Πώς να μοιράζεστε με ασφάλεια αρχεία με ανθρώπους
Το SharePoint Online, η υπηρεσία που βασίζεται σε σύννεφο που φιλοξενείται από τη Microsoft, αποτελεί μέρος του σχεδίου του Office 365 ή μπορεί να ληφθεί ως πρόσθετο στο SharePoint Server. Το κύριο ενδιαφέρον για τις νέες και αναβαθμισμένες υπηρεσίες SharePoint Online είναι να βελτιώσουμε τις διαλογικές συζητήσεις σε απευθείας σύνδεση και να διευκολύνουμε και να διασφαλίσουμε την ανταλλαγή εγγράφων εν κινήσει.
Εάν είστε ήδη χρήστης του SharePoint Online, μπορείτε να προβλέψετε αναβαθμισμένες υπηρεσίες. Το SharePoint Online περιλαμβάνει τώρα τη χρήση σε κινητά τηλέφωνα και tablet και μια απρόσκοπτη κοινωνική εμπειρία. Επίσης περιλαμβάνεται στο Office 365 το OneDrive for Business, μια επαγγελματική έκδοση του OneDrive για αποθήκευση εγγράφων στο σύννεφο που σας επιτρέπει να συγχρονίζετε αρχεία που είναι αποθηκευμένα στον υπολογιστή σας ή σε διακομιστή εταιρείας.
Οργάνωση αδειών και χρηστών σε ομάδες
Οι άδειες για την κοινή χρήση εγγράφων στο SharePoint Online γίνονται καλύτερα σύμφωνα με την επιθυμητή πρόσβαση χρηστών. Τα επίπεδα δικαιωμάτων για το SharePoint Online περιλαμβάνουν:
- Επισκέπτες - προβολή εγγράφων σε ένα πρόγραμμα περιήγησης
- Μέλη - να επεξεργαστείτε ή να συνεισφέρετε έγγραφα
- Οι ιδιοκτήτες - έχουν πλήρη άδεια ελέγχου της τοποθεσίας του SharePoint Online
Για τους επισκέπτες για λήψη εγγράφων, τα δικαιώματα πρέπει να περιλαμβάνουν πρόσβαση "ανάγνωσης".
Μπορούν να δημιουργηθούν νέα ονόματα ομάδων για να δημιουργηθεί μια συγκεκριμένη ομάδα χρηστών ή μια ομάδα συνεργασίας . Οι "σχεδιαστές ιστοσελίδων", "συγγραφείς" και "πελάτες" είναι παραδείγματα.
Κοινή χρήση εγγράφων εκτός του οργανισμού σας
Οι εξωτερικοί χρήστες είναι κατά κανόνα προμηθευτές, σύμβουλοι και πελάτες με τους οποίους θέλετε να μοιράζεστε έγγραφα από καιρό σε καιρό.
Οι ιδιοκτήτες του SharePoint Online που έχουν πλήρη έλεγχο επιτρέπεται να μοιράζονται έγγραφα με εξωτερικούς χρήστες. Οι εξωτερικοί χρήστες μπορούν να προστεθούν στις ομάδες χρηστών Visitor ή μελών για την καλύτερη διαχείριση των δικαιωμάτων για την κοινή χρήση εγγράφων.
- Μοιραστείτε τους επισκέπτες. Ένας σύνδεσμος φιλοξενουμένων μπορεί να μοιραστεί μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου για την προβολή εγγράφων από βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint Online. Για να ελαχιστοποιήσετε τον κίνδυνο ότι τα έγγραφα θα μοιραστούν με οποιονδήποτε άλλο, μπορείτε να ζητήσετε από τους εξωτερικούς χρήστες να συνδεθούν. Αυτό το βήμα απαιτεί να ορίσετε άτομα στην ομάδα αδειών επισκεπτών (ή μη εξουσιοδοτημένων χρηστών με πρόσβαση ανάγνωσης) ανοίγοντας από ανώνυμους χρήστες.
- Μοιραστείτε με τα μέλη. Εάν οι εξωτερικοί χρήστες σας έχουν συνδρομή στο Office 365 ή είναι μέλη του ιστότοπού σας, μπορείτε να τους ζητήσετε να συνδεθούν πριν να αποκτήσουν πρόσβαση στα κοινόχρηστα έγγραφα. Αυτό το βήμα προϋποθέτει ότι τα έχετε προσθέσει στην ομάδα δικαιωμάτων μελών. Οι εξωτερικοί χρήστες χωρίς το Microsoft Office μπορούν να κάνουν λήψη του αρχείου, εφόσον έχουν πρόσβαση ανάγνωσης.
- Μοιραστείτε τη δημόσια σύνδεση από το OneDrive for Business. Το OneDrive είναι μια περιοχή αποθήκευσης εγγράφων που στεγάζεται στο Office 365 αν η υπηρεσία σας έχει αναβαθμιστεί. Το OneDrive χρησιμοποιείται καλύτερα για την κοινή χρήση αρχείων με εξωτερικούς δημόσιους χρήστες ξεχωριστά από τη βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint Online. Το OneDrive μπορεί να θεωρηθεί ως η τελική έκδοση ενός εγγράφου για δημόσια προβολή - για να δημοσιεύσετε ως σύνδεσμο από έναν ιστότοπο ή ένα blog, για παράδειγμα. Η βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint Online μπορεί να είναι η πηγή, οπότε δημιουργήστε ένα αντίγραφο για το OneDrive για να σας βοηθήσει να διακρίνετε τις δύο περιοχές, αν επιλέξετε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive με αυτό τον τρόπο.
- Κοινή χρήση εγγράφων στο εσωτερικό του οργανισμού σας. Οι εσωτερικοί χρήστες είναι άτομα που ανήκουν στον οργανισμό σας ή σε άλλα τμήματα. Συνήθως, μοιράζεστε έγγραφα διαφορετικά, ανάλογα με το αν εργάζεστε και συνεργάζεστε σε μια ομάδα ή δημοσιεύετε έγγραφα σε ένα intranet για τους άλλους για να δείτε την τρέχουσα κατάσταση της γνώσης ή της έκδοσης εγγράφων.
- Μοιραστείτε με τα μέλη. Η χρήση του Office 365 με το SharePoint Online παρέχει πρόσβαση σε Office Web Apps, την ελαφριά υπηρεσία με βάση το πρόγραμμα περιήγησης που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να δημιουργήσετε, να επεξεργαστείτε και να μοιραστείτε έγγραφα online. Οι χρήστες με το Microsoft Office μπορούν να συγχρονίσουν αρχεία από τον υπολογιστή τους με αρχεία που είναι αποθηκευμένα στο SharePoint Online για να τα μοιραστούν με τα μέλη. Επίσης, οι χρήστες με το Microsoft Office μπορούν να συγχρονίσουν αρχεία και φακέλους από το SharePoint Online σε υπολογιστή ή κινητή συσκευή για εργασία εκτός σύνδεσης.
- Μοιραστείτε με μη μέλη. Υποθέτοντας ότι ο καθένας στον οργανισμό σας δεν έχει συνδρομή στο Office 365, τα έγγραφα μπορούν να μοιραστούν ανάλογα με την ομάδα αδειών. Για παράδειγμα, μη μέλη όπως οι εκτελεστικές ομάδες στην οργάνωσή σας ενδέχεται να χρειαστεί να συνεχίσουν να αξιολογούν μια βιβλιοθήκη εγγράφων μάρκετινγκ, όπου εντοπίζονται στην αγορά πληροφορίες σχετικά με την αγορά ή εμπειρίες πελατών.
- Μοιραστείτε από το OneDrive. Μπορείτε να μοιραστείτε αρχεία με εσωτερικούς χρήστες από το OneDrive. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το OneDrive ως περιοχή σταδιοδρομίας πριν μετακινήσετε τα έγγραφα σε βιβλιοθήκη εγγράφων του SharePoint Online.