρήσιμο να εμφανίσετε σημαντικά σύνολα στηλών πάνω από τις επικεφαλίδες στηλών, αντί να αναγκάσετε τους χρήστες να μετακινηθούν στο κάτω μέρος του φύλλου εργασίας για να δουν τις πληροφορίες.

Χρειάζονται διαγράμματα;

Εάν όλα ή μέρος των δεδομένων πρόκειται να εμφανιστούν σε ένα γράφημα ή σε διαγράμματα, θα μπορούσε να επηρεάσει τη διάταξη των πληροφοριών,

• Ανάλογα με τον τύπο του διαγράμματος, τα δεδομένα ενδέχεται να χρειάζεται να ομαδοποιηθούν διαφορετικά - όπως η χρήση μιας περίληψης περιοχής για διαγράμματα πίτας.
• Για μεγάλα υπολογιστικά φύλλα, τα διαγράμματα μπορούν να μεταφερθούν σε ξεχωριστές σελίδες για να διευκολυνθεί ο συνωστισμός

Το υπολογιστικό φύλλο θα εκτυπωθεί;

Η ρύθμιση των δεδομένων μπορεί να επηρεαστεί εάν θα εκτυπωθούν όλα ή μερικά από τα δεδομένα, ανάλογα με το εάν έχει επιλεγεί η κατακόρυφη ή οριζόντια διάταξη και ο αριθμός των φύλλων που χρειάζονται.

• Εάν πρόκειται να χρησιμοποιήσετε την κατακόρυφη όψη σε κανονικό χαρτί μεγέθους γραμματοσειράς (8 1/2 X 11), σκεφτείτε να τοποθετήσετε τα περισσότερα δεδομένα σε γραμμές κάτω από μερικές στήλες, έτσι ώστε όλες οι επικεφαλίδες να είναι ορατές σε ένα φύλλο.
• Εάν χρειάζονται πολλαπλά φύλλα, σκεφτείτε την εκτύπωση των επικεφαλίδων στηλών στην κορυφή κάθε σελίδας για να διευκολύνετε την ανάγνωση των δεδομένων.
• Εάν χρειάζονται πολλές στήλες δεδομένων για εκτύπωση, η διάταξη τοπίου μπορεί να κρατήσει όλες τις επικεφαλίδες σε μία σελίδα. Και πάλι, εάν χρειάζονται πολλαπλά φύλλα, εκτυπώστε τις επικεφαλίδες στηλών στην κορυφή κάθε σελίδας.
• Εάν πρόκειται να εκτυπωθούν γραφήματα, η μεταφορά τους σε ξεχωριστό φύλλο μπορεί να απλοποιήσει την εργασία.

02 από 08

Μην αφήνετε κενές σειρές ή στήλες σε σχετικά δεδομένα

Η αφαίρεση κενών γραμμών ή στηλών σε πίνακες δεδομένων ή σε σχετικές σειρές δεδομένων μπορεί να καταστήσει πολύ δύσκολη τη σωστή χρήση ορισμένων λειτουργιών του Excel, όπως γραφήματα, πίνακες περιστροφής και ορισμένες λειτουργίες.

Ακόμη και κενά κελιά σε μια σειρά ή μια στήλη που περιέχει δεδομένα μπορεί να προκαλέσουν προβλήματα όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

Η απουσία κενών διαστημάτων θα διευκολύνει επίσης το Excel να εντοπίζει και να επιλέγει όλα τα σχετικά δεδομένα σε ένα εύρος, εάν χρησιμοποιούνται χαρακτηριστικά όπως η διαλογή , το φιλτράρισμα ή το AutoSum .

Αντί να αφήσετε κενές σειρές ή στήλες, χρησιμοποιήστε σύνορα ή μορφοποιήστε τις επικεφαλίδες και τις ετικέτες χρησιμοποιώντας έντονους ή υπογραμμισμένους χαρακτήρες για να διαχωρίσετε τα δεδομένα και να τα διευκολύνετε στην ανάγνωση.

Εισαγάγετε τη στήλη δεδομένων σας όταν είναι δυνατόν.

• Κατά την τοποθέτηση του υπολογιστικού φύλλου, τοποθετήστε μια περιγραφική επικεφαλίδα στην κορυφή της πρώτης στήλης του πίνακα με τα παρακάτω στοιχεία.
• Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία σειρές δεδομένων, καταχωρίστε τις μία μετά την άλλη σε στήλες (αριστερά προς τα δεξιά) με τον τίτλο για κάθε σειρά δεδομένων στην κορυφή.

Διατηρήστε χωριστά δεδομένα που δεν σχετίζονται

Παρόλο που διατηρούνται τα συναφή δεδομένα μαζί, είναι σημαντικό, ταυτόχρονα, μπορεί να είναι χρήσιμο να διατηρούνται ξεχωριστά ανεξάρτητα εύρη δεδομένων.

Εάν αφήσετε κενές στήλες ή γραμμές μεταξύ διαφορετικών ζωνών δεδομένων ή άλλων δεδομένων στο φύλλο εργασίας, θα διευκολυνθεί και πάλι στο Excel να εντοπίσει σωστά και να επιλέξει σχετικά εύρη ή πίνακες δεδομένων.

03 του 08

Να κάνετε συχνή αποθήκευση

Η σημασία της σωτηρίας της εργασίας σας συχνά δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί - ή να δηλώνεται πολύ συχνά.

Φυσικά, αν χρησιμοποιείτε ένα υπολογιστικό φύλλο με βάση τον ιστό - όπως το Google Spreadsheets ή το Excel Online - η αποθήκευση δεν αποτελεί πρόβλημα, καθώς κανένα από τα προγράμματα δεν έχει δυνατότητα αποθήκευσης, αλλά λειτουργεί με μια λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης.

Για υπολογιστικά προγράμματα, όμως, μετά από δύο ή τρεις αλλαγές - είτε πρόκειται για την προσθήκη δεδομένων, για μια αλλαγή μορφοποίησης είτε για την εισαγωγή ενός τύπου, αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας.

Αν αυτό φαίνεται υπερβολικό, εξοικονομήστε τουλάχιστον κάθε δύο ή τρία λεπτά.

Παρόλο που η σταθερότητα των υπολογιστών και του λογισμικού έχει βελτιωθεί δραστικά τα τελευταία χρόνια, το λογισμικό εξακολουθεί να συντρίβει, εξακολουθούν να συμβαίνουν αποτυχίες τροφοδοσίας και μερικές φορές μερικοί άνθρωποι ταξιδεύουν πάνω στο καλώδιο ρεύματος και το βγάζουν από την πρίζα.

Και όταν συμβεί αυτό, η απώλεια οποιουδήποτε όγκου δεδομένων - μεγάλου ή μικρού - αυξάνει μόνο το φόρτο εργασίας σας καθώς προσπαθείτε να ανακατασκευάσετε αυτό που έχετε κάνει ήδη.

Το Excel διαθέτει λειτουργία αυτόματης αποθήκευσης , η οποία συνήθως λειτουργεί πολύ καλά, αλλά δεν πρέπει να βασίζεται. Έχετε τη συνήθεια να εξασφαλίζετε τα δικά σας δεδομένα με συχνές αποταμιεύσεις.

Συντόμευση για αποθήκευση

Η αποθήκευση δεν χρειάζεται να είναι ένα βαρύ καθήκον να μετακινήσετε το ποντίκι στην κορδέλα και να κάνετε κλικ στα εικονίδια, να έχετε τη συνήθεια της αποθήκευσης χρησιμοποιώντας τον συνδυασμό συντομεύσεων πληκτρολογίου :

Ctrl + S

Κάντε Αποθήκευση σε δύο μέρη

Μια άλλη πτυχή της αποθήκευσης που δεν μπορεί να υπερεκτιμηθεί είναι η σημασία της αποθήκευσης των δεδομένων σας σε δύο διαφορετικές τοποθεσίες.

Η δεύτερη θέση είναι, ασφαλώς, ένα αντίγραφο ασφαλείας, και έχει πει πολλές φορές, "Τα αντίγραφα ασφαλείας είναι σαν ασφάλεια: έχετε ένα και πιθανότατα δεν θα το χρειαστείτε, δεν έχετε και ίσως θα το κάνετε".

Το καλύτερο αντίγραφο ασφαλείας είναι αυτό που βρίσκεται σε διαφορετική φυσική θέση από το πρωτότυπο. Σε τελική ανάλυση, ποιο είναι το σημείο να έχουμε δύο αντίγραφα ενός αρχείου εάν αυτοί

• είναι στον ίδιο σκληρό δίσκο που αποτυγχάνει;
• στον ίδιο υπολογιστή, που κλαπεί;
• στο ίδιο κτίριο που καίει στο έδαφος;

Διαδικτυακά αντίγραφα ασφαλείας

Και πάλι, η δημιουργία αντιγράφων ασφαλείας δεν χρειάζεται να είναι δαπανηρή ή χρονοβόρα εργασία.

Εάν η ασφάλεια δεν είναι ένα ζήτημα - το φύλλο εργασίας είναι μια λίστα με τα DVD σας - στέλνοντας με το ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο ένα αντίγραφο χρησιμοποιώντας το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, έτσι ώστε ένα αντίγραφο να παραμένει στον διακομιστή είναι πιθανόν επαρκές.

Εάν η ασφάλεια είναι ένα ζήτημα, η διαδικτυακή αποθήκευση εξακολουθεί να είναι μια επιλογή - αν και με μια εταιρεία που ειδικεύεται σε τέτοιου είδους πράγματα και χρεώνει τέλη για κάτι τέτοιο.

Στην περίπτωση ηλεκτρονικών υπολογιστικών φύλλων, κατά πάσα πιθανότητα, οι ιδιοκτήτες του προγράμματος δημιουργούν αντίγραφα ασφαλείας των διακομιστών τους - και αυτό περιλαμβάνει όλα τα δεδομένα χρήστη. Αλλά για να είστε ασφαλείς, κατεβάστε ένα αντίγραφο του αρχείου στον δικό σας υπολογιστή.

04 του 08

Μη χρησιμοποιείτε αριθμούς ως επικεφαλίδες στήλης και μην συμπεριλαμβάνετε μονάδες με τα δεδομένα

Χρησιμοποιήστε τις επικεφαλίδες στην κορυφή των στηλών και στην αρχή των γραμμών για να προσδιορίσετε τα δεδομένα σας, καθώς κάνουν πιο εύκολες τις εργασίες διαλογής, αλλά δεν χρησιμοποιούν αριθμούς όπως το 2012, το 2013 και ούτω καθεξής για να το κάνουν.

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, οι επικεφαλίδες της στήλης και της σειράς που είναι απλώς αριθμοί μπορεί να συμπεριλαμβάνονται αθέλητα στους υπολογισμούς. Εάν οι τύποι σας περιέχουν λειτουργίες όπως:

• AutoSum ,
• AutoMax ,
• AutoAverage .

που επιλέγει αυτόματα το εύρος δεδομένων για το όρισμα της λειτουργίας.

Συνήθως, τέτοιες λειτουργίες πρώτα αναζητούν στήλες αριθμών πάνω από εκεί όπου βρίσκονται και στη συνέχεια αριστερά για μια σειρά αριθμών και οποιεσδήποτε επικεφαλίδες που είναι μόνο αριθμοί θα συμπεριληφθούν στο επιλεγμένο εύρος.

Οι αριθμοί που χρησιμοποιούνται ως επικεφαλίδες γραμμών μπορούν επίσης να θεωρηθούν ως μια άλλη σειρά δεδομένων αν επιλεγούν ως μέρος ενός εύρους για ένα γράφημα και όχι ως ετικέτες αξόνων.

Να μορφοποιήσετε τους αριθμούς στις κεφαλίδες κελιών ως κείμενο ή να δημιουργήσετε ετικέτες κειμένου, προτού υποβάλετε κάθε αριθμό με απόστροφο (') - όπως το 2012 και το 2013. Το απόστροφο δεν εμφανίζεται στο κελί, αλλά αλλάζει τον αριθμό σε δεδομένα κειμένου.

Διατηρήστε μονάδες στις επικεφαλίδες

Μην: εισάγετε νόμισμα, θερμοκρασία, απόσταση ή άλλες μονάδες σε κάθε κελί με τα δεδομένα αριθμών.

Εάν το κάνετε, υπάρχει μια καλή πιθανότητα ότι το Excel ή το Google Spreadsheets θα προβάλλει όλα τα δεδομένα σας ως κείμενο.

Αντ 'αυτού, τοποθετήστε μονάδες στις επικεφαλίδες στο πάνω μέρος της στήλης, οι οποίες, όπως συμβαίνει, θα εξασφαλίσουν ότι αυτές οι επικεφαλίδες θα είναι τουλάχιστον κείμενο και δεν θα δημιουργήσουν το πρόβλημα που συζητήθηκε παραπάνω.

Κείμενο προς τα αριστερά, αριθμοί προς τα δεξιά

Ένας γρήγορος τρόπος για να διαπιστώσετε αν έχετε δεδομένα κειμένου ή αριθμού είναι να ελέγξετε την ευθυγράμμιση των δεδομένων σε ένα κελί. Από προεπιλογή, τα δεδομένα κειμένου ευθυγραμμίζονται προς τα αριστερά στο Excel και τα υπολογιστικά φύλλα Google και τα αριθμητικά δεδομένα ευθυγραμμίζονται προς τα δεξιά σε ένα κελί.

Παρόλο που αυτή η προεπιλεγμένη ευθυγράμμιση μπορεί εύκολα να αλλάξει, η μορφοποίηση δεν εφαρμόζεται κανονικά παρά μόνο αφού έχουν εισαχθεί όλα τα δεδομένα και οι τύποι, έτσι ώστε η προεπιλεγμένη ευθυγράμμιση μπορεί να σας δώσει μια ένδειξη νωρίς ότι κάτι είναι αδιάφορο στο φύλλο εργασίας.

Σύμβολα ποσοστών και νομισμάτων

Η καλύτερη πρακτική για την εισαγωγή όλων των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας είναι να εισάγετε μόνο τον απλό αριθμό και στη συνέχεια να μορφοποιήσετε το κελί για να εμφανίσετε σωστά τον αριθμό - και αυτό περιλαμβάνει ποσοστά και ποσά νομισμάτων.

Ωστόσο, το Excel και το Google Spreadsheets δέχονται τοις εκατό σύμβολα που πληκτρολογούνται σε ένα κελί μαζί με τον αριθμό και τα δύο αναγνωρίζουν επίσης σύμβολα κοινού νομίσματος, όπως το σύμβολο του δολαρίου ($) ή το σύμβολο της βρετανικής λίρας (£) καθώς και τα αριθμητικά δεδομένα, αλλά άλλα σύμβολα νομισμάτων, όπως η νοτιοαφρικανική Rand (R), πιθανόν να ερμηνευθούν ως κείμενο.

Για να αποφύγετε πιθανά προβλήματα, ακολουθήστε την προαναφερόμενη βέλτιστη πρακτική και εισαγάγετε το ποσό και στη συνέχεια διαμορφώστε το κελί για το νόμισμα αντί να πληκτρολογήσετε το σύμβολο νομίσματος.

05 του 08

Χρησιμοποιήστε τις αναφορές κυττάρων και τις ονομαστικές περιοχές σε τύπους

Τόσο οι αναφορές κυττάρων όσο και οι ονομαστικές σειρές μπορούν και πρέπει να χρησιμοποιούνται σε τύπους για να γίνουν ταχύτεροι και ευκολότεροι να διατηρούνται οι τύποι και κατ 'επέκταση ολόκληρο το φύλλο εργασίας, χωρίς σφάλματα και ενημερωμένα.

• Οι αναφορές κυττάρων είναι ένας συνδυασμός του γράμματος της στήλης και του αριθμού σειράς ενός κελιού - όπως τα A1, B23 και W987 - και χρησιμοποιούνται για τον προσδιορισμό της θέσης των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας.
• Μια ονομαστική περιοχή ή ορισμένο όνομα είναι παρόμοια με μια αναφορά κυψέλης, επειδή χρησιμοποιείται για την αναγνώριση ενός κελιού ή μιας περιοχής κελιών σε ένα φύλλο εργασίας.

Αναφορά δεδομένων σε τύπους

Οι τύποι χρησιμοποιούνται στο Excel για να πραγματοποιήσουν υπολογισμούς - όπως προσθήκη ή αφαίρεση.

Εάν οι πραγματικοί αριθμοί περιλαμβάνονται στους τύπους - όπως:

= 5 + 3

Κάθε φορά που αλλάζουν τα δεδομένα - δηλ. Στα 7 και 6, ο τύπος πρέπει να επεξεργαστεί και οι αριθμοί να αλλάξουν έτσι ώστε ο τύπος να γίνει:

= 7 + 6

Αν, αντίθετα, τα δεδομένα εισάγονται σε κελιά στο φύλλο εργασίας, οι αναφορές κυττάρων - ή τα ονόματα εύρους - μπορούν να χρησιμοποιηθούν στον τύπο και όχι στους αριθμούς.

Αν ο αριθμός 5 εισαχθεί στις κυψέλες Α 1 και 3 στο κελί Α2, ο τύπος γίνεται:

= Α1 + Α2

Για να ενημερώσετε τα δεδομένα, αλλάξτε τα περιεχόμενα των κελιών A1 και A2, αλλά ο τύπος παραμένει ο ίδιος - το Excel ενημερώνει αυτόματα τα αποτελέσματα φόρμουλας.

Η εξοικονόμηση χρόνου και προσπάθειας αυξάνεται εάν το φύλλο εργασίας περιέχει πιο πολύπλοκες φόρμουλες και εάν πολλαπλοί τύποι αναφέρουν τα ίδια δεδομένα δεδομένου ότι τα δεδομένα πρέπει να αλλάζονται μόνο σε μια θέση και όλοι οι τύποι που αναφέρονται θα ενημερωθούν.

Η χρήση αναφορών κυττάρων ή ονομάτων εύρους καθιστά το φύλλο εργασίας σας ασφαλέστερο, καθώς σας επιτρέπει να προστατεύετε τους τύπους από τυχαίες αλλαγές ενώ αφήνετε τα δεδομένα που μεταβάλλονται εύκολα.

Υποδεικνύοντας τα δεδομένα

Μια άλλη λειτουργία του Excel και του Google Spreadsheets είναι ότι σας επιτρέπουν να εισάγετε αναφορές κυττάρων ή ονόματα εύρους σε τύπους χρησιμοποιώντας την τοποθέτηση - η οποία περιλαμβάνει κλικ σε ένα κελί για να εισαγάγετε την αναφορά στον τύπο.

Η υπογράμμιση μειώνει την πιθανότητα σφαλμάτων που προκαλούνται από την πληκτρολόγηση μιας λανθασμένης αναφοράς κυψέλης ή την ορθογραφική ορθογραφία ενός ονόματος εμβέλειας.

Χρησιμοποιήστε ονομαστικές περιοχές για να επιλέξετε δεδομένα

Το να δώσετε ένα όνομα σε μια περιοχή σχετικών δεδομένων μπορεί να κάνει πολύ πιο εύκολη την επιλογή των δεδομένων κατά τη διεξαγωγή εργασιών διαλογής ή φιλτραρίσματος.

Εάν αλλάξει το μέγεθος μιας περιοχής δεδομένων, το εύρος ενός ονόματος μπορεί εύκολα να επεξεργαστεί με τη χρήση του Διαχειριστή ονομάτων .

06 του 08

Μην αφήνετε τα κελιά που περιέχουν τύπους χωρίς προστασία

Αφού ξοδέψαμε τόσο πολύ χρόνο για να πάρουμε τους τύπους τους σωστά και χρησιμοποιώντας τις σωστές αναφορές κυττάρων, πολλοί άνθρωποι κάνουν το λάθος να αφήνουν αυτούς τους τύπους ευάλωτους σε τυχαίες ή σκόπιμες αλλαγές.

Τοποθετώντας τα δεδομένα σε κελιά στο φύλλο εργασίας και στη συνέχεια αναφορά αυτών των δεδομένων στους τύπους, επιτρέπεται να κλειδώνονται τα κελιά που περιέχουν τους τύπους και, εάν είναι απαραίτητο, να προστατεύονται με κωδικό πρόσβασης για να τα διατηρούν ασφαλή.

Ταυτόχρονα, τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα μπορούν να αφεθούν ξεκλειδωμένα, ώστε να μπορούν εύκολα να εισαχθούν αλλαγές, προκειμένου να διατηρηθεί το ηλεκτρονικό φύλλο ενημερωμένο.

Η προστασία ενός φύλλου εργασίας ή βιβλίου εργασίας είναι μια διαδικασία δύο βημάτων:

1. Βεβαιωθείτε ότι τα σωστά κελιά είναι κλειδωμένα
2. Εφαρμόστε την επιλογή φύλλου προστασίας - και, εάν θέλετε, προσθέστε έναν κωδικό πρόσβασης

07 του 08

Ταξινόμηση των δεδομένων σας

Ταξινόμηση των δεδομένων σας αφού ολοκληρώσετε την εισαγωγή τους.

Η εργασία με μικρές ποσότητες μη διαλεγμένων δεδομένων στο Excel ή στο Google Spreadsheets δεν είναι συνήθως πρόβλημα, αλλά καθώς αυξάνεται ο αριθμός των δεδομένων, το κάνει η δυσκολία να συνεργαστεί αποτελεσματικά με αυτό.

Τα ταξινομημένα δεδομένα είναι ευκολότερα κατανοητά και η ανάλυση και ορισμένες λειτουργίες και εργαλεία, όπως τα VLOOKUP και SUBTOTAL, απαιτούν ταξινομημένα δεδομένα για να επιστρέψουν τα σωστά αποτελέσματα.

Επίσης, η ταξινόμηση των δεδομένων σας με διαφορετικούς τρόπους μπορεί να διευκολύνει την επισήμανση τάσεων που δεν είναι προφανείς κατά την πρώτη φορά.

Επιλογή δεδομένων προς ταξινόμηση

Προτού ταξινομηθούν τα δεδομένα, το Excel πρέπει να γνωρίζει το ακριβές εύρος που πρόκειται να ταξινομηθεί και συνήθως το Excel είναι πολύ καλό στην επιλογή των περιοχών των σχετικών δεδομένων - εφόσον έχει εισαχθεί,

1. δεν υπήρχαν κενές σειρές ή στήλες σε μια περιοχή σχετικών δεδομένων.
2. και κενές σειρές και στήλες αφέθηκαν μεταξύ των περιοχών των σχετικών δεδομένων.

Το Excel θα καθορίσει ακόμη με ακρίβεια αν η περιοχή δεδομένων έχει ονόματα πεδίων και αποκλείει αυτή τη σειρά από τις εγγραφές που θα ταξινομηθούν.

Ωστόσο, επιτρέποντας στο Excel να επιλέξει την περιοχή που θα ταξινομηθεί μπορεί να είναι επικίνδυνη - ειδικά με μεγάλα ποσά δεδομένων που είναι δύσκολο να ελεγχθούν.

Χρήση ονομάτων για επιλογή δεδομένων

Για να βεβαιωθείτε ότι έχουν επιλεγεί τα σωστά δεδομένα, επισημάνετε το εύρος πριν από την έναρξη της ταξινόμησης.

Αν το ίδιο εύρος πρόκειται να ταξινομηθεί επανειλημμένα, η καλύτερη προσέγγιση είναι να του δώσετε aName.

Εάν οριστεί όνομα για το εύρος που πρόκειται να ταξινομηθεί, πληκτρολογήστε το όνομα στο πλαίσιο ονόματος ή επιλέξτε το από τη σχετική αναπτυσσόμενη λίστα και το Excel θα επισημάνει αυτόματα το σωστό εύρος δεδομένων στο φύλλο εργασίας.

Κρυφές γραμμές και στήλες και ταξινόμηση

Οι κρυφές σειρές και οι στήλες των δεδομένων δεν μετακινούνται κατά τη διάρκεια της ταξινόμησης, επομένως πρέπει να αποσυρθούν πριν γίνει η ταξινόμηση.

Για παράδειγμα, εάν η γραμμή 7 είναι κρυφή και αποτελεί μέρος μιας σειράς δεδομένων που έχει ταξινομηθεί, θα παραμείνει ως γραμμή 7 αντί να μεταφερθεί στη σωστή θέση της ως αποτέλεσμα του είδους.

Το ίδιο ισχύει και για τις στήλες δεδομένων. Η ταξινόμηση ανά σειρές συνεπάγεται την αναδιάταξη των στηλών των δεδομένων, αλλά αν η Στήλη Β είναι κρυμμένη πριν από την ταξινόμηση, θα παραμείνει ως Στήλη Β και δεν θα γίνει αναδιάταξη με τις άλλες στήλες στο ταξινομημένο εύρος.

08 από 08

Όλοι οι αριθμοί πρέπει να αποθηκεύονται ως αριθμοί

Θέμα: Βεβαιωθείτε ότι όλοι οι αριθμοί αποθηκεύονται ως αριθμοί. Αν τα αποτελέσματα δεν είναι αυτά που περιμένατε, η στήλη μπορεί να περιέχει αριθμούς αποθηκευμένους ως κείμενο και όχι ως αριθμούς. Για παράδειγμα, οι αρνητικοί αριθμοί που εισάγονται από ορισμένα λογιστικά συστήματα ή ένας αριθμός που εισάγεται με ένα κύριο '(απόστροφο) αποθηκεύονται ως κείμενο.

Όταν ταυτίζετε γρήγορα τα δεδομένα με το πλήκτρο AZ ή ZA, τα πράγματα μπορεί να φτασουν κακώς. Αν υπάρχει κενή στήλη ή κενές στήλες εντός των δεδομένων, μέρος των δεδομένων μπορεί να ταξινομηθεί, ενώ άλλα δεδομένα αγνοούνται. Φανταστείτε το χάος που θα έχετε, αν τα ονόματα και ο αριθμός τηλεφώνου δεν ταιριάζουν πλέον ή εάν οι παραγγελίες πηγαίνουν σε λάθος πελάτες!

Ο ευκολότερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το σωστό εύρος δεδομένων πριν από τη διαλογή είναι να του δοθεί ένα όνομα.

Η δεύτερη παραδοχή επηρεάζει ακριβώς το είδος του Excel. Αν έχετε επιλέξει ένα μόνο κελί, το Excel επεκτείνει την επιλογή για να επιλέξει ένα εύρος (όπως και το πάτημα του πλήκτρου Ctrl + Shift + 8) που οριοθετείται από μία ή περισσότερες κενές στήλες και σειρές. Στη συνέχεια εξετάζει την πρώτη σειρά στο επιλεγμένο εύρος για να προσδιορίσει αν περιέχει ή όχι πληροφορίες κεφαλίδας.

Αυτό είναι όπου η ταξινόμηση με τα εργαλεία της γραμμής εργαλείων μπορεί να γίνει δύσκολη - η κεφαλίδα σας (αν υποθέσετε ότι έχετε ένα) πρέπει να πληροί κάποιες μάλλον αυστηρές οδηγίες, προκειμένου το Excel να το αναγνωρίσει ως επικεφαλίδα. Για παράδειγμα, εάν υπάρχουν κενά κελιά στη γραμμή κεφαλίδας, το Excel ενδέχεται να πιστεύει ότι δεν είναι κεφαλίδα. Ομοίως, εάν η γραμμή κεφαλίδας έχει την ίδια μορφή με τις άλλες σειρές του εύρους δεδομένων, τότε μπορεί να μην την αναγνωρίσει. Επίσης, αν ο πίνακας δεδομένων σας αποτελείται εξ ολοκλήρου από κείμενο και η σειρά κεφαλίδας σας δεν περιέχει τίποτα παρά κείμενο, το Excel θα - σχεδόν καθόλου όλη την ώρα - αποτύχει να αναγνωρίσει τη σειρά κεφαλίδας. (Η σειρά φαίνεται ακριβώς όπως μια άλλη σειρά δεδομένων στο Excel.)

Μόνο αφού επιλέξετε το εύρος και καθορίσετε αν υπάρχει μια σειρά κεφαλίδας, το Excel θα κάνει την πραγματική διαλογή. Πόσο ευχαριστημένοι είστε με τα αποτελέσματα εξαρτάται από το αν το Excel πήρε σωστά την επιλογή εύρους και τον προσδιορισμό της σειράς κεφαλίδας. Για παράδειγμα, εάν το Excel δεν πιστεύει ότι έχετε μια γραμμή κεφαλίδας και το κάνετε, τότε η κεφαλίδα σας ταξινομείται στο σώμα των δεδομένων. αυτό είναι γενικά ένα κακό πράγμα.

Για να βεβαιωθείτε ότι το εύρος δεδομένων σας αναγνωρίζεται σωστά, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + Shift + 8 για να δείτε τι επιλέγει το Excel. αυτό είναι που θα ταξινομηθεί. Εάν δεν ταιριάζει με τις προσδοκίες σας, τότε πρέπει να τροποποιήσετε τον χαρακτήρα των δεδομένων στον πίνακα σας ή πρέπει να επιλέξετε το εύρος δεδομένων πριν χρησιμοποιήσετε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.

Για να βεβαιωθείτε ότι η επικεφαλίδα σας αναγνωρίζεται σωστά, χρησιμοποιήστε τη συντόμευση Ctrl + Shift + 8 για να επιλέξετε το εύρος δεδομένων και, στη συνέχεια, αναζητήστε την πρώτη σειρά. Εάν η κεφαλίδα σας έχει κενά κελιά μεταξύ εκείνων που έχουν επιλεγεί στην πρώτη γραμμή ή την πρώτη σειρά έχει μορφοποιηθεί ακριβώς όπως η δεύτερη σειρά ή έχετε επιλέξει περισσότερες από μία γραμμές κεφαλίδας, τότε το Excel υποθέτει ότι δεν έχετε καθόλου γραμμή κεφαλίδας καθόλου. Για να διορθώσετε αυτό, πραγματοποιήστε αλλαγές στη γραμμή κεφαλίδας για να βεβαιωθείτε ότι έχει αναγνωριστεί σωστά από το Excel.

Τέλος, όλα τα στοιχήματα θα μπορούσαν να απενεργοποιηθούν εάν ο πίνακας δεδομένων σας χρησιμοποιεί κεφαλίδες πολλαπλών γραμμών. Το Excel δυσκολεύεται να τα αναγνωρίσει. Συνθέσατε το πρόβλημα όταν περιμένετε να περιλαμβάνει κενές σειρές σε αυτήν την κεφαλίδα. αυτό δεν μπορεί να το κάνει αυτόματα. Μπορείτε, ωστόσο, απλά να επιλέξετε όλες τις σειρές που θέλετε να ταξινομήσετε πριν κάνετε το είδος. Με άλλα λόγια, να είστε συγκεκριμένοι σε αυτό που θέλετε να ταξινομήσει το Excel. μην αφήσετε το Excel να κάνει τις υποθέσεις για εσάς.
Ημερομηνίες και ώρες αποθηκευμένες ως κείμενο

Αν τα αποτελέσματα της ταξινόμησης κατά ημερομηνία δεν εμφανιστούν όπως αναμενόταν, τα δεδομένα στη στήλη που περιέχει το κλειδί ταξινόμησης ενδέχεται να περιέχουν ημερομηνίες ή ώρες που αποθηκεύονται ως δεδομένα κειμένου και όχι ως αριθμοί (οι ημερομηνίες και οι χρόνοι είναι απλά μορφοποιημένα αριθμητικά δεδομένα).

Στην παραπάνω εικόνα, το ρεκόρ για τον Α. Peterson κατέληξε στο τέλος της λίστας, όταν, με βάση την ημερομηνία δανεισμού - 5 Νοεμβρίου 2014 - το ρεκόρ έπρεπε να τοποθετηθεί πάνω από το ρεκόρ για τον A. Wilson, ο οποίος επίσης έχει ημερομηνία δανεισμού 5 Νοεμβρίου.

Ο λόγος για τα απροσδόκητα αποτελέσματα είναι ότι η ημερομηνία δανεισμού του A. Peterson έχει αποθηκευτεί ως κείμενο και όχι ως αριθμός
Μικτά δεδομένα και γρήγορες ταξινομήσεις.

Όταν χρησιμοποιείτε τη μέθοδο ταχείας ταξινόμησης εγγραφών που περιέχουν δεδομένα κειμένου και αριθμών αναμειγνύονται μεταξύ τους, το Excel ταξινομεί τα στοιχεία του αριθμού και του κειμένου ξεχωριστά - τοποθετώντας τις εγγραφές με δεδομένα κειμένου στο κάτω μέρος της ταξινομημένης λίστας.

Το Excel μπορεί επίσης να περιλαμβάνει τις επικεφαλίδες στηλών στα αποτελέσματα ταξινόμησης - ερμηνεύοντας τα ως μια άλλη σειρά δεδομένων κειμένου παρά ως τα ονόματα πεδίων για τον πίνακα δεδομένων.
Ταξινόμηση προειδοποίησης - Ταξινόμηση πλαισίου διαλόγου

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, εάν χρησιμοποιείται το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση, ακόμη και για ταξινομήσεις σε μια στήλη, το Excel εμφανίζει ένα μήνυμα που σας προειδοποιεί ότι αντιμετώπισε δεδομένα αποθηκευμένα ως κείμενο και σας δίνει την επιλογή να:

Ταξινόμηση οτιδήποτε μοιάζει με αριθμό ως αριθμό
Ταξινόμηση αριθμών και αριθμών αποθηκευμένων ξεχωριστά ως κείμενο

Εάν επιλέξετε την πρώτη επιλογή, το Excel θα προσπαθήσει να τοποθετήσει τα δεδομένα κειμένου στη σωστή θέση των αποτελεσμάτων ταξινόμησης.

Επιλέξτε τη δεύτερη επιλογή και το Excel θα τοποθετήσει τα αρχεία που περιέχουν δεδομένα κειμένου στο κάτω μέρος των αποτελεσμάτων ταξινόμησης - όπως συμβαίνει και με τα γρήγορα είδη.