Εάν είστε σαν τους περισσότερους χρήστες, πιθανότατα δεν ξοδεύετε πολύ χρόνο να σκεφτείτε τι να ονομάσετε τα έγγραφά σας όταν τα αποθηκεύετε. Δυστυχώς, αυτό μπορεί να δυσκολέψει την εύρεση του αρχείου που θέλετε χωρίς λίγη αναζήτηση - ίσως χρειαστεί να ανοίξετε αρκετά διαφορετικά αρχεία για να βρείτε αυτό που θέλετε.
Η ανάπτυξη ενός συστήματος ονομασίας για τα έγγραφά σας και η συνηθισμένη χρήση του θα σας εξοικονομήσει χρόνο και απογοήτευση όταν έρθει η ώρα να εντοπίσετε το έγγραφο που χρειάζεστε. Αντί να ψάχνετε μέσα από αμέτρητα έγγραφα με αόριστα ονόματα αρχείων, ένα σύστημα ονοματοδοσίας θα σας βοηθήσει να επιταχύνετε την αναζήτησή σας.
Το σωστό σύστημα ονομασίας
Δεν υπάρχει κανένας μοναδικός σωστός τρόπος για να ονομάσετε τα αρχεία σας και τα συστήματα ονομασίας θα διαφέρουν από χρήστη σε χρήστη. Αυτό που είναι σημαντικό είναι να βρούμε τη μέθοδο που μας έχει νόημα και να την εφαρμόζουμε με συνέπεια. Ακολουθούν μερικές συμβουλές για να ξεκινήσετε:
- Συμπεριλάβετε την ημερομηνία που συντάχθηκε το έγγραφο στο όνομα του αρχείου σας: Αυτό είναι δυνητικά ένα από τα πιο χρήσιμα στοιχεία που πρέπει να συμπεριλάβετε σε ένα όνομα αρχείου, ειδικά όταν πρόκειται για αλληλογραφία. Ακόμα κι αν δεν θυμάστε ακριβώς όταν συντάξατε ένα έγγραφο, πιθανότατα θα είστε σε θέση να περιορίσετε την αναζήτησή σας σε μια συγκεκριμένη χρονική περίοδο.
- Συμπεριλάβετε το όνομα του παραλήπτη στο όνομα του αρχείου σας: Αυτή είναι μια ιδιαίτερα πολύτιμη πρακτική όταν εργάζεστε με γράμματα, αλλά μπορεί να είναι ένα πρακτικό στοιχείο για άλλους τύπους εγγράφων, όπως συμβάσεις, σημειώματα ή ακόμα και σημειώσεις.
- Υποδείξτε τον τύπο εγγράφου που είναι το αρχείο: Και πάλι, αυτό θα φαίνεται σαν ένα δεδομένο για κάποιους χρήστες και αυτό συμβαίνει γιατί είναι ένα τόσο σημαντικό μέρος ενός ονόματος αρχείου. Αν ψάχνετε για μια επιστολή που γράψατε, μπορείτε να εξαλείψετε ένα αρχείο που έχει "συμβόλαιο" ή "σημειώσεις" στο όνομα.
- Δώστε προσοχή στο πώς παραγγέλνετε τα στοιχεία του ονόματος αρχείου: Ενώ αυτό μπορεί να μην σας βοηθήσει να διαφοροποιήσετε τα αρχεία σας, θα σας βοηθήσει να τα παραγγείλετε όταν ψάχνετε. Χρησιμοποιώντας τα στοιχεία ελέγχου διαλογής στο παράθυρο διαλόγου Άνοιγμα (Open) στο Word ή στην Εξερεύνηση των Windows (Windows Explorer), μπορείτε να ταξινομήσετε τα αρχεία σας αλφαβητικά (ή αριθμητικά) έτσι ώστε να ταξινομούνται κατά τον πρώτο χαρακτήρα στο όνομα του αρχείου.
Αυτό δεν είναι μια εξαντλητική λίστα συμβουλών για την ονομασία αρχείων, αλλά είναι ένα καλό μέρος για να ξεκινήσετε. Μόλις ξεκινήσετε μια πρακτική ονοματοδοσίας των αρχείων σας με συνεπή τρόπο, θα αναπτύξετε ένα σύστημα που λειτουργεί καλύτερα για σας - και πιθανόν να βρείτε μερικά κόλπα δικά σας.