Είναι εύκολο να καταγράψετε τηλεφωνικές κλήσεις, αλλά να είστε ενήμεροι για τις νομιμότητες
Η ιδέα της καταγραφής τηλεφωνικών κλήσεων μπορεί να ακούγεται σαν κάτι από μια ταινία κατασκόπων ή το ύψος της παράνοιας, αλλά υπάρχουν και πολλοί περισσότεροι αθώοι λόγοι για να το πράξουν. Οι δημοσιογράφοι καταγράφουν συνεχώς τις τηλεφωνικές κλήσεις και τις συνομιλίες, ώστε να μπορούν να λαμβάνουν ακριβή αποσπάσματα και να αποφεύγουν τον αγώνα με τους ελεγκτές γεγονότων. Πολλοί επαγγελματίες πρέπει να τηρούν αρχεία για τις επιχειρηματικές συζητήσεις επίσης.
Μπορεί επίσης να χρησιμεύσει ως υποστήριξη ή αποδεικτικά στοιχεία όταν ασχολείται με την εξυπηρέτηση πελατών, τις λεκτικές συμφωνίες και άλλες περιπτώσεις. Ενώ η τεχνολογία πίσω από την καταγραφή κλήσεων κινητής τηλεφωνίας είναι απλή, υπάρχουν νομικά ζητήματα που όλοι πρέπει να γνωρίζουν και βέλτιστες πρακτικές για την υλοποίηση για να έχετε καταγραφές ποιότητας που εσείς ή ένας επαγγελματίας μπορεί στη συνέχεια να μεταγράψετε γρήγορα. Αυτός ο οδηγός εξηγεί τον τρόπο εγγραφής τηλεφωνικών κλήσεων, ανεξάρτητα από τις ανάγκες σας.
Οι καλύτερες εφαρμογές iPhone και Android για καταγραφή κλήσεων
Συμβουλή: Αν χρησιμοποιείτε τηλέφωνο Android, όλες οι παρακάτω εφαρμογές Android θα πρέπει να είναι εξίσου διαθέσιμες, ανεξάρτητα από την εταιρεία που κάνει το τηλέφωνο Android σας, συμπεριλαμβανομένων των Samsung, Google, Huawei, Xiaomi κ.λπ.
Το Google Voice σάς παρέχει έναν δωρεάν αριθμό τηλεφώνου και υπηρεσία φωνητικού ταχυδρομείου, αλλά θα καταγράφει και τις εισερχόμενες τηλεφωνικές κλήσεις χωρίς επιπλέον χρέωση. Για να το ενεργοποιήσετε, μεταβείτε στη διεύθυνση voice.google.com στην επιφάνεια εργασίας σας ή ξεκινήστε την εφαρμογή για κινητά, η οποία είναι διαθέσιμη τόσο για Android όσο και για iOS. Στη συνέχεια, επισκεφθείτε τις ρυθμίσεις. Στην επιφάνεια εργασίας, θα δείτε μια επιλογή που μπορείτε να ενεργοποιήσετε τις επιλογές εισερχόμενης κλήσης.
Στο Android, το οποίο βρίσκεται στις ρυθμίσεις ρυθμίσεων / προχωρημένες ρυθμίσεις κλήσεων / εισερχόμενων κλήσεων, ενώ στο iOS, βρίσκεται κάτω από τις επιλογές ρυθμίσεων / κλήσεων / εισερχόμενων κλήσεων. Μόλις ενεργοποιήσετε αυτήν την επιλογή, μπορείτε να εγγράψετε εισερχόμενες κλήσεις πατώντας το κουμπί 4, το οποίο θα ενεργοποιήσει μια ειδοποίηση που θα ειδοποιεί όλους τους χρήστες στη γραμμή που έχει ξεκινήσει η εγγραφή της τηλεφωνικής κλήσης. Πιέστε ξανά 4 για να σταματήσετε την εγγραφή και θα ακούσετε μια ανακοίνωση ότι η εγγραφή έχει λήξει ή μπορείτε να τερματίσετε την εγγραφή. Μπορείτε επίσης να καταγράψετε τηλεφωνικές κλήσεις χρησιμοποιώντας μια υπηρεσία VoIP , όπως το Skype.
Η Digital Trends συνιστά τη χρήση του ιστοτόπου GetHuman, το οποίο σας βοηθά να αποκτήσετε ζωντανό άτομο όταν καλείτε την εξυπηρέτηση πελατών και έχετε επίσης την επιλογή να ζητήσετε από μια συγκεκριμένη εταιρεία να επικοινωνήσει απευθείας μαζί σας, η οποία θα σας επιτρέψει να καταγράψετε την κλήση χρησιμοποιώντας το Google Voice.
Το TapeACall Pro από την TelTech Systems Inc είναι μια πληρωμένη εφαρμογή διαθέσιμη και στις δύο πλατφόρμες, αλλά τα $ 10 ανά έτος σας εξασφαλίζουν απεριόριστη καταγραφή τόσο για τις εισερχόμενες όσο και για τις εξερχόμενες κλήσεις. Για τις εξερχόμενες κλήσεις, ξεκινάτε την εφαρμογή, πατήστε εγγραφή και καλέστε για να ξεκινήσετε τη συσκευή καταγραφής κλήσεων. Για να εγγράψετε μια εισερχόμενη κλήση, πρέπει να θέσετε τον καλούντα σε αναμονή, να ανοίξει την εφαρμογή και να χτυπήσει ρεκόρ. Η εφαρμογή δημιουργεί μια κλήση τριών δρόμων. όταν πατάτε εγγραφή, καλεί έναν τοπικό αριθμό πρόσβασης TapeACall. Βεβαιωθείτε ότι το σχέδιο κινητού σας τηλεφώνου περιλαμβάνει τηλεδιάσκεψη τριών δρόμων.
Αυτή η εφαρμογή δεν αποκαλύπτει ότι είναι εγγραφή, οπότε είναι καλή ιδέα να ζητήσετε άδεια, ανάλογα με τον τόπο κατοικίας σας. (Για περισσότερες πληροφορίες, ανατρέξτε στην ενότητα νομικών θεμάτων παρακάτω.) Σημειώστε ότι ενώ το TapeACall διαθέτει δωρεάν έκδοση Lite, σας περιορίζει να ακούτε μόνο ένα λεπτό από τις εγγραφές κλήσεων. η εταιρεία λέει ότι αυτό είναι έτσι ώστε οι χρήστες μπορούν να δοκιμάσουν εάν η υπηρεσία συνεργάζεται με τον μεταφορέα τους. Είναι επίσης χρήσιμο να επαληθεύσετε την ποιότητα ήχου.
Εναλλακτικές μέθοδοι καταγραφής
Εάν χρειάζεται να μεταγράψετε τις εγγεγραμμένες κλήσεις σας, η Rev.com (από την Rev.com Inc, δεν αποτελεί έκπληξη) διαθέτει μια εφαρμογή καταγραφής φωνής, αλλά δεν λειτουργεί για τηλεφωνικές κλήσεις. Ωστόσο, εάν φορτώσετε την εφαρμογή σε ένα tablet και κάνετε το τηλέφωνό σας να καλέσει το μεγάφωνο, μπορείτε να καταγράψετε μια εγγραφή και στη συνέχεια να την υποβάλετε στην υπηρεσία για μεταγραφή με $ 1 ανά λεπτό. Τα πρώτα 10 λεπτά είναι δωρεάν. Το Rev έχει δωρεάν εφαρμογές τόσο για Android όσο και για iOS, και μπορείτε να ανεβάσετε τις ηχογραφήσεις σας απευθείας στα Dropbox, Box.net ή Evernote.
Εναλλακτικά, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα ψηφιακό καταγραφικό φωνής για να κάνετε το ίδιο πράγμα. Υπάρχουν επίσης εξειδικευμένες συσκευές εγγραφής φωνής που συνδέονται απευθείας στην υποδοχή ακουστικών του smartphone σας ή συνδέονται μέσω Bluetooth, έτσι ώστε να μην χρειάζεται να χρησιμοποιείτε το μεγάφωνο. Ανάλογα με το τηλέφωνό σας, ενδέχεται να χρειαστείτε ένα προσαρμογέα κεραίας ή USB-C, καθώς ορισμένα μοντέλα αποφεύγουν την υποδοχή ακουστικών.
Πώς να εξασφαλίσετε μια εγγραφή υψηλής ποιότητας
Για το καλύτερο τελικό προϊόν, θα θελήσετε να βρείτε το καλύτερο περιβάλλον για την καταγραφή της κλήσης σας. Βρείτε ένα ήσυχο μέρος στο σπίτι ή την επιχείρησή σας και τοποθετήστε ένα σημάδι που δεν ενοχλεί εάν χρειάζεται. Απενεργοποιήστε τις ειδοποιήσεις smartphone και τις εισερχόμενες κλήσεις για να αποφύγετε τυχόν διακοπές. Αν χρησιμοποιείτε το μεγάφωνο, βεβαιωθείτε ότι δεν βρίσκεστε κοντά σε ανεμιστήρα. Αν αποφασίσετε να πληκτρολογήσετε σημειώσεις κατά τη διάρκεια της κλήσης, βεβαιωθείτε ότι ο καταγραφέας κλήσεων δεν βρίσκεται κοντά στο πληκτρολόγιο ή αυτό είναι το μόνο που θα ακούσετε στην εγγραφή. Πραγματοποιήστε μια δοκιμαστική εγγραφή για να βεβαιωθείτε ότι δεν λείπει τίποτα.
Ζητήστε να επαναληφθεί εάν το άλλο μέρος μιλά πολύ γρήγορα ή ασαφώς. Επαναλάβετε τις απαντήσεις και επαναφέρετε τις ερωτήσεις σας αν δυσκολεύεστε να καταλάβετε το άλλο άτομο. Αυτές οι απλές ενέργειες θα σας βοηθήσουν εάν πρέπει να μεταγράψετε ή να προσλάβετε κάποιον άλλο για να το κάνετε. Οι επαγγελματικές μεταγραφές συνήθως περιλαμβάνουν timestamps, οπότε αν υπάρχουν τρύπες, μπορείτε γρήγορα να επιστρέψετε στην ηχογράφηση και να προσπαθήσετε να καταλάβετε τι λέγεται.
Νομικά ζητήματα με τις τηλεφωνικές κλήσεις εγγραφής
Σημειώστε ότι η καταγραφή τηλεφωνικών κλήσεων ή συνομιλιών μπορεί να είναι παράνομη σε ορισμένες χώρες και οι νόμοι ποικίλλουν ανά κράτος στις ΗΠΑ. Ορισμένες πολιτείες επιτρέπουν τη συγκατάθεση ενός μέρους, πράγμα που σημαίνει ότι μπορείτε να καταγράφετε συνομιλίες κατά βούληση, αν και είναι ευγενική παραχώρηση ότι αποκαλύπτετε ότι το κάνετε. Άλλα κράτη απαιτούν συγκατάθεση δύο μερών, πράγμα που σημαίνει ότι θα μπορούσατε να αντιμετωπίσετε νομικό πρόβλημα αν δημοσιεύσετε την ηχογράφηση ή την μεταγραφή της χωρίς να έχετε την άδεια εγγραφής. Ελέγξτε την κατάσταση και τους τοπικούς σας νόμους προτού προχωρήσετε.
Δεν έχει σημασία γιατί θέλετε να καταγράψετε ένα τηλεφώνημα, αυτές οι εφαρμογές και συσκευές θα περάσουν, αλλά είναι επίσης καλή ιδέα να σημειώσετε μόνο σε περίπτωση που κάτι πάει στραβά. Δεν θέλετε αυτό το συναίσθημα πανικού όταν προσπαθείτε να αναπαράγετε μια ηχογράφηση μόνο για να ακούσετε απόλυτη σιωπή.