Πώς να δημιουργήσετε μια λίστα σταδιακής κατάργησης στο Excel

Οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων του Excel περιλαμβάνουν τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας που περιορίζει τα δεδομένα που μπορούν να εισαχθούν σε ένα συγκεκριμένο κελί σε μια προκαθορισμένη λίστα καταχωρήσεων.

Όταν μια αναπτυσσόμενη λίστα προστίθεται σε ένα κελί, εμφανίζεται δίπλα του ένα βέλος. Κάνοντας κλικ στο βέλος θα ανοίξει η λίστα και θα επιτραπεί να επιλέξετε ένα από τα στοιχεία της λίστας για να μπείτε στο κελί.

Τα δεδομένα που χρησιμοποιούνται στη λίστα μπορούν να εντοπιστούν:

Εκμάθηση: Χρήση δεδομένων αποθηκευμένων σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας

Σε αυτό το σεμινάριο, θα δημιουργήσουμε μια αναπτυσσόμενη λίστα χρησιμοποιώντας μια λίστα καταχωρήσεων που βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας.

Πλεονεκτήματα της χρήσης μιας λίστας καταχωρήσεων που βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας περιλαμβάνουν συγκεντρωτικά στοιχεία καταλόγων εάν χρησιμοποιούνται από πολλούς χρήστες και προστατεύουν τα δεδομένα από τυχαία ή σκόπιμη αλλαγή.

Σημείωση: Όταν τα δεδομένα της λίστας αποθηκεύονται σε ξεχωριστό βιβλίο εργασίας, τα βιβλία εργασίας πρέπει να είναι ανοιχτά για να λειτουργήσει η λίστα.

Ακολουθώντας τα βήματα στα παρακάτω μαθήματα, μπορείτε να δημιουργήσετε, να χρησιμοποιήσετε και να αλλάξετε την αναπτυσσόμενη λίστα παρόμοια με αυτή που βλέπετε στην παραπάνω εικόνα.

Ωστόσο, αυτές οι οδηγίες καθοδήγησης δεν περιλαμβάνουν βήματα μορφοποίησης για τα φύλλα εργασίας.

Αυτό δεν θα παρεμποδίσει την ολοκλήρωση του εκπαιδευτικού προγράμματος. Το φύλλο εργασίας σας θα φαίνεται διαφορετικό από το παράδειγμα στη σελίδα 1, αλλά η αναπτυσσόμενη λίστα θα σας δώσει τα ίδια αποτελέσματα.

Tutorial Θέματα

01 του 06

Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial

Χρήση δεδομένων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας. © Ted French

Άνοιγμα δύο βιβλίων εργασίας του Excel

Όπως αναφέρθηκε, για αυτό το σεμινάριο τα δεδομένα για την αναπτυσσόμενη λίστα θα βρίσκονται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα.

Για αυτό το σεμινάριο ακολουθήστε αυτά τα βήματα:

  1. Ανοίξτε δύο κενά βιβλία εργασίας του Excel
  2. Αποθηκεύστε ένα βιβλίο εργασίας με το όνομα data-source.xlsx - αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει τα δεδομένα για την αναπτυσσόμενη λίστα
  3. Αποθηκεύστε το δεύτερο βιβλίο εργασίας με το drop-down-list.xlsx όνομα - αυτό το βιβλίο εργασίας θα περιέχει την αναπτυσσόμενη λίστα
  4. Αφήστε τα δύο βιβλία εργασίας ανοιχτά μετά την αποθήκευση.

Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial

  1. Καταχωρίστε τα παρακάτω δεδομένα στα κελιά A1 έως A4 του βιβλίου εργασίας data-source.xlsx όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.
  2. Α1 - Μελόψωμο Α2 - Λεμόνι Α3 - Κρέμα αλεύρι βρώμης Α4 - Σοκολάτα Τσιπ
  3. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και αφήστε το ανοιχτό
  4. Καταχωρίστε τα παρακάτω δεδομένα στα κελιά B1 του βιβλίου εργασίας drop-down-list.xlsx .
  5. B1 - Τύπος Cookie:
  6. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας και αφήστε το ανοιχτό
  7. Η αναπτυσσόμενη λίστα θα προστεθεί στο κελί C1 αυτού του βιβλίου εργασίας

02 του 06

Δημιουργία δύο ονομάτων

Χρήση δεδομένων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας. © Ted French

Δημιουργία δύο ονομάτων

Μια ονομαστική περιοχή σας επιτρέπει να ανατρέχετε σε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Οι ονομαζόμενες σειρές έχουν πολλές χρήσεις στο Excel, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τους σε τύπους και κατά τη δημιουργία γραφημάτων.

Σε όλες τις περιπτώσεις χρησιμοποιείται μια ονομαστική περιοχή στη θέση μιας σειράς αναφορών κυψελών που υποδεικνύουν τη θέση των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας.

Όταν χρησιμοποιείται σε αναπτυσσόμενη λίστα που βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, πρέπει να χρησιμοποιηθούν δύο ονομαστικές περιοχές.

Εκπαιδευτικά βήματα

Η πρώτη ονομαστική σειρά

  1. Επιλέξτε κελιά A1 - A4 του βιβλίου εργασίας data-source.xlsx για να τα επισημάνετε
  2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ονόματος που βρίσκεται πάνω από τη στήλη Α
  3. Πληκτρολογήστε "Cookies" (χωρίς εισαγωγικά) στο πλαίσιο Όνομα
  4. Πατήστε το πλήκτρο ENTER στο πληκτρολόγιο
  5. Τα κελιά A1 έως A4 του βιβλίου εργασίας data-source.xlsx έχουν τώρα το όνομα περιοχής των Cookies
  6. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας

Η δεύτερη ονομαστική περιοχή

Αυτή η δεύτερη ονομαστική περιοχή δεν χρησιμοποιεί αναφορές κυττάρων από το βιβλίο εργασίας drop-down-list.xlsx .

Αντίθετα, όπως προαναφέρθηκε, θα συνδεθεί με το όνομα της εμβέλειας Cookies στο βιβλίο εργασίας data-source.xlsx .

Αυτό είναι απαραίτητο επειδή το Excel δεν θα δεχτεί αναφορές κυττάρων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας για ένα ορισμένο εύρος. Θα είναι, ωστόσο, εκτός από ένα άλλο όνομα εμβέλειας.

Επομένως, η δημιουργία του δεύτερου οριζόμενου εύρους δεν γίνεται χρησιμοποιώντας το πλαίσιο ονομάτων, αλλά χρησιμοποιώντας την επιλογή Διαχείριση ονομάτων που βρίσκεται στην καρτέλα Φόρμες της κορδέλας.

  1. Κάντε κλικ στο κελί C1 στο αναπτυσσόμενο βιβλίο drop-down-list.xlsx
  2. Κάντε κλικ στο Φόρμες> Διαχειριστής ονομάτων στην κορδέλα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση ονόματος
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Νέο όνομα
  4. Στον τύπο γραμμής Όνομα: Δεδομένα
  5. Στο πεδίο Αναφέρεται στον τύπο γραμμής: = 'data-source.xlsx'! Cookies
  6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε την ονομαστική περιοχή και να επιστρέψετε στο παράθυρο διαλόγου Όνομα διαχειριστή
  7. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Διαχείριση ονομάτων
  8. Αποθηκεύστε το βιβλίο εργασίας

03 του 06

Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων

Χρήση δεδομένων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας. © Ted French

Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων

Όλες οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων στο Excel, συμπεριλαμβανομένων των αναπτυσσόμενων λιστών, ρυθμίζονται χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων.

Εκτός από την προσθήκη αναπτυσσόμενων λιστών σε φύλλο εργασίας, η επικύρωση δεδομένων στο Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο ή τον περιορισμό του τύπου δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε συγκεκριμένα κελιά σε ένα φύλλο εργασίας.

Εκπαιδευτικά βήματα

  1. Κάντε κλικ στο κελί C1 του αναπτυσσόμενου βιβλίου εργασίας drop-down-list.xlsx για να το κάνετε ενεργό κελί - εδώ θα βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα
  2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα του μενού κορδέλας πάνω από το φύλλο εργασίας
  3. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικύρωση δεδομένων στην κορδέλα για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
  4. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιβεβαίωση δεδομένων στο μενού για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Validation Data
  5. Αφήστε το παράθυρο διαλόγου ανοιχτό για το επόμενο βήμα στο μάθημα

04 του 06

Χρησιμοποιώντας μια λίστα για επικύρωση δεδομένων

Χρήση δεδομένων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας. © Ted French

Επιλογή λίστας για επικύρωση δεδομένων

Όπως αναφέρθηκε, υπάρχουν πολλές επιλογές για την επικύρωση δεδομένων στο Excel εκτός από μια αναπτυσσόμενη λίστα.

Σε αυτό το βήμα θα επιλέξουμε την επιλογή Λίστα ως τον τύπο επικύρωσης δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί για το κελί D1 του φύλλου εργασίας.

Εκπαιδευτικά βήματα

  1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου
  2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής " Άδεια " για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
  3. Κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα για να επιλέξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για επικύρωση δεδομένων στο κελί C1 και για να ενεργοποιήσετε τη γραμμή πηγής στο παράθυρο διαλόγου

Εισαγωγή της προέλευσης δεδομένων και ολοκλήρωση της λίστας μείωσης

Δεδομένου ότι η πηγή δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα βρίσκεται σε διαφορετικό βιβλίο εργασίας, η δεύτερη ονομαστική περιοχή που δημιουργήθηκε νωρίτερα θα εισαχθεί στη γραμμή πηγής στο παράθυρο διαλόγου.

Εκπαιδευτικά βήματα

  1. Κάντε κλικ στη γραμμή πηγής
  2. Πληκτρολογήστε "= Δεδομένα" (χωρίς εισαγωγικά) στη γραμμή πηγής
  3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε την αναπτυσσόμενη λίστα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Validation Data
  4. Ένα μικρό εικονίδιο βέλους που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του κελιού C1
  5. Κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος πρέπει να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει τα τέσσερα ονόματα cookie που έχουν εισαχθεί στα κελιά A1 έως A4 του βιβλίου εργασίας data-source.xlsx
  6. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα ονόματα πρέπει να εισάγετε αυτό το όνομα στο κελί C1

05 του 06

Αλλαγή της λίστας μείωσης

Χρήση δεδομένων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας. © Ted French

Αλλαγή των στοιχείων λίστας

Για να διατηρήσετε ενημερωμένη την αναπτυσσόμενη λίστα με αλλαγές στα δεδομένα μας, μπορεί να χρειαστεί να αλλάζετε περιοδικά τις επιλογές στη λίστα.

Από τη στιγμή που χρησιμοποιήσαμε μια ονομαστική περιοχή ως την πηγή για τα στοιχεία της λίστας αντί για τα πραγματικά ονόματα λίστας, αλλάζοντας τα ονόματα cookie στην ονοματοποιημένη περιοχή που βρίσκεται στα κελιά Α1 έως Α4 του βιβλίου εργασίας data-source.xlsx αλλάζει αμέσως τα ονόματα στο αναπτυσσόμενο μενού λίστα.

Εάν τα δεδομένα εισάγονται απευθείας στο παράθυρο διαλόγου, οι αλλαγές στη λίστα περιλαμβάνουν την επιστροφή στο παράθυρο διαλόγου και την επεξεργασία της γραμμής πηγής.

Σε αυτό το βήμα θα αλλάξουμε το Lemon στο Shortbread από την αναπτυσσόμενη λίστα αλλάζοντας τα δεδομένα στο κελί A2 της περιοχής που ονομάζεται στο βιβλίο εργασίας data-source.xlsx .

Εκπαιδευτικά βήματα

  1. Κάντε κλικ στο κελί A2 στο βιβλίο δεδομένων data-source.xlsx (Λεμόνι) για να γίνει το ενεργό κελί
  2. Πληκτρολογήστε κουλουράκι στο κελί A2 και πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
  3. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για την αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί C1 του αναπτυσσόμενου βιβλίου εργασίας drop-down-list.xlsx για να ανοίξετε τη λίστα
  4. Το στοιχείο 2 της λίστας πρέπει τώρα να διαβάσει το κουλουράκι αντί για το λεμόνι

06 του 06

Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης

Χρήση δεδομένων από διαφορετικό βιβλίο εργασίας. © Ted French

Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης

Δεδομένου ότι τα δεδομένα μας βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα, οι διαθέσιμες επιλογές για την προστασία των δεδομένων της λίστας περιλαμβάνουν: