Τι είναι μια μακροεντολή στο Excel και πότε χρησιμοποιείται;
Μια μακροεντολή του Excel είναι ένα σύνολο εντολών προγραμματισμού που είναι αποθηκευμένες στον κώδικα VBA που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την εξάλειψη της ανάγκης επανάληψης των βημάτων των συνήθων εργασιών.
Αυτές οι επαναλαμβανόμενες εργασίες ενδέχεται να περιλαμβάνουν σύνθετους υπολογισμούς που απαιτούν τη χρήση τύπων ή ενδέχεται να είναι απλές εργασίες μορφοποίησης - όπως η προσθήκη μορφοποίησης αριθμών σε νέα δεδομένα ή η εφαρμογή μορφών κελιών και φύλλων εργασίας , όπως τα σύνορα και η σκίαση.
Άλλες επαναλαμβανόμενες εργασίες για τις οποίες μπορούν να χρησιμοποιηθούν μακροεντολές για αποθήκευση περιλαμβάνουν:
- προσθέτοντας ή αφαιρώντας γραμμές και στήλες
- προστασία ή αποπροστασία των φύλλων εργασίας
- επιλέγοντας μια σειρά κελιών
- προσθέτοντας την τρέχουσα ημερομηνία σε ένα φύλλο εργασίας
Τρέχοντας μια μακροεντολή
Οι μακροεντολές μπορούν να ενεργοποιηθούν από μια συντόμευση πληκτρολογίου, ένα εικονίδιο της γραμμής εργαλείων ή ένα κουμπί ή ένα εικονίδιο που προστέθηκε σε ένα φύλλο εργασίας.
Macros vs. Templates
Ενώ χρησιμοποιείτε μακροεντολές μπορεί να είναι μια μεγάλη εξοικονόμηση χρόνου για επαναλαμβανόμενες εργασίες, εάν προσθέτετε συνήθως ορισμένα χαρακτηριστικά μορφοποίησης ή περιεχόμενο - όπως επικεφαλίδες ή ένα λογότυπο της εταιρείας σε νέα φύλλα εργασίας, ίσως είναι καλύτερο να δημιουργήσετε και να αποθηκεύσετε ένα αρχείο προτύπου που περιέχει όλα αυτά τα στοιχεία αντί να τα δημιουργείτε ξανά κάθε φορά που ξεκινάτε ένα νέο φύλλο εργασίας.
Μακροεντολές και VBA
Όπως αναφέρθηκε, στο Excel, οι μακροεντολές είναι γραμμένες στη Visual Basic for Applications (VBA). Οι μακροεντολές που χρησιμοποιούν το VBA γίνονται στο παράθυρο VBA editor, το οποίο μπορεί να ανοίξει κάνοντας κλικ στο εικονίδιο της Visual Basic στην καρτέλα Developers της κορδέλας (δείτε παρακάτω για οδηγίες σχετικά με την προσθήκη της καρτέλας Developers στην κορδέλα αν χρειαστεί).
Macro Recorder του Excel
Για όσους δεν μπορούν να γράψουν τον κώδικα VBA, έχει ενσωματωμένη συσκευή εγγραφής μακροεντολών που σας επιτρέπει να καταγράφετε μια σειρά βημάτων χρησιμοποιώντας το πληκτρολόγιο και το ποντίκι που το Excel κατόπιν μετατρέπει σε κώδικα VBA για εσάς.
Όπως και ο επεξεργαστής VBA που αναφέρθηκε παραπάνω, το Macro Recorder βρίσκεται στην καρτέλα Developers της Κορδέλας.
Προσθήκη της καρτέλας προγραμματιστή
Από προεπιλογή στο Excel, η καρτέλα Προγραμματιστής δεν υπάρχει στη Κορδέλα. Για να την προσθέσετε:
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα επιλογών
- Στην αναπτυσσόμενη λίστα, κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογές για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Επιλογές του Excel
- Στο αριστερό πλαίσιο του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμογή κορδέλας για να ανοίξετε το παράθυρο Προσαρμογή κορδέλας
- Στην ενότητα Κύρια καρτέλες στο δεξί παράθυρο, κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Προγραμματιστής για να προσθέσετε αυτήν την καρτέλα στη Κορδέλα
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.
Ο Προγραμματιστής πρέπει τώρα να είναι παρών - συνήθως στη δεξιά πλευρά της Κορδέλας
Χρησιμοποιώντας τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών
Όπως αναφέρθηκε, ο Macro Recorder απλοποιεί την εργασία δημιουργίας μακροεντολών - ακόμη και κατά περιόδους για όσους μπορούν να γράψουν κώδικα VBA, αλλά υπάρχουν μερικά σημεία που πρέπει να γνωρίζετε προτού αρχίσετε να χρησιμοποιείτε αυτό το εργαλείο.
1. Σχεδιάστε τη μακροεντολή
Η εγγραφή μακροεντολών με τη συσκευή εγγραφής μακροεντολών περιλαμβάνει μια μικρή καμπύλη μάθησης. Για να απλοποιήσετε τη διαδικασία, σχεδιάστε μπροστά από το χρόνο - ακόμα και στο σημείο να γράψετε τι πρόκειται να κάνει η μακροεντολή και τα βήματα που θα χρειαστούν για να πετύχετε το έργο.
2. Διατήρηση μικρών και ειδικών μακροεντολών
Όσο μεγαλύτερη είναι μια μακροεντολή από την άποψη του αριθμού των εργασιών που εκτελεί, τόσο πιο πολύπλοκο θα είναι πιθανό να το σχεδιάσει και να την καταγράψει με επιτυχία.
Οι μεγαλύτερες μακροεντολές τρέχουν επίσης πιο αργά - ειδικά εκείνες που περιλαμβάνουν πολλούς υπολογισμούς σε μεγάλα φύλλα εργασίας - και είναι πιο δύσκολο να διορθωθούν και να διορθωθούν αν δεν λειτουργούν σωστά την πρώτη φορά.
Διατηρώντας τις μακροεντολές μικρές και συγκεκριμένες στο σκοπό, είναι ευκολότερο να επαληθεύσετε την ακρίβεια των αποτελεσμάτων και να δείτε πού πήγαν στραβά, αν τα πράγματα δεν πάνε όπως είχε προγραμματιστεί.
3. Ονομάστε μακροεντολές κατάλληλα
Τα ονόματα μακροεντολών στο Excel έχουν αρκετούς περιορισμούς ονομασίας που πρέπει να τηρούνται. Πρώτα απ 'όλα, είναι ότι ένα όνομα μακροεντολής πρέπει να ξεκινά με ένα γράμμα του αλφαβήτου. Οι επόμενοι χαρακτήρες μπορούν να είναι αριθμοί, αλλά τα ονόματα μακροεντολών δεν μπορούν να περιλαμβάνουν κενά, σύμβολα ή σημεία στίξης.
Ούτε ένα όνομα μακροεντολής μπορεί να περιέχει κάποιο από μια σειρά από δεσμευμένες λέξεις που αποτελούν μέρος των χρήσεων της VBA ως μέρος της γλώσσας προγραμματισμού του, όπως το If , GoTo , New ή Select .
Ενώ τα ονόματα μακροεντολών μπορούν να έχουν μήκος μέχρι 255 χαρακτήρες, είναι σπάνια απαραίτητο ή σκόπιμο να χρησιμοποιηθούν πολλά ονόματα.
Για ένα, αν έχετε πολλές μακροεντολές και σκοπεύετε να τις εκτελέσετε από το παράθυρο διαλόγου μακροεντολών, τα μακροχρόνια ονόματα προκαλούν ακριβώς συμφόρηση καθιστώντας πιο δύσκολο να διαλέξετε τη μακροεντολή που ακολουθείτε.
Μια καλύτερη προσέγγιση θα ήταν να κρατήσετε τα ονόματα σύντομα και να χρησιμοποιήσετε την περιοχή περιγραφής για να δώσετε λεπτομέρειες για το τι κάνει κάθε μακροεντολή.
Η υπογράμμιση και η εσωτερική κεφαλαιοποίηση στα ονόματα
Δεδομένου ότι τα ονόματα μακροεντολών δεν μπορούν να περιλαμβάνουν κενά, ένας χαρακτήρας που επιτρέπεται και ο οποίος καθιστά ευκολότερη την ανάγνωση των ονομάτων μακροεντολών, είναι ο χαρακτήρας υπογράμμισης που μπορεί να χρησιμοποιηθεί μεταξύ λέξεων αντί ενός διαστήματος - όπως Change_cell_color ή Addition_formula.
Μια άλλη επιλογή είναι να χρησιμοποιήσετε την εσωτερική κεφαλαιοποίηση (μερικές φορές αναφέρεται ως Case Camel ) η οποία ξεκινά κάθε νέα λέξη σε ένα όνομα με κεφαλαίο γράμμα - όπως το ChangeCellColor και το AdditionFormula.
Τα σύντομα ονόματα μακροεντολών είναι πιο εύκολα επιλεγμένα στο παράθυρο διαλόγου μακροεντολών, ειδικά εάν ένα φύλλο εργασίας περιέχει πολλές μακροεντολές και καταγράφετε πολλές μακροεντολές, ώστε να μπορείτε εύκολα να τις αναγνωρίσετε στο. Το σύστημα παρέχει επίσης ένα πεδίο για την περιγραφή, αν και δεν το χρησιμοποιούν όλοι.
4. Χρήση αναφορών σχετικών και απόλυτων κυττάρων
Οι αναφορές κυττάρων , όπως το B17 ή το AA345, προσδιορίζουν τη θέση κάθε κελιού σε ένα φύλλο εργασίας.
Από προεπιλογή, στη συσκευή εγγραφής Macro όλες οι αναφορές κυψελών είναι απόλυτες, πράγμα που σημαίνει ότι οι ακριβείς θέσεις κυττάρων καταγράφονται στη μακροεντολή. Εναλλακτικά, οι μακροεντολές μπορούν να ρυθμιστούν ώστε να χρησιμοποιούν σχετικές αναφορές κυττάρων, πράγμα που σημαίνει ότι οι κινήσεις (πόσες στήλες αριστερά ή δεξιά μετακινείτε τον δρομέα κελί) καταγράφονται και όχι ακριβείς θέσεις.
Ποιο από αυτά θα χρησιμοποιηθεί εξαρτάται από το τι έχει οριστεί η μακροεντολή. Εάν θέλετε να επαναλάβετε τα ίδια βήματα - όπως τη μορφοποίηση των στηλών δεδομένων - ξανά και ξανά, αλλά κάθε φορά που διαμορφώνετε διαφορετικές στήλες σε ένα φύλλο εργασίας, τότε θα ήταν σκόπιμο να χρησιμοποιήσετε σχετικές αναφορές.
Εάν, από την άλλη πλευρά, θέλετε να διαμορφώσετε την ίδια περιοχή κυττάρων - όπως το A1 με το M23 - αλλά σε διαφορετικά φύλλα εργασίας, τότε θα μπορούσαν να χρησιμοποιηθούν απόλυτες αναφορές κυττάρων έτσι ώστε κάθε φορά που τρέχει η μακροεντολή, το πρώτο βήμα είναι να μετακινήσετε δρομολογητή κυττάρων στο κελί Α1.
Η αλλαγή των αναφορών των κυττάρων από το σχετικό στο απόλυτο γίνεται εύκολα κάνοντας κλικ στο εικονίδιο Χρήση σχετικών αναφορών στην καρτέλα Προγραμματιστές της κορδέλας.
5. Χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα πληκτρολογίου έναντι του ποντικιού
Έχοντας πληκτρολόγια πληκτρολογίου μακροεντολών όταν μετακινείστε τον κέρσορα κυττάρων ή επιλέγετε ένα φάσμα κυψελών προτιμάται συνήθως η κίνηση των ποντικιών να καταγράφεται ως μέρος της μακροεντολής.
Χρησιμοποιώντας τους συνδυασμούς πλήκτρων πληκτρολογίου - όπως το πλήκτρο Ctrl + End ή Ctrl + Shift + το πλήκτρο δεξιού βέλους - για να μετακινήσετε τον κέρσορα κυττάρων στις άκρες της περιοχής δεδομένων (εκείνα τα κελιά που περιέχουν δεδομένα στο τρέχον φύλλο εργασίας) αντί να πατάτε επανειλημμένα το βέλος ή την καρτέλα τα πλήκτρα για τη μετακίνηση πολλών στηλών ή γραμμών απλοποιούν τη διαδικασία χρήσης του πληκτρολογίου.
Ακόμη και όταν πρόκειται για την εφαρμογή εντολών ή την επιλογή επιλογών κορδέλας χρησιμοποιώντας τα πλήκτρα συντόμευσης πληκτρολογίου, προτιμάτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι.