Δημιουργήστε μια λίστα drop down στο Excel από άλλο φύλλο εργασίας

Η δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα σε ένα συγκεκριμένο κελί ενός φύλλου εργασίας από μια προκαθορισμένη λίστα καταχωρήσεων.

Τα οφέλη από τη χρήση μιας αναπτυσσόμενης λίστας περιλαμβάνουν:

• Διευκολύνετε την εισαγωγή δεδομένων
• Αποτροπή σφαλμάτων εισαγωγής δεδομένων
• Περιορισμός του αριθμού των θέσεων για την εισαγωγή δεδομένων

Πίνακας αναπτυσσόμενων λίστας Excel Βήμα προς βήμα Tutorial Θέματα

• Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial
• Δημιουργία εύρους ονομασίας για τα δεδομένα
• Εκκίνηση της λίστας μετακίνησης
• Χρησιμοποιώντας μια λίστα για επικύρωση δεδομένων
• Εισαγωγή της προέλευσης δεδομένων και συμπλήρωση της λίστας μετακίνησης
• Αλλαγή των στοιχείων λίστας
• Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης

Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial

Το πρώτο βήμα για τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας στο Excel είναι η εισαγωγή των δεδομένων .

Σημείωση: Οι οδηγίες του οδηγού δεν περιλαμβάνουν βήματα μορφοποίησης για το φύλλο εργασίας.

Αυτό δεν θα παρεμποδίσει την ολοκλήρωση του εκπαιδευτικού προγράμματος. Το φύλλο εργασίας σας θα φαίνεται διαφορετικό από το παράδειγμα στη σελίδα 1, αλλά η αναπτυσσόμενη λίστα θα σας δώσει τα ίδια αποτελέσματα.

Καταχωρίστε τα παρακάτω στοιχεία στα κελιά που αναφέρονται σε φύλλα ένα και δύο από ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Εκπαιδευτικά βήματα

1. Καταχωρίστε τα ακόλουθα δεδομένα στα σωστά κελιά στο φύλλο 1 του φύλλου εργασίας: D1 - Τύπος cookie:
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο για το Φύλλο 2.
   
3. Καταχωρίστε τα ακόλουθα δεδομένα στα σωστά κελιά στο φύλλο 2 του φύλλου εργασίας:
   Α1 - Μελόψωμο Α2 - Λεμόνι Α3 - Κρέμα αλεύρι βρώμης Α4 - Σοκολάτα Τσιπ

Η αναπτυσσόμενη λίστα θα προστεθεί στο κελί E1 στο φύλλο 1.

Δημιουργία εύρους ονομασίας για τα δεδομένα λίστας

Μια ονομαστική περιοχή σας επιτρέπει να ανατρέχετε σε μια συγκεκριμένη περιοχή κελιών σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel.

Οι ονομαζόμενες σειρές έχουν πολλές χρήσεις στο Excel, συμπεριλαμβανομένης της χρήσης τους σε τύπους και κατά τη δημιουργία γραφημάτων.

Σε όλες τις περιπτώσεις χρησιμοποιείται μια ονομαστική περιοχή στη θέση μιας σειράς αναφορών κυψελών που υποδεικνύουν τη θέση των δεδομένων σε ένα φύλλο εργασίας.

Όταν χρησιμοποιείται σε μια αναπτυσσόμενη λίστα, η ονομαστική περιοχή χρησιμοποιείται ως πηγή για τα στοιχεία λίστας.

Εκπαιδευτικά βήματα

1. Σύρετε τα κελιά A1 - A4 στο φύλλο 2.
2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ονόματος που βρίσκεται πάνω από τη στήλη Α
3. Πληκτρολογήστε "cookies" (χωρίς εισαγωγικά) στο πλαίσιο Όνομα
4. Πατήστε το πλήκτρο ENTER στο πληκτρολόγιο
5. Τα κελιά A1 έως A4 στο φύλλο 2 έχουν τώρα το όνομα περιοχής "cookies"
6. Αποθηκεύστε το φύλλο εργασίας σας

Άνοιγμα του πλαισίου διαλόγου Επικύρωση δεδομένων

Όλες οι επιλογές επικύρωσης δεδομένων στο Excel, συμπεριλαμβανομένων των αναπτυσσόμενων λιστών, ρυθμίζονται χρησιμοποιώντας το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων.

Το πλαίσιο διαλόγου επικύρωσης δεδομένων βρίσκεται κάτω από την καρτέλα δεδομένων της κορδέλας .

Εκπαιδευτικά βήματα

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο 1 στο κάτω μέρος της οθόνης για να μεταβείτε στο φύλλο 1
2. Κάντε κλικ στο κελί E1 για να γίνει το ενεργό κελί - εδώ θα βρίσκεται η αναπτυσσόμενη λίστα
3. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα του μενού κορδέλας πάνω από το φύλλο εργασίας
4. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Επικύρωση δεδομένων στην κορδέλα για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
5. Κάντε κλικ στην επιλογή Επιβεβαίωση δεδομένων στο μενού για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Validation Data

Χρησιμοποιώντας μια λίστα για επικύρωση δεδομένων

Εκτός από την προσθήκη αναπτυσσόμενων λιστών σε φύλλο εργασίας, η επικύρωση δεδομένων στο Excel μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί για τον έλεγχο ή τον περιορισμό του τύπου δεδομένων που μπορούν να εισαχθούν σε συγκεκριμένα κελιά .

Μερικές από τις πιο συχνά χρησιμοποιούμενες επιλογές:

• Λίστα
• Ημερομηνίες ή / και χρόνοι
• Ολόκληροι αριθμοί
• Κείμενο
• Τύποι (που έχουν οριστεί στην επιλογή Προσαρμογή )

Σε αυτό το βήμα, θα επιλέξουμε την επιλογή Λίστα ως τον τύπο επικύρωσης δεδομένων που θα χρησιμοποιηθεί για το κελί E1 στο φύλλο 1.

Βήματα

1. Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου
2. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής " Άδεια " για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
3. Κάντε κλικ στην επιλογή Λίστα για να επιλέξετε μια αναπτυσσόμενη λίστα για επικύρωση δεδομένων στο κελί D1 και για να ενεργοποιήσετε τη γραμμή πηγής στο παράθυρο διαλόγου

Εισαγωγή της προέλευσης δεδομένων και ολοκλήρωση της λίστας μείωσης

Δεδομένου ότι η πηγή δεδομένων για την αναπτυσσόμενη λίστα βρίσκεται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας, η ονομαστική περιοχή που δημιουργήθηκε νωρίτερα θα εισαχθεί στη γραμμή πηγής στο παράθυρο διαλόγου .

Βήματα

1. Κάντε κλικ στη γραμμή πηγής
2. Πληκτρολογήστε "cookies" (χωρίς εισαγωγικά) στη γραμμή πηγής
3. Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να ολοκληρώσετε την αναπτυσσόμενη λίστα και να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου Validation Data
4. Ένα μικρό κάτω εικονίδιο βέλους που βρίσκεται στη δεξιά πλευρά του κελιού Ε1
5. Κάνοντας κλικ στο κάτω βέλος πρέπει να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα που περιέχει τα τέσσερα ονόματα cookie που εισάγονται στα κελιά A1 έως A4 στο φύλλο 2
6. Κάνοντας κλικ σε ένα από τα ονόματα πρέπει να εισάγετε αυτό το όνομα στο κελί E1

Επεξεργασία των στοιχείων λίστας

Για να διατηρήσετε ενημερωμένη την αναπτυσσόμενη λίστα με αλλαγές στα δεδομένα σας, μπορεί να χρειαστεί να αλλάζετε περιοδικά τις επιλογές στη λίστα.

Δεδομένου ότι χρησιμοποιήσαμε μια ονομαστική σειρά ως πηγή για τα στοιχεία της λίστας μας και όχι τα πραγματικά ονόματα λίστας, αλλάζοντας τα ονόματα των cookie στην ονοματοποιημένη περιοχή που βρίσκεται στα κελιά Α1 έως Α4 στο φύλλο 2, αλλάζει αμέσως τα ονόματα στην αναπτυσσόμενη λίστα.

Εάν τα δεδομένα εισάγονται απευθείας στο παράθυρο διαλόγου, οι αλλαγές στη λίστα περιλαμβάνουν την επιστροφή στο παράθυρο διαλόγου και την επεξεργασία της γραμμής πηγής.

Σε αυτό το βήμα, θα αλλάξουμε τη λίστα των κουνουπιών σε σταφίδα , μεταβάλλοντας τα δεδομένα στο κελί Α3 της ονομαστικής περιοχής.

Βήματα

1. Κάντε κλικ στο κελί A3 στο φύλλο 2 (Shortbread) για να γίνει το ενεργό κελί
2. Πληκτρολογήστε σταφίδα στο βούτυρο Α3 και πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
3. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος για την αναπτυσσόμενη λίστα στο κελί E1 του φύλλου 1 για να ανοίξετε τη λίστα
4. Το στοιχείο 3 της λίστας θα πρέπει να διαβάσει τώρα το ρύζι βρώμης αντί του κουλουρακιού

Επιλογές για την προστασία της λίστας μείωσης

Δεδομένου ότι τα δεδομένα μας βρίσκονται σε διαφορετικό φύλλο εργασίας από την αναπτυσσόμενη λίστα, υπάρχουν δύο διαθέσιμες επιλογές για την προστασία των δεδομένων καταλόγου:

• Απόκρυψη του φύλλου εργασίας που περιέχει τα δεδομένα (φύλλο 2)
• Προστατέψτε το φύλλο εργασίας που περιλαμβάνει το κλείδωμα κυττάρων Α1 έως Α4 στο φύλλο 2

Αν η ασφάλεια δεν είναι ανησυχητική, η απόκρυψη του φύλλου εργασίας που περιέχει τα δεδομένα της λίστας είναι μια καλή επιλογή, καθώς διευκολύνει την ενημέρωση της λίστας όταν χρειάζεται.

Εάν η ασφάλεια είναι ανησυχητική, μπορεί να προστεθεί ένας κωδικός πρόσβασης κατά την προστασία του φύλλου εργασίας για να αποφευχθούν αλλαγές στα στοιχεία της λίστας.

Δημιουργία μιας λίστας drop down σε ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας

Μια αναπτυσσόμενη λίστα σας επιτρέπει να εισάγετε δεδομένα σε ένα υπολογιστικό φύλλο Excel από μια προκαθορισμένη λίστα καταχωρήσεων.

Το Μέρος 1 καλύπτει τα βήματα για τη δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας με δεδομένα στο ίδιο φύλλο με την αναπτυσσόμενη λίστα.

Αυτό το σεμινάριο καλύπτει τη δημιουργία μιας αναπτυσσόμενης λίστας σε ένα διαφορετικό φύλλο εργασίας.

Παράδειγμα: Δημιουργία αναπτυσσόμενης λίστας με δεδομένα σε διαφορετικό φύλλο εργασίας

Καταχωρίστε τα ακόλουθα δεδομένα στα σωστά κελιά στο φύλλο 1 ενός φύλλου εργασίας:
E1 - Το κατάστημα cookie
D2 - Τύπος Cookie:
Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο για το Φύλλο 2.
Καταχωρίστε τα ακόλουθα δεδομένα στα σωστά κελιά στο φύλλο 2 ή σε ένα φύλλο εργασίας:
A1 - Μελόψωμο
A2 - Λεμόνι
Α3 - Σταφίδα από βρώμη
A4 - Σοκολάτα Chip
Επισημάνετε τα κελιά A1 - A4 στο φύλλο 2.
Πληκτρολογήστε "cookies" (χωρίς εισαγωγικά) στο πλαίσιο Όνομα και πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο.
Κάντε κλικ στην καρτέλα Φύλλο για το Φύλλο 1
Κάντε κλικ στο κελί E2 - η θέση όπου θα εμφανιστούν τα αποτελέσματα
Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα
Κάντε κλικ στην επιλογή Επιβεβαίωση δεδομένων από την κορδέλα για να ανοίξετε το μενού
Κάντε κλικ στην επιλογή Επικύρωση δεδομένων στο μενού για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου
Κάντε κλικ στην καρτέλα Ρυθμίσεις στο παράθυρο διαλόγου
Από το μενού Επιλογές επιλέξτε Λίστα
Πληκτρολογήστε = cookies στη γραμμή πηγής στο παράθυρο διαλόγου
Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας
Ένα κάτω βέλος πρέπει να εμφανίζεται δίπλα στο κελί E2
Όταν κάνετε κλικ στο βέλος, η αναπτυσσόμενη λίστα θα ανοίξει για να εμφανιστούν τα τέσσερα ονόματα cookie