Επικόλληση συνδέσμων για δεδομένα, διαγράμματα και τύπους σε Excel, Word, PowerPoint

01 από 02

Επικόλληση συνδέσεων μεταξύ αρχείων Excel και Word

Επισκόπηση συνδέσεων επικόλλησης

Εκτός από την απλή αντιγραφή και επικόλληση δεδομένων από ένα αρχείο Excel σε άλλο ή σε ένα αρχείο Microsoft Word, μπορείτε επίσης να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ δύο αρχείων ή βιβλίων εργασίας που θα ενημερώσουν τα αντιγραμμένα δεδομένα στο δεύτερο αρχείο εάν αλλάξουν τα αρχικά δεδομένα.

Είναι επίσης δυνατό να δημιουργήσετε μια σύνδεση μεταξύ ενός πίνακα που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel και μια διαφάνεια PowerPoint ή έγγραφο του Word.

Ένα παράδειγμα εμφανίζεται στην παραπάνω εικόνα, όπου τα δεδομένα από ένα αρχείο Excel έχουν συνδεθεί με ένα έγγραφο του Word που θα μπορούσε να χρησιμοποιηθεί σε μια αναφορά.

Στο παράδειγμα, τα δεδομένα επικολλώνται στο έγγραφο ως πίνακας, ο οποίος στη συνέχεια μπορεί να μορφοποιηθεί χρησιμοποιώντας όλες τις δυνατότητες μορφοποίησης του Word.

Αυτός ο σύνδεσμος δημιουργείται χρησιμοποιώντας την επιλογή συνδέσμου επικόλλησης . Για τις λειτουργίες σύνδεσης παστών, το αρχείο που περιέχει τα αρχικά δεδομένα είναι γνωστό ως αρχείο προέλευσης και το δεύτερο αρχείο ή βιβλίο εργασίας που περιέχει τον τύπο συνδέσμου είναι το αρχείο προορισμού .

Συνδέοντας μεμονωμένα κελιά στο Excel με μια φόρμουλα

Μπορούν επίσης να δημιουργηθούν συνδέσεις μεταξύ μεμονωμένων κελιών σε ξεχωριστά βιβλία εργασίας του Excel χρησιμοποιώντας έναν τύπο. Αυτή η μέθοδος μπορεί να χρησιμοποιηθεί για τη δημιουργία ζωντανού συνδέσμου για τύπους ή δεδομένα, αλλά λειτουργεί μόνο για μεμονωμένα κελιά.

1. Κάντε κλικ στο κελί στο βιβλίο εργασίας προορισμού όπου θα εμφανιστούν τα δεδομένα.
2. Πατήστε το σύμβολο ίσου σημείου ( = ) στο πληκτρολόγιο για να ξεκινήσετε τον τύπο.
3. Μεταβείτε στο βιβλίο εργασίας προέλευσης , κάντε κλικ στο κελί που περιέχει τα δεδομένα που πρόκειται να συνδεθούν.
4. Πατήστε το πλήκτρο Enter στο πληκτρολόγιο - το Excel πρέπει να μεταβεί στο αρχείο προορισμού με τα συνδεδεμένα δεδομένα να εμφανίζονται στο επιλεγμένο κελί.
5. Το clinking στα συνδεδεμένα δεδομένα θα εμφανίσει τον τύπο συνδέσμου - όπως = [Book1] Sheet1! $ A $ 1 στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας .

Σημείωση : τα σύμβολα του δολαρίου στην αναφορά κυψέλης - $ A $ 1 - δείχνουν ότι είναι μια απόλυτη αναφορά κυψελών.

Επικόλληση επιλογών συνδέσμου σε Word και Excel

Κατά την επικόλληση ενός συνδέσμου για δεδομένα, το Word σάς επιτρέπει να επιλέξετε αν θα μορφοποιηθούν τα συνδεδεμένα δεδομένα χρησιμοποιώντας τις τρέχουσες ρυθμίσεις για τα αρχεία προέλευσης ή προορισμού. Το Excel δεν προσφέρει αυτές τις επιλογές, απλώς εφαρμόζει αυτόματα τις τρέχουσες ρυθμίσεις μορφοποίησης στο αρχείο προορισμού.

Σύνδεση δεδομένων μεταξύ Word και Excel

1. Ανοίξτε το βιβλίο εργασίας του Excel που περιέχει τα δεδομένα που θέλετε να συνδέσετε (το αρχείο προέλευσης )
2. Ανοίξτε το αρχείο προορισμού - είτε ένα βιβλίο εργασίας του Excel είτε ένα έγγραφο του Word.
3. Στο αρχείο προέλευσης επισημαίνονται τα δεδομένα που πρόκειται να αντιγραφούν.
4. Στο αρχείο προέλευσης , κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας - τα επιλεγμένα δεδομένα θα περιβληθούν από τα Μυρμήγκια Μάρτιος.
5. Στο αρχείο προορισμού , κάντε κλικ με το δείκτη του ποντικιού στη θέση όπου θα εμφανιστούν τα συνδεδεμένα δεδομένα - στο Excel κάντε κλικ στο κελί που θα βρίσκεται στην επάνω αριστερή γωνία των επικολλημένων δεδομένων.
6. Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, κάντε κλικ στο μικρό βέλος στο κάτω μέρος του κουμπιού Επικόλληση στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας για να ανοίξετε το αναπτυσσόμενο μενού Επιλογές επικόλλησης
7. Ανάλογα με το πρόγραμμα προορισμού, οι επιλογές συνδέσμου επικόλλησης θα διαφέρουν:
   • Για το Word, ο σύνδεσμος επικόλλησης βρίσκεται κάτω από το Επιλογές επικόλλησης στο μενού.
   • Για το Excel, ο σύνδεσμος επικόλλησης βρίσκεται κάτω από το μενού Άλλες επιλογές επικόλλησης .
8. Επιλέξτε την κατάλληλη επιλογή επικόλλησης σύνδεσης .
9. Τα συνδεδεμένα δεδομένα θα πρέπει να εμφανίζονται στο αρχείο προορισμού .

Σημειώσεις :

• Εάν και τα δύο αρχεία είναι ανοιχτά όταν ενημερώνονται τα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης , το αρχείο προορισμού πρέπει να ενημερωθεί αμέσως.
• Εάν το αρχείο προορισμού είναι κλειστό όταν αλλάξουν τα δεδομένα προέλευσης, τα δεδομένα στα κελιά προορισμού θα ενημερωθούν την επόμενη φορά που θα ανοίξει το αρχείο.
• Εάν το αρχείο προέλευσης είναι κλειστό όταν ανοίξει το αρχείο προορισμού, μπορεί να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης που υποδεικνύει ότι το έγγραφο περιέχει συνδέσμους σε εξωτερικά αρχεία και σας ζητά να ενημερώσετε / να μην ενημερώσετε τους συνδέσμους.

Προβολή της φόρμουλας σύνδεσης στο Excel

Ο τρόπος με τον οποίο εμφανίζεται ο τύπος συνδέσμου ποικίλλει ελαφρά μεταξύ του Excel 2007 και των νεώτερων εκδόσεων του προγράμματος.

• Στο Excel 2010 και σε νεότερες εκδόσεις του προγράμματος, αν κάνετε κλικ στα συνδεδεμένα δεδομένα στο αρχείο προορισμού, ένας τύπος όπως = [Book1] Sheet1! A1 εμφανίζεται στη γραμμή τύπων πάνω από το φύλλο εργασίας.
• Στο Excel 2007, ο τύπος σύνδεσης εμφανίζεται ως εξής: {= Excel.Sheet.12 | Book1! '! Sheet1! R1C1'} στη γραμμή τύπων.

Σημειώσεις:

• Στον τύπο του 2007, η απόλυτη αναφορά κυψέλης γράφεται στο στυλ R1C1 - το οποίο αντιστοιχεί στη στήλη 1 της σειράς 1 και το οποίο είναι ισοδύναμο με το συνηθέστερο στυλ αναφοράς κυττάρων SAS1
• Και στους δύο τύπους, το Βιβλίο1 δηλώνει το όνομα του αρχείου προέλευσης

Προβολή πληροφοριών σύνδεσης σε MS Word

Για να προβάλετε πληροφορίες σχετικά με τα συνδεδεμένα δεδομένα - όπως το αρχείο προέλευσης, τα συνδεδεμένα δεδομένα και τη μέθοδο ενημέρωσης:

1. Κάντε δεξί κλικ στα συνδεδεμένα δεδομένα για να ανοίξετε το μενού περιβάλλοντος.
2. Επιλέξτε το Linked Object Worksheet> Links ... για να ανοίξετε το παράθυρο διαλόγου Links στο Word.
3. Εάν υπάρχουν περισσότερες από μία συνδέσεις στο τρέχον έγγραφο, όλοι οι σύνδεσμοι θα εμφανιστούν στο παράθυρο στο επάνω μέρος του παραθύρου διαλόγου.
4. Κάνοντας κλικ σε ένα σύνδεσμο θα εμφανιστούν πληροφορίες σχετικά με αυτόν το σύνδεσμο κάτω από το παράθυρο στο παράθυρο διαλόγου.

02 του 02

Επικολλήστε μια σύνδεση μεταξύ των διαγραμμάτων στο Excel και στο PowerPoint

Σύνδεση διαγραμμάτων με το σύνδεσμο επικόλλησης σε PowerPoint και Word

Όπως αναφέρθηκε, εκτός από τη δημιουργία συνδέσμου για δεδομένα κειμένου ή τύπους, είναι επίσης δυνατή η χρήση συνδέσμου επικόλλησης για τη σύνδεση πίνακα που βρίσκεται σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel με ένα αντίγραφο σε ένα δεύτερο βιβλίο εργασίας ή σε ένα αρχείο MS PowerPoint ή Word.

Μόλις συνδεθούν, οι αλλαγές στα δεδομένα στο αρχείο προέλευσης αντικατοπτρίζονται τόσο στον αρχικό χάρτη όσο και στο αντίγραφο που βρίσκεται στο αρχείο προορισμού .

Επιλογή μορφοποίησης προέλευσης ή προορισμού

Όταν επικολλάτε μια σύνδεση μεταξύ διαγραμμάτων, το PowerPoint, το Word και το Excel σάς επιτρέπουν να επιλέξετε αν θα διαμορφωθεί το συνδεδεμένο γράφημα χρησιμοποιώντας το τρέχον θέμα μορφοποίησης είτε για τα αρχεία προέλευσης είτε για τα αρχεία προορισμού.

Σύνδεση διαγραμμάτων σε Excel και PowerPoint

Όπως φαίνεται στην παραπάνω εικόνα, αυτό το παράδειγμα δημιουργεί μια σύνδεση μεταξύ ενός γραφήματος σε ένα βιβλίο εργασίας του Excel - το αρχείο προέλευσης και μια διαφάνεια σε μια παρουσίαση του PowerPoint - το αρχείο προορισμού .

1. Ανοίξτε ένα βιβλίο εργασίας που περιέχει το γράφημα που πρόκειται να αντιγραφεί.
2. Ανοίξτε το αρχείο παρουσίασης προορισμού.
3. Στο βιβλίο εργασίας του Excel, κάντε κλικ στο διάγραμμα για να το επιλέξετε.
4. Κάντε κλικ στο κουμπί Αντιγραφή στην καρτέλα Αρχική σελίδα της κορδέλας στο Excel.
5. Κάντε κλικ στη διαφάνεια στο PowerPoint όπου θα εμφανιστεί το συνδεδεμένο γράφημα.
6. Στο PowerPoint, κάντε κλικ στο μικρό βέλος στο κάτω μέρος του κουμπιού επικόλλησης - όπως φαίνεται στην εικόνα - για να ανοίξετε την αναπτυσσόμενη λίστα.
7. Κάντε κλικ στο εικονίδιο " Χρήση προορισμού" ή " Διατήρηση μορφοποίησης πηγής" στην αναπτυσσόμενη λίστα για να επικολλήσετε το συνδεδεμένο γράφημα στο PowerPoint.

Σημειώσεις:

• Εάν τα δύο αρχεία που περιέχουν τα συνδεδεμένα διαγράμματα είναι ανοιχτά, οι αλλαγές στα δεδομένα προέλευσης πρέπει να ενημερώνονται αμέσως και στα δύο διαγράμματα.
  
• Όταν ανοίγετε μια παρουσίαση του PowerPoint που περιέχει συνδεδεμένα δεδομένα, μπορεί να ανοίξει ένα πλαίσιο ειδοποίησης που υποδεικνύει πιθανή ανησυχία ασφαλείας και να σας ρωτάει αν θέλετε να ενημερώσετε τα συνδεδεμένα δεδομένα.