Αποφασίζοντας ποιο πακέτο EDMS είναι κατάλληλο για την εργασία που κάνετε είναι το κλειδί για την επιτυχή εφαρμογή των διαδικασιών διαχείρισης εγγράφων στο γραφείο σας. Ας ρίξουμε μια ματιά στα πέντε μεγαλύτερα πακέτα εκεί έξω και ζυγίστε τα πλεονεκτήματα και τα μειονεκτήματά τους πριν αγοράσετε.
01 από 05
Συνεργασία Vault
Η συνεργασία Autodesk Vault έρχεται σε δύο γεύσεις: Vault για AEC και Vault για Manufacturing. Ανάλογα με το είδος της εργασίας που κάνετε, ένα από αυτά θα σας δώσει σίγουρα όλα τα εργαλεία EDMS που θα χρειαστείτε. Δεδομένου ότι το Vault είναι ένα προϊόν της Autodesk, μπορείτε να είστε σίγουροι ότι είναι πλήρως ανεπτυγμένοι και στενά ενσωματωμένοι στο κατάλληλο λογισμικό σχεδιασμού της Autodesk. Κάθε πρόγραμμα έχει εκτεταμένη λειτουργικότητα εάν χρησιμοποιείτε Verticals του AutoCAD ως κύριο πακέτο σχεδιασμού. Αυτό δεν σημαίνει ότι το Vault περιορίζεται στη συνεργασία με αυτά τα προγράμματα, δεν είναι. Το Vault ενσωματώνεται με τη MicroStation και ολόκληρη τη σειρά προϊόντων του Microsoft Office, αλλά η πραγματική του δύναμη έγκειται στο πόσο καλά συνδέεται με τα διάφορα πακέτα σχεδιασμού της Autodesk.
Η ομάδα μου εργάζεται στο πεδίο Υποδομή και το Civil 3D είναι το κύριο λογισμικό σχεδιασμού μας. Με αυτό το πνεύμα, αλλάζουμε ολόκληρη την εταιρία μας από το Meridian και πάνω στη Συνεργασία AEC Vault λόγω των πρόσθετων πλεονεκτημάτων που μας δίνει στην ανταλλαγή δεδομένων μεταξύ των αρχείων που δεν μπορεί να προσφέρει κανένα άλλο λογισμικό EDMS. Δεδομένου ότι το Civil 3D δημιουργεί όλες τις πληροφορίες σχεδίασης (ευθυγραμμίσεις, επιφάνειες κ.λπ.) μέσα σε ένα μόνο σχέδιο, πρέπει να δημιουργήσετε με μη αυτόματο τρόπο μια αναφορά δεδομένων για να επιτρέψετε στους χρήστες να μοιράζονται τα δεδομένα μεταξύ των αρχείων. Το Vault AEC έχει αυτή τη λειτουργικότητα που έχει ήδη ενσωματωθεί: όταν κλείσετε ένα αρχείο στο Civil 3D, το Vault παρεμβαίνει και ρωτά εάν θέλετε να μοιραστείτε αυτές τις πληροφορίες σχεδίασης με κάθε άλλο σχέδιο στο έργο Vault. Ένα κλικ ενός κουμπιού και αυτό που κάποτε ήταν μια σύγχυση στη χειροκίνητη διαδικασία γίνεται με συνεπή και αποτελεσματικό τρόπο.
Υπάρχουν δεκάδες άλλες ενσωματώσεις μεταξύ των προϊόντων Vault και AutoCAD, όπως η αυτόματη σύνδεση με το Sheet Set Manager, ώστε να μπορείτε να δημιουργείτε ολόκληρα σύνολα σχεδίων σε ένα βήμα και να ενημερώνετε αυτόματα τα μπλοκ τίτλων και τα cover sheets όταν αλλάζετε τις ιδιότητες του έργου και προσθέτετε ή διαγράφετε αρχεία. Το Vault είναι ένα πολύ ισχυρό και προσαρμόσιμο πακέτο EDMS και παίρνει την υψηλότερη σύστασή μου για όσους χρησιμοποιούν τα προϊόντα της Autodesk σε τακτική βάση. Περισσότερο "
02 του 05
Μετεξέλιξη μεσημβρινών
Το Meridian Integration είναι ένα πολύ ισχυρό πακέτο EDMS που διαθέτει μερικές από τις πιο προηγμένες λειτουργίες ολοκλήρωσης που διατίθενται στην αγορά. Το Meridian συνεργάζεται με σχεδόν οποιοδήποτε σημαντικό πακέτο λογισμικού που διαθέτετε στο σύστημά σας και έχει μια πολύ ανεπτυγμένη διεπαφή με όλα τα μεγάλα συστήματα CAD εκεί έξω. Αν και δεν επικεντρώνεται σε κάποια συγκεκριμένη βιομηχανία AEC, το Meridian διαθέτει πολύ ωραία γενικά στοιχεία ελέγχου για την ενσωμάτωση με τα τυπικά πακέτα AutoCAD, MicroStation και άλλων σχεδίων. Για να προχωρήσετε πέρα από αυτό, η Meridian έχει αφήσει ανοιχτό ένα προγραμματιζόμενο περιβάλλον εργασίας χρήστη που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε για να προσαρμόσετε το πρόγραμμα για να έχετε πρόσβαση σχεδόν σε οποιαδήποτε λειτουργία μέσα σε αυτά τα συστήματα CAD.
Αυτή η επεκτασιμότητα είναι ένα από τα ισχυρά σημεία του Meridian. μπορείτε πραγματικά να προσαρμόσετε το πρόγραμμα στη δική σας διαδικασία ροής εργασιών με λίγο προγραμματισμό. Αν δεν έχετε προγραμματιστή στο προσωπικό, οι περισσότεροι μεταπωλητές προσφέρουν προσαρμογή σε λογικές τιμές. Χρησιμοποιήσαμε αυτό το πρόγραμμα στην τρέχουσα θέση μας για το μεγαλύτερο μέρος μιας δεκαετίας και καταφέραμε να συγκεντρώσουμε κάποιες λειτουργίες εξοικονόμησης πραγματικού χρόνου με ελάχιστες επενδύσεις. Η μετεγκατάσταση του έργου, ο σχεδιασμός παρτίδων, οι ηλεκτρονικές υπογραφές και άλλες μισές άλλες προσαρμογές μας έσωσαν χιλιάδες χρεωστικές ώρες.
Η δυνατότητα του Meridian να παρακολουθεί τις αλλαγές σε ένα αρχείο, να δημιουργεί αντίγραφα ασφαλείας και τις αναθεωρήσεις με ένα μόνο κλικ, και να βλέπει και να γράφει κόκκινα αρχεία χωρίς να χρειαστεί ποτέ να ανοίξει το πραγματικό σχέδιο είναι φανταστικά εργαλεία. Θα σας προειδοποιήσω όμως ότι είναι ένα πολύπλοκο σύστημα και υπάρχει μια σαφής καμπύλη μάθησης που εμπλέκεται στο να φέρετε τους χρήστες σας άνετους με αυτό. Το Meridian είναι πολύ επικεντρωμένο στο Autodesk Inventor, αλλά είναι τόσο διαμορφωμένο ώστε η προσαρμογή του σε διαφορετικές βιομηχανίες δεν είναι καθόλου πρόβλημα. Ωστόσο, όταν εργάζεστε με τον Inventor, κάνει μια θαυμάσια δουλειά στη δημιουργία καταλόγων ανταλλακτικών, στην παρακολούθηση αναθεωρήσεων εξαρτημάτων και στην δημιουργία αρχείων οπτικοποίησης. Εάν ο Inventor είναι το κύριο πρόγραμμα σχεδιασμού, τότε το Meridian είναι σίγουρα το πακέτο για εσάς. Περισσότερο "
03 του 05
Εμπειρος
Το Adept από το Synergis Software είναι ένα πλήρως εξοπλισμένο λογισμικό διαχείρισης εγγράφων που έχει όλες τις βασικές διαδικασίες πυρήνα που πιθανόν να βρείτε σε οποιοδήποτε προηγμένο σύστημα EDMS. Επιτρέπει την πλήρη διαμόρφωση των προσαρτημένων πεδίων των μεταδεδομένων, το check in / out των εγγράφων από τους χρήστες, τον έλεγχο έκδοσης και τις διαδρομές ελέγχου για να παρακολουθεί ποιος έκανε τι και πότε σε όλα τα αρχεία σας.
Το Adept επικεντρώνεται σε μεγάλο βαθμό στη μεταποιητική βιομηχανία και ενσωματώνει με προγράμματα όπως το Inventor και το SolidWorks , πράγμα που σημαίνει ότι το Adept έχει τη δυνατότητα απευθείας σύνδεσης με στοιχεία σχεδίασης όπως τα χαρακτηριστικά και τα ονόματα των μπλοκ για την αυτόματη δημιουργία μερών και τιμοκαταλόγων. Το Adept έχει επίσης έναν ολοκληρωμένο πελάτη που τρέχει μέσα σε οποιοδήποτε λογισμικό του AutoCAD για να παρέχει στους χρήστες άμεση πρόσβαση στις δομές αρχείων του έργου χωρίς να χρειάζεται να εγκαταλείψουν το AutoCAD. Ομοίως, το Adept έχει την ίδια ενσωμάτωση στη γραμμή προϊόντων της Bentley MicroStation.
Επειδή έχει επικεντρωθεί τόσο πολύ στην κατασκευή, η ενσωμάτωση του Adept στο SolidWorks από τα συστήματα Dassault είναι ένα από τα ισχυρότερα συστατικά του. Οι χρήστες μπορούν να έχουν πρόσβαση σε τμήματα και συναρμολογήσεις, να τρέχουν ερωτήματα σχετικά με την κατάσταση, ακόμα και να αναζητούν μέσω πολλαπλών αναθεωρήσεων και να ενημερώνουν αυτόματα τα στοιχεία του σχεδίου τους μέσω του Adept Task Pane, το οποίο τρέχει εξ ολοκλήρου μέσα στο SolidWorks. Μέσω αυτού του παραθύρου, μπορείτε να περιηγηθείτε σε οποιοδήποτε τμήμα ή συναρμολόγηση και να το τοποθετήσετε πάνω από αυτό με το ποντίκι σας, για να λάβετε συμβουλές που εμφανίζουν την τρέχουσα κατάσταση κάθε τμήματος. Μπορείτε επίσης να κάνετε δεξί κλικ σε οποιοδήποτε αρχείο στη βάση δεδομένων για να το ανοίξετε / επεξεργαστείτε χωρίς να χρειάζεται να αφήσετε το ανοιχτό σας αρχείο. Αυτός είναι ένας μεγάλος χρόνος-αποταμιευτής: μπορείτε να τροποποιήσετε κομμάτια του σχεδίου σας σε κίνηση και να δείτε αμέσως αυτές τις αλλαγές που αντικατοπτρίζονται στα γενικά σχέδια σας χωρίς να χρειάζεται να κλείσετε ένα αρχείο.
Το μόνο αρνητικό της Adept είναι επίσης το μεγαλύτερο θετικό του: προορίζεται πραγματικά για τη μεταποιητική βιομηχανία. Αν αυτός είναι ο κόσμος σας, τότε το Adept μπορεί να είναι το σωστό EDMS για εσάς. Εάν εργάζεστε κυρίως σε οποιαδήποτε άλλη βιομηχανία AEC, ίσως θελήσετε να αποφύγετε αυτό το πακέτο και να αναζητήσετε κάτι που ταιριάζει καλύτερα σε αυτό που κάνετε. Περισσότερο "
04 του 05
AutoEDMS
Το AutoEDMS από το λογισμικό ACS είναι ένα Λογισμικό διαχείρισης λογισμικού που μπορεί να απευθύνεται σε μικρότερες επιχειρήσεις. Το AutoEDMS έχει το πρότυπο check-in / out, ροή εργασίας, αναθεώρηση και μπλοκ τίτλου που συνδέει τα στοιχεία ελέγχου που περιμένετε να δείτε σε οποιοδήποτε πακέτο EDMS αλλά πέρα από αυτό, διατηρεί τα πράγματα αρκετά απλά. Το AutoEDMS δεν διαθέτει τα προηγμένα δεδομένα και εξαρτήματα που συνδέουν πολλούς από τους ανταγωνιστές του, ούτε φέρει τα εργαλεία προσαρμογής και ολοκλήρωσης υψηλών προδιαγραφών των μεγαλύτερων προγραμμάτων. Αυτό δεν είναι αναγκαστικά κακό. Μερικές φορές, μια απλούστερη διεπαφή είναι το μόνο που χρειάζεστε, οπότε γιατί να αγοράσετε ένα πρόγραμμα που σας δίνει περισσότερα από ότι θα χρησιμοποιήσετε ποτέ;
Το AutoEDMS είναι περισσότερο ένα γενικό σύστημα διαχείρισης εγγράφων, το οποίο επιτρέπει τον βασικό έλεγχο μιας κεντρικής βάσης δεδομένων για την αποθήκευση και τον χειρισμό των αρχείων σας, αντί να εστιάζει σε πακέτα σχεδίασης ειδικά για τη βιομηχανία. Ενσωματώνεται με AutoCAD, MicroStation, SolidWorks και άλλα παρόμοια προϊόντα, αλλά δεν προσφέρει τα πλήρως εκτεταμένα δεδομένα που συνδέουν τα άλλα πακέτα EDMS.
Εάν θέλετε να μετακινηθείτε σε ένα EDMS για πρώτη φορά, αυτό μπορεί να είναι μια καλή επιλογή για εσάς. Η απλούστερη διεπαφή θα κάνει το προσωπικό σας άνετο με τις βασικές έννοιες της διαχείρισης εγγράφων χωρίς να συγχέει το θέμα με δεκάδες προηγμένες λειτουργίες που ίσως δεν χρειάζεται ποτέ. Ξεκινήστε με μικρότερο λογισμικό, όπως αυτό, και δώστε στον εαυτό σας και το προσωπικό σας χρόνο για να γίνετε άνετοι σε ένα περιβάλλον EDMS προτού προχωρήσετε σε ένα πιο ισχυρό πακέτο που ειδικεύεται στον κλάδο σας. Περισσότερο "
05 του 05
Κεντρικός έλεγχος
Το Περιεχόμενο Κεντρικό από το Ademero είναι περισσότερο ένα πακέτο διαχείρισης εγγράφων σε σχέση με ένα σύστημα EDMS, αλλά δεδομένου ότι σας επιτρέπει να αποθηκεύετε και να έχετε πρόσβαση σε οποιοδήποτε τύπο αρχείου χρησιμοποιώντας το εγγενές πρόγραμμα, αποφάσισα να το συμπεριλάβω εδώ. Το Content Central είναι ένα εκτεταμένο σύστημα διαχείρισης αρχείων το οποίο σας επιτρέπει να διατηρείτε όλα τα αρχεία μέσα σε μια καθορισμένη δομή φακέλου έργου και να εκχωρείτε εκτεταμένες πληροφορίες σε κάθε αρχείο της δομής αυτής. Διαθέτει τυπικές λειτουργίες check-in / out και διαθέτει εργαλεία για την αυτόματη ονομασία αρχείων και ευρετηρίαση.
Σε αντίθεση με τα περισσότερα άλλα πακέτα EDMS, το Control Central διαθέτει επίσης ενσωματωμένη λειτουργικότητα για τη σάρωση εγγράφων και τη χρήση χαρακτηριστικών αυτόματης αναγνώρισης για να καθορίσει τι είναι και πού πηγαίνουν στο έργο σας. Αυτό μπορεί να είναι ένα πολύ καλό χαρακτηριστικό για την αντιμετώπιση τιμολογίων και συμβολαίων από συμβούλους και πελάτες. Αυτό το πρόγραμμα διαθέτει επίσης ένα πολύ ωραίο σύστημα για την παρακολούθηση των εγκρίσεων και για την κοινή χρήση / συνεργασία σε αρχεία με άλλους χρήστες.
Από τεχνική άποψη, το πακέτο αυτό είναι κάπως περιορισμένο. Δεν έχει την ενοποίηση που μπορεί να θέλετε με το πακέτο σχεδιασμού και δεν έχει απλή προσθήκη για την πρόσβαση στη βάση δεδομένων από άλλο λογισμικό. Το μεγαλύτερο μέρος της διαχείρισης αρχείων σας έχει σκοπό να γίνει απευθείας μέσω του Control Central client, ο οποίος απλώς εκκινεί τα αρχεία σας στο πρόγραμμα που τα δημιούργησε όταν κάνετε διπλό κλικ σε αυτά. Αυτό το λογισμικό φαίνεται πιο επικεντρωμένο σε ένα γενικό μοντέλο διαχείρισης γραφείου από ένα μηχανικό, αλλά έχει ωραία χαρακτηριστικά που μπορούν να υιοθετηθούν για μια μικρή έως μεσαίου μεγέθους επιχείρηση AEC. Περισσότερο "