Για πολλούς χρήστες του Word, ο όρος "macro" προκαλεί φόβο στις καρδιές τους, κυρίως επειδή δεν κατανοούν πλήρως τις μακροεντολές του Word και πιθανότατα δεν έχουν δημιουργήσει ποτέ τη δική τους. Με απλά λόγια, μια μακροεντολή είναι μια σειρά εντολών που καταγράφονται έτσι ώστε να μπορούν να αναπαραχθούν ή να εκτελεστούν αργότερα. Ευτυχώς, η δημιουργία και λειτουργία μακροεντολών δεν είναι πάρα πολύ δύσκολη, και η προκύπτουσα αποτελεσματικότητα αξίζει πολύ το χρόνο που ξοδεύουμε να μάθουμε να τις χρησιμοποιούμε. Συνεχίστε να διαβάζετε για να μάθετε πώς να εργάζεστε με τις μακροεντολές στο Word 2003 . Ή, μάθετε πώς μπορείτε να καταγράψετε μακροεντολές στο Word 2007 . Υπάρχουν δύο διαφορετικοί τρόποι δημιουργίας μακροεντολών του Word: Ο πρώτος και ευκολότερος τρόπος είναι να χρησιμοποιήσετε τη μακροεντολή. ο δεύτερος τρόπος είναι η χρήση του VBA ή της Visual Basic for Applications. Επιπλέον, οι μακροεντολές του Word μπορούν να επεξεργαστούν χρησιμοποιώντας το VBE ή το Visual Basic Editor. Η Visual Basic και ο Επεξεργαστής Visual Basic θα εξεταστούν σε επόμενα σεμινάρια. |
- Στο μενού Εργαλεία (Tools) , κάντε κλικ στην εντολή Μακροεντολή
- Κάντε κλικ στην επιλογή Μακροεντολές ... από το υπομενού. μπορείτε επίσης να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο συντόμευσης Alt + F8 για να αποκτήσετε πρόσβαση στις μακροεντολές κουτί διαλόγου.
- Στο αναπτυσσόμενο μενού δίπλα στην ετικέτα "Μακροεντολές σε", επιλέξτε Εντολές Word .
- Θα εμφανιστεί μια αλφαβητική λίστα των ονομάτων εντολών. Εάν επισημάνετε ένα όνομα, μια περιγραφή της εντολής θα εμφανιστεί στο κάτω μέρος της θυρίδας, κάτω από την ετικέτα "Περιγραφή".
Εάν η εντολή που θέλετε να δημιουργήσετε υπάρχει ήδη, δεν πρέπει να δημιουργήσετε τη δική σας μακροεντολή του Word για αυτό. Εάν δεν υπάρχει, θα πρέπει να προχωρήσετε στην επόμενη σελίδα που καλύπτει το σχεδιασμό της μακροεντολής του Word.
Πώς να δημιουργήσετε αποτελεσματικές μακροεντολές λέξεων
Το πιο σημαντικό βήμα στη δημιουργία αποτελεσματικών μακροεντολών του Word είναι ο προσεκτικός σχεδιασμός. Ενώ μπορεί να φαίνεται λίγο προφανές, θα πρέπει να έχετε μια σαφή ιδέα για το τι θέλετε να εκτελέσει η μακροεντολή του Word, πώς θα διευκολύνει τη μελλοντική εργασία σας και τις συνθήκες υπό τις οποίες σκοπεύετε να τη χρησιμοποιήσετε.
Διαφορετικά, μπορεί να καταλήξετε να ξοδέψετε χρόνο δημιουργώντας μια αναποτελεσματική μακροεντολή που δεν θα χρησιμοποιήσετε.
Μόλις έχετε αυτά τα πράγματα στο μυαλό σας, είναι καιρός να σχεδιάσετε τα πραγματικά βήματα. Αυτό είναι σημαντικό επειδή ο καταγραφέας θα θυμάται κυριολεκτικά όλα όσα κάνετε και θα το συμπεριλάβετε στη μακροεντολή. Για παράδειγμα, εάν πληκτρολογήσετε κάτι και στη συνέχεια διαγράψετε, κάθε φορά που θα εκτελέσετε τη μακροεντολή, το Word θα κάνει την ίδια καταχώρηση και στη συνέχεια θα την διαγράψει.
Μπορείτε να δείτε πώς αυτό θα κάνει για μια ελαστική και αναποτελεσματική μακροεντολή.
Όταν σχεδιάζετε τις μακροεντολές σας, πρέπει να λάβετε υπόψη σας ορισμένα πράγματα:
- Σχεδιάστε τις εντολές και τη σειρά με την οποία θέλετε να εκτελέσει η μακροεντολή.
- Γνωρίστε τα πλήκτρα συντόμευσης για τις εντολές που σκοπεύετε να χρησιμοποιήσετε. Αυτό είναι ιδιαίτερα σημαντικό για τη ναυσιπλοΐα. δεν θα μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το ποντίκι για πλοήγηση στην περιοχή του εγγράφου όταν εκτελείτε τη συσκευή εγγραφής. Επιπλέον, θα δημιουργήσετε μια πιο έξυπνη μακροεντολή αν χρησιμοποιείτε ένα πλήκτρο συντόμευσης και όχι τα πλήκτρα βέλους, καθώς θα συμπεριλαμβάνεται κάθε πληκτρολόγηση.
- Σχεδιάστε μηνύματα που ενδέχεται να εμφανίσει το Word και αυτό θα σταματήσει τη μακροεντολή.
- Χρησιμοποιήστε όσο το δυνατόν λιγότερα βήματα για να διατηρήσετε την άκαμπτη μακροεντολή.
- Πραγματοποιήστε τουλάχιστον μία δοκιμαστική λειτουργία πριν ξεκινήσετε την εγγραφή.
Αφού προγραμματίσετε τη μακροεντολή του Word και πραγματοποιήσετε μια διαδρομή, είστε έτοιμοι να την καταγράψετε.
Εάν έχετε προγραμματίσει προσεκτικά τη μακροεντολή σας, η εγγραφή για μακροχρόνια χρήση θα είναι το πιο εύκολο κομμάτι της διαδικασίας. Είναι τόσο εύκολο, στην πραγματικότητα, ότι η μόνη διαφορά μεταξύ της δημιουργίας μιας μακροεντολής και της εργασίας στο έγγραφο είναι ότι πρέπει να πατήσετε μερικά επιπλέον κουμπιά και να κάνετε μερικές επιλογές στα παράθυρα διαλόγου.
Ρύθμιση εγγραφής μακροεντολών σας
Πρώτα, κάντε κλικ στο Εργαλεία στο μενού και στη συνέχεια κάντε κλικ στην επιλογή Record New Macro ... για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Εγγραφή μακροεντολής.
Στο πλαίσιο κάτω από το "Όνομα μακροεντολής" πληκτρολογήστε ένα μοναδικό όνομα. Τα ονόματα μπορούν να περιέχουν έως και 80 γράμματα ή αριθμούς (χωρίς σύμβολα ή κενά) και πρέπει να ξεκινούν με ένα γράμμα. Συνιστάται να εισαγάγετε μια περιγραφή των ενεργειών που εκτελεί η μακροεντολή στο πλαίσιο Περιγραφή. Το όνομα που αντιστοιχίζετε στη μακροεντολή πρέπει να είναι αρκετά μοναδικό ώστε να θυμάστε τι κάνει χωρίς να χρειάζεται να αναφερθεί στην περιγραφή.
Μόλις ονομάσετε τη μακροεντολή σας και καταχωρίσετε μια περιγραφή, επιλέξτε εάν θέλετε η μακροεντολή να είναι διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφα ή μόνο στο τρέχον έγγραφο. Από προεπιλογή, το Word καθιστά τη μακροεντολή διαθέσιμη σε όλα τα έγγραφά σας και πιθανότατα θα διαπιστώσετε ότι αυτό είναι πιο λογικό.
Ωστόσο, εάν επιλέξετε να περιορίσετε τη διαθεσιμότητα της εντολής, απλώς επισημάνετε το όνομα του εγγράφου στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο κάτω από την ετικέτα "Store Macro in".
Όταν έχετε εισαγάγει τις πληροφορίες για τη μακροεντολή, κάντε κλικ στο OK . Η Γραμμή εργαλείων μακρογραφιών εγγραφής θα εμφανιστεί στην επάνω αριστερή γωνία της οθόνης.
Καταγράψτε τη μακροεντολή σας
Ο δείκτης του ποντικιού θα έχει τώρα ένα μικρό εικονίδιο που μοιάζει με κασέτα δίπλα του, υποδεικνύοντας ότι το Word καταγράφει τις ενέργειές σας. Τώρα μπορείτε να ακολουθήσετε τα βήματα που ορίσατε στο στάδιο του σχεδιασμού. Μόλις τελειώσετε, πατήστε το κουμπί Διακοπή (είναι το μπλε τετράγωνο στα αριστερά).
Εάν, για οποιονδήποτε λόγο, χρειαστεί να θέσετε σε παύση την εγγραφή, κάντε κλικ στο κουμπί Pause Recording / Resume Recorder (είναι το ένα στα δεξιά). Για να συνεχίσετε την εγγραφή, κάντε κλικ ξανά.
Μόλις πατήσετε το κουμπί Stop , η μακροεντολή του Word είναι έτοιμη για χρήση.
Δοκιμάστε τη μακροεντολή σας
Για να εκτελέσετε τη μακροεντολή σας, χρησιμοποιήστε το πλήκτρο συντόμευσης Alt + F8 για να εμφανιστεί το παράθυρο διαλόγου "Μακροεντολές". Επισημάνετε τη μακροεντολή σας στη λίστα και, στη συνέχεια, κάντε κλικ στην επιλογή Εκτέλεση . Εάν δεν βλέπετε τη μακροεντολή σας, βεβαιωθείτε ότι η σωστή θέση βρίσκεται στο πλαίσιο δίπλα στην ετικέτα "Μακροεντολές σε".
Ο σκοπός πίσω από τη δημιουργία μακροεντολών στο Word είναι να επιταχύνετε την εργασία σας θέτοντας επαναλαμβανόμενα καθήκοντα και σύνθετες ακολουθίες εντολών στα χέρια σας. Αυτό που θα μπορούσε να πάρει κυριολεκτικά ώρες για να κάνετε χειροκίνητα διαρκεί μόνο μερικά δευτερόλεπτα με το πάτημα ενός κουμπιού.
Φυσικά, εάν έχετε δημιουργήσει πολλές μακροεντολές, η αναζήτηση μέσα από το παράθυρο διαλόγου " Μακροεντολές " θα φάει πολύ χρόνο που αποθηκεύετε. Αν όμως αντιστοιχίσετε τις μακροεντολές σας με ένα πλήκτρο συντόμευσης, μπορείτε να παρακάμψετε το παράθυρο διαλόγου και να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή σας απευθείας από το πληκτρολόγιο - με τον ίδιο τρόπο που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε τα πλήκτρα συντόμευσης για να αποκτήσετε πρόσβαση σε άλλες εντολές στο Word.
Δημιουργία συντομεύσεων πληκτρολογίου για μακροεντολές
- Από το μενού Εργαλεία , επιλέξτε Προσαρμογή ...
- Στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή (Customize), κάντε κλικ στην επιλογή Πληκτρολόγιο .
- Θα ανοίξει το πλαίσιο διαλόγου "Προσαρμογή πληκτρολογίου".
- Στο πλαίσιο κύλισης κάτω από την ετικέτα "Κατηγορίες", επιλέξτε Μακροεντολές.
- Στο πλαίσιο κύλισης μακροεντολών, εντοπίστε το όνομα της μακροεντολής στην οποία θέλετε να αντιστοιχίσετε το πλήκτρο συντόμευσης.
- Εάν η μακροεντολή έχει αυτή τη στιγμή πληκτρολογημένο σε αυτήν, το πληκτρολόγιο θα εμφανιστεί στο πλαίσιο κάτω από την ετικέτα "Τρέχοντα κλειδιά".
- Αν δεν έχει οριστεί πλήκτρο συντόμευσης στη μακροεντολή ή αν θέλετε να δημιουργήσετε ένα δεύτερο πλήκτρο συντόμευσης για τη μακροεντολή σας, κάντε κλικ στο πλαίσιο κάτω από την ετικέτα "Πατήστε το νέο πλήκτρο συντόμευσης".
- Πληκτρολογήστε το πληκτρολόγιο που θέλετε να χρησιμοποιήσετε για να αποκτήσετε πρόσβαση στη μακροεντολή σας. (Εάν το πλήκτρο συντόμευσης έχει ήδη αντιστοιχιστεί σε μια εντολή, θα εμφανιστεί ένα μήνυμα κάτω από το πλαίσιο "Τρέχοντα κλειδιά" που αναφέρει το "Currently assigned to" και ακολουθεί το όνομα της εντολής. μια νέα πληκτρολόγηση).
- Στο αναπτυσσόμενο πλαίσιο δίπλα στην ετικέτα "Αποθήκευση αλλαγών" επιλέξτε Κανονική για να εφαρμόσετε την αλλαγή σε όλα τα έγγραφα που δημιουργούνται στο Word. Για να χρησιμοποιήσετε το πλήκτρο συντόμευσης μόνο στο τρέχον έγγραφο, επιλέξτε το όνομα του εγγράφου από τη λίστα.
- Κάντε κλικ στην επιλογή Εκχώρηση .
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο .
- Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο (Close) στο παράθυρο διαλόγου Προσαρμογή