Εύκολη πρόσβαση στις πληροφορίες που χρειάζεστε
Εάν χρησιμοποιείτε το Microsoft Word για τη δημιουργία επιχειρηματικών εγγράφων, όπως αναφορών και επιχειρηματικών σχεδίων, είναι αναπόφευκτο να συμπεριλάβετε δεδομένα που δημιουργήθηκαν στο Excel . Έχετε δύο διαθέσιμες επιλογές για αυτό: Μπορείτε είτε να συνδεθείτε σε ένα έγγραφο του Excel για να τραβήξετε τα δεδομένα που θέλετε στο αρχείο του Word σας είτε μπορείτε να ενσωματώσετε το ίδιο το έγγραφο Excel στο ίδιο το αρχείο του Word.
Αν και αυτές είναι οι εύκολες διαδικασίες, θα πρέπει να γνωρίζετε τις επιλογές σας και τους περιορισμούς που είναι εγγενείς σε κάθε μία από αυτές. Εδώ, θα μάθετε πώς να συνδέσετε και να ενσωματώσετε ένα έγγραφο του Excel στο έγγραφό σας του Word.
Σύνδεση σε υπολογιστικό φύλλο Excel
Για χρήστες που θέλουν να διασφαλίσουν ότι οι πληροφορίες ενημερώνονται κάθε φορά που γίνεται αλλαγή στο υπολογιστικό φύλλο, η σύνδεση είναι ο τρόπος που πρέπει να προχωρήσετε. Δημιουργείται ένας σύνδεσμος μονής κατεύθυνσης που τροφοδοτεί τα δεδομένα από το αρχείο Excel στο έγγραφο του Word. Η σύνδεση ενός εγγράφου του Excel θα διατηρήσει επίσης το αρχείο του Word μικρό, καθώς τα ίδια τα δεδομένα δεν αποθηκεύονται με το έγγραφο του Word.
Η σύνδεση σε ένα έγγραφο του Excel έχει κάποιους περιορισμούς:
- Εάν μετακινήσετε το αρχείο Excel, θα πρέπει να επαναφέρετε τη σύνδεση στο έγγραφο του Word.
- Αν σκοπεύετε να μεταφέρετε το αρχείο Word ή να το χρησιμοποιήσετε σε άλλον υπολογιστή, πρέπει να θυμάστε να μεταφέρετε το αρχείο Excel μαζί με αυτό.
- Πρέπει να κάνετε όλες τις επεξεργασίες δεδομένων στο έγγραφο Excel. Αυτό γενικά δεν αποτελεί πρόβλημα εάν δεν απαιτήσετε διαφορετικές μορφές στο έγγραφο του Word.
Σημείωση: Εάν χρησιμοποιείτε το Word 2007, θα θέλετε να διαβάσετε το άρθρο σχετικά με τον τρόπο σύνδεσης με τα δεδομένα του Excel στο Word 2007.
Εάν χρησιμοποιείτε μια παλαιότερη έκδοση του Word, ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα:
- Ανοίξτε το έγγραφο Word και το υπολογιστικό φύλλο Excel στο οποίο θα συνδεθείτε.
- Στο Excel, επιλέξτε και αντιγράψτε το εύρος των κελιών που θέλετε να συμπεριλάβετε (αν σκοπεύετε να εισαγάγετε περισσότερες στήλες ή σειρές στο υπολογιστικό φύλλο σας, επιλέξτε ολόκληρο το φύλλο εργασίας κάνοντας κλικ στο πλαίσιο που βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία στη συμβολή των αριθμών σειράς και γράμματα στηλών).
- Στο έγγραφο του Word τοποθετήστε το δρομέα όπου θέλετε να εισαχθεί ο συνδεδεμένος πίνακας.
- Στο μενού Επεξεργασία , επιλέξτε Επικόλληση ειδικών ...
- Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιλογή Επικόλληση .
- Στην ετικέτα As :, επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel .
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Τα δεδομένα του Excel πρέπει τώρα να εισαχθούν και να συνδεθούν με το υπολογιστικό φύλλο του Excel. Εάν κάνετε αλλαγές στο αρχείο προέλευσης Excel, την επόμενη φορά που θα ανοίξετε το έγγραφο του Word θα σας ζητηθεί να ενημερώσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα.
Ενσωμάτωση ενός υπολογιστικού φύλλου Excel
Η διαδικασία της ενσωμάτωσης ενός φύλλου εργασίας του Excel στο έγγραφο του Word είναι ουσιαστικά η ίδια με τη σύνδεση με ένα φύλλο εργασίας του Excel. Η μόνη διαφορά είναι στις επιλογές που καθορίζετε στο παράθυρο διαλόγου " Επικόλληση ειδικών " ( Paste Special ). Ενώ τα αποτελέσματα μπορεί να φαίνονται τα ίδια στην αρχή, είναι εντυπωσιακά διαφορετικά.
Έχετε υπόψη ότι κατά την ενσωμάτωση ενός εγγράφου του Excel σε ένα έγγραφο του Word, θα συμπεριληφθεί ολόκληρο το έγγραφο του Excel. Το Word μορφοποιεί τα ενσωματωμένα δεδομένα για να εμφανίσει αυτό που επιλέξατε, αλλά ολόκληρο το έγγραφο του Excel θα συμπεριληφθεί στο αρχείο του Word.
Η ενσωμάτωση ενός εγγράφου του Excel θα κάνει το αρχείο του εγγράφου του Word μεγαλύτερο.
Εάν χρησιμοποιείτε το Word 2007, μάθετε πώς να ενσωματώσετε τα δεδομένα του Excel στο Word 2007. Για παλαιότερες εκδόσεις του Word, ακολουθήστε αυτά τα απλά βήματα για να ενσωματώσετε ένα αρχείο Excel στο έγγραφο του Word:
- Ανοίξτε το έγγραφο Word και το υπολογιστικό φύλλο του Excel.
- Στο Excel, αντιγράψτε το φάσμα των κελιών που θέλετε να συμπεριλάβετε.
- Στο έγγραφο του Word τοποθετείτε το δρομέα όπου θέλετε να εισαχθεί ο πίνακας.
- Στο μενού Επεξεργασία , επιλέξτε Επικόλληση ειδικών ...
- Κάντε κλικ στο κουμπί επιλογής δίπλα στην επιλογή Επικόλληση .
- Στην ετικέτα "Ως :," επιλέξτε Αντικείμενο φύλλου εργασίας του Microsoft Excel .
- Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
Το υπολογιστικό φύλλο του Excel σας έχει ενσωματωθεί στο έγγραφό σας στο Word.