Υποχρεωτικοί τύποι μορφοποίησης Excel

Η προσθήκη μορφοποίησης υπό όρους στο Excel σάς επιτρέπει να εφαρμόσετε διαφορετικές επιλογές μορφοποίησης σε ένα κελί ή μια περιοχή κελιών που πληρούν συγκεκριμένες συνθήκες που έχετε ορίσει.

Οι επιλογές μορφοποίησης εφαρμόζονται μόνο όταν τα επιλεγμένα κελιά πληρούν αυτές τις καθορισμένες συνθήκες.

Οι επιλογές μορφοποίησης που μπορούν να εφαρμοστούν περιλαμβάνουν αλλαγές γραμματοσειράς και φόντου, στυλ γραμματοσειράς, σύνορα κελιών και προσθήκη μορφοποίησης αριθμών σε δεδομένα.

Από το Excel 2007, το Excel διέθετε διάφορες ενσωματωμένες επιλογές για συνήθη συνθήκες, όπως εύρεση αριθμών που είναι μεγαλύτεροι ή μικρότεροι από μια συγκεκριμένη τιμή ή εύρεση αριθμών που είναι πάνω ή κάτω από τη μέση τιμή .

Εκτός από αυτές τις προρυθμισμένες επιλογές, είναι επίσης δυνατό να δημιουργηθούν προσαρμοσμένοι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους χρησιμοποιώντας τύπους Excel για να δοκιμαστούν οι συνθήκες που καθορίζονται από τον χρήστη.

Εφαρμογή πολλών κανόνων

Μπορούν να εφαρμοστούν περισσότεροι από ένας κανόνας στα ίδια δεδομένα για να δοκιμαστούν διαφορετικές συνθήκες. Για παράδειγμα, τα δεδομένα του προϋπολογισμού ενδέχεται να έχουν καθορισμένες προϋποθέσεις που εφαρμόζουν τις αλλαγές μορφοποίησης όταν δαπανώνται ορισμένα επίπεδα - όπως 50%, 75% και 100% - του συνολικού προϋπολογισμού.

Σε τέτοιες περιπτώσεις, το Excel καθορίζει πρώτα αν οι διάφοροι κανόνες έρχονται σε σύγκρουση και, αν ναι, το πρόγραμμα ακολουθεί μια προκαθορισμένη σειρά προτεραιότητας για να καθορίσει ποιος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους εφαρμόζεται στα δεδομένα.

Παράδειγμα: Εύρεση δεδομένων που υπερβαίνουν το 25% και το 50% αυξάνεται με την υπό όρους μορφοποίηση

Στο παρακάτω παράδειγμα, θα εφαρμοστούν δύο προσαρμοσμένοι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους στην περιοχή των κελιών B2 έως B5.

Όπως μπορεί να διαπιστωθεί στην παραπάνω εικόνα, αν ισχύει κάποια από τις παραπάνω συνθήκες, το χρώμα φόντου του κυττάρου ή των κυττάρων στην περιοχή B1: B4 θα αλλάξει.

Οι κανόνες που χρησιμοποιήθηκαν για την επίτευξη αυτού του στόχου,

= (Α2-Β2) / Α2> 25% = (Α2-Β2) / Α2> 50%

θα εισαχθεί χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου για τη μορφοποίηση υπό όρους Νέο Διαμόρφωση Διαμόρφωσης .

Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial

  1. Καταχωρίστε τα δεδομένα στα κελιά A1 έως C5 όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα

Σημείωση: Το βήμα 3 του μαθήματος θα προσθέσει τύπους στα κελιά C2: C4 που δείχνουν την ακριβή ποσοστιαία διαφορά μεταξύ των τιμών των κελιών A2: A5 και B2: B5 για να ελέγξει την ακρίβεια των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους.

Ρύθμιση των Κανόνων Διαμόρφωσης Συμπίεσης

Χρησιμοποιώντας τύπους για μορφοποίηση υπό όρους στο Excel. © Ted French

Όπως αναφέρθηκε, οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που ελέγχουν για τις δύο συνθήκες θα εισαχθούν χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου μορφοποίησης υπό όρους New Formatting Rule.

Ρύθμιση μορφοποίησης υπό όρους για να βρείτε αύξηση μεγαλύτερη από 25%

  1. Επισημάνετε τα κελιά B2 έως B5 στο φύλλο εργασίας.
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας.
  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Μορφοποίηση υπό όρους στην κορδέλα για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
  4. Επιλέξτε νέο κανόνα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Νέο κανόνα μορφοποίησης όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.
  5. Στο άνω μισό του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στην τελευταία επιλογή: Χρησιμοποιήστε έναν τύπο για να προσδιορίσετε ποια κελιά θα μορφοποιηθούν.
  6. Στο κάτω μισό του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στις τιμές μορφοποίησης όπου ο τύπος είναι αληθής: γραμμή.
  7. Πληκτρολογήστε τον τύπο : = (A2-B2) / A2> 25% στον διαθέσιμο χώρο
  8. Κάντε κλικ στο κουμπί Format για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Format Cells.
  9. Σε αυτό το παράθυρο διαλόγου, κάντε κλικ στην καρτέλα Συμπλήρωση και επιλέξτε ένα μπλε χρώμα πλήρωσης.
  10. Κάντε διπλό κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.
  11. Σε αυτό το σημείο, το χρώμα φόντου των κελιών B3 και B5 θα πρέπει να είναι μπλε.

Ρύθμιση μορφοποίησης υπό όρους για να βρείτε αύξηση μεγαλύτερη από 50%

  1. Με τα κελιά B2 έως B5 ακόμη επιλεγμένα, επαναλάβετε τα βήματα 1 έως 6 παραπάνω.
  2. Πληκτρολογήστε τον τύπο: = (A2-B2) / A2> 50% στον διαθέσιμο χώρο.
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Format για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Format Cells.
  4. Κάντε κλικ στην καρτέλα Συμπλήρωση και επιλέξτε ένα κόκκινο χρώμα πλήρωσης.
  5. Κάντε διπλό κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε τα παράθυρα διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας .
  6. Το χρώμα φόντου του κυττάρου Β3 θα πρέπει να εξακολουθεί να είναι μπλε, υποδεικνύοντας ότι η εκατοστιαία διαφορά μεταξύ των αριθμών των κυψελίδων Α3 και Β3 είναι μεγαλύτερη από 25% αλλά μικρότερη ή ίση με 50%.
  7. Το χρώμα φόντου του κελιού B5 θα πρέπει να αλλάξει σε κόκκινο χρώμα, υποδεικνύοντας ότι η εκατοστιαία διαφορά μεταξύ των αριθμών των κελιών A5 και B5 είναι μεγαλύτερη από 50%.

Έλεγχος των Κανόνων Διαμόρφωσης υπό όρους

Έλεγχος των Κανόνων Διαμόρφωσης υπό όρους. © Ted French

Υπολογισμός% διαφοράς

Για να ελέγξετε αν οι σωστοί κανόνες μορφοποίησης υπό όρους είναι σωστοί, μπορούμε να εισαγάγουμε τύπους στα κελιά C2: C5 που θα υπολογίσουν την ακριβή εκατοστιαία διαφορά μεταξύ των αριθμών στις περιοχές Α2: Α5 και Β2: Β5.

  1. Κάντε κλικ στο κελί C2 για να γίνει το ενεργό κελί.
  2. Πληκτρολογήστε τον τύπο = (A2-B2) / A2 και πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο.
  3. Η απάντηση 10% θα πρέπει να εμφανίζεται στο κελί C2, υποδεικνύοντας ότι ο αριθμός στο κελί A2 είναι 10% μεγαλύτερος από τον αριθμό στο κελί B2.
  4. Μπορεί να χρειαστεί να αλλάξετε τη μορφοποίηση στο κελί C2 για να εμφανιστεί η απάντηση ως ποσοστό.
  5. Χρησιμοποιήστε τη λαβή πλήρωσης για να αντιγράψετε τον τύπο από το κελί C2 στα κελιά C3 έως C5.
  6. Οι απαντήσεις για τα κύτταρα C3 έως C5 πρέπει να είναι: 30%, 25% και 60%.
  7. Οι απαντήσεις σε αυτά τα κελιά δείχνουν ότι οι κανόνες σχηματισμού υπό όρους που δημιουργήθηκαν είναι σωστοί δεδομένου ότι η διαφορά μεταξύ των κυττάρων Α3 και Β3 είναι μεγαλύτερη από 25% και η διαφορά μεταξύ των κυττάρων Α5 και Β5 είναι μεγαλύτερη από 50%.
  8. Το στοιχείο Β4 δεν άλλαξε το χρώμα επειδή η διαφορά μεταξύ των κυψελών Α4 και Β4 ισούται με 25% και ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους ορίζει ότι απαιτείται ποσοστό μεγαλύτερο από 25% για να αλλάξει το χρώμα του φόντου σε μπλε χρώμα.

Διάταξη Προτεραιότητας για τους Κανόνες Διαμόρφωσης υπό όρους

Υπεύθυνος διαμόρφωσης κανόνων διαμόρφωσης Excel. © Ted French

Εφαρμογή Κανόνων Διαμόρφωσης υπό Διαμόρφωση Κανόνων

Όταν εφαρμόζονται πολλαπλοί κανόνες στο ίδιο εύρος δεδομένων, το Excel καθορίζει πρώτα εάν οι κανόνες έρχονται σε σύγκρουση.

Οι κανόνες σύγκρουσης είναι εκείνοι όπου οι επιλεγμένες επιλογές μορφοποίησης για κάθε κανόνα δεν μπορούν να εφαρμοστούν και στα δύο ίδια δεδομένα .

Στο παράδειγμα που χρησιμοποιείται σε αυτό το σεμινάριο, η σύγκρουση κανόνων, καθώς και οι δύο κανόνες χρησιμοποιούν την ίδια επιλογή μορφοποίησης - αυτή της αλλαγής του χρώματος κελιού φόντου.

Στην περίπτωση που ο δεύτερος κανόνας είναι αληθής (η διαφορά στην τιμή είναι μεγαλύτερη από 50% μεταξύ δύο κυττάρων) τότε ο πρώτος κανόνας (η διαφορά στην τιμή που είναι μεγαλύτερη από 25%) είναι επίσης αληθής.

Τάγμα Προτεραιότητας του Excel

Δεδομένου ότι ένα κελί δεν μπορεί να έχει ταυτόχρονα ένα κόκκινο και ένα μπλε φόντο, το Excel πρέπει να γνωρίζει τον κανόνα της μορφοποίησης υπό όρους που πρέπει να εφαρμόζει.

Ο κανόνας που εφαρμόζεται εφαρμόζεται από την σειρά προτεραιότητας του Excel, η οποία δηλώνει ότι ο κανόνας που είναι υψηλότερος στη λίστα στο παράθυρο διαλόγου Διαχειριστής Κανόνων Διαμόρφωσης υπό όρους έχει προτεραιότητα.

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, ο δεύτερος κανόνας που χρησιμοποιείται σε αυτό το σεμινάριο (= (A2-B2) / A2> 50%) είναι υψηλότερος στη λίστα και συνεπώς έχει προτεραιότητα έναντι του πρώτου κανόνα.

Ως αποτέλεσμα, το χρώμα φόντου του κελιού B5 αλλάζει σε κόκκινο χρώμα.

Από προεπιλογή, νέοι κανόνες προστίθενται στην κορυφή της λίστας και επομένως έχουν υψηλότερη προτεραιότητα.

Για να αλλάξετε τη σειρά προτεραιότητας, χρησιμοποιήστε τα κουμπιά βέλους επάνω και κάτω στο παράθυρο διαλόγου όπως προσδιορίζεται στην παραπάνω εικόνα.

Εφαρμογή μη-αντιφατικών κανόνων

Εάν δύο ή περισσότεροι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους δεν έρχονται σε σύγκρουση και οι δύο εφαρμόζονται όταν η συνθήκη που κάθε κανόνας ελέγχει γίνεται πραγματικότητα.

Εάν ο πρώτος κανόνας μορφοποίησης υπό όρους στο παράδειγμά μας (= (A2-B2) / A2> 25%) μορφοποιήσει το εύρος των κελιών B2: B5 με μπλε όριο αντί για μπλε χρώμα φόντου, οι δύο κανόνες μορφοποίησης υπό όρους και οι δύο μορφές μπορούν να εφαρμοστούν χωρίς να παρεμβαίνουν με το άλλο.

Ως αποτέλεσμα, το κελί B5 θα είχε τόσο μπλε όριο όσο και χρώμα κόκκινου φόντου, καθώς η διαφορά μεταξύ των αριθμών στα κελιά A5 και B5 είναι μεγαλύτερη από 25 και 50 τοις εκατό.

Υποχρεωτική μορφοποίηση έναντι κανονικής μορφοποίησης

Σε περίπτωση διενέξεων μεταξύ των κανόνων μορφοποίησης υπό όρους και των επιλογών μορφοποίησης που εφαρμόζονται χειροκίνητα, ο κανόνας μορφοποίησης υπό όρους έχει πάντα προτεραιότητα και θα εφαρμοστεί αντί για τυχόν επιλογές μορφοποίησης που έχουν προστεθεί με μη αυτόματο τρόπο.

Αν ένα χρώμα κίτρινου χρώματος αρχικά είχε εφαρμοστεί στα κελιά Β2 έως Β5 στο παράδειγμα, μόλις προστεθούν οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους, μόνο τα κελιά Β2 και Β4 θα παραμείνουν κίτρινα.

Επειδή οι κανόνες μορφοποίησης υπό όρους που εισάγονται ισχύουν για τα κελιά B3 και B5, τα χρώματα φόντου τους θα αλλάζουν από κίτρινο σε μπλε και κόκκινο αντίστοιχα.