Σχεδίαση τεχνικής παρουσίασης PowerPoint
Όταν χρησιμοποιείτε το PowerPoint ή άλλο λογισμικό παρουσίασης για μια τεχνική παρουσίαση, οι κύριες ανησυχίες σας πρέπει να είναι:
- Πόσο τεχνική πρέπει να είναι αυτή η παρουσίαση;
- Μπορώ να καταστήσω αυτές τις πληροφορίες σαφείς και συνοπτικές;
Μια τεχνική παρουσίαση είναι ο πιο δύσκολος τύπος παρουσίασης που πρέπει να κάνετε. Το κοινό σας μπορεί να περιλαμβάνει άτομα με υψηλά προσόντα καθώς και όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τις έννοιες ή την ορολογία. Θα χρειαστεί να απευθυνθείτε σε δύο τρόπους μάθησης. Η ανάλυση κοινού είναι μια σημαντική δεξιότητα από μόνη της και θα πρέπει να είναι ένα από τα πρώτα στοιχεία στη λίστα ελέγχου της παρουσίασής σας.
Συμβουλές για το σχεδιασμό τεχνικών παρουσιάσεων
Το Dos
- Διατηρήστε τις γραμματοσειρές συνεπείς σε στυλ και μέγεθος σε όλη την παρουσίαση.
- Χρησιμοποιήστε κοινές γραμματοσειρές που είναι διαθέσιμες σε κάθε υπολογιστή , όπως Arial, Times New Roman ή Calibri. Με αυτόν τον τρόπο, δεν θα υπάρξουν εκπλήξεις εάν ο υπολογιστής που χρησιμοποιείται για την παρουσίαση δεν έχει την ασυνήθιστη γραμματοσειρά που επιλέξατε να εγκατασταθεί και επομένως αντικαθιστά άλλη γραμματοσειρά.
- Συμπεριλάβετε σχετικές φωτογραφίες και γραφικά όπως απλά γραφήματα ή διαγράμματα. Εξετάστε αν το κοινό μπορεί να κατανοήσει τις πληροφορίες που παρουσιάζονται ή εάν χρειάζεται να απλοποιήσετε το διάγραμμα / διάγραμμα για λόγους σαφήνειας.
- Βεβαιωθείτε ότι τα γραφικά είναι καλής ποιότητας ώστε οι πληροφορίες να αποκρυπτογραφούνται εύκολα στο πίσω μέρος του δωματίου.
- Δημιουργήστε ετικέτες σε διαγράμματα αρκετά μεγάλα ώστε να διαβάζονται σε απόσταση.
- Χρησιμοποιήστε αυξημένη αντίθεση στις διαφάνειες σας. Σκεφτείτε να δημιουργήσετε την ίδια παρουσίαση σε δύο μορφές - μία παρουσίαση με σκοτεινό κείμενο σε ανοιχτό φόντο και μια δεύτερη, διπλή παρουσίαση χρησιμοποιώντας ελαφρύ κείμενο σε σκούρο φόντο. Με αυτόν τον τρόπο, είστε έτοιμοι είτε για ένα πολύ σκοτεινό δωμάτιο είτε για ένα πολύ φωτεινό δωμάτιο για να παρουσιάσετε και να επιλέξετε κατάλληλα την κατάλληλη παρουσίαση.
- Κρατήστε τον αριθμό των διαφανειών στο ελάχιστο. Παρουσιάστε μόνο ό, τι είναι απαραίτητο και μην κατακλύσετε το κοινό με πάρα πολλές πληροφορίες. Οι τεχνικές πληροφορίες είναι αρκετά δύσκολο να χωνέψουν.
- Αφήστε χρόνο για μια περίοδο ερωτήσεων στο τέλος της παρουσίασής σας
- Γνωρίστε τα πάντα για το θέμα σας, ώστε να είστε προετοιμασμένοι για κάθε ερώτημα που ανακύπτει, ακόμη και αν η ερώτηση δεν καλύπτεται από το υλικό που παρουσιάσατε.
- Έχετε λεπτομερή ενημερωτικά φυλλάδια έτοιμα να δώσουν μετά την παρουσίαση. Αυτό επιτρέπει στο κοινό αργότερα να προβληματιστεί σχετικά με την παρουσίαση και οι πληροφορίες είναι έτοιμες για οποιαδήποτε απαραίτητη παρακολούθηση.
Δεν είναι
- Μη συγχέετε το κοινό με αποδιοργανωμένες διαφάνειες, ώστε ο σκοπός της παρουσίασης να μην είναι ξεκάθαρος.
- Μην κατακλύζετε το ακροατήριό σας με απασχολημένες διαφάνειες. Σκεφτείτε αυτό το παλιό κλισέ - "λιγότερο είναι περισσότερο".
- Μην χρησιμοποιείτε μικρές εικόνες ή μικρό κείμενο στις διαφάνειες σας. Σκεφτείτε τους ανθρώπους στο πίσω μέρος του δωματίου.
- Μην χρησιμοποιείτε γραμματοσειρές τύπου δέσμης ενεργειών. Είναι γνωστό ότι είναι δύσκολο να διαβαστούν στις καλύτερες περιόδους, πόσο μάλλον σε μια οθόνη.
- Μην χρησιμοποιείτε περισσότερα από τρία ή τέσσερα σχετικά σημεία σε κάθε διαφάνεια.
- Μην χρησιμοποιείτε φανταχτερό υπόβαθρο . Μπορεί να είναι αρκετά ή ακόμα και θέμα, αλλά το κείμενο θα είναι δύσκολο να διαβαστεί. Κρατήστε σε ένα λεπτό σκηνικό για τις πληροφορίες.
- Μην προσθέτετε φωτογραφίες για χάρη της διακόσμησης. Βεβαιωθείτε ότι υπάρχει ένα σημείο που πρέπει να γίνει και ότι οι πληροφορίες είναι προφανείς στον θεατή.
- Μην χρησιμοποιείτε ήχους ή κινούμενα σχέδια εκτός αν θέλουν να τονίσουν ένα σημείο. Ακόμα και τότε, είναι επικίνδυνο, καθώς μπορεί να μειώσει την επικέντρωση της παρουσίασης.
- Μη χρησιμοποιείτε αρκτικόλεξα εκτός αν όλα τα μέλη του ακροατηρίου είναι εξοικειωμένα με αυτά.
- Μην συμπεριλάβετε περισσότερα από τέσσερα ή πέντε στοιχεία σε ένα γράφημα. Παρόλο που τα διαγράμματα του Excel μπορούν να παρουσιαστούν με μεγάλη λεπτομέρεια, μια παρουσίαση διαφανειών δεν είναι ο τόπος για αυτές τις πληροφορίες. Προσέχετε μόνο σε σημαντικά γεγονότα.