01 από 08
Ξεκινώντας το έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας
Κάντε κλικ στο μενού Έναρξη συγχώνευσης αλληλογραφίας στην κορδέλα αλληλογραφίας και επιλέξτε τον τύπο εγγράφου που θέλετε να δημιουργήσετε.
Για παράδειγμα, μπορείτε να επιλέξετε γράμματα, φακέλους ή ετικέτες. Ή, επιλέξτε τον Οδηγό συγχώνευσης αλληλογραφίας Βήμα προς βήμα για περισσότερη βοήθεια στη δημιουργία του εγγράφου σας.
02 από 08
Επιλογή παραληπτών για επιστολές συγχώνευσης αλληλογραφίας
Κάντε κλικ στην επιλογή Επιλογή παραληπτών στην κορδέλα ταχυδρομικών αποστολών για να προσθέσετε παραλήπτες στην αλληλογραφία.
Μπορείτε να επιλέξετε να δημιουργήσετε μια νέα βάση δεδομένων των παραληπτών. Μπορείτε επίσης να επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε μια υπάρχουσα λίστα ή επαφές του Outlook.
03 του 08
Προσθήκη παραληπτών στη βάση δεδομένων αλληλογραφίας συγχώνευσης
Στο πλαίσιο Νέας λίστας διευθύνσεων, ξεκινήστε να εισάγετε τις επαφές σας.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο Tab για να μετακινηθείτε μεταξύ πεδίων. Κάθε ομάδα πεδίων αναφέρεται ως καταχώρηση. Για να προσθέσετε επιπλέον παραλήπτες, κάντε κλικ στο κουμπί Νέα καταχώρηση. Για να διαγράψετε μια καταχώρηση, επιλέξτε την και κάντε κλικ στην επιλογή Διαγραφή καταχώρησης. Κάντε κλικ στο κουμπί Ναι για να επιβεβαιώσετε τη διαγραφή.
04 του 08
Προσθήκη και διαγραφή πεδίων συγχώνευσης αλληλογραφίας
Ενδέχεται να θέλετε να διαγράψετε ή να προσθέσετε τύπους πεδίων στο έγγραφο συγχώνευσης αλληλογραφίας.
Μπορείτε να το κάνετε εύκολα. Απλά κάντε κλικ στο κουμπί Προσαρμογή στήλων. Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή στηλών. Στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Προσθήκη, Διαγραφή ή Μετονομασία για να αλλάξετε τους τύπους πεδίων. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε τα κουμπιά Move Up και Move Down για να αλλάξετε τη σειρά των πεδίων. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
Αφού προσθέσετε όλους τους παραλήπτες σας, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Νέα λίστα διευθύνσεων . Ονομάστε την πηγή δεδομένων και κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση.
05 του 08
Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στο έγγραφό σας
Για να εισαγάγετε ένα πεδίο στο έγγραφό σας, κάντε κλικ στην επιλογή Εισαγωγή πεδίου συγχώνευσης στην κορδέλα ταχυδρομικών αντικειμένων. Επιλέξτε το πεδίο που θέλετε να εισαγάγετε. Το όνομα πεδίου εμφανίζεται όπου έχετε τον δρομέα που βρίσκεται στο έγγραφό σας.
Μπορείτε να επεξεργαστείτε και να διαμορφώσετε το κείμενο που περιβάλλει το πεδίο. Οι μορφές που εφαρμόζονται στο πεδίο θα μεταφερθούν στο τελικό έγγραφο. Μπορείτε να συνεχίσετε να προσθέτετε πεδία στο έγγραφό σας.
06 του 08
Προεπισκόπηση των γραμματοσειρών συγχώνευσης αλληλογραφίας σας
Πριν εκτυπώσετε τις επιστολές σας, θα πρέπει να τις εξετάσετε για να ελέγξετε για σφάλματα. Συγκεκριμένα, προσέξτε την απόσταση και τη στίξη γύρω από τα πεδία. Θα θελήσετε επίσης να βεβαιωθείτε ότι έχετε εισαγάγει τα σωστά πεδία στα σωστά σημεία.
Για να κάνετε προεπισκόπηση των γραμμάτων, κάντε κλικ στην επιλογή Προεπισκόπηση αποτελεσμάτων στην κορδέλα ταχυδρομικών αντικειμένων. Χρησιμοποιήστε τα βέλη για να περιηγηθείτε στα γράμματα.
07 του 08
Διόρθωση σφαλμάτων στα πεδία συγχώνευσης αλληλογραφίας
Ενδέχεται να παρατηρήσετε σφάλμα στα δεδομένα για ένα από τα έγγραφά σας. Δεν μπορείτε να αλλάξετε αυτά τα δεδομένα στο έγγραφο συγχώνευσης. Αντ 'αυτού, θα πρέπει να το διορθώσετε στην πηγή δεδομένων.
Για να το κάνετε αυτό, κάντε κλικ στην επιλογή Επεξεργασία λίστας παραλήπτη στην κορδέλλα ταχυδρομείου. Στο πλαίσιο που ανοίγει, μπορείτε να αλλάξετε τα δεδομένα για οποιονδήποτε από τους παραλήπτες σας. Μπορείτε επίσης να περιορίσετε τους παραλήπτες. Απλά καταργήστε την επιλογή του πλαισίου δίπλα στα ονόματα των παραληπτών για να τα παραλείψετε από τη λειτουργία συγχώνευσης. Όταν τελειώσετε, κάντε κλικ στο κουμπί OK.
08 από 08
Ολοκλήρωση των εγγράφων συγχώνευσης αλληλογραφίας
Αφού ελέγξετε τα έγγραφά σας, είστε έτοιμοι να τα ολοκληρώσετε συμπληρώνοντας τη συγχώνευση. Κάντε κλικ στο κουμπί Τέλος & συγχώνευση στην κορδέλα ταχυδρομικών αντικειμένων.
Μπορείτε να επιλέξετε να επεξεργαστείτε μεμονωμένα έγγραφα, να εκτυπώσετε τα έγγραφα ή να τα στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο. Εάν επιλέξετε να εκτυπώσετε ή να στείλετε με email τα έγγραφά σας, θα σας ζητηθεί να εισαγάγετε μια σειρά. Μπορείτε να επιλέξετε να εκτυπώσετε όλα, ένα, ή ένα σύνολο συνεχόμενων γραμμάτων. Το Word θα σας καθοδηγήσει στη διαδικασία για καθένα.