Αποθήκευση στο Excel χρησιμοποιώντας πλήκτρα συντόμευσης

Εξοικονομήστε νωρίς, αποθηκεύστε συχνά!

Έχετε κάνει πολλή δουλειά στο υπολογιστικό φύλλο του Excel. μην το αφήνετε να γλιστρήσει γιατί έχετε ξεχάσει να το αποθηκεύσετε! Χρησιμοποιήστε αυτές τις συμβουλές για να διατηρήσετε την εργασία σας ασφαλή και αποθηκευμένη για την επόμενη φορά που χρειάζεστε αυτό το αρχείο.

Excel Αποθήκευση πλήκτρων συντόμευσης

Εκτός από την αποθήκευση των αρχείων βιβλίου εργασίας χρησιμοποιώντας την επιλογή Αποθήκευση που βρίσκεται κάτω από το μενού Αρχείο ή το εικονίδιο Αποθήκευση στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης, το Excel έχει την επιλογή να αποθηκεύει χρησιμοποιώντας πλήκτρα συντόμευσης στο πληκτρολόγιο.

Ο συνδυασμός πλήκτρων για αυτήν τη συντόμευση είναι:

Ctrl + S

• Αν το αρχείο έχει αποθηκευτεί στο παρελθόν, ο δείκτης του ποντικιού θα αλλάξει σε ένα εικονοστάσιο της ώρας, ενώ θα γίνει η αποθήκευση.
• Εάν το βιβλίο εργασίας αποθηκεύεται για πρώτη φορά, θα ανοίξει το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

Πρώτη αποθήκευση

Όταν αποθηκεύεται ένα αρχείο για πρώτη φορά, πρέπει να καθορίζονται δύο στοιχεία πληροφοριών στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως:

• Το όνομα του αρχείου (έως 255 χαρακτήρες συμπεριλαμβανομένων των κενών).
• Η τοποθεσία (φάκελος) όπου θα αποθηκευτεί το αρχείο.

Εξοικονομήστε συχνά

Δεδομένου ότι η χρήση των πλήκτρων συντομεύσεων Ctrl + S είναι ένας τόσο εύκολος τρόπος αποθήκευσης δεδομένων, είναι καλή ιδέα να αποθηκεύετε συχνά - τουλάχιστον κάθε πέντε λεπτά - για να αποφύγετε την απώλεια δεδομένων σε περίπτωση συντριβής υπολογιστή.

Καρφίτσωμα Αποθήκευση τοποθεσιών

Από το Excel 2013, ήταν δυνατή η επισήμανση των αποθηκευμένων τοποθεσιών που χρησιμοποιούνται συχνά κάτω από την επιλογή Αποθήκευση ως .

Με αυτόν τον τρόπο, η τοποθεσία είναι εύκολα προσβάσιμη στο επάνω μέρος της λίστας Πρόσφατοι φάκελοι. Δεν υπάρχει περιορισμός στον αριθμό των τοποθεσιών που μπορούν να καρφωθούν.

Για να αντιστοιχίσετε μια θέση αποθήκευσης:

1. Κάντε κλικ στο Αρχείο> Αποθήκευση ως.
2. Στο παράθυρο "Αποθήκευση ως", τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην επιθυμητή θέση κάτω από τους Πρόσφατους φακέλους.
3. Στην άκρα δεξιά της οθόνης, εμφανίζεται μια μικρή οριζόντια εικόνα ενός πείρου ώθησης για εκείνη την τοποθεσία.
4. Κάντε κλικ στην καρφίτσα για τη συγκεκριμένη τοποθεσία. Η εικόνα αλλάζει σε εκείνη μιας κάθετης εικόνας ενός πείρου ώθησης που υποδεικνύει ότι η θέση είναι πλέον καρφιτσωμένη στην κορυφή της λίστας Πρόσφατα Φάκελλα.
5. Για να αποσυνδέσετε μια θέση, κάντε ξανά κλικ στην εικόνα καθέτου πείρου για να την αλλάξετε πίσω σε μια οριζόντια καρφίτσα.

Αποθήκευση αρχείων Excel σε μορφή PDF

Ένα από τα χαρακτηριστικά που παρουσιάστηκαν για πρώτη φορά στο Excel 2010 ήταν η δυνατότητα μετατροπής ή αποθήκευσης αρχείων υπολογιστικών φύλλων Excel σε μορφή PDF.

Ένα αρχείο PDF (Portable Document Format) επιτρέπει σε άλλους να προβάλλουν έγγραφα χωρίς να χρειάζεται να εγκατασταθεί στον υπολογιστή τους το αρχικό πρόγραμμα - όπως το Excel -.

Αντ 'αυτού, οι χρήστες μπορούν να ανοίξουν το αρχείο με ένα δωρεάν πρόγραμμα ανάγνωσης PDF, όπως το Adobe Acrobat Reader.

Ένα αρχείο PDF σας επιτρέπει επίσης να επιτρέπετε σε άλλους να βλέπουν δεδομένα υπολογιστικών φύλλων χωρίς να τους δίνουν την ευκαιρία να το αλλάξουν.

Αποθήκευση του ενεργού φύλλου εργασίας σε μορφή PDF

Όταν αποθηκεύετε ένα αρχείο σε μορφή PDF, από προεπιλογή αποθηκεύεται μόνο το τρέχον ή το ενεργό φύλλο εργασίας - δηλαδή το φύλλο εργασίας στην οθόνη.

Τα βήματα για την αποθήκευση ενός φύλλου εργασίας του Excel σε μορφή PDF χρησιμοποιώντας την επιλογή Αποθήκευση ως τύπο αρχείου του Excel είναι:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο της κορδέλας για να δείτε τις διαθέσιμες επιλογές μενού.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.
3. Επιλέξτε μια θέση για την αποθήκευση του αρχείου στη γραμμή "Αποθήκευση σε" στην κορυφή του παραθύρου διαλόγου.
4. Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το αρχείο κάτω από τη γραμμή Όνομα αρχείου στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου.
5. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής " Αποθήκευση ως τύπος " στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
6. Μετακινηθείτε στη λίστα για να εντοπίσετε και κάντε κλικ στην επιλογή PDF (* .pdf) για να εμφανιστεί στη γραμμή " Αποθήκευση ως τύπος " του παραθύρου διαλόγου.
7. Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση για να αποθηκεύσετε το αρχείο σε μορφή PDF και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου.

Αποθήκευση πολλών σελίδων ή ενός ολόκληρου βιβλίου εργασίας σε μορφή PDF

Όπως αναφέρθηκε, η προεπιλεγμένη επιλογή Αποθήκευση ως αποθηκεύει μόνο το τρέχον φύλλο εργασίας σε μορφή PDF.

Υπάρχουν δύο τρόποι για να αλλάξετε την αποθήκευση πολλών φύλλων εργασίας ή ενός ολόκληρου βιβλίου εργασίας σε μορφή PDF:

1. Για να αποθηκεύσετε πολλές σελίδες σε ένα βιβλίο εργασίας, επισημάνετε αυτές τις καρτέλες φύλλου εργασίας πριν αποθηκεύσετε το αρχείο. Μόνο αυτά τα φύλλα θα αποθηκευτούν στο αρχείο PDF.
2. Για να αποθηκεύσετε ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας:
   • Επισημάνετε όλες τις καρτέλες φύλλων.
   • Ανοίξτε τις επιλογές στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.

Σημείωση : Το κουμπί Επιλογές εμφανίζεται μόνο αφού αλλάξει ο τύπος αρχείου σε PDF (* .pdf) στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως. Σας δίνει διάφορες επιλογές σχετικά με τις πληροφορίες και τα δεδομένα που αποθηκεύονται σε μορφή PDF.

1. Κάντε κλικ στην επιλογή PDF (* .pdf) για να εμφανιστεί το κουμπί Επιλογές στη γραμμή "Αποθήκευση ως τύπος" του παραθύρου διαλόγου.
2. Κάντε κλικ στο κουμπί για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές .
3. Επιλέξτε ολόκληρο βιβλίο εργασίας στην ενότητα "Δημοσίευση".
4. Κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση ως.