01 από 04
Μετατροπή εισαγόμενων δεδομένων από κείμενο σε μορφή μορφής αριθμών
Μερικές φορές, όταν οι τιμές εισάγονται ή αντιγράφονται σε φύλλο εργασίας του Excel, οι τιμές καταλήγουν ως κείμενο και όχι ως αριθμητικά δεδομένα.
Αυτή η κατάσταση μπορεί να προκαλέσει προβλήματα εάν γίνει προσπάθεια ταξινόμησης των δεδομένων ή εάν τα δεδομένα χρησιμοποιούνται σε υπολογισμούς που περιλαμβάνουν ορισμένες ενσωματωμένες λειτουργίες του Excel.
Στην παραπάνω εικόνα, για παράδειγμα, η λειτουργία SUM έχει ρυθμιστεί για να προσθέσει τις τρεις τιμές - 23, 45 και 78 - που βρίσκονται στα κελιά D1 έως D3.
Αντί να επιστρέψει το 146 ως απάντηση. Ωστόσο, η συνάρτηση επιστρέφει μηδέν επειδή οι τρεις τιμές έχουν εισαχθεί ως κείμενο και όχι ως αριθμητικά δεδομένα.
Έντυπα φύλλου εργασίας
Η προεπιλεγμένη μορφοποίηση του Excel για διαφορετικούς τύπους δεδομένων είναι συχνά μια ένδειξη που δείχνει πότε τα δεδομένα έχουν εισαχθεί ή έχουν εισαχθεί εσφαλμένα.
Από προεπιλογή, τα αριθμητικά δεδομένα, καθώς και τα αποτελέσματα τύπου και λειτουργίας, ευθυγραμμίζονται στη δεξιά πλευρά ενός κελιού, ενώ οι τιμές κειμένου ευθυγραμμίζονται στα αριστερά.
Οι τρεις αριθμοί - 23, 45 και 78 - στην παραπάνω εικόνα είναι ευθυγραμμισμένοι στην αριστερή πλευρά των κυψελών τους επειδή είναι τιμές κειμένου ενώ η λειτουργία SUM έχει ως αποτέλεσμα το στοιχείο D4 να είναι ευθυγραμμισμένο στα δεξιά.
Επιπλέον, το Excel συνήθως υποδεικνύει πιθανά προβλήματα με τα περιεχόμενα ενός κελιού εμφανίζοντας ένα μικρό πράσινο τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία του κελιού.
Σε αυτή την περίπτωση, το πράσινο τρίγωνο υποδεικνύει ότι οι τιμές στα κελιά D1 έως D3 έχουν εισαχθεί ως κείμενο.
Προσδιορισμός δεδομένων προβλημάτων με ειδική επικόλληση
Οι επιλογές για την αλλαγή αυτών των δεδομένων σε μορφή αριθμού είναι η χρήση της συνάρτησης VALUE στο Excel και η επικόλληση ειδικών.
Η επικόλληση ειδικών είναι μια εκτεταμένη έκδοση της εντολής επικόλλησης που σας δίνει διάφορες επιλογές σχετικά με το τι ακριβώς μεταφέρεται μεταξύ των κελιών κατά τη διάρκεια της λειτουργίας αντιγραφής / επικόλλησης .
Αυτές οι επιλογές περιλαμβάνουν βασικές μαθηματικές λειτουργίες όπως προσθήκη και πολλαπλασιασμό.
Πολλαπλασιάστε τις τιμές κατά 1 με Ειδική επικόλληση
Η επιλογή πολλαπλασιασμού σε ειδική επικόλληση όχι μόνο θα πολλαπλασιάσει όλους τους αριθμούς με ένα ορισμένο ποσό και θα επικολλήσει την απάντηση στο κελί προορισμού, αλλά θα μετατρέψει επίσης τιμές κειμένου σε αριθμητικά δεδομένα όταν κάθε είσοδος πολλαπλασιάζεται με μια τιμή 1.
Το παράδειγμα της επόμενης σελίδας κάνει χρήση αυτής της δυνατότητας ειδικής επικόλλησης με τα αποτελέσματα της λειτουργίας να είναι:
- η απάντηση στη συνάρτηση SUM αλλάζει από μηδέν σε 146
- οι τρεις τιμές αλλάζουν την ευθυγράμμιση από την αριστερή πλευρά του κελιού προς τα δεξιά
- οι δείκτες σφάλματος πράσινου τριγώνου να απομακρύνονται από τα κελιά που περιέχουν τα δεδομένα
02 από 04
Επικόλληση ειδικού παραδείγματος: Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς
Για να μετατρέψουμε τις τιμές κειμένου σε αριθμητικά δεδομένα, πρέπει πρώτα να εισαγάγουμε ορισμένους αριθμούς ως κείμενο.
Αυτό γίνεται πληκτρολογώντας ένα απόστροφο ( ' ) μπροστά από κάθε αριθμό καθώς εισάγεται σε ένα κελί.
- Ανοίξτε ένα νέο φύλλο εργασίας στο Excel που έχει όλα τα κελιά ρυθμισμένα στη γενική μορφή
- Κάντε κλικ στο κελί D1 για να γίνει το ενεργό κελί
- Πληκτρολογήστε ένα απόστροφο και ακολουθήστε τον αριθμό 23 μέσα στο κελί
- Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
- Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, το κελί D1 θα πρέπει να έχει ένα πράσινο τρίγωνο στην επάνω αριστερή γωνία της κυψέλης και ο αριθμός 23 να ευθυγραμμίζεται στη δεξιά πλευρά. Η απόστροφο δεν είναι ορατή στο κελί
- Κάντε κλικ στο κελί D2, αν είναι απαραίτητο
- Πληκτρολογήστε ένα απόστροφο ακολουθούμενο από τον αριθμό 45 στο κελί
- Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
- Κάντε κλικ στο κελί D3
- Πληκτρολογήστε ένα απόστροφο ακολουθούμενο από τον αριθμό 78 μέσα στο κελί
- Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
- Κάντε κλικ στο κελί E1
- Πληκτρολογήστε τον αριθμό 1 (χωρίς απόστροφο) στο κελί και πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
- Ο αριθμός 1 πρέπει να ευθυγραμμιστεί στη δεξιά πλευρά του κελύφους, όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα
Σημείωση: Για να δείτε την απόστροφο μπροστά από τους αριθμούς που εισάγονται στο D1 έως το D3, κάντε κλικ σε ένα από αυτά τα κελιά, όπως το D3. Στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας, η καταχώρηση '78 πρέπει να είναι ορατή.
03 του 04
Επικόλληση ειδικού παραδείγματος: Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς (Cont.)
Εισαγωγή στη λειτουργία SUM
- Κάντε κλικ στο κελί D4
- Τύπος = SUM (D1: D3)
- Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο
- Η απάντηση 0 θα πρέπει να εμφανίζεται στο κελί D4, αφού οι τιμές των κελιών D1 έως D3 έχουν εισαχθεί ως κείμενο
Σημείωση: Εκτός από την πληκτρολόγηση, οι μέθοδοι εισαγωγής της συνάρτησης SUM σε κελιά φύλλου εργασίας περιλαμβάνουν:
Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς με ειδική επικόλληση
- Κάντε κλικ στο κελί E1 για να γίνει το ενεργό κελί
- Στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας , κάντε κλικ στο εικονίδιο Αντιγραφή
- Τα μυρμήγκια θα πρέπει να εμφανίζονται γύρω από το κελί Ε1, το οποίο υποδηλώνει ότι αντιγράφονται τα περιεχόμενα αυτού του κελιού
- Επισημάνετε τα κελιά D1 έως D3
- Κάντε κλικ στο κάτω βέλος κάτω από το εικονίδιο Επικόλληση στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού
- Στο μενού, κάντε κλικ στην επιλογή Επικόλληση ειδικών (Special Paste) για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου " Επικόλληση ειδικών "
- Στην ενότητα " Λειτουργία " του παραθύρου διαλόγου, κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιλογή " Πολλαπλασιάστε" για να ενεργοποιήσετε αυτήν τη λειτουργία
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK για να κλείσετε το παράθυρο διαλόγου και να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας
04 του 04
Επικόλληση ειδικού παραδείγματος: Μετατροπή κειμένου σε αριθμούς (Cont.)
Αποτελέσματα φύλλου εργασίας
Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, τα αποτελέσματα αυτής της λειτουργίας στο φύλλο εργασίας πρέπει να είναι:
- οι τρεις τιμές στα κελιά D1 έως D3 πρέπει τώρα να ευθυγραμμιστούν προς τα δεξιά στα κελιά τους
- τα πράσινα τρίγωνα πρέπει να φύγουν από την πάνω δεξιά γωνία κάθε κελιού
- τα αποτελέσματα για τη συνάρτηση SUM στο κελί D4 πρέπει τώρα να διαβάσουν το 146 που είναι το σύνολο για τους τρεις αριθμούς στα κελιά D1 έως D3