Τρόπος δημιουργίας λίστας δεδομένων στο Excel 2003

01 από 08

Διαχείριση δεδομένων στο Excel

Κατά καιρούς, πρέπει να παρακολουθούμε τις πληροφορίες. Θα μπορούσε να είναι μια προσωπική λίστα αριθμών τηλεφώνου, μια λίστα επαφών για μέλη ενός οργανισμού ή μιας ομάδας ή μια συλλογή νομισμάτων, καρτών ή βιβλίων.

Όποια και αν είναι τα δεδομένα σας, ένα υπολογιστικό φύλλο , όπως το Excel, είναι ένα εξαιρετικό μέρος για να το αποθηκεύσετε. Το Excel έχει δημιουργήσει εργαλεία για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα δεδομένα και να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες όταν το θέλετε. Επίσης, με τις εκατοντάδες στήλες και χιλιάδες σειρές, ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να περιέχει ένα τεράστιο όγκο δεδομένων .

Το Excel είναι επίσης απλούστερο από ένα πλήρες πρόγραμμα βάσης δεδομένων, όπως η Microsoft Access. Τα δεδομένα μπορούν να εισαχθούν εύκολα στο υπολογιστικό φύλλο και με μερικά μόνο κλικ του ποντικιού μπορείτε να ταξινομήσετε τα δεδομένα σας και να βρείτε αυτό που θέλετε.

02 από 08

Δημιουργία πινάκων και λιστών

Η βασική μορφή αποθήκευσης δεδομένων στο Excel είναι ένας πίνακας. Σε έναν πίνακα, τα δεδομένα εισάγονται σε σειρές. Κάθε σειρά είναι γνωστή ως εγγραφή .

Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, τα εργαλεία δεδομένων του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναζήτηση, ταξινόμηση και φιλτράρισμα των εγγραφών για την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.

Αν και υπάρχουν διάφοροι τρόποι με τους οποίους μπορείτε να χρησιμοποιήσετε αυτά τα εργαλεία δεδομένων στο Excel, ο ευκολότερος τρόπος είναι να δημιουργήσετε αυτό που είναι γνωστό ως λίστα από τα δεδομένα ενός πίνακα.

03 του 08

Εισαγωγή δεδομένων σωστά

Το πρώτο βήμα στη δημιουργία ενός πίνακα είναι η εισαγωγή των δεδομένων. Όταν το κάνετε αυτό, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχει εισαχθεί σωστά.

Τα σφάλματα δεδομένων, που οφείλονται σε εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, αποτελούν την πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων. Εάν τα δεδομένα εισαχθούν σωστά στην αρχή, το πρόγραμμα είναι πιο πιθανό να σας δώσει τα αποτελέσματα που θέλετε.

04 του 08

Οι σειρές είναι αρχεία

Όπως αναφέρθηκε, οι σειρές δεδομένων είναι γνωστές ως αρχεία. Όταν εισάγετε αρχεία, τηρήστε αυτές τις οδηγίες:

• Μην αφήσετε κενές σειρές στον πίνακα που δημιουργείται, ούτε και μεταξύ των επικεφαλίδων και της πρώτης σειράς δεδομένων.
  
• Μια εγγραφή μπορεί να περιέχει δεδομένα σχετικά με ένα μόνο συγκεκριμένο στοιχείο.
  
• Μια εγγραφή πρέπει επίσης να περιέχει ΟΛΑ τα δεδομένα στη λίστα για αυτό το στοιχείο. Δεν μπορούν να υπάρχουν πληροφορίες για ένα στοιχείο σε περισσότερες από μία σειρές.
  
• Για να δημιουργήσετε μια λίστα, ένας πίνακας δεδομένων πρέπει να περιέχει τουλάχιστον δύο εγγραφές δεδομένων.

05 του 08

Οι στήλες είναι πεδία

Ενώ οι σειρές στον πίνακα αναφέρονται ως εγγραφές, οι στήλες είναι γνωστές ως πεδία . Κάθε στήλη χρειάζεται μια επικεφαλίδα για να προσδιορίσει τα δεδομένα που περιέχει. Αυτές οι επικεφαλίδες καλούνται ονόματα πεδίων.

• Τα ονόματα πεδίων χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα για κάθε εγγραφή εισάγονται με την ίδια σειρά.
  
• Βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί όλα τα δεδομένα μιας στήλης χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή. Εάν ξεκινάτε να εισάγετε αριθμούς ως ψηφία (όπως 10 ή 20), κρατήστε το. Μην αλλάξετε εν μέρει και αρχίστε να εισάγετε αριθμούς ως λέξεις (όπως δέκα ή είκοσι). Να είναι συνεπής.
  
• Μην αφήσετε κενές στήλες στον πίνακα.
  
• Για να δημιουργήσετε μια λίστα, ένας πίνακας πρέπει να έχει πλάτος τουλάχιστον δύο στηλών.

06 του 08

Δημιουργία της λίστας

Αφού εισαχθούν στον πίνακα, μπορούν να μετατραπούν σε μια λίστα . Να το πράξουν:

1. Επιλέξτε οποιοδήποτε κύτταρο στον πίνακα.
   
2. Επιλέξτε Λίστα> Δημιουργία λίστας από το μενού για να ανοίξετε το πλαίσιο διαλόγου Δημιουργία λίστας .
   
3. Το παράθυρο διαλόγου εμφανίζει την περιοχή των κυττάρων που θα συμπεριληφθούν στη λίστα. Εάν ο πίνακας δημιουργήθηκε σωστά, το Excel θα επιλέξει συνήθως το σωστό εύρος .
   
4. Εάν η επιλογή εύρους είναι σωστή, κάντε κλικ στο OK .

07 του 08

Εάν το εύρος λίστας είναι εσφαλμένο

Εάν, κατά κάποιον τρόπο, η περιοχή που εμφανίζεται στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας είναι εσφαλμένη, θα πρέπει να επιλέξετε ξανά το φάσμα των κελιών που θα χρησιμοποιηθούν στη λίστα.

Να το πράξουν:

1. Κάντε κλικ στο κουμπί επιστροφής στο παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας για να επιστρέψετε στο φύλλο εργασίας.
   
2. Το παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας συρρικνώνεται σε ένα μικρό κιβώτιο και η τρέχουσα περιοχή των κυττάρων μπορεί να δει στο φύλλο εργασίας που περιβάλλεται από τα μυρμήγκια.
   
3. Σύρετε την επιλογή με το ποντίκι για να επιλέξετε το σωστό εύρος κελιών.
   
4. Κάντε κλικ στο κουμπί επιστροφής στο μικρό παράθυρο διαλόγου Δημιουργία λίστας για να επιστρέψετε στο κανονικό μέγεθος.
   
5. Κάντε κλικ στο OK για να ολοκληρώσετε τη λίστα.

08 από 08

Η λίστα

Μόλις δημιουργηθεί,

• η λίστα θα έχει ένα σκοτεινό περίγραμμα γύρω της.
  
• Θα υπάρχουν κάτω βέλη δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου που ανοίγουν αναπτυσσόμενα μενού όταν κάνετε κλικ.
  
• Τα αναπτυσσόμενα μενού περιέχουν επιλογές για ταξινόμηση της λίστας με οποιοδήποτε από τα ονόματα πεδίων και για αναζήτηση στη λίστα για εγγραφές που αντιστοιχούν σε ορισμένα κριτήρια.
  
• Στο κάτω μέρος της λίστας προστίθεται μια κενή γραμμή που περιέχει έναν αστερίσκο. Πρόσθετα δεδομένα μπορούν να προστεθούν στη λίστα χρησιμοποιώντας αυτή τη νέα σειρά.