Πώς να βρείτε τις μεγαλύτερες τιμές σε μια βάση δεδομένων ή μια λίστα Excel

01 από 04

Excel SUBTOTAL Επισκόπηση δυνατοτήτων

Βρείτε τις μεγαλύτερες αξίες με το υποσύνολο του Excel 2007

Η λειτουργία Subtotal του Excel λειτουργεί με την εισαγωγή της συνάρτησης SUBTOTAL σε μια βάση δεδομένων ή μια λίστα σχετικών δεδομένων. Χρησιμοποιώντας τη λειτουργία Subtotal, η εύρεση και εξαγωγή συγκεκριμένων πληροφοριών από ένα μεγάλο πίνακα δεδομένων γίνεται γρήγορα και εύκολα.

Παρόλο που ονομάζεται "Υποσύνολο", δεν περιορίζεστε στην εύρεση του αθροίσματος ή του συνόλου για επιλεγμένες σειρές δεδομένων. Εκτός από το σύνολο, μπορείτε επίσης να βρείτε τις μεγαλύτερες τιμές για κάθε υποενότητα μιας βάσης δεδομένων.

Αυτό το σεμινάριο βήμα προς βήμα περιλαμβάνει ένα παράδειγμα για το πώς μπορείτε να βρείτε το υψηλότερο σύνολο πωλήσεων για κάθε περιοχή πωλήσεων.

Τα βήματα σε αυτό το σεμινάριο είναι:

1. Εισαγάγετε τα Δεδομένα Tutorial
2. Ταξινόμηση του δείγματος δεδομένων
3. Εύρεση της μεγαλύτερης αξίας

02 από 04

Καταχωρίστε τα δεδομένα δευτερεύοντος εκπαιδευτικού υλικού

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτές τις οδηγίες, δείτε την παραπάνω εικόνα.

Το πρώτο βήμα για τη χρήση της δυνατότητας Υποσύνολο στο Excel είναι η εισαγωγή των δεδομένων στο φύλλο εργασίας .

Όταν το κάνετε αυτό, λάβετε υπόψη τα ακόλουθα σημεία:

• Είναι σημαντικό να εισαγάγετε δεδομένα σωστά. Τα σφάλματα, που οφείλονται στην εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, αποτελούν την πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων.
  
• Μην αφήνετε κενές σειρές ή στήλες κατά την εισαγωγή των δεδομένων. Αυτό περιλαμβάνει το NOT αφήνοντας μια κενή γραμμή μεταξύ των επικεφαλίδων της στήλης και της πρώτης σειράς δεδομένων.

Για αυτό το σεμινάριο

Καταχωρίστε τα δεδομένα στα κελιά A1 έως D12 όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα. Για όσους δεν θέλουν να δακτυλογραφούν, τα δεδομένα, οι οδηγίες για την αντιγραφή τους στο Excel, είναι διαθέσιμα σε αυτόν τον σύνδεσμο.

03 του 04

Ταξινόμηση των δεδομένων

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτές τις οδηγίες, δείτε την παραπάνω εικόνα. Κάντε κλικ στην εικόνα για μεγέθυνση.

Πριν τη χρήση των υποσυνόλων, τα δεδομένα σας πρέπει να ομαδοποιηθούν από τη στήλη των δεδομένων από τα οποία θέλετε να εξάγετε πληροφορίες.

Αυτή η ομαδοποίηση γίνεται χρησιμοποιώντας τη λειτουργία ταξινόμησης του Excel.

Σε αυτό το σεμινάριο, θέλουμε να βρούμε τον υψηλότερο αριθμό παραγγελιών ανά περιοχή πωλήσεων, έτσι ώστε τα δεδομένα πρέπει να ταξινομούνται κατά την επικεφαλίδα της στήλης περιφέρειας .

Ταξινόμηση των δεδομένων ανά περιοχή πωλήσεων

1. Σύρετε τα κελιά A2 έως D12 για να τα επισημάνετε. Βεβαιωθείτε ότι δεν έχετε συμπεριλάβει τον τίτλο στη σειρά 1 της επιλογής σας.
   
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας .
   
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Ταξινόμηση που βρίσκεται στο κέντρο της κορδέλας δεδομένων για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Ταξινόμηση.
   
4. Επιλέξτε Ταξινόμηση κατά περιοχή από την αναπτυσσόμενη λίστα κάτω από την επικεφαλίδα Στήλη στο παράθυρο διαλόγου.
   
5. Βεβαιωθείτε ότι η επιλογή Τα δεδομένα μου έχει κεφαλίδες έχει εξαφανιστεί στην επάνω δεξιά γωνία του πλαισίου διαλόγου.
   
6. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
7. Τα δεδομένα στα κελιά A3 έως D12 πρέπει τώρα να ταξινομηθούν αλφαβητικά από τη δεύτερη στήλη Περιοχή . Τα δεδομένα για τους τρεις αντιπροσώπους πωλήσεων από την περιοχή της Ανατολής θα πρέπει να αναγράφονται πρώτα, ακολουθούμενα από τον Βορρά, στη συνέχεια από τον Νότο και να διαρκέσει η Δυτική περιοχή.

04 του 04

Εύρεση της μέγιστης τιμής χρησιμοποιώντας υποσύνολα

Σημείωση: Για βοήθεια σχετικά με αυτές τις οδηγίες, δείτε την παραπάνω εικόνα.

Σε αυτό το βήμα, θα χρησιμοποιήσουμε τη λειτουργία Subtotal για να βρείτε το υψηλότερο ποσό πωλήσεων ανά περιοχή. Για να βρείτε την υψηλότερη ή τη μεγαλύτερη τιμή, η λειτουργία Subtotal χρησιμοποιεί τη λειτουργία MAX.

Για αυτό το σεμινάριο:

1. Σύρετε την επιλογή των δεδομένων στα κελιά A2 έως D12 για να τα επισημάνετε.
   
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Δεδομένα της κορδέλας.
   
3. Κάντε κλικ στο κουμπί Subtotal για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Subtotal.
   
4. Για την πρώτη επιλογή στο παράθυρο διαλόγου Σε κάθε αλλαγή στο: επιλέξτε Περιοχή από την αναπτυσσόμενη λίστα.
   
5. Για τη δεύτερη επιλογή στο παράθυρο διαλόγου Χρήση λειτουργίας: επιλέξτε MAX από την αναπτυσσόμενη λίστα.
   
6. Για την τρίτη επιλογή στο παράθυρο διαλόγου " Προσθήκη μερικών ολικών": για να απενεργοποιήσετε τις συνολικές πωλήσεις μόνο από τη λίστα των επιλογών που εμφανίζονται στο παράθυρο.
   
7. Για τα τρία πλαίσια ελέγχου στο κάτω μέρος του παραθύρου διαλόγου, απενεργοποιήστε:
   
   Αντικαταστήστε τα τρέχοντα δευτερεύοντα σύνολα
   Περίληψη των δεδομένων παρακάτω
   
8. Κάντε κλικ στο κουμπί OK.
   
9. Ο πίνακας δεδομένων πρέπει τώρα να περιλαμβάνει το υψηλότερο σύνολο πωλήσεων για κάθε περιοχή (σειρές 6, 9, 12 και 16) καθώς και το Grand Max (το υψηλότερο σύνολο πωλήσεων για όλες τις περιοχές) στη σειρά 17. Θα πρέπει να ταιριάζει με την εικόνα στο πάνω από αυτό το σεμινάριο.