Φόρμα εισαγωγής δεδομένων Excel

Οδηγίες βήμα προς βήμα για την εισαγωγή δεδομένων

Η χρήση της ενσωματωμένης φόρμας εισαγωγής δεδομένων του Excel είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για την εισαγωγή δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel.

Χρησιμοποιώντας τη φόρμα μπορείτε να:

• να ξεκινήσετε έναν νέο πίνακα βάσης δεδομένων ή να προσθέσετε νέες εγγραφές σε μια υπάρχουσα
• μετακινηθείτε στις εγγραφές δεδομένων μία φορά τη φορά
• αναζήτηση αρχείων που περιέχουν συγκεκριμένες πληροφορίες
• να επεξεργαστείτε ή να διαγράψετε μεμονωμένες εγγραφές όπως απαιτείται

Σχετικά με την προσθήκη του εικονιδίου φόρμας εισαγωγής δεδομένων στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

Η φόρμα εισαγωγής δεδομένων είναι ένα από τα ενσωματωμένα εργαλεία δεδομένων του Excel. Για να το χρησιμοποιήσετε μόνο που χρειάζεται να κάνετε είναι να δώσετε τις επικεφαλίδες των στηλών που θα χρησιμοποιηθούν στη βάση δεδομένων σας, κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας και το Excel θα κάνει τα υπόλοιπα.

Ωστόσο, από το Excel 2007, η Microsoft επέλεξε να μην συμπεριλάβει το εικονίδιο της φόρμας στην κορδέλα.

Το πρώτο βήμα για τη χρήση της φόρμας εισαγωγής δεδομένων είναι να προσθέσετε το εικονίδιο φόρμα στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να το χρησιμοποιήσουμε.

Πρόκειται για μια μοναδική λειτουργία. Μόλις προστεθεί, το εικονίδιο Φόρμα παραμένει διαθέσιμο στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Εύρεση του κουμπιού φόρμας εισαγωγής δεδομένων

Η Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης χρησιμοποιείται για την αποθήκευση συντομεύσεων σε λειτουργίες που χρησιμοποιούνται συχνά στο Excel. Μπορείτε επίσης να προσθέσετε τις συντομεύσεις σε λειτουργίες του Excel που δεν είναι διαθέσιμες στην κορδέλα.

Ένα από αυτά τα χαρακτηριστικά είναι η φόρμα εισαγωγής δεδομένων.

Η φόρμα δεδομένων είναι ένας γρήγορος και εύκολος τρόπος για να προσθέσετε δεδομένα σε έναν πίνακα βάσης δεδομένων του Excel.

Για κάποιο λόγο, ωστόσο, η Microsoft επέλεξε να μην προσθέσει τη φόρμα σε μία από τις καρτέλες της κορδέλας ξεκινώντας με το Excel 2007.

Ακολουθούν τα βήματα που θα σας δείξουν πώς να προσθέσετε το εικονίδιο Φόρμα στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Προσθέστε τη φόρμα δεδομένων στη γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης

1. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος της γραμμής εργαλείων γρήγορης πρόσβασης για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
2. Επιλέξτε περισσότερες εντολές από τη λίστα για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή του εργαλείου γρήγορης πρόσβασης.
3. Κάντε κλικ στο κάτω βέλος στο τέλος των εντολών Επιλογή από τη γραμμή για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Επιλέξτε όλες τις εντολές από τη λίστα για να δείτε όλες τις εντολές που είναι διαθέσιμες στο Excel 2007 στο αριστερό παράθυρο.
5. Μετακινηθείτε σε αυτήν την αλφαβητική λίστα για να εντοπίσετε την εντολή Φόρμα .
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Προσθήκη μεταξύ των πλαισίων εντολών για να προσθέσετε την εντολή Φόρμα στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.
7. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .

Το κουμπί φόρμας θα πρέπει τώρα να προστεθεί στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης.

Προσθήκη των ονομάτων πεδίων βάσης δεδομένων

Όπως αναφέρθηκε προηγουμένως, το μόνο που πρέπει να κάνουμε για να χρησιμοποιήσουμε τη φόρμα εισαγωγής δεδομένων στο Excel είναι να παρέχουμε τις επικεφαλίδες στηλών ή τα ονόματα πεδίων που θα χρησιμοποιηθούν στη βάση δεδομένων μας.

Ο ευκολότερος τρόπος να προσθέσετε τα ονόματα πεδίων στη φόρμα είναι να τα πληκτρολογήσετε σε κελιά στο φύλλο εργασίας σας. Μπορείτε να συμπεριλάβετε έως και 32 ονόματα πεδίων στη φόρμα.

Καταχωρίστε τις ακόλουθες επικεφαλίδες στα κελιά A1 έως E1:

StudentID
Επίθετο
Αρχικός
Ηλικία
Πρόγραμμα

Άνοιγμα της φόρμας εισαγωγής δεδομένων

Άνοιγμα της φόρμας εισαγωγής δεδομένων

1. Κάντε κλικ στο κελί A2 για να γίνει το ενεργό κελί .
2. Κάντε κλικ στο εικονίδιο φόρμας που προστέθηκε στη Γραμμή εργαλείων γρήγορης πρόσβασης στη σελίδα 2.
3. Κάνοντας κλικ στο εικονίδιο της φόρμας θα εμφανιστεί ένα πλαίσιο μηνυμάτων από το Excel που περιέχει μια σειρά από επιλογές που σχετίζονται με την προσθήκη κεφαλίδων στη φόρμα.
4. Δεδομένου ότι έχουμε ήδη πληκτρολογήσει στα ονόματα πεδίων που θέλουμε να χρησιμοποιήσουμε ως επικεφαλίδες, το μόνο που πρέπει να κάνουμε είναι να κάνετε κλικ στο OK στο πλαίσιο μηνύματος.
5. Η φόρμα που περιέχει όλα τα ονόματα πεδίων πρέπει να εμφανίζεται στην οθόνη.

Προσθήκη αρχείων δεδομένων με τη φόρμα

Προσθήκη αρχείων δεδομένων με τη φόρμα

Μόλις οι επικεφαλίδες δεδομένων έχουν προστεθεί στη φόρμα προσθήκης εγγραφών στη βάση δεδομένων, πρόκειται απλώς για την πληκτρολόγηση των δεδομένων με τη σωστή σειρά στα πεδία φόρμας.

Παράδειγμα αρχείων

Προσθέστε τις ακόλουθες εγγραφές στη βάση δεδομένων εισάγοντας τα δεδομένα στα πεδία φόρμας δίπλα στις σωστές επικεφαλίδες. Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο, αφού εισαγάγετε την πρώτη εγγραφή, για να καταργήσετε τα πεδία για τη δεύτερη εγγραφή.

1. StudentID : SA267-567
   Επώνυμο : Jones
   Αρχική : Β.
   Ηλικία : 21
   Πρόγραμμα : Γλώσσες
   
   StudentID : SA267-211
   Επώνυμο : Ουίλιαμς
   Αρχική : J.
   Ηλικία : 19
   Πρόγραμμα : Επιστήμη

Συμβουλή: Όταν εισάγετε πολύ παρόμοια δεδομένα όπως οι αριθμοί αναγνώρισης φοιτητών (μόνο οι αριθμοί μετά την παύλα είναι διαφορετικοί), χρησιμοποιήστε την αντιγραφή και επικόλληση για να επιταχύνετε και να απλοποιήσετε την εισαγωγή δεδομένων.

Για να προσθέσετε τις υπόλοιπες εγγραφές στη βάση δεδομένων του σεμιναρίου, χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να εισάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα που βρίσκονται στην παραπάνω εικόνα στα κελιά A4 έως E11.

Προσθήκη αρχείων δεδομένων με τη φόρμα (con't)

Για να προσθέσετε τις υπόλοιπες εγγραφές στη βάση δεδομένων του σεμιναρίου, χρησιμοποιήστε τη φόρμα για να εισαγάγετε τα υπόλοιπα δεδομένα που βρίσκονται στην εικόνα εδώ στα κελιά A4 έως E11.

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία δεδομένων της φόρμας

Ένα σημαντικό πρόβλημα με μια βάση δεδομένων είναι η διατήρηση της ακεραιότητας των δεδομένων καθώς αυξάνεται το μέγεθος του αρχείου. Αυτό απαιτεί:

• τον καθορισμό σφαλμάτων δεδομένων ή την ενημέρωση μεμονωμένων αρχείων.
• διαγραφή παρωχημένων ή διπλών εγγραφών.

Η φόρμα εισαγωγής δεδομένων περιέχει πολλά εργαλεία κατά μήκος της δεξιάς πλευράς, τα οποία διευκολύνουν την εύρεση και τη διόρθωση ή τη διαγραφή εγγραφών από τη βάση δεδομένων.

Αυτά τα εργαλεία είναι:

• Τα κουμπιά " Εύρεση προεπισκόπησης" και " Επόμενο κουμπί" - αυτά σας δίνουν τη δυνατότητα να μετακινηθείτε προς τα εμπρός και πίσω μέσα από τη βάση δεδομένων μία εγγραφή κάθε φορά.
• Το κουμπί Διαγραφή - χρησιμοποιείται για τη διαγραφή εγγραφών από τη βάση δεδομένων.
• Το κουμπί Επαναφορά - Αυτό το κουμπί μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την αναίρεση αλλαγών σε μια εγγραφή που εκτελείται. Περιστασιακά, κάνουμε τις λανθασμένες αλλαγές σε μια εγγραφή ή ακόμα και επεξεργάζομε εντελώς λανθασμένη εγγραφή. Αν ναι, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το κουμπί επαναφοράς για να αναιρέσετε αυτές τις αλλαγές.
• Σημείωση: Το κουμπί Επαναφορά λειτουργεί μόνο εφόσον υπάρχει μια εγγραφή στη φόρμα. Μόλις αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλη εγγραφή ή κλείσετε τη φόρμα, το κουμπί επαναφοράς καθίσταται ανενεργό.
• Το κουμπί " Κριτήρια " σας επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για τα αρχεία με βάση συγκεκριμένα κριτήρια, όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα. Ένα παράδειγμα χρήσης του κουμπιού "Κριτήρια" περιλαμβάνεται στο επόμενο βήμα του σεμιναρίου.

Αναζήτηση αρχείων χρησιμοποιώντας ένα όνομα πεδίου

Το κουμπί Κριτήρια σάς επιτρέπει να κάνετε αναζήτηση στη βάση δεδομένων για εγγραφές χρησιμοποιώντας ένα ή περισσότερα ονόματα πεδίων, όπως όνομα, ηλικία ή πρόγραμμα.

Αναζήτηση αρχείων χρησιμοποιώντας ένα όνομα πεδίου

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια στη φόρμα.
2. Κάνοντας κλικ στο κουμπί Κριτήρια διαγράφει όλα τα πεδία φόρμας αλλά δεν αφαιρεί κανένα στοιχείο από τη βάση δεδομένων.
3. Κάντε κλικ στο πεδίο Πρόγραμμα και πληκτρολογήστε Arts καθώς θέλουμε να αναζητήσουμε όλους τους μαθητές που έχουν εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts στο κολέγιο.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου . Το ρεκόρ για τον H. Thompson θα πρέπει να εμφανίζεται στη φόρμα καθώς είναι εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα Arts.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενης δεύτερης και τρίτης ώρας και οι εγγραφές για τους J. Graham και W. Henderson θα πρέπει να εμφανίζονται το ένα μετά το άλλο καθώς είναι επίσης εγγεγραμμένοι στο πρόγραμμα Arts.

Το επόμενο βήμα αυτού του φροντιστηρίου περιλαμβάνει ένα παράδειγμα αναζήτησης αρχείων που ταιριάζουν με πολλαπλά κριτήρια.

Αναζήτηση αρχείων που χρησιμοποιούν πολλαπλά ονόματα πεδίων

Σε αυτό το παράδειγμα θα αναζητήσουμε όλους τους φοιτητές που είναι 18 ετών και θα εγγραφούν στο πρόγραμμα Arts στο κολλέγιο. Μόνο τα αρχεία που συμφωνούν με τα δύο κριτήρια θα πρέπει να εμφανίζονται στη φόρμα.

1. Κάντε κλικ στο κουμπί Κριτήρια στη φόρμα.
2. Κάντε κλικ στο πεδίο ηλικίας και πληκτρολογήστε 18.
3. Κάντε κλικ στο πεδίο Πρόγραμμα και πληκτρολογήστε Arts.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου . Το αρχείο για τον H. Thompson θα πρέπει να εμφανίζεται στη φόρμα αφού είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts.
5. Κάντε κλικ στο κουμπί " Εύρεση Επόμενης " για δεύτερη φορά και θα πρέπει να εμφανιστεί η εγγραφή για τον J. Graham, καθώς και ο ίδιος είναι 18 ετών και εγγραφεί στο πρόγραμμα Arts.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Εύρεση επόμενου για τρίτη φορά και η εγγραφή για τον J. Graham θα πρέπει να είναι ορατή, καθώς δεν υπάρχουν άλλες εγγραφές που να ταιριάζουν σε αμφότερα τα κριτήρια.

Το ρεκόρ για τον W. Henderson δεν πρέπει να εμφανίζεται σε αυτό το παράδειγμα επειδή, αν και είναι εγγεγραμμένος στο πρόγραμμα Arts, δεν είναι 18 χρονών έτσι δεν ταιριάζει με τα δύο κριτήρια αναζήτησης.