Πώς το σωστό εργαλείο online συνεργασίας μπορεί να μεταμορφώσει τον τρόπο που εργαζόμαστε
Η ομαδική εργασία είναι μία από τις πιο σημαντικές πτυχές του σύγχρονου εργασιακού χώρου. Ωστόσο, η διαδεδομένη διαθεσιμότητα Διαδικτύου σημαίνει ότι τα μέλη της ομάδας θα μπορούσαν να είναι σχεδόν οπουδήποτε στον κόσμο. Για να είναι αποτελεσματική η ομαδική εργασία, είναι σημαντικό οι εταιρείες να υιοθετήσουν σύγχρονες πρακτικές εργασίας και τεχνολογίες που βοηθούν τους συναδέλφους, όπου και αν βρίσκονται, να μοιράζονται το έργο τους με έναν απλό και αποτελεσματικό τρόπο. Σε αυτό το σημείο εισέρχεται ένα καλό εργαλείο online συνεργασίας . Εάν σκέφτεστε να υιοθετήσετε - ή να προτείνετε την υιοθέτηση - εργαλείων ηλεκτρονικής συνεργασίας, ο κατάλογος των πλεονεκτημάτων συνεργασίας στο διαδίκτυο παρακάτω μπορεί να σας βοηθήσει και εσείς και ο οργανισμός σας να αποφασίσετε σχετικά με αυτή τη χρήσιμη τεχνολογία .
Είναι εύκολο να παρακολουθείτε τα έργα
Τα εργαλεία ηλεκτρονικής συνεργασίας διαθέτουν μια ποικιλία δυνατοτήτων παρακολούθησης έργων που διευκολύνουν τα μέλη της ομάδας να δουν την εξέλιξη ενός έργου από την πρώτη μέρα. Από την παρακολούθηση ποιος έκανε τις τελευταίες αλλαγές σε ένα έγγραφο, τον τρόπο με τον οποίο το έγγραφο ήταν πριν από τις αλλαγές, για να επισημάνει έναν συνάδελφο να εξετάσει το έγγραφο, ποτέ δεν ήταν ευκολότερο να διαχειριστεί ένα έργο. Τα εργαλεία ηλεκτρονικής συνεργασίας καταργούν την ανάγκη χρήσης του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ως πρωτεύοντος τρόπου επικοινωνίας με τα μέλη της ομάδας, οπότε η ανάγκη να αναζητηθεί ένα εισερχόμενο για ένα χαμένο έγγραφο, για παράδειγμα, καταργείται εντελώς.
Τα μέλη της ομάδας μπορούν να είναι οπουδήποτε
Εφόσον διαθέτουν σύνδεση στο Internet, τα μέλη της ομάδας μπορούν να εργάζονται εξ αποστάσεως από οπουδήποτε στον κόσμο. Αυτό σημαίνει ότι είναι δυνατό για μια ομάδα να είναι εντελώς διασκορπισμένη, ενώ εξακολουθεί να εργάζεται με οργανωμένο τρόπο. Οι συνεργάτες σε διάφορα κράτη ή ακόμα και σε χώρες μπορούν εύκολα να συνεργαστούν στο ίδιο έργο, βοηθώντας τους οργανισμούς να βάλουν μαζί την καλύτερη δυνατή ομάδα για ένα έργο, ανεξάρτητα από την τοποθεσία των εργαζομένων. Σημαίνει επίσης ότι ενώ οι εργαζόμενοι είναι μακριά από το γραφείο σε ένα επαγγελματικό ταξίδι, δεν χρειάζεται να αποσυνδεθούν από το έργο και μπορούν να συμβάλουν σε αυτό σαν να βρίσκονταν στα γραφεία τους.
Ευκολία αναφοράς
Σχεδόν όλα τα έργα εργασίας έχουν κάποιο είδος αναφοράς που σχετίζεται με αυτά και ο χρόνος αναφοράς είναι συνήθως αγχωτικός. Μερικές φορές, είναι εύκολο να χάσετε τις ενέργειες που έχουν γίνει για ένα συγκεκριμένο έργο, ειδικά όταν εργάζεστε με μια μεγάλη ομάδα. Ωστόσο, χρησιμοποιώντας ένα καλό εργαλείο online συνεργασίας, είναι εύκολο να δημιουργήσετε γρήγορα λεπτομερείς αναφορές που περιλαμβάνουν όλες τις δραστηριότητες που σχετίζονται με ένα συγκεκριμένο έργο, παρέχοντας στα μέλη της ομάδας περισσότερο χρόνο για να εργαστούν σε δραστηριότητες που παράγουν αποτελέσματα.
Οι ενέργειες γίνονται γρήγορα
Με ένα καλό εργαλείο ηλεκτρονικής συνεργασίας, δεν υπάρχει πλέον ανάγκη να οργανωθεί μια συνάντηση ή μια τηλεφωνική κλήση για την αναθεώρηση των εγγράφων. Τα έγγραφα μπορούν να μεταφορτωθούν στο εργαλείο και οι αξιολογητές μπορούν να ειδοποιηθούν αυτόματα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ότι τα έγγραφα έχουν μεταφορτωθεί. Οι αναθεωρητές μπορούν στη συνέχεια να σχολιάσουν το έγγραφο και να κάνουν τις απαραίτητες αλλαγές και να ενημερώσουν όλα τα μέλη της ομάδας ότι το έγγραφο έχει ελεγχθεί και είναι έτοιμο. Αυτό καθιστά πολύ πιο εύκολο να διατηρηθεί μια σταθερή και οργανωμένη ροή εργασίας σε ένα έργο, με τα μέλη της ομάδας να συνεισφέρουν αμέσως όταν είναι απαραίτητο.
Όλα τα έγγραφα αποθηκεύονται σε ένα μόνο σημείο
Αυτό καθιστά εύκολο για όλα τα μέλη της ομάδας να έχουν πρόσβαση σε όλα τα απαραίτητα έγγραφα, ανεξάρτητα από την τοποθεσία τους. Επίσης, οι υπάλληλοι δεν χρειάζεται να αποθηκεύουν έγγραφα σε ένα USB stick ή σε άλλα μέσα αποθήκευσης, εάν σκοπεύουν να εργαστούν σε αυτά εξ αποστάσεως και όλες οι ενημερώσεις ενός εγγράφου θα γίνουν αμέσως αντιληπτές. Δεν υπάρχει ανάγκη για διαφορετικές εκδόσεις ενός εγγράφου να αποστέλλονται ηλεκτρονικά και προς τα εμπρός και τα μέλη της ομάδας γνωρίζουν ανά πάσα στιγμή πού να βρουν την πιο πρόσφατη έκδοση ενός εγγράφου.