Ελεύθερα και αμειβόμενα εργαλεία για online συνεργασία
Προηγουμένως, οι επιχειρήσεις περιορίζονταν στα γραφεία τους, όπου οι υπάλληλοι με επίτιμο χρονοδιάγραμμα, εργάζονταν στις οκτάωρες ή εννέα ώρες βάρδιές τους, και έπειτα βγαίνονταν έξω. Τώρα, οι υπάλληλοι αρπάζουν τα BlackBerry , τους φορητούς υπολογιστές ή τα iPad, βρίσκουν πρόσβαση Wi-Fi και είναι καλό να πάνε ανά πάσα στιγμή και οπουδήποτε ... με τη βοήθεια εργαλείων ηλεκτρονικής συνεργασίας για να ολοκληρώσουν τη δουλειά τους.
Για να βοηθήσουν τις επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν στο έπακρο το κινητό τους εργατικό δυναμικό , έχουν δημιουργηθεί πολλά εργαλεία συνεργασίας με ποικίλες λειτουργίες που ταιριάζουν σε οποιαδήποτε εταιρεία, είτε μεγάλη είτε μικρή. Η επιλογή του σωστού εργαλείου θα σας βοηθήσει όχι μόνο να μοιράζεστε εύκολα έγγραφα αλλά και να δημιουργείτε τη σωστή ατμόσφαιρα για την ομαδική εργασία, ανεξάρτητα από το πού βρίσκονται τα μέλη της ομάδας. Εδώ είναι πέντε από τα καλύτερα διαθέσιμα εργαλεία online συνεργασίας, τα οποία βοηθούν τις επιχειρήσεις να αξιοποιήσουν στο έπακρο το κινητό τους εργατικό δυναμικό μέσω της εύκολης ανταλλαγής εγγράφων και δημιουργώντας μια εξαιρετική ατμόσφαιρα δημιουργίας ομάδων:
1. Huddle - Ένα από τα πιο γνωστά εργαλεία συνεργασίας online, το Huddle είναι μια πλατφόρμα που επιτρέπει στους συνεργάτες να εργάζονται μαζί σε πραγματικό χρόνο, δημιουργώντας και επεξεργάζοντας έγγραφα ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Οι χρήστες μπορούν εύκολα να δημιουργήσουν ομάδες που συνεργάζονται σε ένα ενιαίο χώρο εργασίας προσκαλώντας τους συναδέλφους μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου. Μόλις γίνει δεκτή η πρόσκληση, όλοι όσοι βρίσκονται στην ομάδα μπορούν να αρχίσουν να ανεβάζουν και να επεξεργάζονται έγγραφα και να εκχωρούν μεταξύ τους και καθήκοντα. Το Huddle παρακολουθεί όλες τις αλλαγές που έγιναν και διατηρεί τα πρωτότυπα έγγραφα, τα οποία είναι ένα από τα πιο χρήσιμα χαρακτηριστικά του.
Το Huddle διαθέτει ένα εξαιρετικά διαισθητικό περιβάλλον εργασίας, που είναι εύκολο στη χρήση, έτσι ώστε όσοι δεν έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ ένα εργαλείο συνεργασίας στο διαδίκτυο θα είναι σε θέση να καταλάβουν γρήγορα πώς να κάνουν το καλύτερο από όλα τα παρεχόμενα χαρακτηριστικά. Επίσης, η δημιουργία ενός λογαριασμού στο Huddle δεν διαρκεί περισσότερο από μερικά λεπτά, οπότε αν ψάχνετε για ένα εργαλείο το οποίο μπορείτε να αρχίσετε να χρησιμοποιείτε γρήγορα, το Huddle θα μπορούσε να είναι η επιλογή σας.
Ο δωρεάν λογαριασμός του επιτρέπει στους χρήστες να αποθηκεύουν μέχρι και 100 MB σε αρχεία, οπότε είναι άφθονος για όσους εργάζονται κυρίως με έγγραφα επεξεργαστή κειμένου. Ωστόσο, οι άνθρωποι που χρειάζονται περισσότερο χώρο αποθήκευσης, θα πρέπει να πληρώσουν επιπλέον. Οι τιμές ξεκινούν από $ 8 ανά μήνα και μπορούν να περιλαμβάνουν μια ποικιλία χαρακτηριστικών που ταιριάζουν στις ανάγκες της επιχείρησής σας.
2. Το Basecamp έχει χρησιμοποιηθεί από πάνω από πέντε εκατομμύρια ανθρώπους σε όλο τον κόσμο, σύμφωνα με τους κατασκευαστές. Είναι ένα πολύ απλό εργαλείο διαχείρισης έργων, ίσως το καλύτερο εργαλείο σε αυτόν τον κατάλογο για όσους δεν έχουν χρησιμοποιήσει ποτέ τα εργαλεία συνεργασίας (ή ακόμα και το Διαδίκτυο!) Πριν. Όπως και με το Huddle, η εγγραφή είναι γρήγορη και εύκολη.
Η διεπαφή είναι πολύ απλή, ίσως πάρα πολύ, καθώς είναι τόσο απλή που μερικές φορές φαίνεται ημιτελή. Αλλά αυτό που το εργαλείο δεν έχει στην εμφάνιση, κάνει για τη χρησιμότητα. Για παράδειγμα, η υπηρεσία μηνυμάτων της μοιάζει με πίνακα μηνυμάτων, το οποίο επιτρέπει στους χρήστες να κρατούν όλες τις συζητήσεις για ένα έργο σε ένα μόνο μέρος. Εάν ορισμένα από τα μηνύματα δεν προορίζονται για ολόκληρη την ομάδα, οι χρήστες μπορούν να προσδιορίσουν ποιος έχει την εξουσιοδότηση να δει αυτά τα μηνύματα. Όταν αποστέλλεται ένα νέο μήνυμα, η ομάδα ειδοποιείται μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, επομένως δεν χάνονται μηνύματα. Το Basecamp αποστέλλει ακόμη ένα ηλεκτρονικό μήνυμα, το οποίο αναφέρει τις δραστηριότητες της προηγούμενης ημέρας, γεγονός που καθιστά εύκολη την παρακολούθηση της προόδου ενός έργου. Όπως και τα περισσότερα εργαλεία συνεργασίας στο διαδίκτυο, παρακολουθεί κάθε έκδοση κάθε φορτωμένου αρχείου. Το Basecamp είναι επίσης εξαιρετικό για εταιρείες που έχουν εργαζόμενους σε πολλές χώρες, δεδομένου ότι είναι διαθέσιμες σε πολλές γλώσσες.
Ωστόσο, το Basecamp δεν είναι το καλύτερο εργαλείο για όσους αναζητούν μια ελεύθερη πλατφόρμα. Ενώ έχει μια δωρεάν δοκιμή, το προϊόν ξεκινά από $ 49 το μήνα.
3. Wrike - Πρόκειται για ένα ηλεκτρονικό εργαλείο συνεργασίας με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο στον πυρήνα του. Μπορείτε να προσθέσετε έργα στην πλατφόρμα με CC'ing ηλεκτρονικά μηνύματα που έχουν οποιεσδήποτε εργασίες στο λογαριασμό Wrike σας. Αφού δημιουργήσετε ένα έργο, μπορείτε να επιλέξετε να εμφανίσετε το χρονοδιάγραμμα σε ημέρες, εβδομάδες, μήνες, τέταρτα ή και χρόνια, οπότε η αναφορά για οποιαδήποτε δεδομένη περίοδο γίνεται πολύ εύκολη. Από την αρχή, οι χρήστες θα παρατηρήσουν ότι το Wrike είναι ένα πλούσιο σε χαρακτηριστικά εργαλείο. Ενώ η διεπαφή επικεντρώνεται στη λειτουργικότητα, δεν είναι η καλύτερη επιλογή για αρχάριους χρήστες, καθώς μπορεί να είναι λίγο συντριπτική.
Αφού δημιουργήσετε μια εργασία στο Wrike, δίνεται μια ημερομηνία έναρξης, και στη συνέχεια μπορείτε να εισαγάγετε τη διάρκεια και την ημερομηνία λήξης. Μπορείτε επίσης να δώσετε στην εργασία μια λεπτομερή περιγραφή και να προσθέσετε όλα τα σχετικά έγγραφα. Μπορείτε να ορίσετε εργασίες προσθέτοντας διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για τους συναδέλφους σας, και στη συνέχεια θα λάβουν ένα μήνυμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που θα τους ενημερώνει ότι πρέπει να αναλάβουν δράση. Το Wrike θα σας ειδοποιήσει επίσης για αλλαγές σε οποιαδήποτε εργασία που σας ανήκει ή που σας έχει ανατεθεί. Με αυτόν τον τρόπο, δεν χρειάζεται να συνεχίσετε να συνδέεστε στην υπηρεσία για να δείτε αν έχουν πραγματοποιηθεί αλλαγές.
Το Wrike είναι καλό τόσο για μικρές όσο και για μεγάλες επιχειρήσεις, καθώς μπορεί να χειριστεί έως και 100 χρήστες τη φορά, αλλά με το απότομο κόστος των 229 δολαρίων το μήνα. Το φθηνότερο σχέδιο, το οποίο επιτρέπει έως και πέντε χρήστες, κοστίζει 29 δολάρια το μήνα. Υπάρχει μια δωρεάν δοκιμή διαθέσιμη, οπότε αν θέλετε να δείτε εάν το Wrike είναι για εσάς, το μόνο που έχετε να κάνετε είναι να εγγραφείτε για ένα.
4. OneHub - Αυτό το εργαλείο ηλεκτρονικής συνεργασίας επιτρέπει στους χρήστες να δημιουργούν εικονικούς χώρους εργασίας, οι οποίοι ονομάζονται κόμβοι. Η εγγραφή στο OneHub είναι εύκολη αν διαθέτετε λογαριασμό Google, καθώς το μόνο που χρειάζεστε είναι να χρησιμοποιήσετε το όνομα χρήστη και τον κωδικό πρόσβασης του Gmail και να επιτρέψετε στο OneHub να έχει πρόσβαση στη διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας. Μόλις συνδεθείτε, έχετε αμέσως τον πρώτο σας χώρο εργασίας, τον οποίο μπορείτε να προσαρμόσετε πλήρως - αυτό είναι το μεγαλύτερο πλεονέκτημα του OneHub σε σχέση με τα άλλα εργαλεία. Αυτό σημαίνει ότι ως δημιουργός του κεντρικού κόμβου, μπορείτε να ελέγξετε εντελώς τη διεπαφή χρήστη, κάνοντας το OneHub να ταιριάζει ακριβώς με τους στόχους της ομάδας σας.
Η μεταφόρτωση αρχείων είναι τόσο εύκολη όσο η μεταφορά τους από την επιφάνεια εργασίας σας και η αποστολή τους στο γραφικό μεταφόρτωσης του OneHub. Οι μεταφορτώσεις του OneHub είναι απίστευτα γρήγορες, επομένως τα έγγραφα είναι διαθέσιμα για κοινή χρήση σχεδόν αμέσως. Στην καρτέλα δραστηριότητας, μπορείτε να συνεχίσετε με ό, τι συμβαίνει με το διανομέα σας. Σας ενημερώνει ποιος πρόσθεσε / άλλαξε τι και δίνει μια σύνδεση με τη σελίδα με τις τελευταίες προσθήκες. Επίσης, οι πράξεις κώδικα χρωμάτων, έτσι είναι εύκολο να δείτε με μια ματιά τις πιο πρόσφατες ενημερώσεις του κόμβου.
Το ελεύθερο σχέδιο επιτρέπει αποθήκευση 512 MB και μόνο ένα χώρο εργασίας. Ωστόσο, εάν χρειάζεστε περισσότερο χώρο και λειτουργικότητα, μπορείτε να αναβαθμίσετε τον λογαριασμό σας για μηνιαία αμοιβή. Τα σχέδια ξεκινούν από $ 29 ανά μήνα και φτάνουν μέχρι τα $ 499 το μήνα.
5. Έγγραφα Google - Δημιουργήθηκε για να ανταγωνιστεί το Microsoft Office, το Google Docs είναι επίσης ένα εξαιρετικό εργαλείο online συνεργασίας. Για όσους έχουν το Gmail, δεν απαιτείται εγγραφή, καθώς συνδέεται αυτόματα με το λογαριασμό σας στο Gmail. Διαφορετικά, η εγγραφή διαρκεί μόνο λίγα λεπτά. Ένα από τα πιο cool χαρακτηριστικά αυτού του εργαλείου είναι ότι επιτρέπει στους συναδέλφους να βλέπουν τις αλλαγές του άλλου σε έγγραφα σε πραγματικό χρόνο, καθώς δακτυλογραφούνται. Εάν περισσότερα από ένα άτομα κάνουν αλλαγές σε ένα έγγραφο, ένας έγχρωμος δρομέας ακολουθεί τις αλλαγές κάθε ατόμου και το όνομα του ατόμου βρίσκεται πάνω από το δρομέα, ώστε να μην υπάρχει σύγχυση με το ποιος αλλάζει τι. Επίσης, τα Έγγραφα Google διαθέτουν δυνατότητα συνομιλίας, έτσι ώστε όταν αλλάζει ένα έγγραφο, οι συνεργάτες μπορούν να συνομιλήσουν σε πραγματικό χρόνο.
Για όσους χρησιμοποιούν το Microsoft Office, τα Έγγραφα Google θα είναι μια εύκολη μετάβαση. Έχει ένα πολύ καθαρό και εύκολο στη χρήση interface και είναι ένα εξαιρετικό εργαλείο για τη συνεργασία σε έγγραφα επεξεργασίας κειμένου ή υπολογιστικά φύλλα. Το ένα μειονέκτημα είναι ότι είναι βασικό στις δυνατότητες συνεργασίας και δεν είναι πλούσιο σε χαρακτηριστικά όπως το Huddle ή το Wrike.
Πρόκειται για μια ελκυστική πλατφόρμα για ομάδες που αναζητούν ένα δωρεάν web-based εργαλείο με βασικές δυνατότητες συνεργασίας.