Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας της Microsoft σάς επιτρέπει να στέλνετε το ίδιο έγγραφο με μικρές αλλαγές σε μεγάλο αριθμό παραληπτών. Ο όρος "συγχώνευση" προέρχεται από το γεγονός ότι ένα έγγραφο (ένα γράμμα, για παράδειγμα) συγχωνεύεται με ένα έγγραφο προέλευσης δεδομένων , όπως ένα υπολογιστικό φύλλο .
Η λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word λειτουργεί άψογα με δεδομένα από το Excel. Ενώ το Word σας επιτρέπει επίσης να δημιουργήσετε τη δική του πηγή δεδομένων, οι επιλογές για τη χρήση αυτών των δεδομένων είναι περιορισμένες. Επιπλέον, αν έχετε ήδη τα δεδομένα σας σε ένα υπολογιστικό φύλλο, δεν έχει νόημα να επανατοποθετήσετε όλες τις πληροφορίες στην πηγή δεδομένων του Word.
Προετοιμασία των δεδομένων σας για συγχώνευση αλληλογραφίας
Θεωρητικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε οποιοδήποτε φύλλο εργασίας του Excel σε μια λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας του Word χωρίς ιδιαίτερη προετοιμασία. Ωστόσο, συνιστάται να αφιερώσετε λίγο χρόνο για να προετοιμάσετε το φύλλο εργασίας σας για να βελτιστοποιήσετε τη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας .
Παρακάτω παρατίθενται ορισμένες οδηγίες που θα σας βοηθήσουν να κάνετε την διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας πιο ομαλή.
Οργανώστε τα δεδομένα του υπολογιστικού φύλλου σας
Με τον κίνδυνο να δηλώσετε το προφανές, τα δεδομένα σας θα πρέπει να οργανώνονται τακτοποιημένα σε σειρές και στήλες. Σκεφτείτε κάθε σειρά ως ενιαία εγγραφή και κάθε στήλη ως πεδίο που πρόκειται να εισαγάγετε στο έγγραφό σας. (Ανατρέξτε στο φροντιστήριο εισαγωγής δεδομένων του Excel εάν χρειάζεστε μια ανανέωση.)
Δημιουργήστε μια γραμμή κεφαλίδας
Δημιουργήστε μια σειρά κεφαλίδας για το φύλλο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας. Μια γραμμή κεφαλίδας είναι μια σειρά που περιέχει ετικέτες που προσδιορίζουν τα δεδομένα στα κελιά παρακάτω. Το Excel μπορεί μερικές φορές να φανταστεί μερικές φορές για τη διαφοροποίηση μεταξύ των δεδομένων και των ετικετών, οπότε τα κάνετε ξεκάθαρα χρησιμοποιώντας τολμηρό κείμενο, σύνορα κελιών και σκίαση κυττάρων που είναι μοναδικά στη σειρά κεφαλίδας. Αυτό θα διασφαλίσει ότι το Excel το διαφοροποιεί από τα υπόλοιπα δεδομένα σας.
Αργότερα, όταν συγχωνεύετε τα δεδομένα με το κύριο έγγραφο, οι ετικέτες θα εμφανίζονται ως ονόματα των πεδίων συγχώνευσης, επομένως δεν θα υπάρχει σύγχυση ως προς τα δεδομένα που εισάγετε στο έγγραφό σας. Επιπλέον, είναι καλή πρακτική η σήμανση των στηλών σας, καθώς βοηθά στην αποφυγή σφαλμάτων χρήστη.
Τοποθετήστε όλα τα δεδομένα σε ένα ενιαίο φύλλο
Τα δεδομένα που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε για τη συγχώνευση αλληλογραφίας πρέπει να είναι σε ένα φύλλο. Εάν είναι διανεμημένο σε πολλαπλά φύλλα, θα πρέπει να συνδυάσετε τα φύλλα ή να εκτελέσετε πολλαπλές συγχωνεύσεις αλληλογραφίας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι τα φύλλα είναι σαφώς ονομασμένα , καθώς θα πρέπει να μπορείτε να επιλέξετε το φύλλο που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε χωρίς να το δείτε.
Συνδέοντας μια προέλευση δεδομένων σε μια συγχώνευση αλληλογραφίας
Το επόμενο βήμα στη διαδικασία συγχώνευσης αλληλογραφίας είναι να συσχετίσετε το υπολογιστικό σας φύλλο Excel με το έγγραφό σας στο Word.
- Στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας (Mail Merge), κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα προέλευσης δεδομένων .
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή προέλευσης δεδομένων, μεταβείτε στους φακέλους μέχρι να βρείτε το βιβλίο εργασίας του Excel. Εάν δεν μπορείτε να βρείτε το αρχείο Excel, βεβαιωθείτε ότι έχετε επιλέξει "Όλες οι πηγές δεδομένων" από το αναπτυσσόμενο μενού που ονομάζεται "Αρχεία τύπου".
- Κάντε διπλό κλικ στο αρχείο προέλευσης του αρχείου προέλευσης του Excel ή επιλέξτε το και κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα .
- Στο παράθυρο διαλόγου Επιλογή πίνακα, επιλέξτε το φύλλο του Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να συγχωνεύσετε με το έγγραφό σας.
- Βεβαιωθείτε ότι το πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή "Πρώτη σειρά δεδομένων περιέχει κεφαλίδες στηλών" είναι επιλεγμένο.
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Τώρα που η πηγή δεδομένων έχει συσχετιστεί με το κύριο έγγραφο, μπορείτε να ξεκινήσετε την εισαγωγή κειμένου ή / και την επεξεργασία του εγγράφου του Word. Ωστόσο, δεν μπορείτε να κάνετε αλλαγές στην πηγή δεδομένων σας στο Excel. εάν πρέπει να κάνετε αλλαγές στα δεδομένα, πρέπει να κλείσετε το κύριο έγγραφο στο Word προτού ανοίξετε την πηγή δεδομένων στο Excel.
Η εισαγωγή πεδίων συγχώνευσης στο έγγραφό σας είναι εύκολη ακολουθώντας τα εξής βήματα:
- Κάντε κλικ στο κουμπί Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στη γραμμή εργαλείων συγχώνευσης αλληλογραφίας. Θα εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης.
- Επισημάνετε το όνομα του πεδίου που θέλετε να εισαγάγετε από τη λίστα και κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή .
- Το κουτί θα παραμείνει ανοιχτό, επιτρέποντάς σας να εισάγετε περισσότερα πεδία. Εάν εισάγετε περισσότερα από ένα πεδία διαδοχικά, το Word δεν προσθέτει αυτόματα κενό μεταξύ των πεδίων του εγγράφου σας. πρέπει να το κάνετε μόνοι σας αφού κλείσετε το παράθυρο διαλόγου. Στο έγγραφό σας θα δείτε το όνομα του πεδίου που περιβάλλεται από διπλά βέλη.
- Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο .
Εισαγωγή μπλοκ διευθύνσεων και χαιρετισμοί-Χρησιμοποιήστε προσεκτικά
Η Microsoft πρόσθεσε πρόσφατα μια λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας που σας επιτρέπει να εισαγάγετε μπλοκ διευθύνσεων και γραμμές χαιρετισμού. Κάνοντας κλικ στο αντίστοιχο κουμπί στη γραμμή εργαλείων, το Word θα σας επιτρέψει να εισάγετε πολλά πεδία ταυτόχρονα, διατεταγμένα σε κοινές παραλλαγές.
Το κουμπί μπλοκ διεύθυνση εισόδου είναι αυτό που βρίσκεται στα αριστερά. η γραμμή εισαγωγής εισαγωγής είναι στα δεξιά.
Επιπλέον, όταν κάνετε κλικ σε οποιοδήποτε από τα δύο κουμπιά, το Word εμφανίζει ένα παράθυρο διαλόγου που σας δίνει κάποιες επιλογές σχετικά με τα πεδία που θα θέλατε να εισαγάγετε, τον τρόπο με τον οποίο θέλετε να διευθετηθούν, το σημείο στίξης που θα συμπεριλάβει και άλλα. Ενώ αυτό ακούγεται αρκετά απλό - και είναι αν χρησιμοποιείτε μια πηγή δεδομένων που δημιουργείται στο Word - μπορεί να μπερδευτεί αν χρησιμοποιείτε ένα φύλλο εργασίας του Excel.
Θυμηθείτε πότε η σύσταση για την προσθήκη μιας σειράς κεφαλίδας στο φύλλο εργασίας σας στη σελίδα 1 αυτού του άρθρου; Λοιπόν, αν έχετε ονομάσει ένα πεδίο κάτι διαφορετικό από αυτό που χρησιμοποιεί το Word ως όνομα πεδίου για παρόμοια δεδομένα, το Word ενδέχεται να ταιριάζει με τα πεδία λανθασμένα.
Αυτό σημαίνει ότι εάν χρησιμοποιήσετε το μπλοκ διευθύνσεων εισαγωγής ή εισαγάγετε τα κουμπιά γραμμής χαιρετισμού , τα δεδομένα ενδέχεται να εμφανίζονται με διαφορετική σειρά από αυτή που καθορίζετε - απλά επειδή οι ετικέτες δεν ταιριάζουν. Ευτυχώς, η Microsoft προέβλεψε αυτό το γεγονός και ενσωμάτωσε μια δυνατότητα πεδίων αντιστοίχισης που σας επιτρέπει να αντιστοιχίσετε τα ονόματα πεδίων με αυτά που χρησιμοποιεί το Word στα μπλοκ.
Χρησιμοποιώντας τα πεδία αντιστοίχισης για την σωστή χαρτογράφηση των ετικετών πεδίων
Για να αντιστοιχίσετε πεδία, ακολουθήστε τα εξής βήματα:
- Κάντε κλικ στο κουμπί Πεδία αντιστοίχισης στη γραμμή εργαλείων.
- Στο παράθυρο διαλόγου Πεδία αντιστοίχισης (Match Fields), θα δείτε μια λίστα με ονόματα πεδίων του Word στα αριστερά. Στη δεξιά πλευρά του πλαισίου, θα δείτε μια στήλη από αναπτυσσόμενα πλαίσια. Το όνομα σε κάθε αναπτυσσόμενο πλαίσιο είναι το πεδίο που χρησιμοποιεί το Word για κάθε αντίστοιχο πεδίο στο μπλοκ διευθύνσεων ή γραμμής χαιρετισμού. Για να κάνετε αλλαγές, απλά επιλέξτε το όνομα πεδίου από το αναπτυσσόμενο πλαίσιο.
- Μόλις ολοκληρώσετε τις αλλαγές, κάντε κλικ στο OK .
Μπορείτε επίσης να εμφανίσετε το παράθυρο διαλόγου "Πεδία αντιστοίχισης" κάνοντας κλικ στο κουμπί " Αντιστοίχιση πεδίων " στο κάτω μέρος είτε στο παράθυρο διαλόγου Εισαγωγή διεύθυνσης διευθύνσεων ή Γραμμής ευχετήριων κλήσεων, τα οποία εμφανίζονται όταν κάνετε κλικ στο αντίστοιχο κουμπί της γραμμής εργαλείων.
Προβολή εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας
Προτού προχωρήσουμε στην προεπισκόπηση και εκτύπωση των συγχωνευμένων εγγράφων σας, μια σημείωση σχετικά με τη μορφοποίηση: Όταν εισάγετε πεδία συγχώνευσης σε ένα έγγραφο, το Word δεν μεταφέρει τη μορφοποίηση των δεδομένων από την πηγή δεδομένων.
Εφαρμογή ειδικής μορφοποίησης από υπολογιστικό φύλλο πηγής
Εάν θέλετε να εφαρμόσετε ειδική μορφοποίηση, όπως το πλάγια γραφή, τολμηρή ή υπογραμμισμένη, πρέπει να το κάνετε στο Word. Εάν προβάλλετε το έγγραφο με πεδία, πρέπει να επιλέξετε τα διπλά βέλη και στις δύο πλευρές του πεδίου στο οποίο θέλετε να εφαρμόσετε τη μορφοποίηση. Εάν βλέπετε τα συγχωνευμένα δεδομένα στο έγγραφο, απλά επισημάνετε το κείμενο που θέλετε να αλλάξετε.
Θυμηθείτε ότι οποιαδήποτε αλλαγή θα μεταφερθεί σε όλα τα συγχωνευμένα έγγραφα, όχι μόνο στην ατομική.
Προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων
Για να κάνετε προεπισκόπηση των συγχωνευμένων εγγράφων σας, κάντε κλικ στο κουμπί Προβολή συγχωνευμένων δεδομένων στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας. Αυτό το κουμπί λειτουργεί σαν διακόπτης επιλογής, οπότε αν θέλετε να επιστρέψετε στην προβολή μόνο των πεδίων και όχι των δεδομένων που περιέχουν, κάντε κλικ στο κουμπί ξανά.
Μπορείτε να περιηγηθείτε στα συγχωνευμένα έγγραφα χρησιμοποιώντας τα κουμπιά πλοήγησης στη γραμμή εργαλείων Συγχώνευση αλληλογραφίας. Είναι από αριστερά προς τα δεξιά: Πρώτη εγγραφή , Προηγούμενη εγγραφή , Μετάβαση στην εγγραφή , Επόμενη εγγραφή , Τελευταία εγγραφή .
Πριν να συγχωνεύσετε τα έγγραφά σας, θα πρέπει να τα δείτε όλα, ή όσο μπορείτε, για να βεβαιωθείτε ότι τα πάντα συγχωνεύτηκαν σωστά. Δώστε ιδιαίτερη προσοχή σε πράγματα όπως σημεία στίξης και διαστήματα γύρω από τα συγχωνευμένα δεδομένα.
Ολοκλήρωση του εγγράφου συγχώνευσης αλληλογραφίας
Όταν είστε έτοιμοι να συγχωνεύσετε τα έγγραφά σας, έχετε δύο επιλογές.
Συγχώνευση στον εκτυπωτή
Το πρώτο είναι να τα συγχωνεύσετε στον εκτυπωτή. Αν επιλέξετε αυτή την επιλογή, τα έγγραφα θα σταλούν στον εκτυπωτή χωρίς καμία τροποποίηση. Μπορείτε να συγχωνεύσετε τον εκτυπωτή απλά κάνοντας κλικ στο κουμπί της γραμμής εργαλείων " Συγχώνευση σε εκτυπωτή ".
Συγχώνευση σε νέο έγγραφο
Εάν χρειάζεστε να προσαρμόσετε ορισμένα ή όλα τα έγγραφα (αν και θα ήταν καλό να προσθέσετε ένα πεδίο σημείωσης στην πηγή δεδομένων για εξατομικευμένες σημειώσεις) ή να κάνετε άλλες αλλαγές πριν εκτυπώσετε, μπορείτε να τις συγχωνεύσετε σε ένα νέο έγγραφο. αν συγχωνεύσετε ένα νέο έγγραφο, το κύριο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας και η προέλευση δεδομένων θα παραμείνουν άθικτα, αλλά θα έχετε ένα δεύτερο αρχείο που περιέχει τα συγχωνευμένα έγγραφα.
Για να το κάνετε αυτό, απλώς κάντε κλικ στο κουμπί " Συγχώνευση σε νέο έγγραφο ".
Όποια μέθοδο και αν επιλέξετε, θα παρουσιαστεί ένα παράθυρο διαλόγου στο οποίο μπορείτε να ενημερώσετε το Word για να συγχωνεύσετε όλες τις εγγραφές, την τρέχουσα εγγραφή ή μια σειρά αρχείων.
Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιθυμητή επιλογή και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Αν θέλετε να συγχωνεύσετε μια περιοχή, θα χρειαστεί να βάλετε τον αριθμό έναρξης και τον τελικό αριθμό για τα αρχεία που θέλετε να συμπεριλάβετε στην συγχώνευση πριν κάνετε κλικ στο OK .
Εάν επιλέξετε να εκτυπώσετε τα έγγραφα, αφού εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου, θα εμφανιστεί το πλαίσιο διαλόγου "Εκτύπωση". Μπορείτε να αλληλεπιδράσετε με αυτό όπως θα κάνατε για οποιοδήποτε άλλο έγγραφο.