Αυτό το ψηφιακό αναγνωριστικό μπορεί να προσθέσει βερνίκι και ασφάλεια στα έγγραφά σας
Μπορείτε να προσθέσετε μια γραμμή υπογραφής που μπορεί να ενσωματώσει την ορατή ή αόρατη ψηφιακή υπογραφή στα έγγραφα του Microsoft Office . Αυτά τα εργαλεία βοηθούν στη βελτίωση της συνεργασίας με άλλους.
Εκτός από αυτή την ευκολία, οι υπογραφές εγγράφων μπορούν να σας δώσουν την ειρήνη του μυαλού, βοηθώντας σας να προσθέσετε επαγγελματική βερνίκι και ασφάλεια στα έγγραφα Word , Excel και PowerPoint .
Γιατί να χρησιμοποιήσετε υπογραφές στα έγγραφα του Microsoft Office;
Αλλά αυτό έχει πραγματικά σημασία; Σύμφωνα με την τοποθεσία βοήθειας της Microsoft, αυτές οι υπογραφές προσφέρουν έλεγχο ταυτότητας, εξασφαλίζοντας ότι:
- Η ψηφιακή υπογραφή είναι έγκυρη.
- Το πιστοποιητικό που σχετίζεται με την ψηφιακή υπογραφή είναι τρέχουσα (δεν έχει λήξει).
- Το πρόσωπο ή ο οργανισμός υπογραφής, γνωστός ως εκδότης, είναι αξιόπιστος.
- Το πιστοποιητικό που σχετίζεται με την ψηφιακή υπογραφή εκδίδεται στον εκδότη υπογραφής από μια αξιόπιστη αρχή πιστοποίησης (CA).
Με αυτό τον τρόπο, η ψηφιακή υπογραφή ενός εγγράφου συμβάλλει στη διατήρηση της ακεραιότητας του εγγράφου σας, τόσο για τον εαυτό σας όσο και για εκείνους με τους οποίους μοιράζεστε έγγραφα. Έτσι, ενώ ίσως δεν χρειάζεται να υπογράψετε κάθε έγγραφο που δημιουργείτε στο Microsoft Office, μπορείτε να επωφεληθείτε από την προσθήκη υπογραφών σε ορισμένα έγγραφα.
Εδώ είναι πώς
- Κάντε κλικ όπου θέλετε η υπογραφή και στη συνέχεια επιλέξτε Εισαγωγή > Γραμμή υπογραφής (ομάδα κειμένου) .
- Οι προτροπές θα σας οδηγήσουν στη διαδικασία εκχώρησης ψηφιακής υπογραφής. Μια ψηφιακή υπογραφή είναι ένα επίπεδο ασφαλείας. Στο ίδιο εργαλείο μενού που αναφέρεται παραπάνω, θα δείτε μια επιλογή για την προσθήκη υπηρεσιών υπογραφής, την οποία μπορεί να αποφασίσετε ότι σας ενδιαφέρει.
- Στη συνέχεια, θα πρέπει να συμπληρώσετε λεπτομέρειες, στο πλαίσιο διαλόγου " Υπογραφή ρύθμισης ". Όπως κάνετε, θα συμπληρώσετε πληροφορίες για το άτομο που θα υπογράψει το αρχείο, το οποίο μπορεί να είναι εσείς ή όχι. Θα βρείτε πεδία για το όνομα, τον τίτλο και τα στοιχεία επικοινωνίας του κόμματος.
- Συνήθως, είναι καλή ιδέα να δείξετε την ημερομηνία υπογραφής κοντά στη γραμμή υπογραφής . Μπορείτε να ενεργοποιήσετε ή να απενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ελέγχου.
- Δεδομένου ότι ο υπογράφων μπορεί να μην είναι εσείς, ίσως είναι καλή ιδέα να αφήσετε τις οδηγίες υπογραφής επίσης. Θα δείτε επίσης ένα πεδίο για προσαρμοσμένο κείμενο. Όχι μόνο αυτό, αλλά μπορείτε να επιτρέψετε στους υπογράφοντες να αφήσουν σχόλια μαζί με την υπογραφή τους. Αυτό μπορεί να είναι ένας πολύ καλός τρόπος για να αποφύγετε την περιττή μπροστά και πίσω, αφού η υπογραφή του προσώπου μπορεί απλά να ορίσει τυχόν ειδικούς όρους που εξαρτάται από την υπογραφή του. Αυτό γίνεται με τον έλεγχο του κατάλληλου πλαισίου.
Συμβουλές
- Σημειώστε ότι μπορείτε να προσθέσετε περισσότερες από μία γραμμές υπογραφής σε ένα έγγραφο και, στην πραγματικότητα, είναι συνηθισμένο να το κάνετε, αφού πολλά αρχεία είναι μια προσπάθεια συνεργασίας. Απλά επαναλάβετε τα παραπάνω βήματα για κάθε πρόσθετη γραμμή υπογραφής.
- Λάβετε υπόψη ότι μπορείτε να προσθέσετε είτε οπτική είτε αόρατη υπογραφή. Τα παραπάνω βήματα περιγράφουν πώς μπορείτε να ενσωματώσετε την ορατή έκδοση σε ένα από τα έγγραφά σας. Αν θέλετε να προσθέσετε μια αόρατη υπογραφή που παρέχει στους παραλήπτες τη διαβεβαίωση της προέλευσης του αρχείου, επιλέξτε το κουμπί Office - Προετοιμασία - Προσθήκη ψηφιακής υπογραφής .
- Πρέπει να υπογράψετε μια γραμμή εγγράφου που έχει δώσει κάποιος άλλος σε ένα έγγραφο του Microsoft Office; Κάντε αυτό κάνοντας διπλό κλικ στη γραμμή υπογραφής. Από εκεί, μπορείτε να ορίσετε μερικές προτιμήσεις, όπως τη χρήση ενός αρχείου εικόνας με την υπογραφή σας, εάν έχετε ήδη αποθηκευτεί και είναι διαθέσιμο. παρέχοντας μια μελανιού ή χειρόγραφη υπογραφή χρησιμοποιώντας το δάχτυλο ή τη γραφίδα σας. ή να συμπεριλάβετε μια έκδοση εκτύπωσης της υπογραφής σας, για όσους από εμάς με δυσανάγνωστες υπογραφές!
- Καταργήστε τις υπογραφές επιλέγοντας το κουμπί "Γραφείο" - Προετοιμασία - Προβολή υπογραφών . Από εκεί, μπορείτε να καθορίσετε αν θέλετε να καταργήσετε μία, πολλές ή όλες τις υπογραφές.