01 του 01
Αποκοπή, αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων στο Excel με το Πρόχειρο του Office
Σύστημα Clipboard εναντίον του προγράμματος Clipboard του Office
Το πρόχειρο του συστήματος είναι μέρος του λειτουργικού συστήματος ενός υπολογιστή, όπως τα Microsoft Windows ή το Mac O / S, όπου ένας χρήστης μπορεί προσωρινά να αποθηκεύει δεδομένα.
Σε πιο τεχνικό επίπεδο, το πρόχειρο είναι μια προσωρινή περιοχή αποθήκευσης ή προσωρινή αποθήκευση δεδομένων στη μνήμη RAM ενός υπολογιστή που αποθηκεύει δεδομένα για μετέπειτα επαναχρησιμοποίηση.
Το πρόχειρο μπορεί να χρησιμοποιηθεί στο Excel για να:
- να αποθηκεύετε συχνά χρησιμοποιούμενα δεδομένα για επαναχρησιμοποίηση μέσα στο ίδιο φύλλο εργασίας ή βιβλίο εργασίας.
- να μετακινήσετε ή να αντιγράψετε δεδομένα σε ένα διαφορετικό βιβλίο εργασίας ή σε ένα εντελώς διαφορετικό πρόγραμμα.
Οι τύποι δεδομένων που μπορεί να περιέχει το πρόχειρο περιλαμβάνουν:
- χορδές κειμένου
- αριθμητικά δεδομένα - μορφοποιημένα
- γραφικές εικόνες
- ΜΑΘΗΜΑΤΙΚΟΙ τυποι
- κωδικό υπολογιστή που χρησιμοποιείται στις μακροεντολές
Το Πρόχειρο του Office στο Excel και τα άλλα προγράμματα του Microsoft Office επεκτείνουν τις δυνατότητες του τακτικού ημερολογίου του συστήματος.
Ενώ το Πρόχειρο των Windows περιέχει μόνο το τελευταίο στοιχείο που αντιγράφηκε, το Πρόχειρο του Office μπορεί να χωρέσει έως και 24 διαφορετικές καταχωρήσεις και προσφέρει μεγαλύτερη ευελιξία στη σειρά και τον αριθμό των καταχωρίσεων του προχείρου που μπορούν να επικολληθούν σε μια τοποθεσία ταυτόχρονα.
Εάν εισάγονται περισσότερα από 24 στοιχεία στο Πρόχειρο του Office, οι πρώτες καταχωρήσεις αφαιρούνται από το πρόγραμμα προβολής του προχείρου.
Ενεργοποίηση του προγράμματος Clipboard του Office
Το Πρόχειρο του Office μπορεί να ενεργοποιηθεί από το
- Κάνοντας κλικ στο εκκινητήριο παράθυρο διαλόγου " Πρόχειρο " - που φαίνεται στην παραπάνω εικόνα - το οποίο θα ανοίξει το παράθυρο εργασιών Πρόχειρο του Office - που βρίσκεται στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας στο Excel.
- Πατώντας τα πλήκτρα Ctrl + C + C στο πληκτρολόγιο - πατώντας το γράμμα C μόλις αποστέλλονται δεδομένα στο Πρόχειρο του συστήματος, το πάτημα του δύο φορές ενεργοποιεί το Πρόχειρο του Office - αυτή η επιλογή μπορεί να ανοίξει ή να μην ανοίξει το παράθυρο εργασιών του Clipboard του Office, ανάλογα με άλλα επιλεγμένα επιλογές (βλ. παρακάτω).
Βλέποντας Μέσα στο Πρόχειρο του Office
Τα στοιχεία που βρίσκονται αυτήν τη στιγμή στο Πρόχειρο του Office και η σειρά με την οποία αντιγράφηκαν μπορούν να προβληθούν χρησιμοποιώντας το παράθυρο εργασιών του Clipboard του Office.
Το παράθυρο εργασιών μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για να επιλέξετε ποια στοιχεία και σε ποια σειρά αντικειμένων στο παράθυρο εργασιών μπορούν να επικολληθούν σε νέες τοποθεσίες.
Προσθήκη δεδομένων στο Πρόχειρο
Τα δεδομένα προστίθενται σε ένα Πρόχειρο χρησιμοποιώντας τις εντολές αντιγραφής ή περικοπής (μετακίνησης) και μεταφέρονται ή αντιγράφονται σε μια νέα θέση με την επιλογή επικόλλησης.
Στην περίπτωση του προγράμματος Clipboard, κάθε νέα λειτουργία αντιγραφής ή κοπής εκκενώνει τα υπάρχοντα δεδομένα από το πρόχειρο και την αντικαθιστά με τα νέα δεδομένα.
Από την άλλη πλευρά, το Πρόχειρο του Office διατηρεί προηγούμενες καταχωρίσεις μαζί με τις νέες και τους επιτρέπει να επικολληθούν σε νέες τοποθεσίες με οποιαδήποτε σειρά επιλέγετε ή για όλες τις καταχωρίσεις στο πρόχειρο που πρόκειται να επικολληθούν ταυτόχρονα.
Εκκαθάριση του Πρόχειρου
1) Ο πιο προφανής τρόπος για να καθαρίσετε το πρόχειρο του γραφείου είναι κάνοντας κλικ στο κουμπί Εκκαθάριση όλων που βρίσκεται στο παράθυρο εργασιών Πρόχειρο του Office. Όταν εκκαθαριστεί το Πρόχειρο του Office, εκκαθαρίζεται επίσης το Πρόχειρο του συστήματος.
2) Η έξοδος από όλα τα προγράμματα του Microsoft Office έχει ως αποτέλεσμα να κλείνει το Πρόχειρο του Office, αλλά αφήνει ενεργό το Πρόχειρο του συστήματος.
Ωστόσο, δεδομένου ότι το Πρόχειρο του συστήματος διατηρεί μόνο μία καταχώρηση κάθε φορά, διατηρείται μόνο το τελευταίο στοιχείο που αντιγράφεται στο Πρόχειρο του Office αφού ολοκληρωθούν όλα τα προγράμματα του Office.
3) Δεδομένου ότι το Πρόχειρο είναι μόνο προσωρινή περιοχή αποθήκευσης, η απενεργοποίηση του λειτουργικού συστήματος - είτε με διακοπή λειτουργίας είτε με επανεκκίνηση του υπολογιστή - θα αδειάσει τόσο το σύστημα όσο και το Πρόχειρο του Office από τα αποθηκευμένα δεδομένα.
Επιλογές κλιπ του Office
Υπάρχουν αρκετές διαθέσιμες επιλογές για τη χρήση του Πρόχειρο του Office. Αυτά μπορούν να οριστούν χρησιμοποιώντας το κουμπί Επιλογές που βρίσκεται στο κάτω μέρος του παραθύρου εργασιών του Γραφείου "Πρόχειρο".
- Εμφάνιση αυτόματα του προγράμματος Clipboard του Office : Εμφανίζεται αυτόματα το Πρόχειρο του Office κατά την αντιγραφή στοιχείων.
- Εμφάνιση του Clipboard του Office Όταν πατάτε δύο φορές CTRL + C: Εμφανίζεται αυτόματα το Πρόχειρο του Office όταν πατάτε δύο φορές CTRL + C.
- Συλλογή χωρίς πρόγραμμα προβολής του γραφείου: Ενεργοποιεί και αντιγράφει στοιχεία στο Πρόχειρο του Office, χωρίς όμως να ανοίγει το παράθυρο εργασιών Πρόχειρο του Office.
- Εμφάνιση εικονιδίου "Πρόχειρο" του Office στη γραμμή εργασιών: Εμφανίζει το εικονίδιο "Πρόχειρο του Office" στην περιοχή κατάστασης ή στο δίσκο της γραμμής εργασιών όταν είναι ενεργό το Πρόχειρο του Office. Αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
- Εμφάνιση κατάστασης κοντά στη γραμμή εργασιών κατά την αντιγραφή: Εμφανίζει το μήνυμα στοιχείου που συντάχθηκε κατά την αντιγραφή στοιχείων στο Πρόχειρο του Office. Αυτή η επιλογή είναι ενεργοποιημένη από προεπιλογή.
Αντιγραφή μιας σειράς δεδομένων στο Πρόχειρο
Εάν έχετε μια σειρά δεδομένων, όπως μια λίστα ονομάτων που θα εισάγετε επανειλημμένα με την ίδια σειρά σε ένα φύλλο εργασίας, χρησιμοποιώντας το πρόχειρο μπορεί να απλοποιήσει την είσοδο στη λίστα.
- Επισημάνετε ολόκληρη τη λίστα στο φύλλο εργασίας.
- Πατήστε τα πλήκτρα Ctrl + C + C στο πληκτρολόγιο. Η λίστα θα οριστεί ως μία καταχώρηση στο Πρόχειρο του Office.
Προσθήκη δεδομένων σε φύλλο εργασίας Από το Πρόχειρο
- Κάντε κλικ στο κελί στο φύλλο εργασίας όπου θέλετε να βρίσκονται τα δεδομένα.
- Κάντε κλικ στην καταχώρηση που θέλετε στο πρόγραμμα προβολής πρόχειρου για να την προσθέσετε στο ενεργό κελί .
- Στην περίπτωση μιας σειράς δεδομένων ή μιας λίστας, όταν επικολληθεί στο φύλλο εργασίας, θα διατηρήσει το διάστημα και τη σειρά της αρχικής λίστας.
- Εάν θέλετε να προσθέσετε όλες τις καταχωρήσεις στο φύλλο εργασίας, κάντε κλικ στο κουμπί Επικόλληση όλων στο επάνω μέρος του προγράμματος προβολής του προχείρου. Το Excel θα επικολλήσει κάθε είσοδο σε ξεχωριστό κελί σε στήλη που αρχίζει με το ενεργό κελί.