Η ομαδική συνεργασία έγινε απλή
Το Google Drive είναι χώρος αποθήκευσης νέφους που παρέχεται από την Google και δομημένο για να λειτουργεί άψογα με τις εφαρμογές Google για επεξεργασία λέξεων, υπολογιστικά φύλλα και παρουσιάσεις, μεταξύ άλλων. Σε οποιονδήποτε με Λογαριασμό Google έχουν εκχωρηθεί 15 GB ελεύθερου χώρου αποθήκευσης νέφους στο Google Drive, με μεγαλύτερα ποσά αποθηκευμένα έναντι αμοιβής. Το Google Drive καθιστά δυνατή την εύκολη κοινή χρήση εγγράφων και αρχείων με οποιονδήποτε άλλον έχει λογαριασμό Google.
Πίσω όταν το Google Drive ήταν νέο, οι χρήστες μοιράζονταν κάθε έγγραφο ξεχωριστά. Τώρα, μπορείτε να δημιουργήσετε φακέλους στο Google Drive και να τις γεμίσετε με αρχεία που περιέχουν όλα τα είδη σχετικών αντικειμένων, όπως έγγραφα, παρουσιάσεις διαφανειών, υπολογιστικά φύλλα, σχέδια και αρχεία PDF. Στη συνέχεια, μοιράζεστε το φάκελο που περιέχει τα πολλαπλά έγγραφα με μια ομάδα για να διευκολύνετε τη συνεργασία.
Οι φάκελοι είναι συλλογές
Το πρώτο πράγμα που πρέπει να κάνετε πριν μπορέσετε να συνεργαστείτε με άλλους στο Google Drive είναι να δημιουργήσετε ένα φάκελο. Είναι ένας εύχρηστος κάδος απορριμμάτων για αντικείμενα που θέλετε να μοιραστείτε. Για να δημιουργήσετε ένα φάκελο στο Google Drive:
- Κάντε κλικ στο κουμπί Νέο στην κορυφή της οθόνης του Google Drive.
- Επιλέξτε Φάκελος από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Πληκτρολογήστε ένα όνομα για το φάκελο στο παρεχόμενο πεδίο.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Δημιουργία .
Μοιραστείτε τον φάκελο σας
Τώρα που έχετε κάνει ένα φάκελο, πρέπει να το μοιραστείτε.
- Κάντε κλικ στο φάκελο στο Google Drive για να το ανοίξετε.
- Θα δείτε το Drive μου> [όνομα του φακέλου σας] και ένα μικρό βελάκι προς τα κάτω στο επάνω μέρος της οθόνης. Κάντε κλικ στο βέλος .
- Κάντε κλικ στο μερίδιο από το αναπτυσσόμενο μενού.
- Εισαγάγετε τις διευθύνσεις ηλεκτρονικού ταχυδρομείου όλων των ατόμων με τα οποία θέλετε να μοιραστείτε το φάκελο. Εάν προτιμάτε, κάντε κλικ στην επιλογή Λήψη συνδέσμου με δυνατότητα κοινής χρήσης για να λάβετε ένα σύνδεσμο που μπορείτε να στείλετε με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο σε οποιονδήποτε θέλετε να αποκτήσετε πρόσβαση στον κοινόχρηστο φάκελο
- Είτε έτσι είτε αλλιώς, θα πρέπει να εκχωρήσετε δικαιώματα στα άτομα που προσκαλείτε στον κοινόχρηστο φάκελο. Κάθε άτομο μπορεί να οριστεί για προβολή μόνο ή μπορεί να οργανώσει, να προσθέσει και να επεξεργαστεί.
- Κάντε κλικ στο κουμπί Ολοκλήρωση
Προσθήκη εγγράφων στο φάκελο
Με τη ρύθμιση των προτιμήσεων φακέλου και κοινής χρήσης, είναι εύκολο να μοιραστείτε τα αρχεία σας από τώρα και στο εξής. Κάντε κλικ στο στοιχείο Ο δίσκος μου στο επάνω μέρος της οθόνης φακέλου για να επιστρέψετε στην οθόνη που εμφανίζει τα αρχεία που έχετε μεταφορτώσει. Από προεπιλογή, το Google Drive σας εμφανίζει όλα τα αρχεία σας, μοιράζονται ή όχι και τα οργανώνει από την ημερομηνία που επεξεργάστηκαν πρόσφατα. Κάντε κλικ και σύρετε οποιοδήποτε έγγραφο στο νέο φάκελο για να το μοιραστείτε. Οποιοδήποτε αρχείο, φάκελος, έγγραφο, παρουσίαση παρουσίασης, υπολογιστικό φύλλο ή στοιχείο κληρονομεί τα ίδια δικαιώματα κοινής χρήσης με το φάκελο. Προσθέστε οποιοδήποτε έγγραφο και το boom, μοιράζεται με την ομάδα. Όποιος επεξεργάζεται την πρόσβαση στο φάκελο σας μπορεί να κάνει το ίδιο πράγμα και να μοιραστεί περισσότερα αρχεία με την ομάδα.
Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε την ίδια μέθοδο για να δημιουργήσετε υποφακέλους για την οργάνωση του περιεχομένου μέσα στον κοινόχρηστο φάκελο. Με αυτόν τον τρόπο δεν καταλήγετε με μια τεράστια ομάδα αρχείων και καμία μέθοδο ταξινόμησης τους.
Εύρεση αρχείων στο Google Drive
Δεν χρειάζεται να βασίζεστε στην πλοήγηση φακέλων για να βρείτε αυτό που χρειάζεστε όταν εργάζεστε με το Google Drive. Εάν δίνετε στα αρχεία σας σημαντικά ονόματα, απλώς χρησιμοποιήστε τη γραμμή αναζήτησης. Είναι το Google, τελικά.
Όλοι οι χρήστες με πρόσβαση επεξεργασίας μπορούν να επεξεργαστούν ταυτόχρονα τα κοινόχρηστα έγγραφά σας. Η διασύνδεση έχει κάποιες ιδιαιτερότητες εδώ και εκεί, αλλά εξακολουθεί να είναι πολύ πιο γρήγορη για την κοινή χρήση εγγράφων από τη χρήση του συστήματος check-in / check-out του SharePoint .