Πώς να δημιουργήσετε μια βάση δεδομένων στο Excel

Παρακολούθηση επαφών, συλλογών και άλλων δεδομένων με βάση δεδομένων του Excel

Κατά καιρούς, πρέπει να παρακολουθούμε τις πληροφορίες και μια καλή θέση σε αυτό είναι σε ένα αρχείο βάσης δεδομένων του Excel. Είτε πρόκειται για μια προσωπική λίστα με αριθμούς τηλεφώνου, μια λίστα επαφών για μέλη ενός οργανισμού ή μια ομάδα, είτε μια συλλογή νομισμάτων, καρτών ή βιβλίων, ένα αρχείο βάσης δεδομένων του Excel καθιστά εύκολη την είσοδο, την αποθήκευση και την εύρεση συγκεκριμένων πληροφοριών.

Το Microsoft Excel έχει δημιουργήσει εργαλεία για να σας βοηθήσει να παρακολουθείτε τα δεδομένα και να βρείτε συγκεκριμένες πληροφορίες όταν το θέλετε. Επίσης, με τις εκατοντάδες στήλες και χιλιάδες σειρές , ένα υπολογιστικό φύλλο του Excel μπορεί να περιέχει ένα τεράστιο όγκο δεδομένων .

Εισαγωγή δεδομένων

Η βασική μορφή αποθήκευσης δεδομένων σε μια βάση δεδομένων του Excel είναι ένας πίνακας.

Μόλις δημιουργηθεί ένας πίνακας, τα εργαλεία δεδομένων του Excel μπορούν να χρησιμοποιηθούν για την αναζήτηση, ταξινόμηση και διήθηση αρχείων στη βάση δεδομένων για να βρουν συγκεκριμένες πληροφορίες.

Για να ακολουθήσετε μαζί με αυτό το σεμινάριο, καταχωρίστε τα δεδομένα όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα.

Εισαγάγετε τα στοιχεία ταυτότητας σπουδαστών γρήγορα:

1. Πληκτρολογήστε τα πρώτα δύο ID - ST348-245 και ST348-246 στα κελιά A5 και A6, αντίστοιχα.
2. Επισημάνετε τα δύο αναγνωριστικά για να τα επιλέξετε.
3. Κάντε κλικ στη λαβή πλήρωσης και σύρετέ το προς τα κάτω στο κελί A13 .
4. Τα υπόλοιπα αναγνωριστικά των σπουδαστών θα πρέπει να εισαχθούν σωστά στα κελιά A6 έως A13.

Εισαγωγή δεδομένων σωστά

Κατά την εισαγωγή των δεδομένων, είναι σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί σωστά. Εκτός από τη γραμμή 2 μεταξύ του τίτλου του υπολογιστικού φύλλου και των επικεφαλίδων της στήλης, μην αφήνετε άλλες κενές σειρές κατά την εισαγωγή των δεδομένων σας. Επίσης, βεβαιωθείτε ότι δεν αφήνετε κενά κελιά.

Τα σφάλματα δεδομένων , που οφείλονται σε εσφαλμένη εισαγωγή δεδομένων, αποτελούν την πηγή πολλών προβλημάτων που σχετίζονται με τη διαχείριση δεδομένων. Εάν τα δεδομένα εισαχθούν σωστά στην αρχή, το πρόγραμμα είναι πιο πιθανό να σας δώσει τα αποτελέσματα που θέλετε.

Οι γραμμές είναι αρχεία

Κάθε μεμονωμένη σειρά δεδομένων, σε μια βάση δεδομένων, είναι γνωστή ως αρχείο . Όταν εισάγετε αρχεία, τηρήστε αυτές τις οδηγίες:

• Αφήστε κενές γραμμές στον πίνακα που δημιουργείται. Αυτό περιλαμβάνει το NOT αφήνοντας μια κενή γραμμή μεταξύ των επικεφαλίδων της στήλης και της πρώτης σειράς δεδομένων.
• Μια εγγραφή μπορεί να περιέχει δεδομένα σχετικά με ένα μόνο συγκεκριμένο στοιχείο.
• Μια εγγραφή πρέπει επίσης να περιέχει ΟΛΑ τα δεδομένα στη βάση δεδομένων σχετικά με αυτό το στοιχείο. Δεν μπορούν να υπάρχουν πληροφορίες για ένα στοιχείο σε περισσότερες από μία σειρές.

Οι στήλες είναι Πεδία

Ενώ οι γραμμές σε μια βάση δεδομένων του Excel αναφέρονται ως εγγραφές, οι στήλες είναι γνωστές ως πεδία . Κάθε στήλη χρειάζεται μια επικεφαλίδα για να προσδιορίσει τα δεδομένα που περιέχει. Αυτές οι επικεφαλίδες καλούνται ονόματα πεδίων.

• Τα ονόματα πεδίων χρησιμοποιούνται για να διασφαλιστεί ότι τα δεδομένα για κάθε εγγραφή εισάγονται με την ίδια σειρά.
• Βεβαιωθείτε ότι έχουν εισαχθεί όλα τα δεδομένα μιας στήλης χρησιμοποιώντας την ίδια μορφή. Εάν ξεκινάτε να εισάγετε αριθμούς ως ψηφία (όπως 10 ή 20), κρατήστε το. Μην αλλάξετε εν μέρει και αρχίστε να εισάγετε αριθμούς ως λέξεις (όπως δέκα ή είκοσι). Να είναι συνεπής.
• Μην αφήνετε κενές στήλες στον πίνακα.

Δημιουργία του πίνακα

Μόλις εισαχθούν τα δεδομένα, μπορεί να μετατραπεί σε πίνακα . Να το πράξουν:

1. Επισημάνετε τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή " Μορφοποίηση ως τραπέζι " στην κορδέλα για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού.
4. Επιλέξτε την επιλογή Blue Style Medium 9 για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Format as Table .
5. Ενώ το παράθυρο διαλόγου είναι ανοιχτό, τα κελιά A3 έως E13 στο φύλλο εργασίας πρέπει να περιβάλλουν τα μυρμήγκια.
6. Εάν τα μυρμήγκια της πορείας καλύπτουν το σωστό εύρος κελιών, κάντε κλικ στο κουμπί OK στο παράθυρο διαλόγου Format as Table .
7. Εάν τα μυρμήγκια πορείας δεν περιβάλλουν το σωστό εύρος κελιών, επισημάνετε το σωστό εύρος στο φύλλο εργασίας και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στο OK στο παράθυρο διαλόγου Format as Table .
8. Ο πίνακας πρέπει να έχει τα βέλη που δίνονται δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου και οι σειρές των επιπέδων θα πρέπει να διαμορφώνονται σε εναλλασσόμενο φως και σκούρο μπλε.

Χρησιμοποιώντας τα εργαλεία βάσης δεδομένων

Μόλις δημιουργήσετε τη βάση δεδομένων, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα εργαλεία που βρίσκονται κάτω από τα αναπτυσσόμενα βέλη δίπλα σε κάθε όνομα πεδίου για να ταξινομήσετε ή να φιλτράρετε τα δεδομένα σας.

Ταξινόμηση δεδομένων

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο όνομα του πεδίου του τελευταίου ονόματος.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή ταξινόμησης A ως Z για να ταξινομήσετε τη βάση δεδομένων αλφαβητικά.
3. Μόλις ταξινομηθεί, ο Graham J. θα πρέπει να είναι ο πρώτος δίσκος στον πίνακα και ο Wilson. Το R θα πρέπει να είναι το τελευταίο.

Φιλτράρισμα δεδομένων

1. Κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο όνομα του πεδίου Προγράμματος .
2. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Επιλογή όλων για να καταργήσετε όλα τα πλαίσια ελέγχου.
3. Κάντε κλικ στο πλαίσιο ελέγχου δίπλα στην επιλογή Επιχείρηση για να προσθέσετε ένα πλαίσιο επιλογής στο πλαίσιο.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί OK .
5. Μόνο δύο μαθητές - G. Thompson και F. Smith πρέπει να είναι ορατοί, αφού είναι οι μόνοι που εγγράφονται στο επιχειρηματικό πρόγραμμα.
6. Για να εμφανίσετε όλες τις εγγραφές, κάντε κλικ στο αναπτυσσόμενο βέλος δίπλα στο όνομα του πεδίου Προγράμματος .
7. Κάντε κλικ στο " Απαλοιφή φίλτρου" από την επιλογή "Πρόγραμμα" .

Διεύρυνση της βάσης δεδομένων

Για να προσθέσετε πρόσθετες εγγραφές στη βάση δεδομένων σας:

• Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από τη μικρή κουκίδα στην κάτω δεξιά γωνία του τραπεζιού.
• Ο δείκτης του ποντικιού θα αλλάξει σε βέλος με δύο κεφαλίδες.
• Όταν συμβεί αυτό, κάντε κλικ και κρατήστε πατημένο το δεξιό κουμπί του ποντικιού και σύρετε το δείκτη προς τα κάτω για να προσθέσετε μια κενή γραμμή στο κάτω μέρος της βάσης δεδομένων.
• Προσθέστε τα ακόλουθα δεδομένα σε αυτή τη νέα σειρά:
  Cell - Δεδομένα
  Α14 - ST348-255
  Β14 - Κρίστοφερ
  C14 - Α.
  D14 - 22
  Ε14 - Επιστήμη

Ολοκλήρωση της μορφοποίησης της βάσης δεδομένων

1. Επισημάνετε τα κελιά A1 έως E1 στο φύλλο εργασίας.
2. Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχική σελίδα.
3. Κάντε κλικ στην επιλογή " Συγχώνευση και κέντρο " της κορδέλας για να κεντράρετε τον τίτλο.
4. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Χρώμα πλήρωσης (μοιάζει με δοχείο χρώματος) στην κορδέλα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρωμάτων πλήρωσης.
5. Επιλέξτε Μπλε, Έμφαση 1 από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα του φόντου στα κελιά A1 - E1 σε σκούρο μπλε.
6. Κάντε κλικ στο εικονίδιο Χρώμα γραμματοσειράς στη γραμμή εργαλείων Μορφοποίηση (είναι μεγάλο γράμμα "Α") για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα γραμματοσειρά γραμματοσειράς.
7. Επιλέξτε Λευκό από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα του κειμένου στα κελιά A1 - E1 σε λευκό.
8. Επισημάνετε τα κελιά A2 - E2 στο φύλλο εργασίας.
9. Κάντε κλικ στο πλήκτρο Χρώμα πλήρωσης στη λωρίδα για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα χρωμάτων πλήρωσης.
10. Επιλέξτε Blue, Accent 1, Lighter 80 από τη λίστα για να αλλάξετε το χρώμα του φόντου στα κελιά A2 - E2 σε ανοιχτό μπλε χρώμα.
11. Επισημάνετε τα κελιά A4 - E14 στο φύλλο εργασίας.
12. Κάντε κλικ στην επιλογή Κέντρο στο κορδέλα για να ευθυγραμμίσετε στο κέντρο το κείμενο στα κελιά Α14 έως Ε14.
13. Σε αυτό το σημείο, αν έχετε ακολουθήσει σωστά όλα τα βήματα αυτού του εκπαιδευτικού προγράμματος, το υπολογιστικό φύλλο σας θα πρέπει να μοιάζει με το υπολογιστικό φύλλο που απεικονίζεται στο Βήμα 1 αυτού του σεμιναρίου.

Λειτουργίες βάσης δεδομένων

Σύνταξη : Dfunction (Database_arr, Field_str | num, Criteria_arr)

Όπου η συνάρτηση D είναι μία από τις ακόλουθες:

• ΔΩΡΕΑΝ
• DCOUNT
• DCOUNTA
• DGET
• DMAX
• DMIN
• DPRODUCT
• DSTDEV
• DSTDEVP
• DSUM
• DVAR
• DVARP

Τύπος : Βάση δεδομένων

Οι λειτουργίες βάσεων δεδομένων είναι ιδιαίτερα εύχρηστες όταν το Google Sheets χρησιμοποιείται για τη διατήρηση δομημένων δεδομένων, όπως μια βάση δεδομένων. Κάθε συνάρτηση βάσης δεδομένων, Dfunction , υπολογίζει την αντίστοιχη συνάρτηση σε ένα υποσύνολο μιας περιοχής κυττάρων που θεωρείται πίνακας βάσης δεδομένων. Οι λειτουργίες βάσης δεδομένων έχουν τρία επιχειρήματα:

• Το Database_arr είναι μια περιοχή, ένας ενσωματωμένος πίνακας ή πίνακας που παράγεται από μια έκφραση πίνακα που είναι δομημένη έτσι ώστε κάθε γραμμή μετά από τη Γραμμή 1 να είναι μια εγγραφή βάσης δεδομένων και κάθε στήλη είναι ένα πεδίο βάσης δεδομένων. Η σειρά 1 περιέχει τις ετικέτες για κάθε πεδίο.
• Το field_str | num υποδεικνύει ποια στήλη (πεδίο) περιέχει τις τιμές που πρέπει να υπολογίζονται κατά μέσον όρο. Αυτό μπορεί να εκφραστεί είτε ως όνομα πεδίου (συμβολοσειρά κειμένου) είτε ως αριθμός στήλης, όπου η αριστερή στήλη θα εκπροσωπείται ως 1.
• Το Criteria_arr είναι μια περιοχή, ένας ενσωματωμένος πίνακας ή πίνακας που παράγεται από μια έκφραση πίνακα που είναι δομημένη έτσι ώστε η πρώτη σειρά να περιέχει τα ονόματα πεδίων στα οποία θα εφαρμοστεί το κριτήριο (κριτήρια), και οι επόμενες σειρές περιέχουν τις δοκιμές υπό όρους .

Η πρώτη σειρά στα Κριτήρια καθορίζει τα ονόματα πεδίων. Κάθε άλλη σειρά στα Κριτήρια αντιπροσωπεύει ένα φίλτρο, το οποίο είναι ένα σύνολο περιορισμών στα αντίστοιχα πεδία. Οι περιορισμοί περιγράφονται με τη χρήση συμβολισμού ερωτήματος με βάση το παράδειγμα και μπορούν να περιλαμβάνουν μια τιμή για αντιστοίχιση ή έναν χειριστή σύγκρισης που ακολουθείται από μια τιμή σύγκρισης. Παραδείγματα περιορισμών είναι: "Σοκολάτα", "42", "> = 42", "<> 42". Ένα κενό κελί δεν σημαίνει περιορισμό στο αντίστοιχο πεδίο.

Ένα φίλτρο αντιστοιχεί σε μια γραμμή βάσης δεδομένων αν πληρούνται όλοι οι περιορισμοί φίλτρου (οι περιορισμοί στη σειρά του φίλτρου). Μια σειρά βάσης δεδομένων (εγγραφή) ικανοποιεί τα Κριτήρια εάν και μόνο εάν αντιστοιχεί τουλάχιστον ένα φίλτρο. Ένα πεδίο πεδίου μπορεί να εμφανιστεί περισσότερες από μία φορές στην περιοχή Κριτήρια για να επιτρέψει πολλαπλούς περιορισμούς που ισχύουν ταυτόχρονα (για παράδειγμα, θερμοκρασία> = 65 και θερμοκρασία <= 82).

Η DGET είναι η μόνη λειτουργία βάσης δεδομένων που δεν συγκεντρώνει τιμές. Η DGET επιστρέφει την τιμή του πεδίου που καθορίζεται στο δεύτερο όρισμα (όμοια με ένα VLOOKUP) μόνο όταν ακριβώς μία εγγραφή ταιριάζει με Κριτήρια. διαφορετικά, επιστρέφει ένα σφάλμα που υποδεικνύει ότι δεν υπάρχουν αντιστοιχίσεις ή πολλαπλές αντιστοιχίσεις