Πώς να κλειδώσετε κελιά και να προστατεύσετε τα φύλλα εργασίας στο Excel

Για να αποτρέψετε τυχαίες ή σκόπιμες αλλαγές σε ορισμένα στοιχεία ενός φύλλου εργασίας ή βιβλίου εργασίας , το Excel διαθέτει εργαλεία για την προστασία ορισμένων στοιχείων φύλλου εργασίας που μπορούν να χρησιμοποιηθούν με ή χωρίς κωδικό πρόσβασης.

Η προστασία των δεδομένων από μια αλλαγή στο φύλλο εργασίας του Excel είναι μια διαδικασία δύο σταδίων.

1. Κλείδωμα / ξεκλείδωμα συγκεκριμένων κελιών ή αντικειμένων, όπως γραφήματα ή γραφικά, σε ένα φύλλο εργασίας.
2. Εφαρμόζοντας την επιλογή Προστατευτικό φύλλο - μέχρι να ολοκληρωθεί το βήμα 2, όλα τα στοιχεία του φύλλου εργασίας και τα δεδομένα είναι ευάλωτα σε αλλαγές.

Σημείωση : Τα στοιχεία φύλλου εργασίας δεν πρέπει να συγχέονται με την ασφάλεια των κωδικών πρόσβασης σε επίπεδο βιβλίου εργασίας, η οποία προσφέρει υψηλότερο επίπεδο ασφάλειας και μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να εμποδίσει τους χρήστες να ανοίξουν ένα αρχείο εντελώς.

Βήμα 1: Κλείδωμα / ξεκλείδωμα κελιών στο Excel

Από προεπιλογή, όλα τα κελιά ενός φύλλου εργασίας του Excel είναι κλειδωμένα. Αυτό καθιστά πολύ εύκολη την προστασία όλων των δεδομένων και τη μορφοποίηση σε ένα φύλλο εργασίας απλά εφαρμόζοντας την επιλογή φύλλου προστασίας.

Για την προστασία των δεδομένων σε όλα τα φύλλα σε ένα βιβλίο εργασίας, η επιλογή φύλλου προστασίας πρέπει να εφαρμοστεί σε κάθε φύλλο ξεχωριστά.

Το ξεκλείδωμα συγκεκριμένων κυττάρων επιτρέπει την πραγματοποίηση αλλαγών σε αυτά τα κύτταρα μετά την εφαρμογή της επιλογής προστατευτικού φύλλου / βιβλίου εργασίας.

Τα κελιά μπορούν να ξεκλειδωθούν χρησιμοποιώντας την επιλογή Κλείδωμα κελιού. Αυτή η επιλογή λειτουργεί σαν ένας διακόπτης εναλλαγής - έχει μόνο δύο καταστάσεις ή θέσεις - ON ή OFF. Αφού όλα τα κελιά αρχικά κλειδώνονται στο φύλλο εργασίας, κάνοντας κλικ στην επιλογή ξεκλειδώνουν όλα τα επιλεγμένα κελιά.

Ορισμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας ενδέχεται να αφεθούν ξεκλειδωμένα, ώστε να μπορούν να προστεθούν νέα δεδομένα ή να τροποποιηθούν τα υπάρχοντα δεδομένα.

Τα κελιά που περιέχουν τύπους ή άλλα σημαντικά δεδομένα παραμένουν κλειδωμένα έτσι ώστε μόλις εφαρμοστεί η επιλογή φύλλου προστασίας / βιβλίου εργασίας, αυτά τα κελιά δεν μπορούν να αλλάξουν.

Παράδειγμα: Ξεκλείδωμα κελιών στο Excel

Στην παραπάνω εικόνα, έχει εφαρμοστεί προστασία στα κύτταρα. Τα παρακάτω βήματα σχετίζονται με το παράδειγμα φύλλου εργασίας στην παραπάνω εικόνα.

Σε αυτό το παράδειγμα:

• Τα κελιά I6 έως J10 έχουν ξεκλειδωθεί για να επιτρέπουν την προσθήκη ή την επεξεργασία δεδομένων ανάλογα με τις ανάγκες.
• Τα κελιά I10 και J10, τα οποία περιέχουν τύπους για τον υπολογισμό των συνολικών εσόδων, έχουν παραμείνει κλειδωμένα.
• Η επιλογή φύλλου προστασίας έχει ενεργοποιηθεί για αυτό το φύλλο εργασίας.

Βήματα για το κλείδωμα / ξεκλείδωμα κελιών:

1. Επισημάνετε τα κελιά I6 έως J10 για να τα επιλέξετε.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Επιλέξτε την επιλογή Μορφή στη κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Κλείδωμα κελιού στο κάτω μέρος της λίστας.
5. Τα επισημασμένα κελιά I6 έως J10 είναι τώρα ξεκλειδωμένα.

Ξεκλείδωμα γραφημάτων, γραμματοκιβωτίων και γραφικών

Από προεπιλογή, όλα τα διαγράμματα, τα πλαίσια κειμένου και τα αντικείμενα γραφικών - όπως εικόνες, clip art, σχήματα και Smart Art - που υπάρχουν σε ένα φύλλο εργασίας είναι κλειδωμένα και επομένως προστατεύονται όταν εφαρμόζεται η επιλογή Protect Shee t.

Για να αφήσετε αυτά τα αντικείμενα ξεκλείδωτα έτσι ώστε να μπορούν να αλλάξουν όταν προστατεύεται το φύλλο:

1. Επιλέξτε το αντικείμενο που θα ξεκλειδωθεί. προσθέτοντας την καρτέλα Μορφή στην κορδέλα.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Μορφή .
3. Στην ομάδα Μέγεθος στην δεξιά πλευρά της κορδέλας, κάντε κλικ στο κουμπί εκκίνησης του κουμπιού διαλόγου (μικρό προς τα κάτω βέλος) δίπλα στη λέξη Μέγεθος για να ανοίξετε το παράθυρο εργασιών μορφοποίησης (παράθυρο διαλόγου "Εικόνα εικόνας" στο Excel 2010 και 2007)
4. Στην ενότητα Ιδιότητες του παραθύρου εργασιών, καταργήστε το πλαίσιο ελέγχου από το πλαίσιο ελέγχου Κλειδωμένο και, εάν είναι ενεργό, από το πλαίσιο ελέγχου Κλείδωμα κειμένου.

Βήμα 2: Εφαρμογή της επιλογής Προστατευτικό φύλλο στο Excel

Το δεύτερο βήμα της διαδικασίας - η προστασία ολόκληρου του φύλλου εργασίας - εφαρμόζεται χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Προστασία φύλλου.

Το παράθυρο διαλόγου περιέχει μια σειρά επιλογών που καθορίζουν ποια στοιχεία ενός φύλλου εργασίας μπορούν να αλλάξουν. Αυτά τα στοιχεία περιλαμβάνουν:

• Προσθέτοντας έναν κωδικό πρόσβασης για να αποτρέψετε την απενεργοποίηση της προστασίας του φύλλου εργασίας.
• Επιλογή κλειδωμένων και ξεκλειδωμένων κελιών.
• Επεξεργασία, μετακίνηση ή διαγραφή δεδομένων.
• Προσθήκη / διαγραφή σειρών και στηλών .
• Απόκρυψη ή αφαίρεση στήλης και σειρών.
• Αλλαγή μορφοποίησης αριθμών - σύμβολα νομισμάτων, ποσοστιαίες ενδείξεις, αριθμός δεκαδικών ψηφίων κλπ.
• Αλλαγή μορφοποίησης κελιών - προσθήκη / αφαίρεση συνόρων , αλλαγών χρώματος κελιού ή γραμματοσειράς, περιτύλιξης κειμένου κ.λπ.

Σημείωση : Η προσθήκη κωδικού πρόσβασης δεν εμποδίζει τους χρήστες να ανοίγουν το φύλλο εργασίας και να προβάλλουν τα περιεχόμενα.

Εάν οι δύο επιλογές που επιτρέπουν σε έναν χρήστη να επισημάνει κλειδωμένα και ξεκλειδωμένα κελιά είναι απενεργοποιημένα, οι χρήστες δεν θα μπορούν να κάνουν αλλαγές σε φύλλο εργασίας - ακόμα κι αν περιέχουν ξεκλείδωτα κελιά.

Οι υπόλοιπες επιλογές, όπως η μορφοποίηση κυψελών και η ταξινόμηση δεδομένων, δεν λειτουργούν όλες. Για παράδειγμα, εάν η επιλογή κελιών μορφοποίησης είναι απενεργοποιημένη όταν προστατεύεται ένα φύλλο, μπορούν να μορφοποιηθούν όλα τα κελιά.

Η επιλογή ταξινόμησης, από την άλλη πλευρά, επιτρέπει μόνο σε εκείνα τα κελιά που έχουν ξεκλειδωθεί προτού το φύλλο προστατευθεί για να διαχωριστεί.

Παράδειγμα: Εφαρμογή της επιλογής Προστατευτικό φύλλο

1. Ξεκλειδώστε ή κλειδώστε τα επιθυμητά κελιά στο τρέχον φύλλο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Επιλέξτε την επιλογή Μορφή στη κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προστασία φύλλου στο κάτω μέρος της λίστας για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Προστασία φύλλου.
5. Επιλέξτε ή καταργήστε την επιλογή των επιλογών που θέλετε.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να προστατέψετε το φύλλο εργασίας.

Απενεργοποίηση Προστασίας φύλλου εργασίας

Για να αποπροστατεύσετε ένα φύλλο εργασίας, ώστε να μπορούν να επεξεργαστούν όλα τα κελιά:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
2. Επιλέξτε την επιλογή Μορφή στη κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποκλεισμός φύλλων στο κάτω μέρος της λίστας για να αποπροστατεύσετε το φύλλο.

Σημείωση : Η αποπροστασία ενός φύλλου εργασίας δεν έχει καμία επίδραση στην κατάσταση κλειδωμένων ή ξεκλειδωμένων κελιών.