Υπάρχουν πολλές εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου εκεί έξω και δεν είναι απαραίτητα το ίδιο. Αν θέλετε το μήνυμά σας να ανοίξει και να διαβάσει, πρέπει να χρησιμοποιήσετε μια μορφή μηνύματος που υποστηρίζει η εφαρμογή του παραλήπτη σας. Το Microsoft Outlook διαθέτει 3 διαφορετικές μορφές μηνυμάτων που χρειάζεστε για διαφορετικές καταστάσεις.
3 μορφές μηνυμάτων στο Outlook και πότε να χρησιμοποιήσετε το
Κάθε μορφή μηνύματος έχει διαφορετικές επιλογές, αυτή που επιλέγετε καθορίζει αν μπορείτε να προσθέσετε μορφοποιημένο κείμενο, όπως γραμματοσειρές με έντονους χαρακτήρες, έγχρωμες γραμματοσειρές και κουκκίδες και αν μπορείτε να προσθέσετε εικόνες στο σώμα μηνυμάτων. Αυτό που είναι απαραίτητο αν και επιλέγει ότι ο παραλήπτης θα είναι σε θέση να δει - είναι υπέροχο να έχουμε μορφοποίηση και εικόνες, αλλά ορισμένες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου δεν υποστηρίζουν μορφοποιημένα μηνύματα ή εικόνες.
Με το Outlook , μπορείτε να στείλετε μηνύματα σε τρεις διαφορετικές μορφές.
Απλό κείμενο
Το απλό κείμενο στέλνει μηνύματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου χρησιμοποιώντας μόνο χαρακτήρες απλού κειμένου. Όλες οι εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου υποστηρίζουν απλό κείμενο. Αυτή η μορφή είναι μεγάλη, αν δεν εξαρτάται από τυχόν φανταχτερή μορφοποίηση και διασφαλίζει τη μέγιστη συμβατότητα. Όλοι όσοι έχουν λογαριασμό ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα μπορούν να διαβάζουν το μήνυμά σας. Το απλό κείμενο δεν υποστηρίζει έντονες, πλάγιες, έγχρωμες γραμματοσειρές ή άλλη μορφοποίηση κειμένου. Δεν υποστηρίζει επίσης εικόνες που εμφανίζονται απευθείας στο σώμα μηνυμάτων, παρόλο που μπορείτε να συμπεριλάβετε τις εικόνες ως συνημμένα. Πρέπει να σημειώσετε ότι το Hubspot διαπίστωσε ότι τα μηνύματα απλού κειμένου έχουν υψηλότερο ρυθμό ανοικτής πρόσβασης και κλικ από τα μηνύματα HTML.
HTML
Το HTML σας επιτρέπει να χρησιμοποιήσετε μορφοποίηση HTML. Αυτή είναι η προεπιλεγμένη μορφή μηνύματος στο Outlook. Είναι επίσης η καλύτερη μορφή που μπορείτε να χρησιμοποιήσετε όταν θέλετε να δημιουργήσετε μηνύματα παρόμοια με τα παραδοσιακά έγγραφα, με διάφορες γραμματοσειρές, χρώματα και λίστες κουκίδων. Μπορείτε να ξεχωρίσετε το κείμενο με πλάγιους χαρακτήρες, για παράδειγμα, ή να αλλάξετε τη γραμματοσειρά. Μπορείτε ακόμη να συμπεριλάβετε εικόνες που θα εμφανιστούν εν σειρά και να χρησιμοποιήσετε άλλα εργαλεία μορφοποίησης για να κάνετε τα μηνύματά σας πιο όμορφα και ευανάγνωστα. Σήμερα, οι περισσότεροι άνθρωποι με ηλεκτρονικό ταχυδρομείο μπορούν να λαμβάνουν τα μορφοποιημένα με HTML μηνύματα πρόστιμα (αν και μερικοί προτιμούν απλό κείμενο για χάρη της αγνότητας). Από προεπιλογή, όταν επιλέξετε κάποια από τις επιλογές που επιτρέπουν τη μορφοποίηση (HTML ή εμπλουτισμένο κείμενο), το μήνυμα αποστέλλεται σε μορφή HTML. Έτσι, όταν χρησιμοποιείτε HTML, ξέρετε ότι αυτό που στέλνετε είναι αυτό που ο παραλήπτης θα δει.
Μορφή εμπλουτισμένου κειμένου (RTF)
Το εμπλουτισμένο κείμενο είναι το ιδιότυπο σχήμα μηνύματος του Outlook. Το RTF υποστηρίζει μορφοποίηση κειμένου, συμπεριλαμβανομένων σφαίρων, ευθυγράμμισης και συνδεδεμένων αντικειμένων. Το Outlook μετατρέπει αυτόματα τα μορφοποιημένα σε μορφή RTF μηνύματα σε HTML από προεπιλογή όταν τα στέλνετε σε έναν παραλήπτη του Internet έτσι ώστε να διατηρείται η μορφοποίηση του μηνύματος και να λαμβάνονται τα συνημμένα. Το Outlook διαμορφώνει επίσης αυτόματα τις αιτήσεις συνάντησης και εργασίας και τα μηνύματα με κουμπιά ψηφοφορίας έτσι ώστε αυτά τα στοιχεία να μπορούν να σταλούν ανέπαφα μέσω του Internet σε άλλους χρήστες του Outlook, ανεξάρτητα από την προεπιλεγμένη μορφή του μηνύματος. Εάν το μήνυμα που είναι συνδεδεμένο στο Internet είναι μια εργασία ή μια αίτηση σύσκεψης, πρέπει να χρησιμοποιήσετε το RTF. Το Outlook το μετατρέπει αυτόματα σε μορφή ημερολογίου Internet, μια κοινή μορφή για στοιχεία ημερολογίου Internet, έτσι ώστε άλλες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου να μπορούν να το υποστηρίξουν. Μπορείτε να χρησιμοποιήσετε το RTF κατά την αποστολή μηνυμάτων μέσα σε έναν οργανισμό που χρησιμοποιεί το Microsoft Exchange. Ωστόσο, σας συνιστούμε να χρησιμοποιήσετε τη μορφή HTML. Αυτή είναι μια μορφή Microsoft που υποστηρίζει μόνο οι ακόλουθες εφαρμογές ηλεκτρονικού ταχυδρομείου: Εκδόσεις πελάτη Microsoft Exchange εκδόσεις 4.0 και 5.0. Το Microsoft Office Outlook 2007; Το Microsoft Office Outlook 2003; Microsoft Outlook 97, 98, 2000 και 2002
Πώς να ορίσετε την προεπιλεγμένη μορφή
Ακολουθήστε τον σύνδεσμο για να μάθετε πώς να ορίσετε την προεπιλεγμένη μορφή στο Outlook.