Η τοποθέτηση της υπογραφής σας είναι ίσως το πιο εύκολο κομμάτι της σύνταξης των μηνυμάτων ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας και δεν είναι μόνο επειδή δεν υπάρχουν σαφείς κανόνες για αυτό το μέρος της εθιμοτυπίας ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.
Αποστολή τοποθεσίας υπογραφής
Βάλτε την υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου ακριβώς κάτω από το τέλος των απαντήσεων κειμένου καθώς και σε νέα μηνύματα. Κάνετε αυτό τόσο στο ηλεκτρονικό ταχυδρομείο που στέλνετε επαγγελματικά και εκείνους που πηγαίνουν στην οικογένεια και τους φίλους.
- Θεωρήστε, ωστόσο, ότι δεν χρησιμοποιείτε υπογραφή σε όλα τα ιδιωτικά μηνύματα, καθώς η ιδιωτική αλληλογραφία μπορεί να είναι πιο οικεία από τα επισημασμένα μηνύματα χρησιμοποιώντας μια εξαιρετικά δομημένη υπογραφή.
- Σε απαντήσεις, καμία υπογραφή ή συνοπτική δεν είναι επίσης καλές επιλογές. ο παραλήπτης τελικά σας γνωρίζει.
Στην πράξη, η τοποθέτηση υπογραφών μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου θα διαφέρει ανάλογα με τις προτιμήσεις που έχετε ορίσει στο πρόγραμμα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου:
- Εάν συμπεριλάβετε πρωτότυπα μηνύματα χρησιμοποιώντας εσοχή και επιλεκτική παραπομπή , η υπογραφή σας θα εμφανίζεται συνήθως στο κάτω μέρος του μηνύματος.
- Εάν παραθέτετε χαλαρά γράφοντας το μήνυμά σας πάνω από το αρχικό μήνυμα (μη κατακερματισμένο), η υπογραφή σας θα είναι συνήθως μεταξύ του μηνύματός σας και του αρχικού μηνύματος που παραθέτετε, ακριβώς πάνω από τη γραμμή "--Original Message".
Η διαφορά μεταξύ τεμπέλης παραπομπής και επιλεκτικής προσφοράς είναι συχνά συνάρτηση του πελάτη ηλεκτρονικού ταχυδρομείου που χρησιμοποιείτε ή των προτύπων του επαγγέλματός σας. Οι επαγγελματίες που αγαπούν το Linux, για παράδειγμα, συχνά στηρίζονται σε επιλεκτική παραπομπή, ενώ το Microsoft Outlook απενεργοποιεί την τετριμμένη παραπομπή.
Email λάθη τοποθέτησης υπογραφής θα πρέπει να αποφύγετε
Η τοποθέτηση της υπογραφής σας όπου δεν ανήκει είναι σχεδόν ένα μεγάλο αδίκημα κατά της εθιμοτυπίας, αλλά παρ 'όλα αυτά θα πρέπει να αποφύγετε τα κοινά λάθη τοποθέτησης για να μειώσετε τη σύγχυση.
- Υπογραφή στην κορυφή, απαντήστε στην παρακάτω γραμμή : οι αναγνώστες είναι κατάλληλοι να μην φαίνονται πολύ πέρα από κάθε υπογραφή που συναντούν. Εάν το πρόγραμμα ή η υπηρεσία ηλεκτρονικού ταχυδρομείου σας έχει ρυθμιστεί για να βάλει την υπογραφή σας πάνω από το αναφερόμενο κείμενο σε απαντήσεις και προς τα εμπρός, μην γράφετε τίποτα στο αναφερόμενο κείμενο. Οι πιθανότητες είναι ότι οι παραλήπτες θα παγιδεύσουν την κενή απάντησή σας, αλλά πιθανόν όχι αρκετό καιρό για να βρουν τις απαντήσεις σας στο αναφερόμενο τμήμα. Αντ 'αυτού, απαντήστε πάνω από την υπογραφή ή μετακινήστε την υπογραφή στο κάτω μέρος.
- Υπογραφή στο κάτω μέρος, απαντήστε όλα στην κορυφή : εάν απαντήσετε στην κορυφή, αλλά η υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου βρίσκεται στο κάτω μέρος, οι παραλήπτες είτε δεν θα δουν ποτέ την υπογραφή, είτε, εάν το δουν, η υπογραφή μπορεί να τους στείλει το κυνήγι για in-line να απαντήσουν στο κείμενο που ενδεχομένως να είχαν χάσει. Αντ 'αυτού: μετακινήστε την υπογραφή πάνω από το αναφερόμενο μέρος και κάτω από την απάντησή σας.
Υπογραφές στις Γενικές
Η υπογραφή του ηλεκτρονικού σας ταχυδρομείου δεν υπερβαίνει τις τέσσερις ή πέντε γραμμές κειμένου και περιέχει τον τυπικό απομεμακρυστή υπογραφής . Η υπογραφή σας δεν είναι μεγαλύτερη από 75 χαρακτήρες. Αποφύγετε, όπου είναι δυνατόν, συμπεριλαμβανομένων εικόνων, καθώς ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου αντιμετωπίζουν τις ενσωματωμένες εικόνες όπως τα συνημμένα και τα τραβούν έξω από το ίδιο το μήνυμα.
Postscripts
Φυσικά, η τοποθέτηση της υπογραφής σας στις προτεινόμενες θέσεις σας δίνει τη δυνατότητα να συμπεριλάβετε postscripts ακριβώς κάτω από αυτό. Σημειώστε, ωστόσο, ότι ορισμένα προγράμματα ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και υπηρεσίες αντιμετωπίζουν οτιδήποτε κάτω από τον υποδιαμορφωτή υπογραφής ως μέρος της ίδιας της υπογραφής. Επομένως, ως εναλλακτική λύση, συμπεριλάβετε το postscript παρακάτω "υπογράφοντας" το κύριο κείμενο του μηνύματός σας με το όνομά σας, αλλά πάνω από την υπογραφή του ηλεκτρονικού ταχυδρομείου.