Η συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ένα εργαλείο που απλοποιεί τη δημιουργία ενός συνόλου εγγράφων που είναι παρόμοια αλλά περιέχουν μοναδικά και μεταβλητά στοιχεία δεδομένων. Αυτό επιτυγχάνεται συνδέοντας μια βάση δεδομένων που περιέχει αυτά τα στοιχεία δεδομένων σε ένα έγγραφο, το οποίο περιέχει πεδία συγχώνευσης όπου αυτά τα μοναδικά δεδομένα θα συμπληρωθούν.
Η συγχώνευση αλληλογραφίας σας εξοικονομεί χρόνο και προσπάθεια αυτοματοποιώντας τη διαδικασία εισαγωγής τυποποιημένων τεμαχίων δεδομένων όπως ονόματα και διευθύνσεις σε ένα έγγραφο. Για παράδειγμα, μπορείτε να συνδέσετε μια επιστολή φόρμας σε μια ομάδα επαφών στο Outlook. αυτό το γράμμα μπορεί να έχει ένα πεδίο συγχώνευσης για τη διεύθυνση κάθε επαφής και ένα για το όνομα της αντίστοιχης επαφής ως μέρος του χαιρετισμού του γράμματος.
Χρήσεις της συγχώνευσης αλληλογραφίας
Η συγχώνευση αλληλογραφίας, για πολλούς ανθρώπους, προκαλεί σκέψεις για ανεπιθύμητη αλληλογραφία. Ενώ οι έμποροι χρησιμοποιούν αναμφισβήτητα τη συγχώνευση αλληλογραφίας για τη δημιουργία μεγάλων ποσοτήτων αλληλογραφίας γρήγορα και εύκολα, πολλές άλλες χρήσεις μπορεί να σας εκπλήξουν και να αλλάξουν τον τρόπο με τον οποίο δημιουργείτε κάποια από τα έγγραφά σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη συγχώνευση αλληλογραφίας για να δημιουργήσετε τυχόν τυπωμένο έγγραφο, καθώς και ηλεκτρονικά κατανεμημένα έγγραφα και φαξ. Τα είδη των εγγράφων που μπορείτε να δημιουργήσετε χρησιμοποιώντας συγχώνευση αλληλογραφίας είναι ουσιαστικά απεριόριστα. Ορίστε μερικά παραδείγματα:
- Κατάλογοι
- Αποθέματα
- Τιμολόγια
- Ετικέτες
- Φάκελοι
- Και, φυσικά, γράμματα
Όταν χρησιμοποιείται έξυπνα, η συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να βελτιώσει σημαντικά την παραγωγικότητα σας. Μπορεί επίσης να ενισχύσει την αποτελεσματικότητα των εγγράφων που δημιουργείτε. Για παράδειγμα, προσαρμόζοντας τα γράμματα με τα ονόματα των παραληπτών ή άλλα στοιχεία που είναι ειδικά για κάθε παραλήπτη, παρουσιάζετε μια γυαλισμένη, προσωπική εικόνα που καθορίζει το στάδιο για το αποτέλεσμα που επιθυμείτε.
Ανατομία μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας
Μια συγχώνευση αλληλογραφίας αποτελείται από δύο βασικά μέρη: το έγγραφο και την πηγή δεδομένων , που επίσης αναφέρεται ως βάση δεδομένων. Το Microsoft Word απλοποιεί την εργασία σας επιτρέποντάς σας να χρησιμοποιείτε άλλες εφαρμογές του Office όπως το Excel και το Outlook ως πηγές δεδομένων. Εάν έχετε την πλήρη σουίτα του Office, χρησιμοποιώντας μία από τις εφαρμογές της, η πηγή δεδομένων σας είναι εύκολη, βολική και συνιστάται ιδιαίτερα. Η χρήση επαφών που έχετε ήδη εισάγει στις επαφές του Outlook, για παράδειγμα, θα σας εξοικονομήσει από την επανεισαγωγή των πληροφοριών σε άλλη πηγή δεδομένων. Η χρήση ενός υπάρχοντος υπολογιστικού φύλλου Excel σας δίνει ακόμα μεγαλύτερη ευελιξία με τα δεδομένα σας από ό, τι η πηγή δεδομένων που θα δημιουργήσει το Word.
Αν έχετε μόνο το πρόγραμμα Word, ωστόσο, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τη λειτουργία συγχώνευσης αλληλογραφίας. Το Word έχει τη δυνατότητα να δημιουργήσει μια πλήρως προσαρμόσιμη πηγή δεδομένων που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε στη συγχώνευση αλληλογραφίας σας.
Ρύθμιση αλληλογραφίας αλληλογραφίας
Μια συγχώνευση αλληλογραφίας μπορεί να φαίνεται περίπλοκη και σύνθετα, βαριά έγγραφα που βασίζονται σε μεγάλες βάσεις δεδομένων μπορεί ασφαλώς να είναι. Το Word, ωστόσο, απλοποιεί τη ρύθμιση μιας συγχώνευσης αλληλογραφίας για κοινές χρήσεις παρέχοντας οδηγούς που σας καθοδηγούν στη διαδικασία σύνδεσης του εγγράφου σας με μια βάση δεδομένων. Γενικά, μπορείτε να ολοκληρώσετε τη διαδικασία σε λιγότερα από 10 αρκετά εύκολα βήματα, συμπεριλαμβανομένης της εύρεσης και διόρθωσης σφαλμάτων. Αυτό είναι λιγότερο από την προετοιμασία του εγγράφου σας με το χέρι, καθώς και με πολύ λιγότερο χρόνο και ταλαιπωρία.