Μορφοποίηση Αρνητικών, Μακρών και Ειδικών Αριθμών στο Excel

01 από 04

Μορφοποίηση αριθμών στο Επισκόπηση του Excel

Πληροφορίες σχετικά με συγκεκριμένες μορφές αριθμών υπάρχουν στις ακόλουθες σελίδες:

Σελίδα 1: Αρνητικοί αριθμοί (παρακάτω)
Σελίδα 2: Εμφάνιση δεκαδικών αριθμών ως κλάσματα.
Σελίδα 3: Ειδικοί αριθμοί - κωδικοί ταχυδρομικής ταυτότητας και μορφοποίηση αριθμού τηλεφώνου.
Σελίδα 4: Μορφοποίηση μεγάλων αριθμών - όπως αριθμοί πιστωτικών καρτών - ως κειμένου.

Η μορφοποίηση αριθμών στο Excel χρησιμοποιείται για να αλλάξει η εμφάνιση ενός αριθμού ή μιας τιμής σε ένα κελί στο φύλλο εργασίας.

Η μορφοποίηση αριθμών είναι προσαρτημένη στο κελί και όχι στην τιμή του κελύφους. Με άλλα λόγια, η μορφοποίηση αριθμών δεν αλλάζει τον πραγματικό αριθμό στο κελί, αλλά ακριβώς όπως φαίνεται.

Για παράδειγμα, η εφαρμογή μορφοποίησης νομίσματος, ποσοστού ή αριθμού στα δεδομένα είναι ορατή μόνο στο κελί όπου βρίσκεται ο αριθμός. Κάνοντας κλικ σε αυτό το κελί θα εμφανιστεί ο απλός, μη μορφοποιημένος αριθμός στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.

Γενική προεπιλογή

Η προεπιλεγμένη μορφή για κελιά που περιέχουν όλα τα δεδομένα είναι το γενικό στυλ. Αυτό το στυλ δεν έχει συγκεκριμένη μορφή και, από προεπιλογή, εμφανίζει αριθμούς χωρίς σημάδια δολαρίου ή κόμματα και μεικτούς αριθμούς - αριθμοί που περιέχουν ένα κλασματικό στοιχείο - δεν περιορίζονται σε συγκεκριμένο αριθμό δεκαδικών ψηφίων.

Η μορφοποίηση αριθμών μπορεί να εφαρμοστεί σε ένα μόνο κελί, σε ολόκληρες στήλες ή σειρές, σε ένα επιλεγμένο εύρος κελιών ή σε ολόκληρο το φύλλο εργασίας .

Αρνητική μορφοποίηση αριθμών

Από προεπιλογή, οι αρνητικοί αριθμοί αναγνωρίζονται χρησιμοποιώντας το αρνητικό σύμβολο ή την παύλα (-) στα αριστερά του αριθμού. Το Excel διαθέτει πολλές άλλες επιλογές μορφοποίησης για την εμφάνιση αρνητικών αριθμών που βρίσκονται στο παράθυρο διαλόγου " Μορφοποίηση κελιών " . Αυτά περιλαμβάνουν:

• κόκκινο κείμενο
• στρογγυλές αγκύλες
• στρογγυλές αγκύλες και κόκκινο κείμενο

Η εμφάνιση αρνητικών αριθμών σε κόκκινο χρώμα μπορεί να διευκολύνει την εύρεση τους - ειδικά αν είναι τα αποτελέσματα τύπων που μπορεί να είναι δύσκολο να εντοπιστούν σε ένα μεγάλο φύλλο εργασίας.

Οι βραχίονες χρησιμοποιούνται συχνά για την ευκολότερη αναγνώριση των αρνητικών αριθμών για τα δεδομένα που πρόκειται να εκτυπωθούν σε ασπρόμαυρο.

Αλλαγή μορφοποίησης αρνητικών αριθμών στο πλαίσιο διαλόγου "Μορφοποίηση κελιών"

1. Επισημάνετε τα δεδομένα που θέλετε να μορφοποιηθούν
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας
3. Κάντε κλικ στο κουμπί εκκίνησης στο παράθυρο διαλόγου - το μικρό βέλος που δείχνει προς τα κάτω στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας εικονιδίων Αριθμός στην κορδέλα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Format Cells
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Αριθμός στην κατηγορία Κατηγορία του παραθύρου διαλόγου
5. Επιλέξτε μια επιλογή για την εμφάνιση αρνητικών αριθμών - κόκκινο, αγκύλες ή κόκκινο και παρενθέσεις
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας
7. Οι αρνητικές τιμές στα επιλεγμένα δεδομένα πρέπει τώρα να μορφοποιηθούν με τις επιλεγμένες επιλογές

02 από 04

Μορφοποίηση των αριθμών ως κλάσματα στο Excel

Εμφάνιση δεκαδικών αριθμών ως κλάσματα

Χρησιμοποιήστε τη μορφή Κλάσματος για να εμφανίσετε τους αριθμούς ως πραγματικά κλάσματα, αντί για δεκαδικά ψηφία. Όπως εμφανίζεται στη στήλη Περιγραφή στην παραπάνω εικόνα, οι διαθέσιμες επιλογές για τα κλάσματα περιλαμβάνουν:

• εμφανίζοντας δεκαδικά ψηφία ως κλάσματα ενός, δύο ή τριών ψηφίων στο τμήμα παρονομαστή του αριθμού.
• εμφανίζοντας δεκαδικά ψηφία ως συνήθως χρησιμοποιούμενα κλάσματα - όπως το μισό και το ένα τέταρτο.

Μορφή πρώτα, δεδομένα δευτερόλεπτα

Συνήθως, είναι καλύτερο να εφαρμόσετε τη μορφή κλασμάτων στα κελιά πριν εισαγάγετε τα δεδομένα για να αποφύγετε απρόσμενα αποτελέσματα.

Για παράδειγμα, αν τα κλάσματα με αριθμητές μεταξύ ενός και 12 - όπως 1/2 ή 12/64 - εισάγονται σε κελιά με τη γενική μορφή, οι αριθμοί θα αλλάξουν σε ημερομηνίες όπως:

• 1/2 θα επιστραφεί ως 2-Ιαν
• 12/64 θα επιστραφούν όπως Jan-64 (Ιανουάριος, 1964)

Επίσης, τα κλάσματα με αριθμητές μεγαλύτερα από 12 θα μετατραπούν σε κείμενο και ενδέχεται να προκαλέσουν προβλήματα εάν χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς.

Να μορφοποιήσετε τους αριθμούς ως κλάσματα στο παράθυρο διαλόγου Format Cells

1. Επισημάνετε τα κελιά που θα μορφοποιηθούν ως κλάσματα
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας
3. Κάντε κλικ στο κουμπί εκκίνησης στο παράθυρο διαλόγου - το μικρό βέλος που δείχνει προς τα κάτω στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας εικονιδίων Αριθμός στην κορδέλα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Format Cells
4. Κάντε κλικ στο Κλάσμα στην ενότητα Κατηγορία του παραθύρου διαλόγου για να εμφανίσετε τη λίστα των διαθέσιμων μορφών κλασμάτων στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου
5. Επιλέξτε μια μορφή εμφάνισης των δεκαδικών αριθμών ως κλάσματα από τη λίστα
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας
7. Οι δεκαδικοί αριθμοί που εισάγονται στη διαμορφωμένη περιοχή πρέπει να εμφανίζονται ως κλάσματα

03 του 04

Διαμόρφωση ειδικών αριθμών στο Excel

Περιορισμοί γενικής μορφής και μορφής αριθμού

Εάν χρησιμοποιείτε το Excel για την αποθήκευση αριθμών αναγνώρισης - όπως ταχυδρομικοί κώδικες ή αριθμοί τηλεφώνου - μπορεί να βρείτε τον αριθμό που αλλάζει ή εμφανίζεται με απροσδόκητα αποτελέσματα.

Από προεπιλογή, όλα τα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel χρησιμοποιούν τη γενική μορφή και τα χαρακτηριστικά αυτής της μορφής περιλαμβάνουν:

• τα πρώτα μηδενικά σε αριθμούς αφαιρούνται,
• οι αριθμοί με περισσότερα από 11 ψηφία μετατρέπονται σε επιστημονική (ή εκθετική) σημείωση.

Ομοίως, η μορφή αριθμού περιορίζεται στην εμφάνιση αριθμών 15 ψηφίων σε μήκος. Οποιαδήποτε ψηφία πέρα ​​από αυτό το όριο στρογγυλοποιούνται προς τα κάτω σε μηδενικά

Για να αποφύγετε προβλήματα με ειδικούς αριθμούς, μπορούν να χρησιμοποιηθούν δύο επιλογές ανάλογα με τον τύπο του αριθμού που αποθηκεύεται σε ένα φύλλο εργασίας:

• την κατηγορία ειδικού μορφοτύπου στο πλαίσιο διαλόγου " Μορφοποίηση κελιών " (βλ. παρακάτω).
• μορφοποίηση αριθμών ως κειμένου (επόμενη σελίδα).

Για να βεβαιωθείτε ότι οι ειδικοί αριθμοί εμφανίζονται σωστά κατά την εισαγωγή τους, διαμορφώστε το κελί ή τα κελιά χρησιμοποιώντας μία από τις δύο παρακάτω μορφές πριν εισαγάγετε τον αριθμό.

Κατηγορία ειδικής μορφής

Η ειδική κατηγορία στο πλαίσιο διαλόγου " Μορφοποίηση κελιών " εφαρμόζει αυτόματα ειδική μορφοποίηση σε αριθμούς όπως:

• αριθμοί τηλεφώνου - περικλείει τα πρώτα τρία ψηφία ενός δεκαψήφιου αριθμού σε παρενθέσεις και χωρίζει τα υπόλοιπα επτά ψηφία σε δύο ομάδες που χωρίζονται με παύλα. Για παράδειγμα: (800) 555-1212
• Αριθμοί κοινωνικής ασφάλισης - χωρίζει εννέα ψηφία αριθμούς σε ομάδες των τριών, δύο και τεσσάρων χωρισμένων με παύλες. Για παράδειγμα: 555-00-9999

• ταχυδρομικοί κώδικες - διατηρεί τα αρχικά μηδενικά σε αριθμούς - τα οποία αφαιρούνται με κανονικές μορφές αριθμών. Για παράδειγμα: 00987

• ταχυδρομικός κώδικας + 4 : χωρίζει εννέα ψηφία σε ομάδες πέντε ψηφίων και τέσσερις διαχωρισμένες με παύλα. Διατηρεί επίσης οποιαδήποτε αρχικά μηδενικά. Παράδειγμα: 00987-5555

Το τοπικό ευαίσθητο

Η αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από το τοπικό σύστημα παρέχει επιλογές για τη μορφοποίηση ειδικών αριθμών που είναι κατάλληλοι για συγκεκριμένες χώρες. Για παράδειγμα, αν το τοπικό σύστημα έχει αλλάξει σε αγγλικά (Καναδάς), οι διαθέσιμες επιλογές είναι ο αριθμός τηλεφώνου και ο αριθμός κοινωνικής ασφάλισης - οι οποίοι χρησιμοποιούνται συνήθως ειδικοί αριθμοί για τη συγκεκριμένη χώρα.

Χρησιμοποιώντας την ειδική μορφοποίηση αριθμών στο πλαίσιο διαλόγου "Μορφοποίηση κελιών"

1. Επισημάνετε τα κελιά που θα μορφοποιηθούν ως κλάσματα
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας
3. Κάντε κλικ στο κουμπί εκκίνησης στο παράθυρο διαλόγου - το μικρό βέλος που δείχνει προς τα κάτω στην κάτω δεξιά γωνία της ομάδας εικονιδίων Αριθμός στην κορδέλα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Format Cells
4. Κάντε κλικ στην επιλογή Ειδικά στην ενότητα Κατηγορία του παραθύρου διαλόγου για να εμφανίσετε τη λίστα των διαθέσιμων ειδικών μορφών στη δεξιά πλευρά του παραθύρου διαλόγου
5. Εάν είναι απαραίτητο, κάντε κλικ στην επιλογή Local για να αλλάξετε τοποθεσίες
6. Επιλέξτε μία από τις επιλογές μορφοποίησης για την εμφάνιση ειδικών αριθμών από τη λίστα
7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας
8. Οι κατάλληλοι αριθμοί που εισάγονται στη διαμορφωμένη περιοχή πρέπει να εμφανίζονται όπως με την επιλεγμένη ειδική μορφή

04 του 04

Μορφοποίηση των αριθμών ως κειμένου στο Excel

Περιορισμοί γενικής μορφής και μορφής αριθμού

Για να διασφαλίσετε ότι οι μεγάλοι αριθμοί - όπως αριθμοί 16 ψηφίων πιστωτικών καρτών και τραπεζικών καρτών - εμφανίζονται σωστά κατά την εισαγωγή, διαμορφώστε το κελί ή τα κελιά χρησιμοποιώντας τη μορφή κειμένου - κατά προτίμηση πριν εισάγετε τα δεδομένα.

Από προεπιλογή, όλα τα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας του Excel χρησιμοποιούν τη γενική μορφή και ένα από τα χαρακτηριστικά αυτής της μορφής είναι ότι οι αριθμοί με περισσότερα από 11 ψηφία μετατρέπονται σε επιστημονική (ή εκθετική) σημείωση - όπως φαίνεται στο κελί Α2 στην παραπάνω εικόνα.

Ομοίως, η μορφή αριθμού περιορίζεται στην εμφάνιση αριθμών 15 ψηφίων σε μήκος. Οποιαδήποτε ψηφία πέρα ​​από αυτό το όριο στρογγυλοποιούνται προς τα κάτω σε μηδενικά.

Στο κελί A3 παραπάνω, ο αριθμός 1234567891234567 αλλάζει σε 123456789123450 όταν το κελί έχει οριστεί για τη μορφοποίηση αριθμών.

Χρήση δεδομένων κειμένου σε τύπους και λειτουργίες

Αντίθετα, όταν χρησιμοποιείται μορφοποίηση κειμένου - κυψέλη Α4 επάνω - ο ίδιος αριθμός εμφανίζεται σωστά και, δεδομένου ότι το όριο χαρακτήρων ανά κελί για τη μορφή κειμένου είναι 1.024, πιθανόν είναι μόνο παράλογοι αριθμοί όπως Pi (Π) και Phi (Φ) που δεν μπορούν να εμφανιστούν στο σύνολό τους.

Εκτός από τη διατήρηση του αριθμού πανομοιότυπου με τον τρόπο εισαγωγής, οι αριθμοί που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο μπορούν ακόμα να χρησιμοποιηθούν σε τύπους χρησιμοποιώντας βασικές μαθηματικές λειτουργίες - όπως την προσθήκη και αφαίρεση όπως φαίνεται στο κεφάτο Α8 παραπάνω.

Δεν μπορούν, ωστόσο, να χρησιμοποιηθούν σε υπολογισμούς με ορισμένες από τις λειτουργίες του Excel - όπως το SUM και το AVERAGE , καθώς τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα αντιμετωπίζονται ως κενά και επιστρέφουν:

• αποτέλεσμα μηδέν για το SUM-κελί A9
• η τιμή σφάλματος # DIV / 0! για μέση τιμή - κυψέλη A10

Βήματα για τη μορφοποίηση ενός κελιού για κείμενο

Όπως και με άλλες μορφές, είναι σημαντικό να μορφοποιήσετε το κελί για δεδομένα κειμένου πριν εισαγάγετε τον αριθμό - διαφορετικά, θα επηρεαστεί από την τρέχουσα μορφοποίηση κελιών.

1. Κάντε κλικ στο κελί ή επιλέξτε μια περιοχή κελιών που θέλετε να μετατρέψετε σε μορφή κειμένου
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας
3. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος δίπλα στο πλαίσιο Μορφή αριθμού - εμφανίζει Γενικά από προεπιλογή - για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού επιλογών μορφοποίησης
4. Μεταβείτε στο κάτω μέρος του μενού και κάντε κλικ στην επιλογή Κείμενο - δεν υπάρχουν πρόσθετες επιλογές για τη μορφή κειμένου

Κείμενο προς τα αριστερά, αριθμοί προς τα δεξιά

Μια οπτική ένδειξη που θα σας βοηθήσει να προσδιορίσετε τη μορφή ενός κυττάρου είναι να εξετάσετε την ευθυγράμμιση των δεδομένων.

Από προεπιλογή στο Excel, τα δεδομένα κειμένου ευθυγραμμίζονται στα αριστερά σε δεδομένα κελιών και αριθμών στα δεξιά. Εάν η προεπιλεγμένη ευθυγράμμιση για ένα εύρος μορφοποιημένο ως κείμενο δεν έχει αλλάξει, οι αριθμοί που έχουν εισαχθεί σε αυτό το εύρος θα πρέπει να εμφανίζονται στην αριστερή πλευρά των κελιών όπως φαίνεται στο κελί C5 στην παραπάνω εικόνα.

Επιπλέον, όπως φαίνεται στα κελιά A4 έως A7, οι αριθμοί που έχουν μορφοποιηθεί ως κείμενο θα εμφανίζουν επίσης ένα μικρό πράσινο τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία της κελιά, υποδεικνύοντας ότι τα δεδομένα ενδέχεται να έχουν μορφοποιηθεί εσφαλμένα.