3 τρόποι ταξινόμησης κατά χρώμα σε Excel

01 από 03

Ταξινόμηση κατά χρώμα φόντου κυττάρου στο Excel

Ταξινόμηση δεδομένων ανά χρώμα φόντου κυψέλης. © Ted French

Ταξινόμηση κατά χρώμα σε Excel

Εκτός από την ταξινόμηση κατά τιμές - όπως κείμενο ή αριθμούς - το Excel διαθέτει προσαρμοσμένες επιλογές ταξινόμησης που επιτρέπουν τη διαλογή ανά χρώμα.

Η ταξινόμηση κατά χρώμα μπορεί να είναι χρήσιμη όταν χρησιμοποιείτε μορφοποίηση υπό όρους , η οποία μπορεί να χρησιμοποιηθεί για να αλλάξει το χρώμα φόντου ή το χρώμα γραμματοσειράς δεδομένων που πληρούν ορισμένες προϋποθέσεις.

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, η ταξινόμηση κατά χρώμα μπορεί στη συνέχεια να χρησιμοποιηθεί για την ομαδοποίηση αυτών των δεδομένων μαζί για εύκολη σύγκριση και ανάλυση.

Αυτή η σειρά συμβουλών καλύπτει διαφορετικές μεθόδους ταξινόμησης δεδομένων στο Excel χρησιμοποιώντας χρώμα. Οι συγκεκριμένες πληροφορίες για τη διαφορετική ταξινόμηση ανά επιλογές χρώματος μπορούν να βρεθούν στις ακόλουθες σελίδες:

  1. Ταξινόμηση κατά χρώμα φόντου κυψέλης (παρακάτω σελίδα)
  2. Ταξινόμηση κατά χρώμα γραμματοσειράς
  3. Ταξινόμηση με εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους

Επιλογή δεδομένων προς ταξινόμηση

Προτού ταξινομηθούν τα δεδομένα, το Excel πρέπει να γνωρίζει το ακριβές εύρος που πρόκειται να ταξινομηθεί και συνήθως το Excel είναι πολύ καλό στην επιλογή των περιοχών των σχετικών δεδομένων - εφόσον έχει εισαχθεί,

  1. δεν υπήρχαν κενές σειρές ή στήλες σε μια περιοχή σχετικών δεδομένων.
  2. και κενές σειρές και στήλες αφέθηκαν μεταξύ των περιοχών των σχετικών δεδομένων.

Το Excel θα καθορίσει ακόμη με ακρίβεια αν η περιοχή δεδομένων έχει ονόματα πεδίων και αποκλείει αυτή τη σειρά από τις εγγραφές που θα ταξινομηθούν.

Το να επιτρέπεται στο Excel να επιλέγει το εύρος που θα ταξινομηθεί είναι καλό για μικρές ποσότητες δεδομένων που μπορούν να ελεγχθούν οπτικά για να διασφαλιστεί ότι:

Για μεγάλες περιοχές δεδομένων, ο ευκολότερος τρόπος για να βεβαιωθείτε ότι έχει επιλεγεί το σωστό εύρος είναι να το επισημάνετε πριν από την έναρξη της ταξινόμησης.

Αν το ίδιο εύρος πρόκειται να ταξινομηθεί επανειλημμένα, η καλύτερη προσέγγιση είναι να του δοθεί ένα όνομα .

Εάν οριστεί όνομα για το εύρος που πρόκειται να ταξινομηθεί, πληκτρολογήστε το όνομα στο πλαίσιο ονόματος ή επιλέξτε το από τη σχετική αναπτυσσόμενη λίστα και το Excel θα επισημάνει αυτόματα το σωστό εύρος δεδομένων στο φύλλο εργασίας.

Ταξινόμηση κατά χρώμα και σειρά ταξινόμησης

Η ταξινόμηση απαιτεί τη χρήση μιας σειράς ταξινόμησης .

Κατά την ταξινόμηση κατά τιμές, υπάρχουν δύο πιθανές παραγγελίες ταξινόμησης - προς τα πάνω ή προς τα κάτω. Κατά την ταξινόμηση κατά χρώματα, ωστόσο, δεν υπάρχει τέτοια εντολή, οπότε ο χρήστης καθορίζει τη σειρά ταξινόμησης χρωμάτων στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.

Ταξινόμηση κατά Παράδειγμα χρώματος κελιού

Στην παραπάνω εικόνα, για την περιοχή κυψελίδων H2 έως L12 χρησιμοποιήθηκε σχηματοποίηση υπό όρους για να αλλάξει το χρώμα φόντου κυττάρου των εγγραφών με βάση την ηλικία των μαθητών.

Αντί να αλλάξει το χρώμα των κυψελών όλων των αρχείων φοιτητών, μόνο αυτά των 20 ετών ή νεότερων επηρεάστηκαν από τη μορφοποίηση υπό όρους, ενώ τα υπόλοιπα δεν είχαν επηρεαστεί.

Αυτά τα αρχεία ταξινομούνται στη συνέχεια ανά χρώμα κελιού για να ομαδοποιούν τα αρχεία ενδιαφέροντος στην κορυφή του εύρους για εύκολη σύγκριση και ανάλυση.

Τα ακόλουθα βήματα ακολουθήθηκαν για να ταξινομηθούν τα δεδομένα με βάση το χρώμα του κελιού.

  1. Επισημάνετε το φάσμα των προς διαλογή στοιχείων - H2 έως L12
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας
  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης και φίλτρου στην κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα
  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στην αναπτυσσόμενη λίστα για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση
  5. Κάτω από την επικεφαλίδα Ταξινόμηση κατά το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Κύτταρο χρώματος από την αναπτυσσόμενη λίστα
  6. Όταν το Excel εντοπίσει διαφορετικά χρώματα φόντου κυττάρου στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα χρώματα στις επιλογές που παρατίθενται στην επικεφαλίδα του παραγγελίου στο παράθυρο διαλόγου
  7. Στην επικεφαλίδα της παραγγελίας, επιλέξτε το κόκκινο χρώμα από την αναπτυσσόμενη λίστα
  8. Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε On Top με τη σειρά ταξινόμησης, ώστε τα κόκκινα δεδομένα να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας
  9. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου
  10. Οι τέσσερις εγγραφές με το χρώμα κόκκινου κελιού θα πρέπει να ομαδοποιούνται στην κορυφή του εύρους δεδομένων

02 του 03

Ταξινόμηση δεδομένων κατά χρώμα γραμματοσειράς στο Excel

Ταξινόμηση δεδομένων κατά χρώμα γραμματοσειράς στο Excel. © Ted French

Ταξινόμηση κατά χρώμα γραμματοσειράς

Πολύ παρόμοια με την ταξινόμηση κατά χρώμα κελιών, η ταξινόμηση κατά χρώμα γραμματοσειράς μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την ταχεία ταξινόμηση δεδομένων με διαφορετικό έγχρωμο κείμενο.

Οι αλλαγές στο χρώμα της γραμματοσειράς μπορούν να γίνουν χρησιμοποιώντας μορφοποίηση υπό όρους ή ως αποτέλεσμα μορφοποίησης αριθμών - όπως όταν εμφανίζονται αρνητικοί αριθμοί με κόκκινο χρώμα για να είναι πιο εύκολο να εντοπιστούν.

Ταξινόμηση κατά παράδειγμα γραμματοσειράς γραμματοσειράς

Στην παραπάνω εικόνα, για την περιοχή κυψελίδων H2 έως L12 χρησιμοποιήθηκε σχηματοποίηση υπό όρους για να αλλάξει το χρώμα γραμματοσειράς των αρχείων φοιτητών βάσει του προγράμματος σπουδών τους:

Αυτά τα αρχεία ταξινομήθηκαν έπειτα με χρώμα γραμματοσειράς για να ομαδοποιήσουν τα αρχεία ενδιαφέροντος στην κορυφή του εύρους για εύκολη σύγκριση και ανάλυση.

Η σειρά ταξινόμησης για το χρώμα της γραμματοσειράς ήταν κόκκινη ακολουθούμενη από μπλε χρώμα. Οι εγγραφές με το προεπιλεγμένο χρώμα μαύρης γραμματοσειράς δεν ταξινομήθηκαν.

Τα ακόλουθα βήματα ακολουθήθηκαν για να ταξινομήσετε τα δεδομένα με χρώμα γραμματοσειράς.

  1. Επισημάνετε το φάσμα των προς διαλογή στοιχείων - H2 έως L12
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας .
  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης και φίλτρου στην κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στην αναπτυσσόμενη λίστα για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση
  5. Στην επικεφαλίδα Ταξινόμηση κατά το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Χρώμα γραμματοσειράς από την αναπτυσσόμενη λίστα
  6. Όταν το Excel εντοπίσει διαφορετικά χρώματα γραμματοσειράς στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα χρώματα στις επιλογές που παρατίθενται στην επικεφαλίδα του παραγγελίου στο παράθυρο διαλόγου
  7. Στην επικεφαλίδα της παραγγελίας, επιλέξτε το κόκκινο χρώμα από την αναπτυσσόμενη λίστα
  8. Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε On Top με τη σειρά ταξινόμησης, ώστε τα κόκκινα δεδομένα να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας
  9. Στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου για να προσθέσετε το δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης
  10. Για το δεύτερο επίπεδο, στην επικεφαλίδα του παραγγελίου, επιλέξτε το μπλε χρώμα από την αναπτυσσόμενη λίστα
  11. Επιλέξατε στην κορυφή με τη σειρά ταξινόμησης έτσι ώστε τα μπλε χρώματα να είναι πάνω από αυτά τα αρχεία με την προεπιλεγμένη μαύρη γραμματοσειρά
  12. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου
  13. Οι δύο εγγραφές με το κόκκινο χρώμα της γραμματοσειράς θα πρέπει να ομαδοποιούνται στην κορυφή της περιοχής δεδομένων και να ακολουθούνται από τις δύο μπλε φωτογραμμένες ετικέτες

03 του 03

Ταξινόμηση δεδομένων με εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους στο Excel

Ταξινόμηση με εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους. © Ted French

Ταξινόμηση με εικονίδια μορφοποίησης υπό όρους

Μια άλλη επιλογή για την ταξινόμηση κατά χρώμα είναι η χρήση συνόλων εικονιδίων μορφοποίησης υπό όρους για τη σειρά ταξινόμησης .

Αυτά τα σύνολα εικονιδίων προσφέρουν μια εναλλακτική λύση στις κανονικές επιλογές μορφοποίησης υπό όρους που επικεντρώνονται στις αλλαγές μορφοποίησης γραμματοσειρών και κυψελών.

Όπως και με την ταξινόμηση κατά χρώμα κελιών, κατά την ταξινόμηση κατά το χρώμα των εικονιδίων ο χρήστης ορίζει τη σειρά ταξινόμησης στο παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση .

Ταξινόμηση ανά εικονίδιο Παράδειγμα χρώματος

Στην παραπάνω εικόνα, το εύρος των κυψελών που περιέχουν δεδομένα θερμοκρασίας για το Παρίσι, τη Γαλλία έχει διαμορφωθεί υπό όρους με το εικονίδιο φώτων φώτων που έχει τεθεί, βάσει της μέγιστης ημερήσιας θερμοκρασίας για τον Ιούλιο του 2014.

Αυτά τα εικονίδια έχουν χρησιμοποιηθεί για την ταξινόμηση των δεδομένων με αρχεία που εμφανίζουν τα πράσινα εικονίδια που ομαδοποιούνται πρώτα ακολουθούμενα από τα πορτοκαλί εικονίδια και έπειτα κόκκινο.

Τα ακόλουθα βήματα ακολουθήθηκαν για να ταξινομηθούν τα δεδομένα με το χρώμα των εικονιδίων.

  1. Επισημάνετε την περιοχή των κυττάρων που πρόκειται να ταξινομηθούν - I3 έως J27
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας .
  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο ταξινόμησης και φίλτρου στην κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Προσαρμοσμένη ταξινόμηση στην αναπτυσσόμενη λίστα για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση
  5. Κάτω από την επικεφαλίδα Ταξινόμηση κατά το παράθυρο διαλόγου, επιλέξτε Εικονίδιο κυψέλης από την αναπτυσσόμενη λίστα
  6. Όταν το Excel εντοπίσει εικονίδια κελιών στα επιλεγμένα δεδομένα, προσθέτει αυτά τα εικονίδια στις επιλογές που παρατίθενται στην επικεφαλίδα του παραγγελίου στο παράθυρο διαλόγου
  7. Στην επικεφαλίδα της παραγγελίας, επιλέξτε το πράσινο εικονίδιο από την αναπτυσσόμενη λίστα
  8. Εάν είναι απαραίτητο, επιλέξτε On Top με τη σειρά ταξινόμησης, έτσι ώστε τα δεδομένα με πράσινα εικονίδια να βρίσκονται στην κορυφή της λίστας
  9. Στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη επιπέδου για να προσθέσετε το δεύτερο επίπεδο ταξινόμησης
  10. Για το δεύτερο επίπεδο, στην επικεφαλίδα της παραγγελίας, επιλέξτε το πορτοκαλί ή το κίτρινο εικονίδιο από την αναπτυσσόμενη λίστα
  11. Και πάλι, επιλέξτε On Top με τη σειρά ταξινόμησης εάν είναι απαραίτητο - αυτό θα τοποθετήσει τη δεύτερη ομάδα εγγραφών κάτω από αυτές με πράσινα εικονίδια, αλλά πάνω από όλα τα άλλα αρχεία που ταξινομούνται
  12. Δεδομένου ότι υπάρχουν μόνο τρεις επιλογές εικονιδίων σε αυτό το σετ, δεν υπάρχει λόγος να προσθέσετε ένα τρίτο επίπεδο για να ταξινομήσετε τις εγγραφές με κόκκινα εικονίδια, δεδομένου ότι είναι τα μόνα αρχεία που απομένουν και θα βρίσκονται στο κάτω μέρος της περιοχής
  13. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ταξινομήσετε τα δεδομένα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου
  14. Οι εγγραφές με το πράσινο εικονίδιο πρέπει να ομαδοποιούνται στην κορυφή της περιοχής δεδομένων ακολουθούμενες από τις εγγραφές με το εικονίδιο κεχριμπαρένιο και έπειτα εκείνες με κόκκινο εικονίδιο