Εάν έχετε πολλά έγγραφα που πρέπει να συνδυάσετε, αλλά δεν θέλετε να περάσετε από την ταλαιπωρία του συνδυασμού τους με μη αυτόματο τρόπο και την ενοποίηση της μορφοποίησης, γιατί να μην δημιουργήσετε ένα ενιαίο κύριο έγγραφο; Μπορεί να αναρωτιέστε τι θα συμβεί σε όλους τους αριθμούς σελίδων , στον ευρετήριο και στον πίνακα περιεχομένων. Το χαρακτηριστικό του κύριου εγγράφου μπορεί να το χειριστεί αυτό! Μετατρέψτε τα πολλαπλά σας έγγραφα σε ένα μόνο αρχείο του Word.
Τι είναι αυτό?
Τι είναι ένα κύριο αρχείο; Ουσιαστικά, εμφανίζει τους συνδέσμους για μεμονωμένα αρχεία του Word (επίσης γνωστά ως δευτερεύοντα έγγραφα). Το περιεχόμενο αυτών των δευτερευόντων εγγράφων δεν περιλαμβάνεται στο κύριο έγγραφο, μόνο οι σύνδεσμοι προς αυτά είναι. Αυτό σημαίνει ότι η επεξεργασία των δευτερευόντων εγγράφων είναι εύκολη επειδή μπορείτε να τα κάνετε σε ατομική βάση χωρίς να διαταράξετε τα άλλα έγγραφα. Επιπλέον, οι τροποποιήσεις που γίνονται σε ξεχωριστά έγγραφα θα ενημερώνονται αυτόματα στο κύριο έγγραφο. Ακόμα και αν πάνω από ένα άτομο εργάζεται πάνω στο έγγραφο, μπορείτε να στείλετε διάφορα μέρη του σε διάφορα άτομα μέσω του κύριου εγγράφου.
Ας δούμε πώς να δημιουργήσετε ένα κύριο έγγραφο και τα δευτερεύοντα του έγγραφα. Θα δημιουργήσουμε επίσης ένα κύριο έγγραφο από μια σειρά από υπάρχοντα έγγραφα και τον τρόπο δημιουργίας ενός πίνακα περιεχομένων για το κύριο έγγραφο.
Δημιουργία του κύριου εγγράφου από το μηδέν
Αυτό σημαίνει ότι δεν έχετε υπάρχοντα δευτερεύοντα έγγραφα. Για να ξεκινήσετε, ανοίξτε ένα νέο (κενό) έγγραφο του Word και αποθηκεύστε το με ένα όνομα αρχείου (όπως "Master").
Τώρα, μεταβείτε στο "Αρχείο", στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Περίγραμμα". Χρησιμοποιώντας το μενού στυλ, μπορείτε να πληκτρολογήσετε τις επικεφαλίδες του εγγράφου. Μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε την ενότητα Εργαλεία περιγράμματος για να τοποθετήσετε τις επικεφαλίδες σε διαφορετικά επίπεδα.
Μόλις τελειώσετε, μεταβείτε στην καρτέλα Outlining και επιλέξτε "Εμφάνιση εγγράφου στο κύριο έγγραφο".
Εδώ, θα έχετε ακόμα περισσότερες επιλογές για να περιγράψετε. Επισημάνετε το περίγραμμα που μόλις γράψατε και πατήστε "Δημιουργία".
Τώρα κάθε έγγραφο θα έχει δικό του παράθυρο. Βεβαιωθείτε ότι έχετε αποθηκεύσει ξανά το κύριο έγγραφο.
Κάθε παράθυρο στο κύριο έγγραφο είναι ένα δευτερεύον έγγραφο. Το όνομα αρχείου για αυτά τα δευτερεύοντα έγγραφα θα είναι το όνομα της επικεφαλίδας για κάθε παράθυρο στο κύριο έγγραφο.
Αν θέλετε να μεταβείτε στην προηγούμενη προβολή, πατήστε "Κλείσιμο προβολής σχήματος".
Ας προσθέσουμε έναν πίνακα περιεχομένων στο κύριο έγγραφο. Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού στην αρχή του κειμένου του εγγράφου και μεταβείτε στις " Αναφορές ", στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Πίνακας περιεχομένων". Επιλέξτε την επιλογή που θέλετε από τις επιλογές Αυτόματου Πίνακα.
Μπορείτε να μεταβείτε στο "Home" και, στη συνέχεια, να κάνετε κλικ στο "Paragraph" και να κάνετε κλικ στο σύμβολο παραγράφου για να δείτε διαλείμματα ενότητας και ποιους τύπους είναι.
Σημείωση: Το Word εισάγει ένα σπασμένο τμήμα πριν και μετά από κάθε δευτερεύον έγγραφο όταν δημιουργείτε ένα κύριο έγγραφο από το μηδέν, έτσι ώστε να μην υπάρχουν διαλείμματα σελίδας. Παρόλα αυτά, μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο των μεμονωμένων διακοπών ενότητας.
Το παράδειγμά μας δείχνει τα διευρυμένα δευτερεύοντα έγγραφα όταν το έγγραφό μας βρίσκεται σε κατάσταση περιγράμματος.
Δημιουργία κύριου εγγράφου από υπάρχοντα έγγραφα
Ίσως έχετε ήδη έγγραφα που θέλετε να συνδυάσετε σε ένα κύριο έγγραφο. Ξεκινήστε ανοίγοντας ένα νέο (κενό) έγγραφο του Word και αποθηκεύστε το με το "Master" στο όνομα αρχείου.
Μεταβείτε στην επιλογή "Προβολή" και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο "Outline" για να αποκτήσετε πρόσβαση στην καρτέλα Outlining. Στη συνέχεια, επιλέξτε "Εμφάνιση εγγράφου στο κύριο έγγραφο" και προσθέστε ένα δευτερεύον έγγραφο πριν πατήσετε "Εισαγωγή".
Το μενού Εισαγωγή δευτερεύοντος εγγράφου θα σας δείξει τις θέσεις των εγγράφων που μπορείτε να εισαγάγετε. Επιλέξτε το πρώτο και πατήστε "Άνοιγμα".
Σημείωση: Προσπαθήστε να διατηρήσετε όλα τα δευτερεύοντα έγγραφα στον ίδιο κατάλογο ή φάκελο με το κύριο έγγραφο.
Ένα αναδυόμενο παράθυρο μπορεί να σας πει ότι έχετε το ίδιο στυλ τόσο για το δευτερεύον έγγραφο όσο και για το κύριο έγγραφο. Χτυπήστε "Ναι σε Όλους" ώστε τα πάντα να παραμείνουν συνεπή.
Τώρα επαναλάβετε αυτή τη διαδικασία για να εισαγάγετε όλα τα δευτερεύοντα έγγραφα που θέλετε στο κύριο έγγραφο. Στο τέλος, ελαχιστοποιήστε τα δευτερεύοντα έγγραφα κάνοντας κλικ στο "Σύμπτυξη των δευτερευόντων εγγράφων" που βρέθηκαν στην καρτέλα "Σχεδίαση".
Πρέπει να αποθηκεύσετε πριν να μπορέσετε να συμπτύξετε τα δευτερεύοντα έγγραφα.
Κάθε πλαίσιο δευτερεύοντος εγγράφου θα εμφανίσει την πλήρη διαδρομή στα αρχεία του δευτερεύοντος εγγράφου. Μπορείτε να ανοίξετε ένα δευτερεύον έγγραφο κάνοντας διπλό κλικ στο σύμβολό του (πάνω αριστερή γωνία) ή χρησιμοποιώντας το "Ctrl + Click".
Σημείωση: Η εισαγωγή των υπαρχόντων εγγράφων του Word σε ένα κύριο αρχείο σημαίνει ότι το Word θα εισαγάγει διαλείμματα σελίδων πριν και μετά από κάθε δευτερεύον έγγραφο. Μπορείτε να αλλάξετε τον τύπο διακοπής ενότητας αν θέλετε.
Μπορείτε να δείτε το κύριο έγγραφο εκτός της προβολής περίγραμμα , μεταβαίνοντας στο "Προβολή" και στη συνέχεια κάντε κλικ στο "Διάταξη εκτύπωσης".
Μπορείτε να προσθέσετε έναν πίνακα περιεχομένων με τον ίδιο τρόπο που κάνατε για βασικά έγγραφα που δημιουργήθηκαν από το μηδέν.
Τώρα που όλα τα δευτερεύοντα έγγραφα βρίσκονται στο κύριο έγγραφο, μπορείτε να προσθέσετε ή να επεξεργαστείτε κεφαλίδες και υποσέλιδα. Μπορείτε επίσης να επεξεργαστείτε τον πίνακα περιεχομένων, να δημιουργήσετε ένα ευρετήριο ή να επεξεργαστείτε άλλα μέρη των εγγράφων.
Αν κάνετε ένα κύριο έγγραφο σε μια παλαιότερη έκδοση του Microsoft Word, ενδέχεται να καταστραφεί. Ο ιστότοπος της Microsoft Answers μπορεί να σας βοηθήσει αν συμβεί αυτό.