Κρατήστε τα έγγραφά σας, το ηλεκτρονικό ταχυδρομείο, το ημερολόγιό σας και τα στοιχεία επικοινωνίας σας ενημερωμένα όπου κι αν βρίσκεστε
Η πραγματική κινητικότητα στην ψηφιακή εποχή σημαίνει ότι έχετε πρόσβαση στις κρίσιμες πληροφορίες που χρειάζεστε ανεξάρτητα από το πού βρίσκεστε ή από ποια συσκευή χρησιμοποιείτε - είτε πρόκειται για γραφείο γραφείου γραφείου, είτε για προσωπικό φορητό υπολογιστή ή για smartphone ή PDA . Εκτός από την πρόσβαση στο κινητό Internet , εάν εργάζεστε σε περισσότερες από μία συσκευές, χρειάζεστε κάποιο είδος λύσης ή στρατηγικής συγχρονισμού για να βεβαιωθείτε ότι έχετε πάντα διαθέσιμα τα πιο πρόσφατα αρχεία.
Εδώ είναι μερικοί τρόποι για να διατηρήσετε τα email σας, τα έγγραφα, το βιβλίο διευθύνσεων και τα αρχεία σας ενημερωμένα όπου κι αν πάτε.
Εφαρμογές ιστού και λογισμικό επιφάνειας εργασίας για συγχρονισμό αρχείων
Με το λογισμικό συγχρονισμού αρχείων, μπορείτε να εργάζεστε σε ένα έγγραφο σε έναν υπολογιστή και μετά να συνδεθείτε αργότερα σε άλλη συσκευή (φορητό υπολογιστή ή smartphone, για παράδειγμα) και να συνεχίσετε να εργάζεστε σε αυτό το έγγραφο όπου σταμάτησες. Αυτό είναι σωστό - μην στέλνετε μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στον εαυτό σας ή μην χρειαστεί να αντιγράφετε μη αυτόματα αρχεία μέσω δικτύου. Υπάρχουν δύο τύποι λογισμικού συγχρονισμού αρχείων:
Υπηρεσίες συγχρονισμού που βασίζονται σε σύννεφα: εφαρμογές ιστού όπως Dropbox, iCloud της Apple και φακέλους συγχρονισμού Live Mesh της Microsoft μεταξύ των συσκευών σας, ενώ παράλληλα αποθηκεύεται ένα αντίγραφο του κοινόχρηστου φακέλου στο διαδίκτυο. Οι αλλαγές που έγιναν στα αρχεία του συγκεκριμένου φακέλου από μια συσκευή ενημερώνονται αυτόματα για τα υπόλοιπα. Μπορείτε επίσης να ενεργοποιήσετε την κοινή χρήση αρχείων , να χρησιμοποιήσετε ένα κινητό τηλέφωνο για πρόσβαση στα αρχεία και - σε ορισμένες εφαρμογές - να ανοίξετε τα αρχεία στον ιστότοπο.
Εφαρμογές επιφάνειας εργασίας: Εάν δεν είστε βέβαιοι ότι τα αρχεία σας είναι αποθηκευμένα στο διαδίκτυο, μπορείτε επίσης να εγκαταστήσετε λογισμικό που θα συγχρονίζει αρχεία τοπικά ή μέσω ιδιωτικού δικτύου. Οι εφαρμογές συγχρονισμού αρχείων με δωρεάν λογισμικό και δωρεάν λογισμικό περιλαμβάνουν το GoodSync, το SyncToy της Microsoft και το SyncBack. Εκτός από την παροχή πιο ισχυρών επιλογών για συγχρονισμό αρχείων (διατήρηση πολλαπλών εκδόσεων αρχείων που έχουν αντικατασταθεί, ρύθμιση χρονοδιαγράμματος συγχρονισμού, συμπίεση ή κρυπτογράφηση αρχείων κ.λπ.), αυτά τα προγράμματα σας επιτρέπουν επίσης να συγχρονίζετε με εξωτερικές μονάδες δίσκου, τοποθεσίες FTP και διακομιστές.
Εξετάστε προσεκτικά αυτές τις εφαρμογές και άλλες εφαρμογές συγχρονισμού σε αυτό το φάκελο των καλύτερων εφαρμογών συγχρονισμού αρχείων
Χρήση φορητών συσκευών για συγχρονισμό αρχείων
Μια άλλη επιλογή για να διατηρείτε τα πιο πρόσφατα αρχεία μαζί σας ανά πάσα στιγμή είναι να χρησιμοποιήσετε μια εξωτερική συσκευή, όπως φορητό σκληρό δίσκο ή μονάδα flash USB (μερικοί άνθρωποι χρησιμοποιούν ακόμη και τα iPod). Μπορείτε είτε να εργαστείτε με αρχεία απευθείας από τη φορητή συσκευή είτε να χρησιμοποιήσετε λογισμικό για συγχρονισμό μεταξύ του υπολογιστή και της εξωτερικής μονάδας δίσκου.
Μερικές φορές η αντιγραφή αρχείων από και προς μια εξωτερική μονάδα δίσκου μπορεί να είναι η μόνη επιλογή σας εάν θέλετε να συγχρονίσετε τον οικιακό σας υπολογιστή με έναν υπολογιστή γραφείου και το τμήμα πληροφορικής της εταιρείας σας δεν επιτρέπει την εγκατάσταση μη εγκεκριμένου λογισμικού (ενδέχεται επίσης να μην επιτρέπουν σε εξωτερικές συσκευές να συνδεθείτε, οπότε είναι καλύτερο να ελέγξετε μαζί τους τις επιλογές σας).
Διατήρηση μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, συμβάντων ημερολογίου και επαφών στο συγχρονισμό
Ρύθμιση λογαριασμού σε προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εάν ο ιστότοπος ή ο οικοδεσπότης σας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σάς επιτρέπει να επιλέξετε μεταξύ πρωτοκόλλων POP και IMAP για την πρόσβαση στο ηλεκτρονικό σας ταχυδρομείο, το IMAP είναι το πιο εύκολο για την πρόσβαση πολλαπλών υπολογιστών: διατηρεί ένα αντίγραφο όλων των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου στο διακομιστή μέχρι να τα διαγράψετε , ώστε να έχετε πρόσβαση στα ίδια μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου από διαφορετικές συσκευές. Εάν, ωστόσο, χρησιμοποιείτε το POP - το οποίο μεταφορτώνει τα μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου απευθείας στον υπολογιστή σας - τα περισσότερα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου έχουν μια ρύθμιση (συνήθως στις επιλογές λογαριασμού) όπου μπορείτε να αφήσετε ένα αντίγραφο μηνυμάτων στο διακομιστή μέχρι να τα διαγράψετε - ώστε να έχετε τα ίδια πλεονεκτήματα με το IMAP, αλλά πρέπει να βρείτε και να επιλέξετε αυτή τη ρύθμιση στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας.
Τα ηλεκτρονικά μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου, οι επαφές και τα ημερολόγια είναι ίσως ο πιο εύκολος τρόπος για να διατηρείτε τα δεδομένα σας ενημερωμένα σε πολλαπλές συσκευές - δεδομένου ότι οι πληροφορίες αποθηκεύονται εξ αποστάσεως στο διακομιστή, χρειάζεστε απλώς ένα πρόγραμμα περιήγησης για να εργάζεστε με ένα συνεχές εισερχόμενο / εξερχόμενο, και τη λίστα επαφών. Το μειονέκτημα είναι ότι εάν δεν έχετε σύνδεση στο Internet, δεν μπορείτε να έχετε πρόσβαση στο email σας σε ορισμένες από αυτές τις υπηρεσίες. Τα δημοφιλή συστήματα περιλαμβάνουν το Gmail, το Yahoo !, ακόμα και την έκδοση του Microsoft Exchange του webmail, του Outlook Web Access / Outlook Web App.
Συγχρονισμός με προγράμματα επιφάνειας εργασίας: Τόσο το Google όσο και το Yahoo! προσφέρει συγχρονισμό με το ημερολόγιο του Outlook (μέσω του Google Calendar Sync και του Yahoo! Autosync, το οποίο επίσης λειτουργεί με το Palm Desktop). Yahoo! αναβαθμίζει το Google με το συγχρονισμό των επαφών και των σημειώσεων του σημειωματάριου εκτός από το συγχρονισμό του ημερολογίου. Για χρήστες Mac, η Google προσφέρει την Υπηρεσία συγχρονισμού Google για iCal, βιβλίο διευθύνσεων και εφαρμογές αλληλογραφίας.
Ειδικές λύσεις
Συγχρονισμός αρχείων του Outlook: Αν χρειαστεί να συγχρονίσετε ένα ολόκληρο αρχείο .pst μεταξύ δύο ή περισσότερων υπολογιστών, θα χρειαστείτε μια λύση τρίτου μέρους, όπως μία από αυτές που βρίσκονται στον κατάλογο Slipstick Systems των εργαλείων συγχρονισμού του Outlook.
Κινητές συσκευές: Πολλά smartphones και PDAs έχουν το δικό τους λογισμικό συγχρονισμού. Για παράδειγμα, οι χρήστες συσκευών Windows Mobile έχουν το Κέντρο συσκευών Windows Mobile (ή το ActiveSync σε XP) για να διατηρούν αρχεία, email, επαφές και στοιχεία ημερολογίου συγχρονισμένα μέσω σύνδεσης Bluetooth ή USB με τον υπολογιστή τους. Το BlackBerry έρχεται με τη δική του εφαρμογή διαχείρισης συγχρονισμού. Η προαναφερθείσα υπηρεσία MobileMe συγχρονίζει iPhones με Mac και PC. Και υπάρχουν επίσης εφαρμογές τρίτων για συνδεσιμότητα Exchange και άλλες ανάγκες συγχρονισμού για όλες τις πλατφόρμες για κινητά.