Έντυπο εισαγωγής δεδομένων Excel 2003

01 από 08

Χρησιμοποιώντας μια φόρμα για την εισαγωγή δεδομένων στο Excel

Η χρήση της ενσωματωμένης φόρμας εισαγωγής δεδομένων του Excel είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για την εισαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel.

Χρησιμοποιώντας τη φόρμα μπορείτε να:

• να ξεκινήσετε έναν νέο πίνακα βάσης δεδομένων ή να προσθέσετε νέες εγγραφές σε μια υπάρχουσα
• μετακινηθείτε στις εγγραφές δεδομένων μία φορά τη φορά
• αναζήτηση αρχείων που περιέχουν συγκεκριμένες πληροφορίες
• να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μεμονωμένες εγγραφές, εάν είναι απαραίτητο

Δείτε το σχετικό σεμινάριο: Έντυπο εισαγωγής δεδομένων του Excel 2010/2007 .

02 από 08

Προσθήκη των ονομάτων πεδίων βάσης δεδομένων

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το μόνο που πρέπει να κάνουμε για να χρησιμοποιήσουμε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel είναι να παρέχουμε τις επικεφαλίδες στηλών ή τα ονόματα πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν στη βάση δεδομένων μας.

Ο ευκολότερος τρόπος να προσθέσετε τα ονόματα πεδίων στη φόρμα είναι να τα πληκτρολογήσετε σε κελιά στο φύλλο εργασίας σας. Μπορείτε να συμπεριλάβετε έως και 32 ονόματα πεδίων στη φόρμα.

Καταχωρίστε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στα κελιά A1 έως E1:

StudentID
Επίθετο
Αρχικός
Ηλικία
Πρόγραμμα

03 του 08

Άνοιγμα της φόρμας εισαγωγής δεδομένων

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτό το παράδειγμα, δείτε την παραπάνω εικόνα.

1. Κάντε κλικ στο κελί A2 για να γίνει το ενεργό κελί .
2. Κάντε κλικ στο στοιχείο Δεδομένα> Μορφή στα μενού.
3. Ανοίγοντας τη φόρμα θα εμφανιστεί πρώτα ένα πλαίσιο μηνύματος από το Excel που περιέχει μια σειρά από επιλογές που σχετίζονται με την προσθήκη κεφαλίδων στη φόρμα.
4. Δεδομένου ότι έχουμε ήδη πληκτρολογήσει στα ονόματα πεδίων που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως επικεφαλίδες, το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κάνετε κλικ στο OK στο πλαίσιο μηνύματος.
5. Η φόρμα που περιέχει όλα τα ονόματα πεδίων πρέπει να εμφανίζεται στην οθόνη.

04 του 08

Προσθήκη αρχείων δεδομένων με τη φόρμα

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτό το παράδειγμα, δείτε την παραπάνω εικόνα.

Μόλις οι επικεφαλίδες δεδομένων έχουν προστεθεί στη φόρμα προσθήκης εγγραφών στη βάση δεδομένων, πρόκειται απλώς για την πληκτρολόγηση των δεδομένων με τη σωστή σειρά στα πεδία φόρμας.

Παράδειγμα αρχείων

Προσθέστε τις ακόλουθες εγγραφές στη βάση δεδομένων εισάγοντας τα δεδομένα στα πεδία φόρμας δίπλα στις σωστές επικεφαλίδες. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, αφού εισαγάγετε την πρώτη εγγραφή, για να καταργήσετε τα πεδία για τη δεύτερη εγγραφή.

1. StudentID : SA267-567
   Επώνυμο : Jones
   Αρχική : Β.
   Ηλικία : 21
   Πρόγραμμα : Γλώσσες
   
   StudentID : SA267-211
   Επώνυμο : Ουίλιαμς
   Αρχική : J.
   Ηλικία : 19
   Πρόγραμμα : Επιστήμη

Συμβουλή: Κατά την εισαγωγή παρόμοιων δεδομένων όπως οι αριθμοί αναγνώρισης φοιτητών (μόνο οι αριθμοί μετά την παύλα είναι διαφορετικοί), χρησιμοποιήστε την αντιγραφή και επικόλληση για να επιταχύνετε και να απλοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων.

05 του 08

Προσθήκη αρχείων δεδομένων με τη φόρμα (Con't)

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτό το παράδειγμα, δείτε την παραπάνω εικόνα.

Για να προσθέσετε τις υπόλοιπες εγγραφές στη βάση δεδομένων του σεμιναρίου, χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να εισάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα που βρίσκονται στην παραπάνω εικόνα στα κελιά A4 έως E11.

06 του 08

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία δεδομένων της φόρμας

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτό το παράδειγμα, δείτε την παραπάνω εικόνα.

Ένα σημαντικό πρόβλημα με μια βάση δεδομένων είναι η διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων καθώς αυξάνεται το μέγεθος του αρχείου. Αυτό απαιτεί:

• τον καθορισμό σφαλμάτων δεδομένων ή την ενημέρωση μεμονωμένων αρχείων
• διαγραφή παρωχημένων ή διπλών εγγραφών

Η φόρμα εισαγωγής δεδομένων περιέχει πολλά εργαλεία κατά μήκος της δεξιάς πλευράς, τα οποία διευκολύνουν την εύρεση και τη διόρθωση ή τη διαγραφή εγγραφών από τη βάση δεδομένων.

Αυτά τα εργαλεία είναι:

• Τα κουμπιά " Εύρεση προεπισκόπησης" και " Επόμενο κουμπί" - αυτά σας δίνουν τη δυνατότητα να μετακινηθείτε προς τα εμπρός και πίσω μέσα από τη βάση δεδομένων μία εγγραφή κάθε φορά.
• Το κουμπί Διαγραφή - χρησιμοποιείται για τη διαγραφή εγγραφών από τη βάση δεδομένων.
• Το κουμπί Επαναφορά - Αυτό το κουμπί μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναίρεση αλλαγών σε μια εγγραφή που εκτελείται. Περιστασιακά, κάνουμε τις λανθασμένες αλλαγές σε μια εγγραφή ή ακόμα και επεξεργάζομε εντελώς λανθασμένη εγγραφή. Αν ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί επαναφοράς για να αναιρέσετε αυτές τις αλλαγές.
• Σημείωση: Το κουμπί επαναφοράς λειτουργεί μόνο εφόσον υπάρχει μια εγγραφή στη φόρμα. Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλη εγγραφή ή κλείσετε τη φόρμα, το κουμπί επαναφοράς καθίσταται ανενεργό.
• Το κουμπί " Κριτήρια " σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για τα αρχεία με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα. Ένα παράδειγμα χρήσης του κουμπιού " Κριτήρια " περιλαμβάνεται στο επόμενο βήμα του σεμιναρίου.

07 του 08

Αναζήτηση αρχείων χρησιμοποιώντας ένα όνομα πεδίου

Το κουμπί " Κριτήρια " σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για εγγραφές χρησιμοποιώντας ένα ή περισσότερα ονόματα πεδίων - όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα.

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτό το παράδειγμα, δείτε την παραπάνω εικόνα.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια στη φόρμα.
2. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Κριτήρια διαγράφει όλα τα πεδία φόρμας αλλά δεν αφαιρεί κανένα στοιχείο από τη βάση δεδομένων.
3. Κάντε κλικ στο πεδίο Πρόγραμμα και πληκτρολογήστε Arts καθώς θέλουμε να αναζητήσουμε όλους τους μαθητές που έχουν εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts στο κολέγιο.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου . Το ρεκόρ για τον H. Thompson θα πρέπει να εμφανίζεται στη φόρμα καθώς είναι εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα Arts.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί " Εύρεση Επόμενης " μια δεύτερη και τρίτη φορά και τα αρχεία για τους J. Graham και W. Henderson θα πρέπει να εμφανίζονται το ένα μετά το άλλο καθώς είναι επίσης εγγεγραμμένα στο πρόγραμμα Arts.

Το επόμενο βήμα του σεμιναρίου περιλαμβάνει ένα παράδειγμα αναζήτησης αρχείων που ταιριάζουν με πολλαπλά κριτήρια.

08 από 08

Αναζήτηση αρχείων που χρησιμοποιούν πολλαπλά ονόματα πεδίων

Το κουμπί " Κριτήρια " σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για εγγραφές χρησιμοποιώντας ένα ή περισσότερα ονόματα πεδίων - όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα.

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτό το παράδειγμα, δείτε την παραπάνω εικόνα.

Σε αυτό το παράδειγμα, θα αναζητήσουμε όλους τους φοιτητές που είναι 18 ετών και θα εγγραφούν στο πρόγραμμα Arts στο κολλέγιο. Μόνο τα αρχεία που συμφωνούν με τα δύο κριτήρια θα πρέπει να εμφανίζονται στη φόρμα.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια στη φόρμα.
2. Κάντε κλικ στο πεδίο ηλικίας και πληκτρολογήστε 18 .
3. Κάντε κλικ στο πεδίο Πρόγραμμα και πληκτρολογήστε Τέχνες .
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου . Το αρχείο για τον H. Thompson θα πρέπει να εμφανίζεται στη φόρμα αφού είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί " Εύρεση Επόμενης " μια δεύτερη φορά και θα πρέπει να εμφανιστεί η εγγραφή για τον J. Graham , καθώς και ο ίδιος είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί " Εύρεση Επόμενης " για τρίτη φορά και η εγγραφή για τον J. Graham θα πρέπει να είναι ορατή, καθώς δεν υπάρχουν άλλες εγγραφές που να ταιριάζουν με τα δύο κριτήρια.

Το ρεκόρ για τον W. Henderson δεν πρέπει να εμφανίζεται σε αυτό το παράδειγμα επειδή, αν και είναι εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα Arts, δεν είναι 18 χρονών έτσι δεν ταιριάζει με τα δύο κριτήρια αναζήτησης.