Δημιουργήστε τα δικά σας πρότυπα του Word για να εξοικονομήσετε χρόνο, αλλά να τα σχεδιάσετε πρώτα
Εάν συχνά δημιουργείτε έγγραφα που περιέχουν την ίδια εξειδικευμένη μορφοποίηση αλλά δεν περιέχουν πάντοτε το ίδιο κείμενο - όπως τιμολόγια, πακέτα συσκευασίας, επιστολές τύπου κ.λπ. - μπορείτε να αυτοματοποιήσετε τη διαδικασία και να εξοικονομήσετε σημαντικό χρόνο δημιουργώντας ένα πρότυπο στο Word.
Τι είναι ένα πρότυπο;
Για όσους δεν είναι εξοικειωμένοι με τα πρότυπα, εδώ είναι μια γρήγορη εξήγηση: Ένα πρότυπο του Microsoft Word είναι ένας τύπος εγγράφου που δημιουργεί ένα αντίγραφο του εαυτού του όταν το ανοίγετε. Αυτό το αντίγραφο έχει όλο το σχεδιασμό και τη μορφοποίηση του προτύπου, όπως λογότυπα και πίνακες, αλλά μπορείτε να το τροποποιήσετε εισάγοντας περιεχόμενο χωρίς να αλλάξετε το αρχικό πρότυπο.
Μπορείτε να ανοίξετε το πρότυπο όσες φορές θέλετε και κάθε φορά που δημιουργεί ένα νέο αντίγραφο του ίδιου για ένα νέο έγγραφο. Το αρχείο που δημιουργείται αποθηκεύεται ως τυπικός τύπος αρχείου Word (π.χ. .docx).
Ένα πρότυπο του Word μπορεί να περιέχει μορφοποίηση, στυλ, κείμενο λέξεων-κλειδιών, μακροεντολές , κεφαλίδες και υποσέλιδα, καθώς και προσαρμοσμένα λεξικά , γραμμές εργαλείων και εγγραφές AutoText .
Σχεδιάζοντας ένα πρότυπο Word
Πριν δημιουργήσετε το πρότυπο του Word σας, είναι καλή ιδέα να δημιουργήσετε μια λίστα με τις λεπτομέρειες που θέλετε να συμπεριληφθούν σε αυτό. Ο χρόνος που ξοδεύετε τον προγραμματισμό θα σας εξοικονομήσει περισσότερο χρόνο μακροπρόθεσμα.
Ακολουθούν μερικές συμβουλές για το τι πρέπει να συμπεριλάβετε:
- Οποιοδήποτε κείμενο θα πρέπει σε όλα τα έγγραφα να βασίζεται στο πρότυπο.
- Μορφοποίηση όπως κολώνες, περιθώρια, στάσεις καρτελών, υποσημειώσεις, υποσημειώσεις κ.λπ.
- Οι μακροεντολές που ίσως θέλετε να χρησιμοποιήσετε, αλλά είναι συγκεκριμένες σε αυτό το έγγραφο.
- Για γράμματα, εισαγάγετε ένα πεδίο ημερομηνίας που θα ενημερώνεται αυτόματα κάθε φορά που ανοίγει το πρότυπο.
- Επίσης, για επιστολές, συμπεριλάβετε τη διεύθυνση και τα στοιχεία επικοινωνίας σας.
- Χρησιμοποιήστε πεδία ή Αυτόματο κείμενο για πληροφορίες που ενδέχεται να αλλάξουν, αλλά πάντα θα περιέχουν τον ίδιο τύπο πληροφοριών (π.χ. αριθμούς σελίδων, τίτλο εγγράφου, διαδρομή αρχείου κ.λπ.). Αυτού του είδους οι πληροφορίες είναι συχνά σε κεφαλίδες και υποσέλιδα.
- Εάν το έγγραφό σας περιέχει ενότητες με διαφορετική μορφοποίηση, μπορείτε να χρησιμοποιήσετε ένα περιγραφικό κείμενο κράτησης θέσης, όπως TITLE ή HEADING, το οποίο μπορείτε να πληκτρολογήσετε στο αντίγραφο που δημιουργήθηκε από το πρότυπο. Με αυτό τον τρόπο θα έχει τη μορφοποίηση συγκεκριμένη σε αυτή την ενότητα.
Μόλις έχετε ένα περίγραμμα του τι θέλετε, τοποθετήστε το πρωτότυπο έγγραφο σε ένα κενό έγγραφο του Word. Συμπεριλάβετε όλα τα στοιχεία που αναφέρατε και το σχέδιο που θέλετε για τα έγγραφά σας.
Αποθήκευση του νέου σας προτύπου
Αποθηκεύστε το έγγραφό σας ως πρότυπο ακολουθώντας τα παρακάτω βήματα:
Word 2003
- Κάντε κλικ στο Αρχείο στο επάνω μενού.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως ...
- Μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το πρότυπό σας. Το Word αρχίζει στην προεπιλεγμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Λάβετε υπόψη ότι τα πρότυπα που αποθηκεύονται σε τοποθεσίες διαφορετικές από την προεπιλεγμένη θέση δεν θα εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου "Πρότυπα" κατά τη δημιουργία νέων εγγράφων.
- Στο πεδίο "Όνομα αρχείου", πληκτρολογήστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα αρχείου προτύπου.
- Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" και επιλέξτε Πρότυπα εγγράφων .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .
Word 2007
- Κάντε κλικ στο κουμπί Microsoft Office επάνω αριστερά.
- Τοποθετήστε το δείκτη του ποντικιού πάνω από την επιλογή Αποθήκευση ως .... Στο δευτερεύον μενού που ανοίγει, κάντε κλικ στο Πρότυπο του Word .
- Μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το πρότυπό σας. Το Word αρχίζει στην προεπιλεγμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Λάβετε υπόψη ότι τα πρότυπα που αποθηκεύονται σε διαφορετικές θέσεις από την προεπιλεγμένη θέση δεν θα εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου "Πρότυπα".
- Στο πεδίο "Όνομα αρχείου", πληκτρολογήστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα αρχείου προτύπου.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .
Word 2010 και μεταγενέστερες εκδόσεις
- Κάντε κλικ στην καρτέλα Αρχείο.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση ως ...
- Μεταβείτε στη θέση όπου θέλετε να αποθηκεύσετε το πρότυπό σας. Το Word αρχίζει στην προεπιλεγμένη τοποθεσία αποθήκευσης για πρότυπα. Λάβετε υπόψη ότι τα πρότυπα που αποθηκεύονται σε τοποθεσίες διαφορετικές από την προεπιλεγμένη θέση δεν θα εμφανίζονται στο πλαίσιο διαλόγου "Πρότυπα" κατά τη δημιουργία νέων εγγράφων.
- Στο πεδίο "Όνομα αρχείου", πληκτρολογήστε ένα αναγνωρίσιμο όνομα αρχείου προτύπου.
- Κάντε κλικ στην αναπτυσσόμενη λίστα "Αποθήκευση ως τύπος" και επιλέξτε Πρότυπα εγγράφων .
- Κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση .
Το έγγραφό σας αποθηκεύεται τώρα ως πρότυπο με την επέκταση αρχείου .dot ή .dotx που μπορεί να χρησιμοποιηθεί για την παραγωγή νέων εγγράφων που βασίζονται σε αυτό.