Πώς να ορίσετε μια ονομαστική περιοχή στο Excel

Δώστε περιγραφικά ονόματα σε συγκεκριμένα κελιά ή περιοχές κελιών

Μια ονομαστική περιοχή , όνομα εύρους ή καθορισμένο όνομα αναφέρονται όλα στο ίδιο αντικείμενο στο Excel. Είναι ένα περιγραφικό όνομα - όπως το Jan_Sales ή το June_Precip - το οποίο είναι προσαρτημένο σε ένα συγκεκριμένο κελί ή περιοχή κυψελών σε ένα φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας .

Οι ονομαστικές σειρές διευκολύνουν τη χρήση και τον προσδιορισμό των δεδομένων κατά τη δημιουργία γραφημάτων και σε τύπους όπως:

= SUM (Jan_Sales)

= Τρίτη του Ιουνίου + Precip + Ιούλιος + Προηγ

Επίσης, δεδομένου ότι μια ονομαστική περιοχή δεν αλλάζει όταν αντιγράφεται ένας τύπος σε άλλα κελιά , παρέχει μια εναλλακτική λύση στη χρήση απόλυτων αναφορών κυττάρων σε τύπους.

Ορισμός ενός ονόματος στο Excel

Τρεις διαφορετικές μέθοδοι για τον ορισμό ενός ονόματος στο Excel είναι:

• Χρήση του πλαισίου ονομάτων (παρακάτω σελίδα)
• Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα
• Χρήση του Διαχειριστή ονομάτων

Ορισμός ονόματος με το πλαίσιο ονόματος

Ένας τρόπος και ίσως ο ευκολότερος τρόπος ορισμού ονομάτων είναι η χρήση του πλαισίου ονομάτων που βρίσκεται πάνω από τη στήλη Α στο φύλλο εργασίας.

• Χρησιμοποιήστε αυτήν τη μέθοδο για να δημιουργήσετε μοναδικά ονόματα που αναγνωρίζονται από κάθε φύλλο σε ένα βιβλίο εργασίας.

Για να δημιουργήσετε ένα όνομα χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ονόματος όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα:

1. Επισημάνετε την επιθυμητή περιοχή κυττάρων στο φύλλο εργασίας.
2. Πληκτρολογήστε το όνομα που θέλετε για αυτό το εύρος στο πλαίσιο ονόματος, όπως το Jan_Sales.
3. Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο.
4. Το όνομα εμφανίζεται στο πλαίσιο Όνομα.

Σημείωση : Το όνομα εμφανίζεται επίσης στο πλαίσιο Όνομα όταν εμφανίζεται το ίδιο εύρος κελιών στο φύλλο εργασίας. Εμφανίζεται επίσης στη Διαχείριση ονομάτων.

Κανόνες ονομάτων και περιορισμοί

Οι κύριοι κανόνες σύνταξης που πρέπει να θυμάστε κατά τη δημιουργία ή την επεξεργασία ονομάτων για περιοχές είναι:

1. Ένα όνομα δεν μπορεί να περιέχει κενά.
2. Ο πρώτος χαρακτήρας ενός ονόματος πρέπει να είναι a
   • γράμμα
   • κατω παυλα (_)
   • αντίστροφη κάθετος (\)
3. οι υπόλοιποι χαρακτήρες μπορούν να είναι μόνο
   • γράμματα ή αριθμούς
   • έμμηνα
   • χαρακτήρες υπογράμμισης
4. Το μέγιστο μήκος ονόματος είναι 255 χαρακτήρες.
5. Τα κεφαλαία και πεζά γράμματα δεν διακρίνονται στο Excel, επομένως το Jan_Sales και το jan_sales θεωρούνται ως το ίδιο όνομα από το Excel.

Πρόσθετοι κανόνες ονομάτων είναι:

• Η αναφορά κυττάρου δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως ονόματα όπως το A25 ή το R1C4.
• Επιτρέπονται μόνο ονόματα χαρακτήρων εκτός από τα "C", "c", "R" ή "r" επειδή συνδέονται με αναφορές κυψελών και γραμμών όπως το R1C4.

01 από 02

Ορισμένα ονόματα και πεδίο εφαρμογής στο Excel

Όλα τα ονόματα έχουν ένα πεδίο που αναφέρεται στις τοποθεσίες όπου ένα συγκεκριμένο όνομα αναγνωρίζεται από το Excel.

Το πεδίο εφαρμογής ενός ονόματος μπορεί να είναι για:

• μεμονωμένα φύλλα εργασίας - που αναφέρονται ως πεδίο εφαρμογής του τοπικού φύλλου εργασίας
• ένα ολόκληρο βιβλίο εργασίας - παγκόσμιο πεδίο επιπέδου βιβλίου εργασίας

Ένα όνομα πρέπει να είναι μοναδικό στο πεδίο εφαρμογής του, αλλά το ίδιο όνομα μπορεί να χρησιμοποιηθεί σε διαφορετικά πεδία.

Σημείωση : Το προεπιλεγμένο πεδίο για νέα ονόματα είναι το επίπεδο του παγκόσμιου βιβλίου εργασίας. Μόλις καθοριστεί, το πεδίο ενός ονόματος δεν μπορεί εύκολα να αλλάξει. Για να αλλάξετε το εύρος ενός ονόματος, διαγράψτε το όνομα στο Όνομα διαχειριστή και επανακαθορίστε το με το σωστό πεδίο.

Τοπικό επίπεδο φύλλου εργασίας

Ένα όνομα με πεδίο επιπέδου φύλλου εργασίας ισχύει μόνο για το φύλλο εργασίας για το οποίο ορίστηκε. Εάν το όνομα Total_Sales έχει ένα πεδίο του φύλλου 1 ενός βιβλίου εργασίας, το Excel δεν θα αναγνωρίσει το όνομα στο φύλλο 2, το φύλλο 3 ή οποιοδήποτε άλλο φύλλο στο βιβλίο εργασίας.

Αυτό επιτρέπει τον ορισμό του ίδιου ονόματος για χρήση σε πολλά φύλλα εργασίας - όσο το πεδίο για κάθε όνομα περιορίζεται στο συγκεκριμένο φύλλο εργασίας του.

Χρησιμοποιώντας το ίδιο όνομα για διαφορετικά φύλλα μπορεί να γίνει για να εξασφαλιστεί η συνέχεια μεταξύ των φύλλων εργασίας και να εξασφαλιστεί ότι οι τύποι που χρησιμοποιούν το όνομα Total_Sales αναφέρονται πάντοτε στην ίδια περιοχή κελιών σε πολλά φύλλα εργασίας μέσα σε ένα ενιαίο βιβλίο εργασίας.

Για να διακρίνετε μεταξύ πανομοιότυπων ονομάτων με διαφορετικά πεδία σε τύπους, να προηγείται το όνομα με το όνομα του φύλλου εργασίας, όπως:

Sheet1! Total_Sales, Sheet2! Total_Sales

Σημείωση: Τα ονόματα που έχουν δημιουργηθεί χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ονομάτων θα έχουν πάντα ένα πεδίο συνολικού επιπέδου βιβλίου εργασίας, εκτός και αν τόσο το όνομα του φύλλου όσο και το όνομα της περιοχής εισαχθούν στο πλαίσιο ονόματος όταν οριστεί το όνομα.

Παράδειγμα:
Όνομα: Jan_Sales, Πεδίο εφαρμογής - παγκόσμιο επίπεδο βιβλίου εργασίας
Όνομα: Φύλλο1! Jan_Sales, Πεδίο εφαρμογής - επίπεδο τοπικού φύλλου εργασίας

Πεδίο εφαρμογής επιπέδου παγκόσμιου βιβλίου εργασίας

Ένα όνομα που ορίζεται με ένα πεδίο επιπέδου βιβλίου εργασίας αναγνωρίζεται για όλα τα φύλλα εργασίας αυτού του βιβλίου εργασίας. Επομένως, ένα όνομα επιπέδου βιβλίου εργασίας μπορεί να χρησιμοποιηθεί μόνο μία φορά μέσα σε ένα βιβλίο εργασίας, σε αντίθεση με τα ονόματα επιπέδου φύλλου που αναφέρθηκαν παραπάνω.

Ωστόσο, ένα όνομα χώρου επιπέδου επιπέδου εργασίας δεν αναγνωρίζεται από κανένα άλλο βιβλίο εργασίας, επομένως τα ονόματα παγκόσμιου επιπέδου μπορούν να επαναληφθούν σε διαφορετικά αρχεία του Excel. Για παράδειγμα, αν το όνομα Jan_Sales έχει παγκόσμιο πεδίο εφαρμογής, το ίδιο όνομα θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε διαφορετικά βιβλία εργασίας με τίτλο 2012_Revenue, 2013_Revenue και 2014_Revenue.

Περιοχές σύγκρουσης και προτεραιότητα εφαρμογής

Είναι δυνατό να χρησιμοποιηθεί το ίδιο όνομα τόσο στο επίπεδο του τοπικού φύλλου όσο και στο επίπεδο του βιβλίου εργασίας, επειδή το πεδίο για τα δύο θα ήταν διαφορετικό.

Μια τέτοια κατάσταση, ωστόσο, θα δημιουργούσε σύγκρουση όποτε χρησιμοποιήθηκε το όνομα.

Για την επίλυση τέτοιων συγκρούσεων, στο Excel, τα ονόματα που ορίζονται για το επίπεδο του τοπικού φύλλου εργασίας υπερισχύουν του επιπέδου του παγκόσμιου βιβλίου εργασίας.

Σε μια τέτοια περίπτωση, θα χρησιμοποιηθεί ένα όνομα επιπέδου 2014_Revenue αντί για ένα επίπεδο επιπέδου βιβλίου εργασίας 2014_Revenue .

Για να παρακάμψετε τον κανόνα προτεραιότητας, χρησιμοποιήστε το όνομα επιπέδου βιβλίου εργασίας σε συνδυασμό με ένα συγκεκριμένο όνομα επιπέδου φύλλου, όπως το 2014_Revenue! Sheet1.

Η μόνη εξαίρεση από την επικρατούσα προτεραιότητα είναι ένα όνομα επιπέδου τοπικού φύλλου εργασίας που έχει ένα πεδίο του φύλλου 1 ενός βιβλίου εργασίας. Τα πεδία που συνδέονται με το φύλλο 1 οποιουδήποτε βιβλίου εργασίας δεν μπορούν να αντικατασταθούν από ονόματα παγκόσμιου επιπέδου.

02 του 02

Ορισμός και διαχείριση ονομάτων με το διαχειριστή ονομάτων

Χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα

Μια δεύτερη μέθοδος για τον ορισμό ονομάτων είναι η χρήση του πλαισίου διαλόγου Νέο όνομα . Αυτό το παράθυρο διαλόγου ανοίγει χρησιμοποιώντας την επιλογή Ορισμός ονόματος που βρίσκεται στη μέση της καρτέλας Φόρμες της κορδέλας .

Το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα καθιστά εύκολο τον ορισμό ονομάτων με πεδίο επιπέδου φύλλου εργασίας.

Για να δημιουργήσετε ένα όνομα χρησιμοποιώντας το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα

1. Επισημάνετε την επιθυμητή περιοχή κυττάρων στο φύλλο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φόρμες της κορδέλας.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Ορισμός ονόματος για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Νέο όνομα .
4. Στο πλαίσιο διαλόγου, πρέπει να ορίσετε:
   • Ονομα
   • Πεδίο εφαρμογής
   • Εύρος για το νέο όνομα - τα σχόλια είναι προαιρετικά
5. Μόλις ολοκληρωθεί, κάντε κλικ στο OK για να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.
6. Το όνομα θα εμφανίζεται στο πεδίο Όνομα, όποτε επιλέγεται το καθορισμένο εύρος.

Ο διαχειριστής ονομάτων

Ο Διαχειριστής ονομάτων μπορεί να χρησιμοποιηθεί τόσο για τον ορισμό όσο και για τη διαχείριση των υπαρχόντων ονομάτων. Βρίσκεται δίπλα στην επιλογή ορισμού ονόματος στην καρτέλα Φόρμες της κορδέλας.

Ορισμός ονόματος με τη χρήση του διαχειριστή ονομάτων

Κατά τον ορισμό ενός ονόματος στη Διαχείριση ονομάτων ανοίγει το πλαίσιο διαλόγου Νέο όνομα που περιγράφεται παραπάνω. Ο πλήρης κατάλογος των βημάτων είναι:

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φόρμες της κορδέλας.
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Διαχειριστή ονομάτων στη μέση της κορδέλας για να ανοίξετε τη Διαχείριση ονομάτων.
3. Στον Διαχειριστή Ονομάτων, κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Νέο Όνομα.
4. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, πρέπει να ορίσετε:
   • Ονομα
   • Πεδίο εφαρμογής
   • Εύρος για το νέο όνομα - τα σχόλια είναι προαιρετικά
5. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να επιστρέψετε στο διαχειριστή ονομάτων όπου θα εμφανιστεί το νέο όνομα στο παράθυρο.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.

Διαγραφή ή επεξεργασία ονομάτων

Με το όνομα διαχειριστή ανοιχτό,

1. Στο παράθυρο που περιέχει τη λίστα ονομάτων, κάντε κλικ μία φορά στο όνομα που θέλετε να διαγράψετε ή να επεξεργαστείτε.
2. Για να διαγράψετε το όνομα, κάντε κλικ στο κουμπί Διαγραφή πάνω από το παράθυρο λίστας.
3. Για να επεξεργαστείτε το όνομα, κάντε κλικ στο κουμπί Επεξεργασία για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία ονόματος .

Στο πλαίσιο διαλόγου Επεξεργασία ονόματος, μπορείτε να κάνετε τα εξής:

• επεξεργαστείτε το όνομα.
• να επεξεργαστείτε ή να προσθέσετε ένα σχόλιο σχετικά με το όνομα.
• αλλάξτε την αναφορά εμβέλειας για το όνομα. Αυτό μπορεί να γίνει επισημαίνοντας την υπάρχουσα περιοχή στο παράθυρο διαλόγου και στη συνέχεια επιλέγοντας το νέο εύρος στο φύλλο εργασίας για να το αντικαταστήσετε.

Σημείωση: Το πεδίο ενός υπάρχοντος ονόματος δεν μπορεί να αλλάξει χρησιμοποιώντας τις επιλογές επεξεργασίας. Για να αλλάξετε το πεδίο, διαγράψτε το όνομα και επαναπροσδιορίστε το με το σωστό πεδίο.

Φιλτράρισμα ονομάτων

Το κουμπί Φίλτρο στη Διαχείριση ονομάτων σας διευκολύνει:

• βρείτε ονόματα με σφάλματα - όπως μη έγκυρο εύρος,
• καθορίστε το εύρος ενός ονόματος - είτε επίπεδο φύλλου εργασίας είτε βιβλίο εργασίας, και
• ταξινομημένα ονόματα ταξινόμησης και φίλτρου - ονόματα καθορισμένων (εύρους) ή ονόματα πίνακα.

Η φιλτραρισμένη λίστα εμφανίζεται στο παράθυρο λίστας στη Διαχείριση ονομάτων.