Τρόπος χρήσης του Ελέγχου έκδοσης του Microsoft Word 2003

Ο έλεγχος έκδοσης του Word 2003 είναι χρήσιμος, αλλά δεν υποστηρίζεται πλέον

Το Microsoft Word 2003 παρέχει έναν επίσημο τρόπο υλοποίησης εκδόσεων για τη δημιουργία εγγράφων. Η δυνατότητα ελέγχου του Word 2003 σας επιτρέπει να διατηρείτε πιο εύκολα και αποτελεσματικά παλιότερες εκδόσεις των εγγράφων σας.

Αποθήκευση εγγράφων με διαφορετικά ονόματα αρχείων

Ίσως έχετε χρησιμοποιήσει τη μέθοδο αποθήκευσης των εκδόσεων του εγγράφου σας σταδιακά με διαφορετικά ονόματα αρχείων. Υπάρχουν όμως μειονεκτήματα αυτής της προσέγγισης. Μπορεί να γίνει δύσκολη η διαχείριση όλων των αρχείων, γι 'αυτό απαιτείται επιμέλεια και προγραμματισμός. Αυτή η μέθοδος χρησιμοποιεί επίσης ένα σημαντικό ποσό χώρου αποθήκευσης, καθώς κάθε μεμονωμένο αρχείο περιέχει ολόκληρο το έγγραφο.

Εκδόσεις στο Word 2003

Υπάρχει μια καλύτερη μέθοδος ελέγχου της έκδοσης του Word που αποφεύγει αυτά τα μειονεκτήματα ενώ ταυτόχρονα σας επιτρέπει να διατηρείτε τα σχέδια του έργου σας. Η λειτουργία "Εκδόσεις" του Word σας επιτρέπει να διατηρείτε προηγούμενες επαναλήψεις της εργασίας σας στο ίδιο αρχείο με το τρέχον σας έγγραφο. Αυτό σας εξοικονομεί χρόνο για να διαχειριστείτε πολλαπλά αρχεία ενώ ταυτόχρονα εξοικονομείτε χώρο αποθήκευσης. Δεν θα έχετε πολλά αρχεία και, επειδή αποθηκεύει μόνο τις διαφορές μεταξύ των σχεδίων, εξοικονομεί μέρος του χώρου στο δίσκο που χρειάζονται πολλές εκδόσεις.

Υπάρχουν δύο τρόποι χρήσης της έκδοσης του Word 2003 για το έγγραφό σας:

• Αποθηκεύστε μια έκδοση με μη αυτόματο τρόπο ανά πάσα στιγμή.
• Έχετε το Word να αποθηκεύσει αυτόματα μια έκδοση του εγγράφου σας όταν το κλείσετε.

Για να αποθηκεύσετε μια έκδοση χειροκίνητα, βεβαιωθείτε ότι το έγγραφο είναι ανοιχτό:

1. Κάντε κλικ Αρχείο στο επάνω μενού.
2. Κάντε κλικ στις εκδόσεις ...
3. Στο παράθυρο διαλόγου "Εκδόσεις", κάντε κλικ στην επιλογή Αποθήκευση τώρα ... Εμφανίζεται το παράθυρο διαλόγου Αποθήκευση έκδοσης.
4. Καταχωρίστε τα σχόλια που θέλετε να συμπεριληφθούν σε αυτήν την έκδοση.
5. Όταν ολοκληρώσετε την εισαγωγή σχολίων, κάντε κλικ στο OK .

Η έκδοση του εγγράφου αποθηκεύεται. Την επόμενη φορά που θα αποθηκεύσετε μια έκδοση, θα εμφανιστούν οι προηγούμενες εκδόσεις που έχετε αποθηκεύσει στο παράθυρο διαλόγου "Εκδόσεις".

Αυτόματη αποθήκευση εκδόσεων

Μπορείτε να ρυθμίσετε το Word 2003 να αποθηκεύει αυτόματα τις εκδόσεις όταν κλείνετε έγγραφα ακολουθώντας τα εξής βήματα:

1. Κάντε κλικ Αρχείο στο επάνω μενού.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκδόσεις ... Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Εκδόσεις".
3. Επιλέξτε το πλαίσιο με τίτλο "Αυτόματη αποθήκευση μιας έκδοσης στο κλείσιμο".
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο .

Σημείωση: Η λειτουργία εκδόσεων δεν λειτουργεί με ιστοσελίδες που έχουν δημιουργηθεί στο Word.

Προβολή και διαγραφή εκδόσεων εγγράφων

Όταν αποθηκεύετε εκδόσεις του εγγράφου σας, μπορείτε να αποκτήσετε πρόσβαση σε αυτές τις εκδόσεις, να διαγράψετε οποιεσδήποτε από αυτές και να επαναφέρετε μια έκδοση του εγγράφου σας σε ένα νέο αρχείο.

Για να προβάλετε μια έκδοση του εγγράφου σας:

1. Κάντε κλικ Αρχείο στο επάνω μενού.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκδόσεις ... Αυτό ανοίγει το παράθυρο διαλόγου "Εκδόσεις".
3. Επιλέξτε την έκδοση που θέλετε να ανοίξετε.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Άνοιγμα .

Η επιλεγμένη έκδοση του εγγράφου θα ανοίξει σε ένα νέο παράθυρο. Μπορείτε να μετακινηθείτε στο έγγραφο σας και να αλληλεπιδράσετε με αυτό όπως θα κάνατε ένα κανονικό έγγραφο.

Παρόλο που μπορείτε να κάνετε αλλαγές σε μια προηγούμενη έκδοση ενός εγγράφου, είναι σημαντικό να σημειώσετε ότι η έκδοση που είναι αποθηκευμένη στο τρέχον έγγραφο δεν μπορεί να τροποποιηθεί. Οποιεσδήποτε αλλαγές σε μια προηγούμενη έκδοση δημιουργούν ένα νέο έγγραφο και απαιτεί ένα νέο όνομα αρχείου.

Για να διαγράψετε μια έκδοση εγγράφου:

1. Κάντε κλικ Αρχείο στο επάνω μενού.
2. Κάντε κλικ στην επιλογή Εκδόσεις ... για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου "Εκδόσεις".
3. Επιλέξτε την έκδοση που θέλετε να διαγράψετε.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί διαγραφής .
5. Στο παράθυρο διαλόγου επιβεβαίωσης, κάντε κλικ στο κουμπί Ναι (Yes) εάν είστε βέβαιοι ότι θέλετε να διαγράψετε την έκδοση.
6. Κάντε κλικ στο κουμπί Κλείσιμο .

Η διαγραφή προηγούμενων εκδόσεων του εγγράφου σας είναι σημαντική εάν σκοπεύετε να το διανείμετε ή να το μοιραστείτε με άλλους χρήστες. Το αρχικό αρχείο έκδοσης περιλαμβάνει όλες τις προηγούμενες εκδόσεις και γι 'αυτό οι άλλοι θα έχουν πρόσβαση σε αυτό το αρχείο.

Έκδοση που δεν υποστηρίζεται πλέον σε μεταγενέστερες εκδόσεις του Word

Αυτή η δυνατότητα εκδόσεων δεν είναι διαθέσιμη σε μεταγενέστερες εκδόσεις του Microsoft Word, ξεκινώντας από το Word 2007.

Επίσης, να γνωρίζετε τι συμβαίνει εάν ανοίξετε ένα αρχείο ελεγχόμενης έκδοσης σε μεταγενέστερες εκδόσεις του Word:

Από τον ιστότοπο υποστήριξης της Microsoft:

"Εάν αποθηκεύσετε ένα έγγραφο που περιέχει έκδοση σε μορφή αρχείου Microsoft Office Word 97-2003 και στη συνέχεια το ανοίξετε στο Office Word 2007, θα χάσετε την πρόσβαση στις εκδόσεις.

"ΣΗΜΑΝΤΙΚΟ: Εάν ανοίξετε το έγγραφο στο Office Word 2007 και αποθηκεύσετε το έγγραφο σε μορφές αρχείων Word 97-2003 ή Office Word 2007, θα χάσετε οριστικά όλες τις εκδόσεις".